Der Sommer ist für die meisten von uns die Zeit des Jahres für den wohlverdienten Urlaub. Es ist eine Zeit zum Durchatmen. Eine Zeit, in der du neue Energie tanken kannst. Und wenn es an der Zeit ist, zurückzukehren, freut man sich darauf, erholt wieder an die Arbeit zu gehen.
Aber es gibt etwas, auf das du dich sicherlich nicht freuen wirst: all diese E‑Mails. Eine Leserin schrieb mir: „Ich habe mein Aufkommen an E‑Mails eigentlich ganz gut im Griff, aber wenn ich auf einer Konferenz bin, gerät das Ganze außer Kontrolle. Ich verbringe anderthalb bis zwei volle Tage damit, alles abzuarbeiten. Irgendwelche Ideen?“
Nachfolgend findest du drei Anregungen, wie du die E‑Mail-Flut nach der Rückkehr aus deinem nächsten Urlaub vermeiden kannst.
1. Mach den Abfluss frei
Hast du schon einmal erlebt, dass eine Badewanne übergelaufen ist, weil der Abfluss verschlossen war und es keinen Überlauf gab? Das Wasser kam rein, aber es ging nicht wieder raus. Das Gleiche kann mit deinem Posteingang passieren. Während deiner Abwesenheit kannst du dich um viele dieser E‑Mails kümmern, bevor du überhaupt zurückkommst.
Hier ist jetzt nicht die Rede davon, dass du deinen ganzen Urlaub in deinem E‑Mail-Postfach verbringen sollst, aber für Leute, die Bedenken haben, sich gänzlich von der Arbeit zu lösen, kann dies den Kopf zumindest etwas freier machen. Dadurch kannst du deinen Urlaub leichter genießen und musst du dir weniger Gedanken darüber machen, was während deiner Abwesenheit passiert oder nicht.
Auf Reisen gibt es in der Regel einige Wartezeiten. Man steht in einer Schlange, wartet am Gate auf sein Flugzeug, wartet darauf, dass alle an Bord gehen, oder wartet nach der Landung auf sein Gepäck. Diese kurzen Wartezeiten bieten dir die Gelegenheit, dich um einige der „niedrig hängenden Früchte“ zu kümmern. Hast du beispielsweise Einladungen zu Meetings erhalten? Nimm dir ein paar Sekunden Zeit, um sie zu beantworten. Auf diese Weise verhinderst du, dass andere Leute in Ungewissheit bleiben, und es hilft dir, deinen Terminkalender schon vor der Rückkehr zur Arbeit auf Vordermann zu halten.
Lösche unerwünschte Nachrichten. Dasselbe gilt für Newsletter. Die Wahrscheinlichkeit, dass du etwas wirklich Wichtiges verpasst, ist gering. Jetzt ist die Zeit, um deine Freizeit zur obersten Priorität zu machen!
Halte Ausschau nach E‑Mails, die nur eine kurze Antwort erfordern. Die Mikrofonschaltfläche auf deinem Smartphone zu drücken und eine Antwort zu diktieren, ist schnell und einfach. Leite E‑Mails an andere Personen im Büro weiter, die sich während deiner Abwesenheit um sie kümmern. Dadurch verhinderst du, dass du zum Engpass wirst, während du unterwegs bist.
Dank dieser Vorgehensweise fließen die E‑Mails weiterhin ein, aber viele auch gleich wieder ab. Du kehrst motiviert zurück und kannst dich auf den Wiedereinstieg in die Arbeit freuen, anstatt dich vor einem Meer von Anfragen zu fürchten.
2. Stell das Wasser ab
Indem du eine automatische Antwort für E‑Mails einrichtest, kannst du deinen Arbeitskollegen und Kunden auf einfache Weise mitteilen, wann du aus dem Urlaub zurückkommst. Aber nur weil du ihnen mitgeteilt hast, wann du zurückkommst, bedeutet das noch lange nicht, dass sie aufhören werden, dir während deiner Abwesenheit weitere E‑Mails zu schicken.
Dadurch, dass du diese Angaben in deine Abwesenheits-E‑Mails aufnimmst, erhältst du nicht nur weniger E‑Mails, sondern hilfst auch deinen Arbeitskollegen und Kunden, solange du nicht erreichbar bist.
- Gib den Zeitraum an, in dem du im Urlaub bist. Lass die Empfänger der automatischen Antwort nicht raten. In der Regel respektieren die Leute deine Auszeit, wenn sie die genauen Termine kennen.
- Stelle deinen Ersatz mitsamt Kontaktdaten vor. Es kommt nur selten vor, dass wir die einzigen Personen sind, die Fragen beantworten oder weiterhelfen können. Ermögliche es anderen, für dich einzuspringen, wenn du nicht da bist. Du kannst dich revanchieren, wenn sie mit ihrem Urlaub an der Reihe sind.
- Erkläre, wie du nach deiner Rückkehr von anderen auf den neuesten Stand gebracht werden möchtest. Möchtest du lieber eine Reihe einzelner Nachrichten oder lieber eine organisierte Liste erhalten? Lass die Leute nicht raten. Gib selbst vor, wie du am liebsten informiert werden möchtest, ohne dass du andere dadurch unnötig belastest.
Eine automatische Antwort für E‑Mails im Urlaubsfall, die du verwenden kannst, um mehrfache E‑Mails und verpasste Aktionspunkte zu vermeiden, könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Ich befinde mich derzeit im Urlaub und genieße eine kurze Auszeit!
Ich werde am Montag, den 15. August, zur Arbeit zurückkehren. Ich würde es bevorzugen, wenn ich nach meiner Rückkehr eine einzige E‑Mail von Ihnen erhalte, in der Ihre Punkte und Neuigkeiten für mich zusammengefasst sind, damit nichts Wichtiges übersehen wird.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte per E‑Mail an abc@defg.com.
Vielen Dank!
Wenn du bislang noch nie eine automatische Abwesenheitsnotiz verwendet hast, erfährst du in den hier verlinkten Hilfeartikeln, wie du sie in Gmail und Outlook einrichten kannst.
Eine gut geschriebene automatische Abwesenheitsantwort hervorragend geeignet, um die mühsame Arbeit einem automatisierten Prozess zu überlassen. Genieße du deinen Urlaub und lass die Technik die Arbeit für dich machen.
3. Organisiere alles Wichtige mithilfe von Evernote
Manche E‑Mails werden mit einer gewissen Freude aufgenommen, etwa die von einem Kunden, den du gerade erst an Land gezogen hast, oder gute Nachrichten zu einem Projekt, an dem du derzeit arbeitest. Du willst doch nicht, dass diese E‑Mails in der Masse untergehen!
Als Nutzer von Evernote Personal oder Professional verfügt dein Evernote-Konto über eine eigene E‑Mail-Adresse. Verwende sie, um wichtige E‑Mails direkt an dein Evernote weiterzuleiten.
Wo ist diese E‑Mail-Adresse zu finden? Wenn du Evernote geöffnet hast, klicke oben links auf deinen Namen und wähle den Menüeintrag „Kontoinformationen…“ aus. Scrolle in der daraufhin geöffneten Webseite mit deiner Kontoübersicht nach unten bis zum Eintrag „Notizen per E‑Mail senden an“. Dort steht sie! Kopiere diese Adresse und erstelle in deinen Kontakten einen neuen Eintrag. Gib ihr einen Namen wie „Evernote E-Mail-Adresse“ und füge die Adresse ein.
Wenn du das nächste Mal eine E-Mail erhältst, die von dir etwas mehr Denkarbeit oder bestimmte Aktivitäten erfordert, leite sie direkt an dein Evernote-Konto weiter. Dadurch wird in Evernote eine neue Notiz mit sämtlichen Angaben aus der E-Mail erstellt. Nun kannst du die ursprüngliche E‑Mail einfach löschen oder archivieren.
Nutze die neu erstellte Notiz zum Brainstorming, entweder sofort oder wenn du zur Arbeit zurückkehrst. Musst du möglicherweise ein Telefonat führen, um irgendwelche Inhalte der E‑Mail zu klären? Füge bei Bedarf deine Erkenntnisse aus dem Telefonat in dieselbe Notiz ein. Und ziehe die Notiz anschließend in das gewünschte Notizbuch.
Mithilfe von Evernote führst du Informationen aus allen möglichen Quellen an einem gemeinsamen Ort zusammen. Das Beste daran ist, dass du deine Notizbücher, Schlagwörter und Stapel in Evernote so organisieren kannst, dass sie perfekt zu deiner Arbeitsweise passen.
Und jetzt genieße deinen Urlaub! Du hast ihn dir verdient. Mach den Abfluss frei, stell das Wasser ab und lass Evernote dafür sorgen, dass deine Rückkehr angenehmer wird.
Frank Buck, zertifizierter Evernote-Experte, arbeitet als Redner, Autor und Coach, der Berufstätigen dabei hilft, ihre Zeit und ihr Umfeld besser zu organisieren, um ihre Produktivität zu steigern, ihren Stress zu verringern und ihr Leben zu genießen. Die Website Global Gurus hat Frank Buck in den Jahren 2019, 2020, 2021 und 2022 auf den ersten Platz der Weltrangliste in der Kategorie „Zeitmanagement“ gesetzt.
