„Meetings sollten sein wie Salz: ein Gewürz, das mit Bedacht eingesetzt wird, um Gerichte zu verfeinern, und das nicht achtlos über jeden Bissen gestreut wird. Zu viel Salz macht ein Gericht kaputt. Zu viele Meetings zersetzen die Moral und Motivation.”
– Jason Fried
Jeder, der an Meetings teilnimmt – sowohl die Organisatoren als auch die Teammitglieder – möchte, dass sie produktiver sind. Also weniger Zeit für den Austausch von mehr Informationen, die zu einer aktiveren Verfolgung der allgemeinen Unternehmensziele führen. Meetings sollten Besprechungen sein, die zu Entscheidungen führen; aber in vielen Fällen passiert genau das Gegenteil: Es gibt keine klaren Ergebnisse und es geht wertvolle Zeit verloren.
Mit dem richtigen Coaching können Führungskräfte und Leitungspersonal ihre Teams jedoch darin schulen, wie sie bessere Meetings durchführen und erhebliche Vorteile erzielen können. Diese Fähigkeit ist ebenso wichtig wie jede andere im Management, und wenn du deine Meetings durch gute Vorbereitung und das Setzen von Prioritäten proaktiv planst, werden diese oftmals verhassten, aber dennoch notwendigen Zusammenkünfte messbar produktiver.
Der Wert guter Vorarbeit
Nichts macht ein Meeting schneller zu einer frustrierenden Zeitverschwendung als eine unzureichende Vorbereitung. In je stärkerem Maße du deinem Team eine effektive „Vorarbeit“ für Meetings ermöglichen kannst, desto besser werden die Ergebnisse ausfallen. Ein paar einfache Strategien können dabei behilflich sein:
- Skizziere die allgemeinen Ziele für das Meeting und lege fest, wer die Hauptakteure sein werden.
- Lege konkrete Ziele fest, um ein Projekt voranzubringen.
- Liste die zu behandelnden Bereiche auf und vermittle Informationen auf leicht nachvollziehbare Weise.
- Sprich mit den Teammitgliedern über die Tagesordnung und bitte sie um ihre Meinung. Vielleicht haben sie noch wichtige Punkte, die du nicht bedacht hast. Eine gemeinsame Tagesordnung sorgt zudem dafür, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer einbezogen werden und ihre Anliegen berücksichtigt werden.
- Weise jedem wichtigen Punkt ein Teammitglied zu, das die Verantwortung übernimmt und rechenschaftspflichtig ist.
Power-Tipp: Verwende Evernote, um für jedes Meeting eine Tagesordnung zu erstellen und sie dann für die betreffenden Teammitglieder freizugeben, damit sie ihre eigenen Diskussionspunkte hinzufügen können. Wenn du euren Google Kalender in Evernote eingebunden hast, kannst du die Tagesordnung mit dem entsprechenden Termin verlinken und eine Benachrichtigung einrichten, um die entsprechende Notiz vor Beginn des Meetings zu öffnen.
Prioritäten, Prioritäten, Prioritäten
„Meetings müssen wohlüberlegt und zielgerichtet sein – dein Organisationsablauf sollte den Zweck über die Gewohnheit stellen.“
– Chris Fussell
Eine der größten Herausforderungen beim Planen eines Meetings ist die Entscheidung, welche Punkte wichtig sind und welche nicht. Ohne klare Prioritäten verlieren Meetings schnell den Fokus und enden in einer Flut unwichtiger Details. Der Schlüssel zu einem effektiven Meeting ist es, beim Thema zu bleiben – und das geht am besten, wenn du die Gesprächsthemen bereits im Vorfeld beurteilst und nach Prioritäten ordnest.
Ordne die Tagesordnungspunkte nach ihrer Wichtigkeit. Mit anderen Worten, kümmere dich zuerst um die Top-Themen und arbeite dich dann nach unten durch. Sollte das Meeting länger dauern, können weniger wichtige Aspekte, die nicht behandelt wurden, in Gesprächen nach dem Meeting leicht nachgeholt werden.
Wie Chris Fussell vom McChrystal Group Leadership Institute es treffend ausdrückte (Englisch): „Meetings müssen wohlüberlegt und zielgerichtet sein – der organisatorische Ablauf sollte den Zweck über die Gewohnheit stellen.“
Es gibt eine Reihe verschiedener formalisierter Techniken, die Führungskräften helfen sollen, Prioritäten zu ermitteln und zu kategorisieren, darunter die ABCDE-, SCRUM– (Englisch) und MoSCoW-Methoden. Bei den meisten Techniken geht es darum, zu bestimmen, welche Dinge zuerst erledigt werden müssen und welche Dinge von der Erledigung anderer Dinge abhängen. Je nach Organisation deines Unternehmens kann es den Führungskräften auch erlaubt sein, ihre eigenen Priorisierungsmethoden zu entwickeln und anzuwenden, um den Bedürfnissen ihrer jeweiligen Teams gerecht zu werden.
Power-Tipp: Setze mithilfe von Aufgaben bereits frühzeitig und gezielt Prioritäten für das Meeting und weise deinen Teammitgliedern einzelne Zuständigkeiten zu. Auf diese Weise erhalten sie bereits vor dem Meeting Zugang, um bestimmte Diskussionspunkte markieren zu können. Richte Erinnerungen für solche Punkte ein, denen womöglich noch keine Priorität zugewiesen wurde, die aber dennoch behandelt werden müssen – und behalte dabei stets den oben erwähnten Aspekt „von der Erledigung anderer Dinge abhängig“ im Hinterkopf!
Übe effektives Notizenmachen
Es ist wichtig, dass sämtliche während des Meetings präsentierten Informationen festgehalten werden (idealerweise in Echtzeit), damit alle Teammitglieder später bei Bedarf auf sie zugreifen können – und um sicherzustellen, dass deine gründliche Vorbereitung nicht umsonst war.
Das Festhalten von Informationen in Echtzeit sorgt dafür, dass alle Diskussionspunkte authentisch und konsistent notiert sind und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben. Gute Meeting-Protokolle sollten sich auf die Aktionspunkte konzentrieren, auf die Aufgaben, die zu erledigen sind, um den vorgegebenen Zielen des Meetings näherzukommen. In ihnen sollten insbesondere die getroffenen Entscheidungen, die erforderlichen Aktionspunkte sowie die Verantwortlichkeiten aufgeführt werden.
Power-Tipp: Verwende die von Evernote bereitgestellte Vorlage für Meeting-Notizen, damit nichts übersehen wird oder in Vergessenheit gerät. Mithilfe der Funktion für die Audioaufnahme kannst du die Gespräche sogar direkt aufzeichnen, um sie später wiederzugeben, damit kein Detail ausgelassen wird. Gib Meeting-Protokolle sofort frei, damit alle Beteiligten an einem zentralen Ort auf sämtliche Informationen zugreifen können. Die Teammitglieder können dann ihre eigenen Notizen hinzufügen und andere benachrichtigen, um die Kommunikation zu erleichtern, damit alle Betroffenen umgehend mit ihren jeweiligen Aktionspunkten weitermachen können.
Hinter jedem Gewinner steht ein guter Trainer
Angesichts der heutzutage allgegenwärtigen hybriden Zeitpläne und externen Mitarbeiter sind Meetings wichtiger denn je, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten im eigenen Team, in der Abteilung und im gesamten Unternehmen die gleichen übergeordneten Ziele verfolgen. Die Übernahme einer führenden Rolle ist eine anstrengende, aber lohnende Entscheidung, und mit den richtigen Techniken und der richtigen Plattform kannst du dein Team zu erfolgreichen Meetings führen.
