Wenn jemand das Wort „Home-Office“ erwähnt, stellen sich viele Leute die Mitarbeiter im Pyjama, sinkende Produktivität und ein verteiltes und vielleicht sogar nicht funktionierendes Team vor. Die Idee, dass man von 9 bis 17 Uhr im Büro sitzen muss, um etwas zu leisten, ist noch immer weit verbreitet. Einige Unternehmen wie IBM rufen sogar alle ihre Home-Office-Mitarbeiter ins Büro zurück.
Es gibt aber auch Unternehmen wie GitLab, Buffer und Zapier, deren Mitarbeiter ausschließlich zu Hause arbeiten. Die Vorteile: Mehr Flexibilität und Produktivität sowie geringere Betriebskosten (Unternehmen) und verbesserte Work-Life-Balance sowie mehr Zeit, da der Weg zur Arbeit wegfällt (Mitarbeiter).
Die meisten Unternehmen haben jedoch noch zumindest einen Standort. Aber wir alle haben mit Situationen zu tun, in denen das Home-Office eine Rolle spielt. In vielen Firmen können Mitarbeiter einen Tag pro Woche von zu Hause arbeiten oder Kollegen, mit denen man zusammenarbeitet, befinden sich am anderen Ende der Welt. Laut einer Studie aus dem Jahr 2015 haben 37 % der Berufstätigen in den USA ihre Arbeit schon einmal an einem Ort außerhalb des Büros gemacht. 1995 lag die Zahl noch bei 9 %.
Beim Home-Office spielt nicht nur die eigene Produktivität eine Rolle. Man muss herausfinden, wie man als Remote-Team zusammenarbeiten kann.
Da das Home-Office Teil des täglichen Arbeitsalltags wird, müssen wir einen Weg finden, wie wir diese Entwicklung nutzen und verbessern können. Der erste Schritt: Wir dürfen nicht vergessen, dass beim Home-Office nicht nur die eigene Produktivität eine Rolle spielt. Man muss herausfinden, wie man als Remote-Team zusammenarbeiten kann.
Daher haben wir ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen einzelne Mitarbeiter sowie Teams das Beste aus der Heimarbeit herausholen.
Tipps für die Produktivität außerhalb des Büros
- Grenzen ziehen. Auch wenn ihr kein eigenes Büro zu Hause habt, schafft euch einen Arbeitsplatz nur für euch. Wenn ihr im Bett arbeitet, ist die Versuchung eines Nickerchens oft einfach zu groß. Außerdem fällt es dann abends schwerer, einzuschlafen.
- Routine entwickeln. Wenn man sich morgens nicht auf den Weg zur Arbeit machen muss, gewinnt man eine Menge Zeit. Um diese zusätzlichen und flexiblen Stunden optimal zu nutzen, sollte man seinen Tag strukturieren. Wenn man einer Routine folgt, ist man produktiver und kreativer.
- Pausen machen. Es kann ganz schön schwierig sein, eine Pause einzulegen, wenn das berufliche und private Leben am gleichen Ort stattfindet. Aber Verschnaufpausen sind wichtig und sollten nicht vergessen werden. Bevor euch die Decke auf den Kopf fällt, geht ins Fitnessstudio, dreht eine Runde mit dem Hund oder holt euch einen Kaffee.
- Team über eigenen Status informieren. Meldet euch regelmäßig oder aktualisiert einfach euren Status im Chat-Tool, um mit eurem Team zu kommunizieren. Wenn ihr offline geht, lasst das Team in einer Abwesenheitsnachricht wissen, warum und wie lange ihr nicht verfügbar seid.
- Video nutzen. Man mag zwar versucht sein, sich nicht zu zeigen (das gilt vor allem, wenn man wirklich im Pyjama arbeitet), aber Videoanrufe haben klare Vorteile über normale Anrufe. Wenn man sich, wenn auch nur digital, gegenübersitzt, wird die nonverbale Kommunikation nicht außen vor gelassen. Beziehungen können einfacher aufgebaut werden, wenn man diese Signale sieht.
- Zeitzonen nicht vergessen. Wenn ihr mit einem Kollegen in Asien arbeitet, der für das wöchentliche Meeting immer länger im Büro bleiben muss, bietet ihm an, das Treffen früher zu machen, damit er nicht alleine den Nachteil von Teams in verschiedenen Zeitzonen tragen muss.
Tipps für ein erfolgreiches Remote-Team
- Grundlegende Regeln für die Kommunikation im Team aufstellen. Einigt euch bei einem persönlichen oder virtuellen Teammeeting auf einige Kommunikationsstandards. Legt fest, wann Videoanrufe, normale Anrufe, Chats oder E-Mails verwendet werden sollen und in welcher Reihenfolge. Stellt außerdem einige Normen auf, damit alle wissen, was vermieden werden soll, z. B. keine Bcc-Empfänger in E-Mails. Diese Richtlinien sollen nicht von oben kommen, sondern gemeinsam im Team erarbeitet werden.
- Team auf dem Laufenden halten. Wenn möglich, organisiert Videokonferenzen mit dem kompletten Team. So kann man den Namen auch die entsprechenden Gesichter zuordnen. Plant etwas Zeit für Unterhaltungen ein, die nicht strikt geschäftlich sind, damit sich Beziehungen im Team entwickeln können.
Als Teamleiter müsst ihr Mitarbeiter unterstützen und manchmal auch schwierige Gespräche mit ihnen führen. Plant dafür am besten Einzelgespräche über Video ein. Wenn man Feedback per E-Mail sendet, können Nuancen verloren gehen und Dinge falsch verstanden werden.
- Kommunikationstalente einstellen. Bei Einstellungsgesprächen achten wir oft nur auf bestimmte Kenntnisse, bisherige Erfahrungen und ob der Kandidat ins Team passt. Wenn man jedoch einen Mitarbeiter für ein Remote-Team sucht, dürfen Fähigkeiten für die virtuelle Kommunikation nicht fehlen: zuhören, Ideen darlegen und zusammenarbeiten. Sprecht mit Bewerbern über alle die Kommunikationswege, die sie auch später verwenden müssen: persönlicher Kontakt, per Telefon, in einem Videoanruf und über E-Mail.
