Evernote Nutzen

Finanzielle Unterlagen verwalten

Finanzielle Unterlagen zu ordnen, klingt wohl für die wenigsten von uns spannend. Eine gute Strukturierung kann dir aber dein Leben um einiges erleichtern. Die gute Nachricht? In Evernote kannst du deine Dokumente ganz einfach organisieren und verwalten. So funktioniert es.

Bevor du loslegst, wende dich an deinen Vermögens- oder Steuerberater, um herauszufinden, ob bestimmte Richtlinien zur Verwaltung oder Aufbewahrung von Dokumenten für dich gelten.

Struktur festlegen

Richte für jedes Kalenderjahr zwei Notizbücher ein: eines für Steuerdokumente und eines für Ausgaben, zum Beispiel „Steuern 2016“ und „Ausgaben 2016“. Darin kannst du deine finanziellen Unterlagen für das gesamte Jahr aufbewahren.

Wenn du ein Tool zur Verwaltung deiner Ausgaben oder eine Buchhaltungssoftware wie Mint, Quicken, Quickbooks oder Xero verwendest, erstelle Schlagwörter für jede angegebene Ausgabenkategorie wie „Auto“, „Einkaufen“, „Arzt“. Falls du kein Tool verwendest, bitte deinen Buchhalter, dir bei der Erstellung von Ausgabenkategorien zu helfen, die sich an deine persönliche finanzielle Situation anpassen. Verwende diese Schlagwörter, wenn du deine Ausgaben in Evernote aufnimmst.

Du wirst wahrscheinlich auch Kategorien haben, die etwas allgemeiner sind und nicht unbedingt einem bestimmten Jahr zugeordnet werden müssen, wie Kreditauskünfte und Lohnabrechnungen. Erstelle ein Notizbuch für jede dieser Kategorien und speichere sie gebündelt, anstatt sie nach Jahren zu ordnen.

Damit deine Finanzen immer perfekt organisiert sind, erstelle aus den einzelnen Notizbüchern einen Notizbuchstapel mit dem Namen „Finanzen“. Damit werden alle Notizbücher an einer Stelle in der Notizbuchliste zusammengefasst. Ziehe den Stapel direkt zu den Schnellzugriffen in der Seitenleiste, um schneller auf die Notizbücher zuzugreifen. Du kannst auch einzelne Notizbücher wie „Ausgaben 2016“ direkt zu den Schnellzugriffen ziehen.

Dokumente sammeln

Nachdem du die Struktur festgelegt hast, ist es nun an der Zeit, deine finanziellen Unterlagen in Evernote zu importieren. Öffne Evernote für Papierdokumente wie Rechnungen, Leistungsübersichten oder Quittungen auf deinem Mobilgerät, um die Dokumente zu erfassen. Benenne die Notizen nach dem Anbieter, hänge das Schlagwort für die Ausgabenkategorie an, das du zuvor erstellt hast, und speichere die Notizen in deinem Ausgabennotizbuch. Jetzt bietet es sich auch an, auf der Website der Anbieter auf die papierlose bzw. elektronische Rechnung umzustellen.

Elektronische Dokumente wie Rechnungen oder Quittungen, die du per E-Mail erhalten hast, können ganz einfach in Evernote gesammelt werden. Wenn du Rechnungen oder Bankauszüge im PDF-Format hast, ziehe sie einfach in Evernote. Belege oder Unterlagen in deinem Posteingang kannst du direkt an Evernote weiterleiten. Es wird jeweils eine neue Notiz für diese Dokumente erstellt. In Evernote kannst du deinen Notizen dann Titel und Schlagwörter zuweisen und sie in dein Ausgabennotizbuch verschieben.

Um diesen Ablauf in Zukunft einfacher zu gestalten, verwende das App Center-Tool FileThis, mit dem du das Abrufen von elektronischen Rechnungen und Auszügen automatisieren kannst. Verknüpfe FileThis mit deinem Anbieter und Evernote. FileThis lädt dann die Unterlagen automatisch herunter und speichert sie in Evernote, sobald neue Dokumente verfügbar sind. Ich finde diese Lösung fantastisch. Ich erspare mir somit, die einzelnen Websites aufzurufen und die Unterlagen einzeln herunterzuladen. Stattdessen werden sie automatisch und, ohne dass ich dafür etwas tun muss, in meinem Ausgabennotizbuch gespeichert.

Dokumente verwalten

Da die meisten deiner finanziellen Unterlagen nach Jahr sortiert werden, solltest du am Ende jedes Jahres etwas für die allgemeine Ordnung tun. Erstelle wie bereits erwähnt zwei neue Notizbücher, eines für Steuern und ein anderes für Ausgaben. Lösche die Notizbücher des vorherigen Jahrs aus den Schnellzugriffen und erstelle neue Schnellzugriffe für die neuen Notizbücher.

Die Notizbücher des vorigen Jahres sind weiterhin in deiner Notizbuchliste zu finden. Falls du also später Ausgaben oder andere Informationen wieder aufrufen möchtest, suche in deinem Notizbuch nach Titel oder Schlagwort.

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