Unabhängig davon, ob du für schulische Prüfungen lernst oder zwischen zahlreichen Arbeitstreffen hin- und herspringst, es kann eine ziemliche Herausforderung sein, jeden Tag die benötigte Zeit zu finden, um alles zu erledigen. Und dieses Vorhaben wird noch schwieriger, wenn du keine effektive Methode für dich gefunden hast, um deine Zeitplanung zu kontrollieren und auf dem Laufenden zu halten.
Du denkst vielleicht, du bist alt und erfahren genug, um deinen Kalender im Kopf zu behalten, aber auch dein Gehirn kann sich nur eine bestimmte Menge an Informationen merken. Womöglich bevorzugst du einen herkömmlichen Papierkalender oder du bist ein lebenslanger Anhänger der Klebezettelmethode, aber alle diese kleinen Papierschnipsel können dir keine Benachrichtigungen schicken. Und der Papierkalender in deiner Küche ist zwar nützlich, um Feiertage, Geburtstage und die Müllabfuhrtermine im Blick zu behalten, aber du kannst ihn nicht mitnehmen, wenn du unterwegs bist.
Ein digitaler Kalender stellt in der heutigen Zeit die produktivste Möglichkeit dar, um einen Terminplan zu verwalten. Eine einzige digitale Kalender-App kann geräteübergreifend aktualisiert und synchronisiert werden, sodass du neue Einträge und Änderungen nur einmal vorzunehmen brauchst. Konfigurierbare Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass du keine Termine, fristen oder den bevorstehenden Hochzeitstag verpasst. Und wenn du deinen Kalender mit der Anwendung verknüpfst, in der du deine Notizen, Dateien, Aufgaben und sonstigen wichtigen Informationen speicherst, wird dir überhaupt nichts mehr aus dem Blickfeld geraten.
Sobald du beginnst, deinen Kalender als „zentrale Anlaufstelle“ für dein gesamtes Leben zu betrachten, wird er tatsächlich zum wichtigsten organisatorischen Hilfsmittel für dein Zeitmanagement.
Optimiere deine zentrale Anlaufstelle
Werkzeuge machen uns das Leben leichter, aber nur, wenn wir sie richtig nutzen – und Kalender sind in dieser Hinsicht keine Ausnahme. Selbst wenn du das digitale Zeitalter bereits verinnerlicht hast und einen digitalen Kalender führst, wie oft wirfst du einen prüfenden Blick hinein? 66 % der Teilnehmer an einer Studienbefragung (Englisch) gaben an, dass sie ihren Kalender immer offen haben, 21 % überprüfen ihren Kalender mehrmals am Tag und der Rest überprüft ihn nur, um einen Termin hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Wie jede gute Angewohnheit sollte das Pflegen, Aktualisieren und Aufrufen deines Kalenders zu einem festen Bestandteil deiner Alltagsroutine werden. Nachfolgend findest du einige nützliche Tipps, wie du deinen digitalen Kalender bzw. deine zentrale Anlaufstelle optimal nutzen kannst.
Nutze ihn zum Zuweisen fester Zeiten
Herrscht in deinem Kalender ein chaotisches Durcheinander von Aufgaben und Terminen? Du kannst natürlich jeden Tag so viel einplanen, wie du willst, aber was nützt es, wenn einige Aufgaben nicht erledigt werden? Probiere eine der folgenden Strategien zur Zeiteinteilung aus, um deine Kompetenz in puncto Kalender zu verbessern:
- Das Blockieren von Zeitfenstern ist die einfachste Methode. Unterteile deinen Tag in mehrere Zeitblöcke und weise ihnen verschiedene Aktivitäten zu. Sorge mithilfe von Farbkodierungen, dicken Linien oder anderen visuellen Lösungen für eine Struktur, die für dich funktioniert. Auch das Abgrenzen von Terminen mithilfe lustiger Formen kann dein Gehirn stimulieren.
- Die Pomodoro-Technik hilft Leuten, denen es schwerfällt, sich über längere Zeiträume zu konzentrieren. Zunächst wählst du deine zeitintensivste oder eine dringend zu erledigende Aufgabe aus. Anschließend stellst du dir einen Timer auf 25 Minuten und machst nach jedem Zeitabschnitt eine kurze Pause. Nach insgesamt vier solchen 25-minütigen Zeitabschnitten stehst du schließlich auf und machst eine längere Pause.
Mach dir klar, was du zuerst „essen“ musst
„Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, solltest du es am besten gleich morgens tun. Und wenn du zwei Frösche essen musst, ist es am besten, wenn du den größten zuerst isst.“
– Mark Twain
Der Frosch dient hier als Metapher für deine herausforderndste Aufgabe. Dabei kann es sich beispielsweise um deine wichtigste Aufgabe des Tages oder einen Auftrag handeln, der mehr Zeit und Energie erfordert. Indem du dieser Aufgabe oberste Priorität einräumst, lässt du deinen übrigen Tag für weniger anspruchsvolle Aktivitäten frei. Du willst letztendlich vermeiden, dass dir am Ende des Arbeitstages große Projekte über den Kopf wachsen.
Es kann auch vorkommen, dass eine ganze Woche voller Frösche vor dir liegt. Kein Problem. Iss in einer solchen Situation die größten Frösche bereits am Montag, Dienstag und Mittwoch, dann kannst du allmählich ins Wochenende übergehen. Eine digitale Kalender-App kann dir dabei behilflich sein, die größten Frösche zu identifizieren und deine Woche entsprechend zu planen.
Das in Bezug auf Wirtschaft und Vertrieb häufig erwähnte Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden. Im Vertrieb bedeutet die 80-zu-20-Regel, dass 80 Prozent des Umsatzes von 20 Prozent der Kunden stammen. In Hinblick auf Zeit, sollte man also die ersten 20 Prozent eines Tages nutzen, um 80 Prozent des Arbeitspensums zu erledigen.
Power-Tipp: Evernote kann dir Benachrichtigungen für Kalendereinträge deiner Wahl zustellen. Diese Funktion ist dir dabei behilflich, deine Frösche … ähm, Aufgaben zu priorisieren, um auf diese Weise sicherzustellen, dass du keine wichtige Aufgabe und keinen wichtigen Termin verpasst (bzw. dass dir am Ende nicht die Zeit dafür ausgeht).
Lass immer Spielraum für das Unerwartete
Denke daran, dass freier Platz in deinem Kalender eine gute Sache ist. Du wirst unweigerlich einen Anruf von einem wichtigen Kunden erhalten, der dich darum bittet, euer geplantes Treffen von Dienstag auf Freitag zu verschieben. „Tut mir leid, ich bin bis nächsten Monat voll ausgebucht“, ist nicht gerade die ideale Antwort. Indem du dir einen bestimmten Zeitraum für Unvorhergesehenes freihältst, wird dein Terminkalender durch solche Ereignisse nicht durcheinander gewirbelt.
Synchronisiere und integriere deine Einträge
Überraschenderweise jonglieren 14 % der Nutzer von digitalen Kalendern mit mehreren parallel verwendeten Apps. Indem du deine Kalender an einem Ort integrierst, wird der Austausch mit allen Teammitgliedern deutlich übersichtlicher. Du kannst deine Teammitglieder auf Notizen, Websites oder Chatrooms verweisen, um alles arbeitsbezogene Inhalte an einer einzigen Stelle zu organisieren.
Dank deiner „ zentralen Anlaufstelle“ in deiner Hand brauchst du nie wieder sperrige Planer und Papierkalender mit dir herumzutragen. Digitale Kalender-Apps ermöglichen nicht nur jederzeit den Zugriff von jedem Gerät aus, sondern verhindern durch die Möglichkeit, Dinge wie deine To‑do-Listen getrennt zu führen, auch ein unnötiges Durcheinander in deinem digitalen Kalender.
Power-Tipp: Als Nutzer von Evernote Professional und Evernote Teams kannst du bis zu fünf Google Kalender-Konten einbinden, um sämtliche Aspekte deines Lebens ganz einfach im Blick zu behalten – Arbeit, Familie, Hobbys und mehr. In jedem unserer kostenpflichtigen Evernote-Tarife kannst du zudem von beliebig vielen Geräten aus auf deine Inhalte zugreifen. Du hast dein Notebook auf der Arbeit vergessen? Kein Problem! Solange du in der Lage bist, dich auf irgendeinem Gerät bei deinem Evernote-Konto anzumelden, kannst du deine Inhalte jederzeit abrufen.
Filtere und kategorisiere deine Aktivitäten
Digitale Kalender-Apps ermöglichen es dir dank ihrer integrierten Filterfunktionen, durch einfaches Anklicken zwischen deinem Arbeitskalender, deinem privaten Kalender und deiner To‑do-Liste hin- und herzuwechseln. An dieser Stelle kommt das Blockieren von Zeitfenstern wieder ins Spiel. Verhindere Überschneidungen, indem du deine Aufgaben farblich kennzeichnest, um zwischen dringenden Arbeitserfordernissen und weniger wichtigen privaten Aufgaben zu unterscheiden.
Power-Tipp: Verwende die Aufgabenfunktionen in Evernote, um den Überblick zu behalten, indem du Aufgaben innerhalb deiner Notizen erstellst und sie entsprechend verwaltest. Sortiere deine Aufgaben nach Notiz, Fälligkeitstermin oder Markierung und verwende Filter, um nur die jeweils benötigten Inhalte angezeigt zu bekommen. Beginne jeden Tag mit einem konkreten Aktionsplan, um dir sicher zu sein, dass nichts Wichtiges unter den Tisch fallen wird.
Gewinne Klarheit zurück und übernimm die Kontrolle
Dein Kalender ist deine zentrale Anlaufstelle für dein gesamtes Leben. Ganz gleich, ob du ihn ständig geöffnet hältst oder nur ab und zu reinschaust, dein Kalender hält dich auf Kurs und im Zeitplan. Verwende deine digitale Kalender-App, um die Zeit über den Tag hinweg mit farblich gekennzeichneten Zeitblöcken und Aufgaben einzuteilen. Achte darauf, dass du morgens „den Frosch isst“ und nachmittags weniger anspruchsvolle Aufgaben erledigst. Denke daran, dass freie Bereiche gut sind, also reserviere einige Zeitblöcke für Unerwartetes.
Gutes Zeitmanagement und Organisationsfähigkeit sind zwei der meistgefragten Kompetenzen in der Berufswelt. Stärke sie, indem du noch heute auf einen digitalen Kalender umsteigst.
