Neues von Evernote

Wir stellen vor: Evernote für Microsoft Teams

Im Laufe der Jahre hat Evernote die Teamarbeit enorm erleichtert, indem es die Integration mit zahlreichen leistungsstarken Anwendungen wie Microsoft Outlook, Salesforce, Google Drive, Slack und vielen anderen ermöglicht hat. Heute freuen wir uns, diese Liste um einen weiteren großen Namen ergänzen zu können.

Microsoft Teams ist die Kommunikationszentrale für produktive Unternehmen, über die Teams miteinander chatten, Nachrichten austauschen und Projekte vorantreiben können. Als Bestandteil der Office 365-Suite versetzt diese Anwendung alle Kollegen in die Lage, E-Mails, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen miteinander auszutauschen und den Informationsfluss zu lenken.

Verwende Evernote im Kontext deiner Unterhaltungen in Teams, damit du in den Unterhaltungen leicht auf bestimmte Notizen verweisen und auf deine Notizen zugreifen kannst, ohne dazu das Arbeitsumfeld von Teams verlassen zu müssen.

Mithilfe von Evernote für Microsoft Teams kannst du deine Evernote-Inhalte mühelos für andere freigeben, anheften, bearbeiten und nach ihnen suchen – und zwar direkt aus der Anwendung Microsoft Teams aus. Dadurch kannst du unnötige Unterbrechungen deiner Arbeit vermeiden und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten.

Wir haben uns mit Mansoor Malik, dem Principal Product Manager für Microsoft Teams, und Leo Gong, dem Senior Product Manager bei Evernote, getroffen, um zu erfahren, was sie über diese neue Integration denken. Wir haben sie gefragt, was die Partnerschaft zwischen Evernote und Microsoft so spannend macht und was sie für die Kunden und die Zukunft der Teamarbeit bedeutet.

F: Inwiefern profitiert das Produkt Microsoft Teams von der Integration mit Evernote, und was haben die Nutzer davon?

Mansoor Malik (Microsoft): Microsoft Teams führt zur Demokratisierung von Informationen. Die Anwendung macht Informationen verfügbar, sorgt für deren Transparenz und stellt sicher, dass alle auf sie zugreifen können.

Dank dieser Integration können Nutzer nun auf ihre Evernote-Inhalte zugreifen und sie für das gesamten Team freigeben – alles von einem Ort aus und innerhalb desselben Kanals. Du brauchst dir keine URL zu merken oder ständig zwischen Teams und Evernote hin- und herzuwechseln. Alle Inhalte sind direkt verfügbar.

Leo Gong (Evernote): Für viele unserer Kunden ist Evernote eine Art zweites Gehirn. Dort sammeln sie all ihre Informationen und Ideen, an denen sie arbeiten. Die Kombination dieser beiden Wirkungsstätten ermöglicht es ihnen, dieses Wissenszentrum einfach zu nutzen und ihre Inhalte mit anderen zu teilen.

Angenommen, man versucht, die Logistik rund um eine Produkteinführung in Microsoft Teams zu planen. Der Zugriff auf Evernote ermöglicht es nun, zu protokollieren, worauf sich die Beteiligten geeinigt haben und wie der aktuelle Plan aussieht – und zwar parallel zur laufenden Unterhaltung.

F: Welches Problem wird damit für die Nutzer gelöst?

MM: Möglicherweise hat man Aufgaben, die man zu Evernote hinzufügen und mit anderen Nutzern besprechen möchte. Dann kann man entweder einen Ausschnitt davon in Teams teilen und auf diese Weise eine Unterhaltung beginnen oder die Notiz als Registerkarte anheften und die Unterhaltung im Rahmen dieser Registerkarte führen.

Das Tolle daran ist, dass die Unterhaltung, die sich auf die angeheftete Notiz bezieht, am selben Ort stattfindet. Sie kann auch persistent sein, damit sie innerhalb des Chats erhalten bleibt. Somit kann jedes Teammitglied entweder in Echtzeit in die Unterhaltung einsteigen oder erst später im selben Thread mit dem gleichen Kontext darauf reagieren.

LG: Viele Leute nutzen Evernote als Speicherort für Informationen ihres Unternehmens. Diese Integration hilft ihnen dabei, diese Informationen auf sehr einfache Weise mit anderen zu teilen, sobald sie darum gebeten werden.

Außerdem werden immer wieder die gleichen Fragen gestellt. Eine angeheftete Registerkarte ermöglicht es, eine Notiz zusammen mit Antworten auf alle häufig gestellten Fragen im Kanal anzuheften, damit sie für andere leicht zugänglich sind.
Und schließlich gibt es oft 10 bis 20 verschiedene Nachrichten, die bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen sind. Es wird sehr schnell unübersichtlich. Dann ist es gut, eine Registerkarte als gemeinsame Anlaufstelle zu haben, an der man eine Liste zu folgender Fragestellung führt: „Welche Entscheidung haben wir getroffen, und was sind die nächsten Schritte?”

F: Womit haben die Menschen eurer Meinung nach am meisten zu kämpfen, wenn es darum geht, Informationen in einem Team auszutauschen?

MM: Wenn man bislang Informationen mit einer anderen Person teilen wollte, musste man eine E-Mail verfassen und ein Word-Dokument oder eine andere Datei anhängen und an die Person senden – sogar an den Kollegen, der gleich nebenan im Büro sitzt. Dann musste man seine Antwort abwarten, anschließend das Dokument überarbeiten … und immer so weiter. Diese Integration hat zur Folge, dass die Unterhaltungen und Entscheidungen in Echtzeit dokumentiert, bearbeitet und aufgezeichnet werden können, sodass man nicht mehr das ständige Hin und Her abwarten muss.

LG: Ich denke, es sind die Reibungsverluste beim Teilen von Informationen mit anderen. Auch nach der erfolgten Markteinführung bleiben wir daran interessiert, die Vorgänge weiter zu vereinfachen. Wie ließe sich beispielsweise der Informationsaustausch automatisieren? Das ist etwas, worüber wir nachdenken.

F: Wie haben sich die Arbeitsabläufe eurer Erfahrung nach im Laufe der Zeit verändert? Kommt es oft vor, dass Leute um die Integration mit ihren bevorzugten Werkzeugen bitten?

MM: Die Mitarbeiter befinden sich heutzutage in doppelt so vielen Teams wie noch vor fünf Jahren. Die Zeit, die Mitarbeiter für gemeinsames Arbeiten – in Meetings, Telefonaten oder beim Beantworten von E-Mails – aufwenden, ist um rund 50 Prozent gestiegen. Sie nimmt heute bis zu 80 Prozent mehr an Zeit in Anspruch. Dessen ungeachtet wird die eigene Produktivität im Laufe der Zeit als fragmentiert erlebt, was zu verminderter Produktivität, Müdigkeit gegenüber Veränderungen und gedrückter Stimmung und Moral bei den Mitarbeitern führt. Diese Integration versucht, das direkte Erlebnis wiederherzustellen, um solche Probleme anzugehen.

LG: Die Arbeitsplätze entwickeln sich immer weiter und umfassen stärker spezialisierte Werkzeuge, sodass man in größerem Umfang denn je viele unterschiedliche Teams und viele Einzelpersonen vorfindet, die bei der Arbeit eine gewisse Auswahl wünschen und erwarten.

Selbst für den relativ einfachen Anwendungsfall eines Notizeditors gibt es sehr viele Werkzeuge, und jedes davon hat andere Stärken. Integrationen ermöglichen es den Kunden, die Werkzeuge zu nutzen, die sie selbst effektiv machen, weil sie ihre bevorzugten Werkzeuge in die Zusammenarbeit einbringen können.

Die Evernote-Integration funktioniert mit allen Arten von Dokumenten und hilft den Nutzern, Notizen auf sehr einfache Weise für andere freizugeben, sodass sie die Werkzeuge ihrer Wahl verwenden können, um ihre Arbeit effektiv zu gestalten. Im Zusammenhang mit Microsoft Teams ist man weder auf die Verwendung einer bestimmten Datenbank noch eines bestimmten Tools für das Aufgabenmanagement angewiesen. Teams ist das verbindende Element, das dir und deinem Team die reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht – auch wenn die eigentliche Arbeit mit unterschiedlichen Systemen erfolgt.

F: Gibt es für die Integration mit einem anderen Produkt eine typische Checkliste, die ihr durchgeht? Was zeichnet diese Partnerschaft aus?

MM: Wir sehen uns an, wie wir unseren gemeinsamen Kunden einen Mehrwert bieten können. Konkret nehmen wir allgemeine Szenarien für die Produktivität bei der Teamarbeit und Möglichkeiten unter die Lupe, die den Menschen das Erledigen ihrer Arbeit erleichtern, ihr Erleben der Tätigkeit befriedigender gestalten und die Situation dahingehend verbessern, dass sie das Gefühl bekommen, alles würde viel einfacher funktionieren.

Evernote ist ein hervorragender Kompagnon für Microsoft Teams, da die Akteure bereits als Team zusammenarbeiten. Die Integration von Evernote ist einfach sinnvoll, damit alle Beteiligten ihre Arbeit schneller erledigen können.

Der andere Aspekt, den wir im Blick behalten, ist die gemeinsame Vision mit unseren Partnern in Bezug auf den digitalen und kulturellen Wandel, der in der modernen Arbeitswelt stattfindet. Daran müssen wir auf jeden Fall anknüpfen.

LG: Für uns gilt das Gleiche. Die hohe Messlatte, die es zu überqueren gilt, lautet: Gibt es eine natürliche Schnittstelle in den Arbeitsabläufen der Nutzer? Macht dies ihr Leben messbar besser? Und zweitens, was haben wir Microsoft zu bieten? Aber auch: Inwiefern macht dies Evernote-Nutzer erfolgreicher? Und schließlich ist es auch eine Frage der Machbarkeit: Können wir es programmieren … und wie schnell?

F: Wie haltet ihr in Hinsicht auf die strategische Produktentwicklung Schritt mit den Bedürfnissen einer immer anspruchsvolleren Kundschaft?

MM: Wir hören grundsätzlich auf das Feedback unserer Kunden, sei es per Twitter, UserVoice oder im Feedback-Tool unserer Endprodukte. Wir sehen uns auch die Arbeitsweise der Leute an und welche Funktionen sie fordern, wobei es egal ist, ob es sich um Apps für Mobilgeräte oder um Desktop-Anwendungen handelt.

Außerdem versuchen wir, uns vorzustellen, wie die Zukunft der Arbeit längerfristig aussehen wird. Wenn sich die Belegschaft ändert, wenn die Millennials einsteigen, haben sie definitiv andere Ansprüche. Wir prüfen sie, legen Prioritäten für sie fest und nehmen sie in unsere Liste für zukünftige Funktionen auf. Die am häufigsten verlangten Funktionen werden zuerst umgesetzt, und dann wird die Liste weiter abgearbeitet.

LG: Erstens, wir halten den Finger immer am Puls der Zeit. Wir verwenden viel Zeit auf Gespräche mit unseren Kunden und stoßen dabei häufig auf Raum für Verbesserungen.

Zweitens, wir führen ziemlich umfangreiche Tests mit neu einzuführenden Funktionen durch und achten dabei darauf, dies auf eine Weise zu tun, die für unsere Nutzer tatsächlich hilfreich ist. Es geht nicht unbedingt darum, genau das zu implementieren, was die Kunden sich wünschen; denn häufig ist dies nur ein Symptom für ein größeres oder verborgenes Bedürfnis. Daher machen wir uns Gedanken darüber, was die Kunden uns in Wirklichkeit mitzuteilen versuchen und womit sie in Wirklichkeit zu kämpfen haben.

F: Ich kann mir vorstellen, dass dies manchmal schwer sein kann … vergleichbar vielleicht mit einer Detektivarbeit.

LG: Genau!

MM: Ja, dem stimme ich vollkommen zu.

F: Es hat in den letzten Jahren ein Wandel stattgefunden vom reinen Konkurrenzdenken hin zur Idee des „gepflegten Miteinanders“. Wie beurteilt ihr diesen Ansatz aus technologischer Sicht?

MM: Wir schaffen ein Produkt für die Zusammenarbeit, also gehen wir mit gutem Beispiel bei der Zusammenarbeit voran. Durch die gemeinsame Arbeit und den spielerischen Umgang mit anderen verhelfen wir auch unseren Kunden und Anwendern zu größtmöglichem Nutzen. Und in diesem speziellen Fall trägt es wirklich dazu bei, ihre Produktivität zu steigern – und die Nutzer wissen das zu schätzen. Wenn wir also die Produktivität steigern und einen Nutzer auch dann bei der Stange halten können, wenn er mit einem Konkurrenten oder einem Partner zusammenarbeitet, dann ist es halt so. Aus diesem Grund sind wir offen und bereit, den Nutzern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie von sich aus verwenden wollen. Weil wir davon überzeugt sind, dass Werkzeuge und Technologien die Produktivität fördern und es unseren Kunden ermöglichen, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

LG: Gut mit anderen auszukommen, war schon immer ein zentraler Wert für Evernote. Wir helfen allen Nutzern, ihre Gedanken und Informationen festzuhalten – unabhängig davon, woher sie stammen.

In Bezug auf die Akzeptanz dieses Ansatzes aus technologischer Sicht bedeutet dies, dass wir unser Produkt modular gestalten, sodass wir beispielsweise nicht nur einen einzigen Dokumententyp unterstützen. Wir entwerfen die Anwendung so, dass sie jeden Dokumententyp in Form eines Moduls beherrschen, damit man in Zukunft weitere Dokumententypen in Plug-and-Play-Manier nachrüsten kann.

Es ist eine klassische Win-win-Situation, da die Entwicklung eines Produkts, das von vorneherein auf Integration ausgerichtet ist, auch die eigene Entwicklung beschleunigt. Die Entwickler werden es uns danken, denn auch sie profitieren davon, wenn sie die Funktionalität des Produkts in Zukunft erweitern wollen.

F: Der technische Fortschritt hat es möglich gemacht, dass Menschen von jedem Ort und jedem Gerät aus arbeiten können. Wie kann man mit den Bedürfnissen einer derart stark vernetzten Belegschaft Schritt halten?

MM: Jedes Team ist anders. Jeder Mensch ist anders und hat seine eigenen Vorlieben und Bedürfnisse. Als Plattform ermöglicht Microsoft Teams es den Nutzern, alle Anwendungen und Dienste mitzubringen, die sie am liebsten nutzen. Dadurch können sie Microsoft Teams besser an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, um so auch ihre Produktivität zu steigern.

Indem wir diese Art der Integration ermöglichen und bestens mit anderen Partnern und Wettbewerbern zusammenarbeiten, erfüllen wir die Bedürfnisse einer hochgradig vernetzten Belegschaft. Gleichzeitig sorgen wir ganz im Geiste von Evernote dafür, dass unsere Produkte nicht nur plattform- und geräteübergreifend, sondern auch mit mehreren Bildschirmen funktionieren. Wir wollen sicherstellen, dass die Nutzer ihre Arbeit erledigen können – und zwar unabhängig davon, wo sie sich gerade aufhalten und auf welche Weise sie angebunden sind.

LG: In gewisser Weise ist die Kausalität etwas widersprüchlich, weil man durch die Integration zwar in die Lage versetzt wird, von jedem Ort und jedem Gerät aus arbeiten zu können. Aber Integrationen gleichzeitig auch dabei helfen, besser in einer solchen Welt zurechtzukommen.

Der größte Nutzen von Microsoft Teams besteht meiner Ansicht nach darin, dass es eine zentrale Anlaufstelle bereitstellt, um eine hohes Maß an Komplexität zu bewältigen. Denn wenn jeder Nutzer 20 verschiedene Anwendungen einsetzt, gestaltet sich die Verwaltung sehr schwierig. Aber wenn die Möglichkeit besteht, die Kommunikation zu zentralisieren – mitsamt all der gemeinsamen Nutzung von Inhalten an einem zentralen Ort –, dann hilft das den Menschen dabei, der Informationsflut Herr zu werden.

F: Welche Änderungen seht ihr in den kommenden 5 Jahren in Bezug auf die Arbeitsweise der Menschen?
Und wie habt ihr vor, ihnen mit neuen Produktfunktionen bzw. Updates zu begegnen?

MM: Jeder versucht, seine Aufgaben schneller zu erledigen. In puncto Integrationen überlegen wir, inwieweit wir von Methoden des maschinellen Lernens oder der künstlichen Intelligenz Gebrauch machen können, um die Nutzer dabei zu unterstützen.

Angenommen, man macht sich eine Notiz, dass man Marketingmaterial zur Überprüfung und Genehmigung versenden muss. Es wäre schon toll, wenn eine KI noch beim Tippen oder Sprechen feststellt, dass es sich dabei um eine Aufgabe handelt, die erstellt und jemandem zugewiesen werden muss, um später weiterverfolgt zu werden. Das wären einige Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern, indem wir im Auftrag der Nutzer bestimmte Dinge für sie erledigen.

Die Aufzeichnung, Transkription und Übersetzung von Telefonaten ist ein weiteres Szenario, das wir unter die Lupe nehmen. All diese Dinge können automatisch erledigt werden.

LG: Ich sehe hier zwei verwandte Trends. Der eine ist die enorme Zunahme von Informationen, die von Menschen konsumiert werden. Und der zweite besteht darin, dass die Technologie einen Punkt erreicht hat, an dem sie es den Nutzern tatsächlich ermöglicht, die Informationsflut zu bewältigen – wir leben also in einer wirklich interessanten Zeit.

Die erste Sache, die den Nutzern wirklich weiterhelfen wird, ist eine bessere Aggregation und Integration. Ich sehe Evernote als den Ort, der Nutzer dabei unterstützt, ihre Informationen zu verwalten, indem es eine Integration mit den von den Nutzern zum Erstellen ihrer Inhalte verwendeten Werkzeugen ermöglicht und alle diese Inhalte an einem zentralen Knotenpunkt sammelt.

Die zweite Sache ist die von Mansoor Malik bereits erwähnte Technologie der KI bzw. des maschinellen Lernens. Zu den interessanten Dingen, die wir in den kommenden fünf Jahren umsetzen können, gehört die Anwendung von Methoden des maschinellen Lernens, um den Nutzern dabei zu helfen, den Sinn der erhaltenen Informationen zu erfassen. Denn es ist wirklich wichtig, alles durchzusehen und herauszufinden, welche Inhalte relevant sind.

In diesem Zusammenhang verwende ich gerne folgende Analogie: Wenn ich in deine Küche gehe, ist vielleicht alles ordentlich und aufgeräumt, aber ich weiß dennoch nicht, wo welche Dinge aufbewahrt werden. Das maschinelle Lernen versetzt uns in die Lage, die Dinge in deiner Küche wiederzufinden – und zwar in einem Zusammenhang, der für meine Organisations- und Denkweise einen Sinn ergibt.

Erste Schritte

Um selbst herauszufinden, wie viel mehr dein Team erreichen kann, besuche einfach den Microsoft App Store und installiere noch heute Evernote für Microsoft Teams. Weitere Informationen findest du in dieser Kurzanleitung.

Evernote Business: Die gesamte Arbeit deines Teams an einem Ort.

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