Die meisten von uns werden sicherlich zustimmen, dass Teamarbeit unerlässlich ist, um große Dinge zu erreichen. Es ist ziemlich schwer bis unmöglich, alles alleine zu machen. Aber uns ist auch die Kehrseite der Medaille bekannt: Manchmal ist Teamarbeit einfach nur mühsam und qualvoll.
Wir alle hatten schon einmal dieses bedrückende Gefühl, dass unser Team dabei ist, das Rad neu zu erfinden oder sich ständig im Kreis zu drehen. Wir alle haben uns schon einmal mit der Suche nach einer bestimmten Datei abgemüht oder versucht, uns daran zu erinnern, welches Programm der Absender für diese Datei verwendet hatte. Wir haben hart an einem Projekt gearbeitet, nur um später festzustellen, das es bereits erledigt wurde – oder schlimmer noch: dass ein anderes Team momentan an genau der gleichen Sache arbeitet. Und wir alle haben erlebt, wie immer mehr Meetings angesetzt werden und langsam die Oberhand über unsere Kalender gewinnen (und uns den Verstand rauben). Dies alles wächst sich zu einem anhaltenden Gefühl von Entleerung und Frustration gegenüber der Teamarbeit aus, mitsamt den typischen sarkastischen Witzen und dem unvermeidlichen Augenrollen.
Es ist oftmals verlockend, nach schnellen Lösungen zu suchen. Vielleicht streichst du ein paar Meetings aus dem Kalender oder du verschickst mehr E-Mails mit Statusberichten. Aber das wird dich vermutlich nicht sehr weit bringen. Denn es geht hier um etwas viel Grundlegenderes. Dies alles sind nur Symptome eines umfassenderen Problems, das letztendlich auf folgende zwei Dinge hinausläuft: Kommunikation und Transparenz.
Das Gegenmittel? Ergreife einige kleinere Maßnahmen, um das Störende aus der Zusammenarbeit zu entfernen. Nachfolgend findest du ein paar kurze Tipps zu deren Umsetzung.
1. Verbessere die Kommunikation
Kommunikation steht im Zentrum der Zusammenarbeit. Aber irgendwie ist es meist so, dass wir sowohl zu viel reden als auch zu wenig miteinander teilen. Wir haben zu viele ineffektive Meetings und teilen dennoch nicht alle Dinge miteinander, an denen wir gerade arbeiten. Wir verfügen über all diese modernen Kommunikationsmittel, aber jeder von uns verwendet sie anders, was wiederum zu Verwirrung und einem irren Durcheinander führt, wenn es darum geht, bestimmte Inhalte ausfindig zu machen.
Probiere doch einmal folgende Tipps aus, um die Kommunikation zu verbessern:
- Halte wichtige Meetings im Stehen ab. Es geht nicht darum, alle Meetings abzuschaffen, sondern darum, die richtigen durchzuführen. Du brauchst eine gesunde Mischung aus Strategiesitzungen für den größeren Zusammenhang und kleineren, taktischen Planungsgruppen. Aber du musst auch relevante Aktualisierungen bekannt machen und über die Tätigkeiten anderer informiert bleiben, um überflüssige Doppelarbeit zu vermeiden. Ziehe tägliche oder wöchentliche Meetings im Stehen (Englisch) oder kurze teamweite Meetings in Erwägung, um über sämtliche Arbeitsinhalte auf dem Laufenden zu bleiben.
- Gib einige Grundregeln vor. Alles wird einfacher, wenn alle Beteiligten jeweils die richtigen Kommunikationswege verwenden. Vereinbare gemeinsam mit den anderen eine „Team-Charta“ für die Kommunikation. Finde heraus, in welchen Fällen eine Videokonferenz, ein Anruf, ein Chat oder eine E-Mail das angemessene Kommunikationsmittel ist, und lege eine Reihenfolge der Präferenzen fest.
- Halte alle Beteiligten auf dem neuesten Stand. Verwende geeignete Werkzeuge, um die schwierige Aufgabe zu bewältigen, sicherzustellen, dass jeder Einblick in die Projekte erhält. In Arbeitsbereichen von Evernote Business kannst du beispielsweise auf die Funktionen „Neuigkeiten“ und „Angeheftete Notizen“ zurückgreifen, um alle Teammitglieder schnell über neue Projekte oder wichtige Aufgaben zu informieren. Du kannst es dir sogar noch einfacher machen, indem du eine Notiz mit einer fortlaufenden Liste der jeweils aktuellen Projekte erstellst und sie in einem Arbeitsbereich anheftest, auf den jeder zugreifen kann.
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2. Sorge für mehr Transparenz
Man kann sich leicht mit Scheuklappen in die Tiefen der eigenen Arbeit vergraben und darüber die anderen vergessen. Zudem neigen wir häufig dazu, nur ausgereifte Ergebnisse mit anderen zu teilen, wodurch wir uns naturgemäß auf die Erfolge und nicht so sehr auf die Fehlschläge konzentrieren. Aber letztendlich ist eine Kultur der transparenten Beteiligung unerlässlich. Eine solche Atmosphäre lässt sich beispielsweise durch folgende Maßnahmen kultivieren:
- Gib sämtliche Inhalte frei, nicht nur die auf Hochglanz polierten Endergebnisse! Versuche, alle unfertigen Arbeiten, Notizen, Rechercheergebnisse, Statusaktualisierungen usw. für andere freizugeben – eben einfach alles. Dank der Arbeitsbereiche steht dir eine gemeinsame Anlaufstelle für die gesamten Arbeitsinhalte deines Teams zur Verfügung, sodass du nicht alle freigegebenen Laufwerke, E-Mails oder deine eigenen Dateien durchsuchen musst, um alle Bestandteile wiederzufinden, die in eine frühere Arbeitsaufgabe eingeflossen sind.
- Akzeptiere das Gute zusammen mit dem Schlechten. Teile den anderen aktiv mit, was vor sich geht – auch wenn es gerade nicht besonders gut läuft. Verwende Statusaktualisierungen oder „Nachrufe“, um aufzuarbeiten, was man hätte besser machen können, damit die eigenen Fehler in Zukunft nicht von anderen wiederholt werden.
- Erinnere die Leute daran, miteinander zu teilen. Sei diese Person, die ständig nachfragt, woran jemand arbeitet. Wenn dein Team Evernote Business einsetzt, erinnere die Mitglieder daran, ihre Notizen zum jeweiligen Arbeitsbereich hinzuzufügen. Transparenz funktioniert nur, wenn sich alle daran beteiligen; und manchmal ist es hilfreich, einen kleinen Schubs in die richtige Richtung zu geben.
- Gib Inhalte für die Zukunft frei. Transparenz schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe und macht sowohl dein heutiges als auch dein zukünftiges Selbst produktiver. Wenn alles transparent kommuniziert und dokumentiert wird, läuft in deinem derzeitigen Team alles reibungsloser ab. Aber auch zukünftige Mitarbeiter werden davon profitieren. Denn in Evernote Business können sie das Übersichtsverzeichnis deines Teams durchstöbern, bevor sie mit einem Projekt beginnen, um bereits vorhandene Arbeitsergebnisse zu entdecken und auszunutzen.
Die Zusammenarbeit ist nicht immer einfach, aber wir befinden uns auf einer Mission, um sie einfacher zu gestalten. Und dank kleiner Schritte zur Verbesserung der Kommunikation und Transparenz gestaltest du die Teamarbeit für alle Beteiligten ein wenig besser.
