Für einige von uns gehören Smartphones zu den größten Produktivitätsfallen, für andere hingegen sind sie das perfekte Tool, um noch produktiver zu sein. Mit Evernote könnt ihr das Potenzial eurer Mobilgeräte noch besser ausnutzen und eure Produktivität optimieren.
1. Evernote-Widgets und Schnellnotizen verwenden
Evernote-Widgets und Schnellnotizen sind speziell darauf ausgelegt, Notizen in Windeseile zu erstellen.
Widgets
Mithilfe von Evernote-Widgets könnt ihr Textnotizen im Handumdrehen erstellen, Fotos aufnehmen und Erinnerungen einrichten – ohne dazu die Evernote App öffnen zu müssen. Ihr könnt außerdem im Widget einstellen, dass vor Kurzem geöffnete Notizen auf dem Sperrbildschirm zu sehen sind. Die Evernote-Widgets unter Android und iPhone unterscheiden sich leicht.
Schnellnotizen
Wenn Evernote bereits geöffnet ist, haltet die Schaltfläche „Neue Notiz“ (+) gedrückt, um verschiedene Optionen aufzurufen, die denen im Widget ähneln: Audio oder Foto aufnehmen und Erinnerung einrichten.
Auf dem iPhone 6s/6s Plus/7s/7s Plus mit iOS 10 ist die 3D Touch-Funktion verfügbar. Damit könnt ihr Evernote auf dem Startbildschirm gedrückt halten, um die Optionen für Schnellnotizen noch rascher zu öffnen. Unter Android umfassen die Optionen auch handschriftliche Notizen und das Anhängen von Dateien.
2. E-Mails manuell oder automatisch in bestimmte Projektnotizbücher speichern
Viele von euch wissen wahrscheinlich, wie einfach es ist, E-Mails in Evernote zu speichern. Aber es gibt noch viel mehr! Ihr könnt E-Mails in bestimmte Notizbücher weiterleiten, um E-Mails zusammen mit den restlichen Projektdateien, Meeting-Notizen und Artikeln aus dem Web zu speichern.
Um eine E-Mail von eurem Telefon zu speichern, öffnet die E-Mail, leitet sie an eure persönliche E-Mail-Adresse in Evernote weiter und fügt den Namen eines privaten Notizbuchs in die Betreffzeile ein (z. B. „@Mein Notizbuch“). Der Inhalt eurer E-Mail wird automatisch als neue Notiz in dem angegebenen Notizbuch gespeichert, ohne dass ihr dazu Evernote öffnen müsst.
Microsoft Outlook-Nutzer können auch das Evernote-Add-in verwenden, um E-Mails aus Outlook direkt in ein Evernote-Notizbuch zu speichern. Dieses Add-in ist bereits seit einiger Zeit für Mac und Windows verfügbar und kann nun auch in der mobilen Outlook App für iOS genutzt werden.
Automatische Weiterleitung von E-Mails an Evernote
Wenn ihr häufig ähnliche E-Mails an euer Evernote-Konto weiterleitet, richtet benutzerdefinierte Filter zum Weiterleiten von E-Mails ein. So könnt ihr zum Beispiel nach Absender oder Schlagwörtern im Betreff filtern:
- Leitet zum Beispiel alle E-Mails von „Google Analytics“ mit dem Text „wöchentlicher Bericht“ in der Betreffzeile in das Notizbuch „Berichte“ weiter.
- Hängt E-Mails mit dem Label „Aufgabe“ an die Notiz „Wöchentliche Team-Meetings“ an, indem ihr den Betreff der E-Mail in „Wöchentliche Team-Meetings Notiz +“ ändert.
In IFTTT findet ihr weitere Optionen, um Gmail-Nachrichten automatisch in Evernote zu speichern:
- Markiert Nachrichten in Gmail, die von Anbietern stammen, um die E-Mail-Inhalte und die angehängten Rechnungen als neue Notiz in eurem Notizbuch „Rechnungen von Anbietern“ zu speichern.
- Speichert Quittungen automatisch in Evernote, indem ihr das Label „Steuererklärung“ hinzufügt.
Tipp: Richtet Filter und automatische Regeln zur Weiterleitung von E-Mails auf eurem Desktop-Computer ein. Legt dann auf eurem Telefon Labels fest, markiert E-Mails oder aktualisiert den Betreff, um die automatische Weiterleitung auszulösen.
3. Notizen und Notizbücher freigeben, um das Senden von zusätzlichen Nachrichten zu minimieren
Warum Zeit damit vergeuden, euer Projektteam jede Woche daran zu erinnern, die im Meeting besprochenen Punkte durchzugehen? Sendet den Teammitgliedern stattdessen die URL zur freigegebenen Notiz oder zum freigegebenen Notizbuch. Alle Nutzer, für die ihr den Link freigegeben habt, können den Inhalt der Notiz oder des Notizbuchs dann aufrufen – auch ohne Evernote. Hinweis: Einzelne Business-Notizen können über URL-Links freigegeben werden, Business-Notizbücher jedoch nicht. So soll die Freigabe von Unternehmensinformationen minimiert werden.
Wenn ihr Projektnotizbücher mit anderen Evernote-Nutzern teilt, könnt ihr Notizerinnerungen einrichten, die auf neue oder aktualisierte Inhalte in Notizen hinweisen. Nutzer, die einem freigegebenen Notizbuch beigetreten sind, können E-Mail-Erinnerungenabonnieren und werden so über Änderungen auf dem Laufenden gehalten.
4. Inhalte mithilfe von Suchfiltern, gespeicherten Suchen und Schnellzugriffen schneller finden
Suchfilter, gespeicherte Suchen und Schnellzugriffe in Evernote sind drei Geheimwaffen, mit denen ihr schneller genau das findet, was ihr gerade braucht.
Suchfilter
Mit Suchfiltern könnt ihr Notizen ausschließen, von denen ihr wisst, dass sie für eure Suche nicht relevant sind. Spart ganz einfach Zeit, indem ihr eure Suchergebnisse eingrenzt.
- iPhone: Das neue Design der Evernote App für iOS enthält vorkonfigurierte Filter für Schlagwörter und Erinnerungen in Notizen. Tippt oben in der Notizliste auf das Weckersymbol, um alle Notizen mit Erinnerungen anzuzeigen. Tippt auf die Schaltfläche „Schlagwörter“, um alle Notizen aufzurufen, die die ausgewählten Schlagwörter enthalten.
- Android: Tippt oben in der Notizliste auf die Schaltfläche „Suchen“ (Lupe), gebt die Suchbegriffe ein und tippt dann auf „Suche verfeinern“. Wählt anschließend einen Suchfilter aus wie „Aufgaben“ (um Notizen anzuzeigen, die Checklisten enthalten). Tippt dann auf „Filter anwenden“, um die Suchergebnisse aufzurufen.
Expertentipp: Ihr möchtet mehr über die erweiterte Suche erfahren und Suchfilter noch genauer einsetzen?
Weitere Informationen »
Gespeicherte Suchen
Mithilfe von gespeicherten Suchen könnt ihr häufig verwendete Suchen einfacher durchführen. Nachdem ihr eine Reihe von Suchparametern als gespeicherte Suche festgelegt habt (z. B. Schlagwörter und Filter), könnt ihr sie jederzeit erneut verwenden.
Schnellzugriffe
Wenn ihr bestimmte Notizen, Notizbücher oder Schlagwörter häufig verwendet, speichert sie als Schnellzugriffe, um sie das nächste Mal schneller aufzurufen. Die Schaltfläche „Schnellzugriffe“ findet ihr im Navigationsmenü (Android) oder in der Tableiste (iPhone).
5. Erinnerungen in Kalendertermine verwandeln
Mit Erinnerungen in Evernote-Notizen könnt ihr euch daran erinnern lassen, eine bestimmte Aufgabe für eine Notiz durchzuführen. Nachdem ihr einen Alarm für die Erinnerung festgelegt habt, erhaltet ihr am angegeben Tag und zur angegebenen Uhrzeit eine Benachrichtigungs-E-Mail.
Ihr überseht E-Mail-Benachrichtigungen oft? Dann probiert Cronofy aus, um alle eure Erinnerungen automatisch in Kalendertermine zu verwandeln. Wenn ihr Cronofy mit einem Kalender verbindet, der auf eurem Telefon synchronisiert ist, könnt ihr das Datum von Erinnerungen verschieben, Erinnerungen umbenennen oder Benachrichtigungen löschen, ohne dazu Evernote öffnen zu müssen.
Ihr wollt lieber eine ganz einfache App zur Aufgabenverwaltung auf eurem Smartphone? Dann probiert Swipes aus. Diese App für Aufgabenlisten funktioniert mit Evernote auf Android-Geräten und iPhones.
Swipes ist nach dem Englischen Wort für „wischen“ benannt, denn mit einfachen Wischbewegungen könnt ihr eure Checklisten ganz einfach verwalten. Ihr habt eine Aufgabe abgeschlossen? Wählt die Aufgabe aus und wischt nach rechts, um sie abzuhaken. Ihr braucht noch etwas Zeit? Dann wischt einfach nach links, um die Aufgabe auf später zu verschieben.
In unserem modernen Leben wird die Optimierung unserer Zeit und Ressourcen immer wichtiger. Da unsere Smartphones zu einer Art tragbarem Büro geworden sind, kann Evernote als virtueller Desktop agieren, mit dem wir uns auf die wichtigen Dinge konzentrieren und unsere Aufgaben erledigen können – egal, wo wir gerade sind.
