Wer kennt in einem Unternehmen eigentlich alle Mitarbeiter im Büro? Genau, wahrscheinlich nur der Personalleiter. Auch in noch so großen Firmen kümmert sich die Personalabteilung aber nicht nur um den beruflichen Erfolg, sondern auch um die Betreuung aller Mitarbeiter.
In eurem Unternehmen gibt es möglicherweise aber gar keine eigene Personalabteilung. Als Kleinunternehmer habt ihr wahrscheinlich viele verschiedene Rollen zu spielen: CEO, Vertriebsleiter, Marketingexperte und auch Personalleiter. Wenn man ein Unternehmen von Null aufbaut, fehlt meist das Budget, um alle diese Stellen mit einem Spezialisten zu besetzen. Zum Problem wird dies, wenn Unternehmer die Personalverwaltung vernachlässigen, da sie sich um alle anderen wichtigen Aufgaben zuerst kümmern. Wenn ihr keinerlei Erfahrung in diesem Bereich habt, wisst ihr vielleicht auch gar nicht, wo ihr beginnen sollt. Da wird die Verwaltung der wertvollsten Ressourcen, die ein Unternehmen hat, oft zu einer riesigen Herausforderung und erdrückenden Last bei der Unternehmensentwicklung.
Die gute Nachricht? Mit ein wenig Planung und den richtigen Tools zur Organisation könnt ihr viel Nerven sparen und euer Humankapital effektiv verwalten. Hier findet ihr fünf der häufigsten Schwierigkeiten für Kleinunternehmer im Personalmanagement sowie Tipps zum Einsatz von Evernote, um mögliche Probleme in der Zukunft zu minimieren.
1. Die richtigen Mitarbeiter finden
Eine effiziente Personalstrategie ist für jedes Unternehmen wichtig. Kleinunternehmer sind klar im Nachteil, wenn es um die Anziehungskraft für Toptalente geht. Bei Apple oder Google klopfen jeden Tag talentierte Bewerber an die virtuelle Tür. Kleine Firmen und besonders Start-ups müssen da aus der Masse hervorstechen, um die Mitarbeiter zu finden, die zum Unternehmenswachstum beitragen können.
Dieser Vorteil von großen Unternehmen führt jedoch gleichzeitig zu einer geringeren Agilität. Eure Geheimwaffe als Kleinunternehmer ist Geschwindigkeit. Bewerbungsphasen sind meist kürzer und ihr könnt Kandidaten schneller einstellen. Die Society for Human Resources Management empfiehlt, als Kleinunternehmer wie ein Rennboot zu agieren und langsamere und größere Unternehmen bei der Suche nach Bewerbern auszumanövrieren.
Wir haben ein paar Tipps für mehr Effizienz beim Einstellen von neuen Mitarbeitern gesammelt:
- Erstellt ein Notizbuch in Evernote, in dem ihr Vorlagen für Stellenausschreibungen aufbewahrt. Diese könnt ihr dann immer wiederverwenden und so ein akkurates und einheitliches Bild vom Unternehmen und den angebotenen Stellen bieten.
- Speichert die Lebensläufe der Bewerber als PDF in Evernote, damit euch kein potenzieller Treffer entwischt. Ihr könnt die Dateien mit Kommentaren versehen und mit anderen Recruiting-Verantwortlichen teilen. So haben alle Beteiligten immer alle notwendigen Dokumente zur Hand, um den richtigen Kandidaten auszuwählen.
- Erstellt eine Tabelle, um den Fortschritt des Bewerbungsprozesses festzuhalten. Ihr könnt zum Beispiel die folgenden Spalten erstellen: „Bewerbung/CV angesehen“, „Telefoniert“, „Persönliches Gespräch“, „Referenzen überprüft“ und „Angebot gesendet“. Aktualisiert die Tabelle dann regelmäßig, sodass der Name jedes Bewerbers in der entsprechenden Spalte zu finden ist. So haben alle einen Überblick über den Fortschritt.
Expertentipp: Ladet euch diese praktische Vorlage herunter, um den Überblick über die Bewerber nicht zu verlieren. In diesem Formular zur Bewertung von Bewerbungsgesprächen könnt ihr relevante Informationen zu Gesprächen mit Bewerbern festhalten.
2. Gleiche Informationen für alle
Könnt ihr euch noch an den ersten Tag in eurer aktuellen Arbeit erinnern? Vielen setzt so ein Neubeginn ganz schön zu. Als Arbeitgeber könnt ihr euren neuen Mitarbeitern den Einstieg jedoch vereinfachen, indem ihr ein umfassendes Mitarbeiterhandbuch erstellt und darin die einzelnen Schritte des Onboarding-Prozesses genauer beschreibt.
Ihr könnt das Handbuch in Evernote speichern und einen öffentlichen Link bereits im Vorfeld an neue Mitarbeiter senden. Das macht einen guten ersten Eindruck und die Mitarbeiter können so schneller durchstarten, da sie bereits eine Antwort auf die Frage „Wie funktioniert das hier?“ haben. Erstellt dazu am besten eine Notiz mit Inhaltsverzeichnis, in der zu einzelnen Notizen mit wichtigen Themen wie Unternehmenswerte, Urlaubsregelungen, Zusatzleistungen, Social-Media-Regeln sowie Antidiskriminierungsrichtlinien und Strategien gegen Belästigung verlinkt wird.
Da sich Details natürlich mit der Zeit ändern und immer wieder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, muss das Handbuch regelmäßig aktualisiert werden. Anstatt die neuen Versionen dann jedes Mal auszudrucken und an alle Mitarbeiter zu verteilen, könnt ihr die Informationen in Evernote speichern. So wird auch die Versionskontrolle einfacher. Die ganze Belegschaft hat immer Zugriff auf die aktuellste Version, unabhängig davon, wie lange jemand schon im Unternehmen ist.
Mit Evernote kann auch ein unternehmensinternes Intranet geschaffen werden. Dort könnt ihr zum Beispiel Ankündigungen der Führungsebene, Informationen zu anstehenden Veranstaltungen sowie Notizen aus Mitarbeiterversammlungen in einem Notizbuch speichern, das für alle im Unternehmen zugänglich ist. Damit weiß eure Belegschaft, dass die Antworten auf häufige Fragen in Evernote zu finden sind, ihr aber im Fall von Unklarheiten gern zur Verfügung steht. Der Vorteil dieses Ansatzes? Ihr spart Zeit, da ihr nicht die gleiche Frage mehrmals beantworten müsst.
Falls euer Unternehmen mehr als einen Standort hat, kommt es wahrscheinlich häufig vor, dass Mitarbeiter einen anderen Firmensitz besuchen. Doch wie kommen sie dort hin? In welchem Hotel übernachten sie und was sollten sie auf der Reise auf keinen Fall verpassen? Ihr könnt ein Crowdsourcing-Projekt initiieren und eure Mitarbeiter bitten, Reisetipps und Empfehlungen zu geben. Diese Informationen machen Geschäftsreisen etwas weniger stressig und können sogar die Produktivität erhöhen.
Expertentipp: Ladet euch diese Vorlage herunter oder erstellt ein eigenes Mitarbeiterhandbuch.
3. Repetitive Aufgaben optimieren
Mit Vorlagen lässt sich eine Menge Zeit sparen. Das gilt besonders für sich regelmäßig wiederholende Aufgaben im Personalwesen. Ihr müsst zum Beispiel bestimmte Informationen von allen Mitarbeitern erfassen wie Notfallkontaktdaten, Angaben für die Sozialversicherung und Geheimhaltungsvereinbarungen. Wir empfehlen zwar nicht, die ausgefüllten Formulare in Evernote zu speichern, aber ihr könnt das Sammeln dieser Daten vereinfachen, wenn ihr Vorlagen der Formulare in Evernote aufbewahrt. Gebt Mitarbeitern Zugriff auf die Formulare und eine Anleitung zum Ausfüllen. Bittet sie, die Angaben dann direkt an euch zu senden. So spart ihr außerdem Papier, da kein Schritt das Ausdrucken von Informationen erforderlich macht.
Vorlagen sind auch sehr hilfreich bei Leistungsbeurteilungen. Der erste Schritt ist dabei meist eine Selbsteinschätzung. Erstellt also eine Vorlage mit einer Liste von Kriterien, an denen Mitarbeiter gemessen werden. Formuliert außerdem einige Fragen, die dabei helfen sollen, objektiv über die eigene Leistung nachzudenken.
Expertentipp: Legt in dieser Vorlage Ziele für alle Beschäftigten fest. Die Mitarbeiter können dann immer wieder auf diese Checkliste zurückgreifen, um einen Überblick über ihren Fortschritt zu haben.
4. Informationsflut verwalten
Bei Zusatzleistungen für Mitarbeiter wie privater Krankenversicherung oder Weiterbildungsmaßnahmen investiert ihr als Inhaber eines Unternehmens viel Zeit in die Suche nach den richtigen Anbietern und in die Vorbereitung. Der ROI muss errechnet und Verträge unterzeichnet werden. Ihr solltet mit gebotener Sorgfalt vorgehen, um sowohl dem Unternehmen als auch eurer Belegschaft den maximalen Mehrwert zu verschaffen.
Dabei sammeln sich in der Regel Unmengen an Informationen und Kontaktdaten an, die einem schnell über den Kopf wachsen können. Speichert am besten alles in Evernote, um die Details organisiert und übersichtlich aufzubewahren. Ihr könnt dazu beispielsweise Schlagwörter, Notizbücher und Stapel einsetzen.
Speichert eine PDF-Datei der Details einer privaten Zusatzversicherung für Mitarbeiter in Evernote zusammen mit einer Notiz, in der ihr die Gespräche mit dem Kundenservice des Anbieters festhaltet. Erstellt für jede Versicherung ein eigenes Notizbuch und verwendet den Namen des Anbieters als Titel. Diese Notizbücher könnt ihr dann in einem Stapel namens „Zusatzversicherung 2018“ gruppieren. Dieses Konzept lässt sich auf alle anderen Zusatzleistungen für eure Belegschaft anwenden. So verliert ihr nicht den Überblick über die stetig wachsende Datenflut und findet Informationen jederzeit im Handumdrehen wieder.
5. Struktur für das Überbringen von schlechten Nachrichten ausarbeiten
Das hier ist ein schwieriges Thema. Niemand überbringt einem Mitarbeiter gern die Nachricht, dass seine Zeit im Unternehmen zu Ende geht. Doch die Realität ist nun einmal, dass heutzutage Mitarbeiter nur mehr selten so lange im gleichen Unternehmen bleiben, wie das früher noch üblich war. Dies hat verschiedenste Gründe. Man kann diese Situationen jedoch für alle Beteiligten zumindest ein wenig erleichtern, indem man ein Notizbuch in Evernote mit Strategien zur Handhabung dieser schwierigen Gespräche erstellt. Darin können auch gesetzlich verpflichtende Schritte aufgelistet werden, die beim Abgang eines Mitarbeiters eingehalten werden müssen.
Personalleiter werden oft als regelrechte Spaßverderber gesehen. Niemand entlässt gern einen Mitarbeiter (zumindest hoffen wir das), doch wenn man das Gespräch diskret handhabt, kann man eine professionelle Beziehung aufrechterhalten, die eine zukünftige Zusammenarbeit in welcher Form auch immer nicht automatisch ausschließt. Ehemalige Mitarbeiter geben ihrem Umfeld ja höchstwahrscheinlich Auskunft über die Erfahrung im Unternehmen. Da sollte auch die Beendigung der Zusammenarbeit von möglichst viel Respekt und Effizienz zeugen.
Expertentipp: In dieser Erfolgsgeschichte erzählen wir euch, wie CoSchedule das Onboarding von neuen Mitarbeitern sowie Leistungsbeurteilungen nach 90 Tagen mit Evernote optimiert und so seine Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand hält.
Vorhaben umsetzen
Auch wenn ihr euer Kleinunternehmen nicht gegründet habt, weil ihr gern Personal verwaltet (obwohl dies natürlich ein Vorteil wäre), ist das Personalmanagement doch ein unausweichlicher Bestandteil für Unternehmen mit mehr als einem einzigen Mitarbeiter. Dabei ist es gar nicht so kompliziert, ein System auszuarbeiten, um der Belegschaft das Gefühl zu geben, ein wichtiger Baustein des Unternehmens zu sein. Alles was ihr dazu braucht, sind die richtigen Tools und ein proaktiver Ansatz, um die meisten Herausforderungen zu bewältigen.
Mit Evernote könnt ihr die Abläufe in der Personalabteilung optimieren und ein erfolgreiches und wachstumsorientiertes Unternehmen aufbauen.
