Meetings haben in den vergangenen 50 Jahren an Länge und Häufigkeit so zugenommen, dass Führungskräfte heute im Durchschnitt fast 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, während es in den 1960er Jahren noch weniger als 10 Stunden (Englisch) waren. Und dabei sind die spontanen Besprechungen, die in einem typischen Arbeitstag vorkommen, noch gar nicht eingerechnet. Außerdem wird es mit der Zunahme hybrider Arbeitsplätze schwieriger, Meetings mit direkter Anwesenheit zu planen, und Online-Meetings erfordern Hilfsmittel und Fähigkeiten, die vor wenigen Jahren noch nicht besonders wichtig waren. Aber das alte Sprichwort aus der Wirtschaft, dass jede Krise auch eine Chance in sich berge, ist wahr: Während sich die Unternehmen weiterentwickeln, wandelt sich auch das gesamte Konzept von Meetings. Die Herausforderung besteht darin, entweder mit dieser Entwicklung Schritt zu halten oder zu riskieren, im Meeting-Wahnsinn unterzugehen.
Warum klassische Meetings Zeitverschwendung sind
Forscher der Harvard Business School und der Boston University (Englisch) befragten 182 langjährige Führungskräfte aus verschiedenen Branchen, und die Ergebnisse sind aufschlussreich: 65 % der Führungskräfte gaben an, dass Meetings sie von der Erledigung ihrer eigenen Arbeit abhalten, 71 % hielten sie für unproduktiv und ineffizient und 62 % erklärten, dass Meetings die Gelegenheit ungenutzt lassen, Teams näher zusammenzubringen.
Elon Musk wird häufig mit der Aussage zitiert, dass Meetings dann stattfinden, wenn die Leute nicht arbeiten. Dennoch ist er offen für einen kurzen Austausch, solange er für alle Beteiligten von Nutzen ist. „Verlasse ein Meeting oder steige aus einer Telefonkonferenz aus, sobald klar ist, dass du keinen Mehrwert einbringst“, soll er Tesla-Mitarbeitern gesagt haben (Englisch). „Es ist nicht unhöflich, ein Meeting zu verlassen, sondern es ist unhöflich, jemanden zum Bleiben zu veranlassen und dessen Zeit zu verschwenden.“
Diese Problematik hat sich in Zusammenhang mit den immer häufiger anzutreffenden hybriden Arbeitsplätzen noch verschärft, da „virtuelle Meetings“ häufig mit technischen Pannen aller Art einhergehen können. Es gilt das alte Motto: Wenn eine E‑Mail ausreicht, sollte es kein Meeting dazu geben.
Der Wandel von Meetings in der heutigen Zeit
Meetings haben sich in den vergangenen zehn Jahren stark verändert, vor allem aufgrund der Fortschritte in der Technologie, die eine Kommunikation zu jeder Zeit ermöglicht. Jüngste Entwicklungen weisen darauf hin, dass mit dem Eintritt der jüngeren Generationen in die Arbeitswelt auch die fortschreitende Technologie mit ihnen Einzug findet. Im Jahr 2016 stellten die Millennials mit 35 % die größte Gruppe der Arbeitskräfte in den USA (Englisch), was gleichzeitig bedeutet, dass sie nun auch den größten Anteil potenzieller Meeting-Teilnehmer stellen. Sie wünschen sich eine flexible und zugleich zielgerichtete Tagesordnung und fordern mehr Kontrolle über die Tagesordnung von Meetings. Die neue Generation von Meeting-Teilnehmern schätzt Meetings mit Sinngehalt, Innovationskraft und Erkenntnisgewinn (Englisch).
Software, Apps und verwandte Hilfsmittel können diese neuen Meeting-Trends noch besser unterstützen. Und vorausschauende Unternehmen finden Wege, diese Möglichkeiten zu nutzen und zu optimieren, indem sie herkömmliche Meetings zugunsten eines deutlich schlankeren und effektiveren Prozesses aufgeben.
Power-Tipp: Der Evernote-Experte Neil Maxfield (Englisch) sagt: „Lass keinen Tag vergehen, ohne zu überprüfen, was du für die Zukunft brauchst. Wirf jeden Abend unbedingt einen Blick auf die Inhalte des Tages (E‑Mails, Notizen usw.), schicke die wichtigen Dinge an Evernote und verknüpfe die relevanten Inhalte mithilfe des Kalender-Widgets in der Start-Ansicht mit Einträgen für zukünftige Meetings.“
Transparente Informationen + Kollaboration = keine Meetings
Da die einzelnen Teammitglieder immer weiter voneinander entfernt arbeiten und die Möglichkeiten zur Telearbeit immer häufiger werden, wird es zunehmend schwierig, bestimmte Zeiten für gemeinsame Besprechungen einzurichten. Die Beibehaltung der alten Regeln ist im besten Fall anstrengend. Ein „asynchroner“ Ansatz für den Austausch, bei dem die benötigten Informationen an einer zentralen Anlaufstelle bereitgestellt und bei Bedarf ergänzt und angepasst werden können, ermöglicht hingegen die Zusammenarbeit aller Beteiligten, auch wenn sie sich in verschiedenen Zeitzonen mit völlig unterschiedlichen Arbeitszeiten befinden.
Aber dieser Wandel geschieht nicht von heute auf morgen. Es erfordert neben einer sorgfältigen Planung und Umsetzung auch die richtigen Werkzeuge für diesen Zweck. Der asynchrone Austausch muss für alle Beteiligten neben maximaler Transparenz auch kollaborative Funktionen aufweisen, die sicherstellen, dass die Beiträge aller gesehen und gehört werden. Indem du die Grundsätze für hochkonzentrierte und produktive Meetings anwendest, kannst du vergleichbar effektive Ergebnisse erzielen:
- Benenne die gewünschten Ergebnisse unmissverständlich und entwickle einen tragfähigen Plan, wie sie zu erreichen sind.
- Bereite die zu besprechenden Punkte vor, teile sie dem Team mit und animiere es zu eigenen Beiträgen.
- Bündle alle Informationen an einer zentralen Anlaufstelle.
- Weise jedem Aktionspunkt ein Teammitglied zu und gib eine Frist für sowie eine Liste mit den Erwartungen an die Umsetzung der Aufgaben an.
- Ermögliche jedem Teammitglied, Feedback zu geben.
- Lege Kontrolltermine fest und richte Erinnerungen ein, damit das Team auf Kurs bleibt und die Fristen einhält.
Power-Tipp: Arbeitsbereiche in Evernote Teams machen Inhalte für alle Beteiligten zugänglich, die auf sie angewiesen sind, und bieten die Möglichkeit, Notizen hinzuzufügen und Anpassungen vorzunehmen. Das ermöglicht eine effektivere Zusammenarbeit und macht vor allem etliche zusätzliche Meetings überflüssig. Indem ihr die relevanten Projektdaten in einem virtuellen Arbeitsbereich bereitstellt, können alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Aufenthaltsort jederzeit und von jedem Gerät aus nachsehen und Änderungen vornehmen.
Lasst die Meeting-Misere hinter euch
Meetings sind ein unerlässlicher Bestandteil des Teammanagements. Es gibt keinen einfacheren Weg, um alle Beteiligten in Bezug auf ein Thema auf den gleichen Stand und die gleiche Wellenlänge zu bringen, als sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen und es zu besprechen. Allerdings führen erfahrungsgemäß nur fokussierte, gut organisierte Meetings zu brauchbaren Ergebnissen. Teams können enorm davon profitieren, wenn sie ihre Energie darauf verwenden, Meetings einem Wandel zu unterziehen, anstatt sie nur zu tolerieren.
