Evernote Nutzen

So findest du in Evernote einfach alles wieder

Es ist ein Dilemma der digitalen Moderne: Man hat eine Fülle von Daten zur Hand, aber es dauert länger denn je, die benötigten Inhalte zu finden. Tatsächlich zeigen Untersuchungen des IDC (Englisch), dass Wissensarbeiter von heute „etwa 2,5 Stunden pro Tag bzw. ungefähr 30 % des Arbeitstages mit dem Suchen nach Informationen verbringt“. Was wäre, wenn du etwas von dieser Zeit zurückgewinnen könntest, ohne dafür ein Produktivitätsexperte werden zu müssen?

Zum Glück hat Evernote eine Lösung für dich parat. Alles, was du darin speicherst, ist durchsuchbar, wodurch du eine Superkraft erhältst, die dir dabei hilft, benötigte Inhalte im Handumdrehen wiederzufinden: Belege, wichtige Aufzeichnungen, Meeting-Notizen, Ideenschnipsel aus dem vergangenen Jahr. Wenn sich eine Information in Evernote befindet, kannst du sie ganz leicht wiederfinden.

Nachfolgend findest du ein ganzes Dutzend nützlicher Tricks, die du noch heute nutzen kannst, um deine Suchfähigkeiten auf das nächste Level zu heben. Wenn du diese Tricks beherrschst, wirst du in der Lage sein, genau die Informationen aufzuspüren, die du gerade benötigst – und das blitzschnell.

1. Suchfeld

Dies ist deine erste Anlaufstelle, der einfachste und naheliegendste Weg, um in Evernote nach Inhalten zu suchen: einfach ein paar Suchbegriffe eingeben und los geht’s. Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass du sie immer einfach zu finden ist, egal wo du dich gerade in der Anwendung bzw. App befindest. In den Desktopversionen und in Evernote Web findest du sie oben links im seitlichen Navigationsmenü der Anwendung, in den Mobilversionen in der rechten unteren Ecke. In beiden Fällen klickst bzw. tippst du einfach auf das Lupensymbol und gibst anschließend das Wort oder den Ausdruck ein, nach dem du suchen möchtest.

Expertentipp: Du kannst das Suchfeld schnell öffnen, indem du die Tastenkombination Windowstaste+Umschalt+F (Windows) bzw. Wahltaste+Befehlstaste+F (macOS) drückst.

2. Schnellwechsel

Diese Tastenkombination dürfte die schnellste Möglichkeit sein, um sich in den Desktopversionen von Evernote einen Weg zu bahnen, und wenn du sie bislang noch nicht verwendet hast, wirst du dich vermutlich fragen, wie du jemals ohne sie auskommen konntest. Drücke unter Windows einfach auf Strg+Q bzw. unter macOS auf Befehlstaste+J, um direkt nach einer Notiz, einem Notizbuch oder einem Schlagwort zu suchen – oder dorthin zu wechseln. Dabei spielt es keine Rolle, wo du dich gerade in der Anwendung befindest.

3. Suchfilter

Vielleicht erinnerst du dich nicht mehr genau, welcher Text in einer Notiz enthalten war, aber du hast dir gemerkt, dass sie eine Telefonnummer enthielt oder einen Anhang oder eine Liste. Kein Problem! Filtere deine Suchanfrage, um die Trefferliste einzugrenzen. Dann werden dir nur die Notizen angezeigt, die deine Kriterien erfüllen, wodurch es leichter wird, die relevanten Inhalte zu finden – selbst wenn du dich nur an eine bestimmte Sache erinnern kannst.

Expertentipp: Du kannst dir eine Liste aller in Evernote verfügbaren Filter anzeigen lassen und die benötigten anwenden, indem du in der Notizlistenansicht oben auf das Trichtersymbol klickst.

4. Textvorhersage

Deine Zeit ist wertvoll. Sobald du das Suchfeld öffnest, wird dir eine Liste mit möglichen Suchanfragen angezeigt, die auf deinen letzten Suchanfragen und den Vorhersagen der Anwendung zu deinen wahrscheinlich benötigten Inhalten basiert. Während du deine Suchbegriffe in das Suchfeld eingibst, wird die Liste laufend aktualisiert und liefert dir in Echtzeit passende Suchvorschläge. Behalte die Liste im Auge und du wirst wahrscheinlich das richtige Element erspähen, noch bevor du fertig getippt hast. Zudem sind alle Vorschläge anklickbar, wodurch du weitere Zeit sparen kannst.

5. Keine Angst vor Tippfehlern

Vielleicht ist deine Grammatik nicht perfekt. Vielleicht kannst du dir nicht merken, ob dein Meeting nun mit einer Frau „Connor“, „O’Connor“ oder „oconnor“ stattfand. Kein Problem! Evernote ist intelligent genug, um herauszufinden, was du meinst, auch wenn es Abweichungen zwischen dem gesuchten Text und der tatsächlichen Schreibweise und Zeichensetzung in der entsprechenden Notiz gibt. Wir nennen es „weiche Suchbegriffe“, dir könnte es wie Gedankenlesen vorkommen.

6. NEU! Suche mit booleschen Operatoren

Bei der booleschen Suche kommen die Operatoren AND, OR und () zum Einsatz, um die Suchbegriffe einer Suchanfrage zu kombinieren oder auszuschließen und auf diese Weise gezielt nützlichere Treffer zu erhalten. Wenn du beispielsweise „Hunde AND Katzen“ in das Suchfeld eingibst, werden nur Notizen angezeigt, die beide Wörter enthalten: während die Eingabe von „Hunde OR Katzen“ dir Notizen präsentiert, die nur eines der beiden Wörter enthalten.

Zur noch genaueren Kontrolle kannst du Klammern einsetzen, um bei der Suche eine logische Reihenfolge zu beachten. Beispielsweise weist du Evernote mit einer Suche nach „(Katzen OR Hunde) AND Vögel“ an, zunächst alle Notizen zu finden, die entweder das Wort „Katzen“ oder des Wort „Hunde“ enthalten, und die Trefferliste anschließend auf die Notizen einzuschränken, die zudem auch das Wort „Vögel“ enthalten.

Expertentipp: Die boolesche Suche wird ausschließlich in den Tarifen Evernote Professional und Evernote Teams unterstützt. Wenn du Evernote Professional noch nicht abonniert hast, beginne noch heute mit einer kostenlosen Probephase und überzeuge dich selbst vom Nutzen dieser Suchmöglichkeit.

7. Erweiterte Suchsyntax

Boolesche Operatoren sind nicht die einzige Möglichkeit, um deine Suche in Evernote einzugrenzen. Es gibt auch eine Reihe von Evernote-spezifischen Operatoren, die du vor einem Suchbegriff hinzufügen kannst. Beispielsweise kannst du alle Notizen mit nicht markierten Kontrollkästchen finden, indem du todo:false eingibst, oder alle deine während der letzten beiden Tage erstellten Notizen anzeigen, indem du created:day-2 eingibst.

Expertentipp: In diesem Hilfeartikel findest du eine vollständige Liste mit den Schlüsselwörtern der erweiterten Suchsyntax, die dir in Evernote zur Verfügung stehen.

8. Spüre kalenderbezogene Notizen auf

Das Kalender-Widget in der Start-Ansicht ist eine großartige Möglichkeit, um den Überblick über deine Zeitplanung zu behalten. Aber es kann dir auch dabei behilflich sein, nach bestimmten Notizen zu suchen. Sobald du eine Notiz mit einem Kalendereintrag verlinkst, kannst du die Details dieses Termins (wie Datum, Ort oder Teilnehmer) als Ausgangspunkt für eine neue Suchanfrage verwenden. Perfekt, um während eines Meetings getroffene Entscheidungen oder Notizen zu einem Verkaufsgespräch aufzuspüren.

9. Geografische Suche

Vielleicht hast du vergessen, was in einer bestimmten Notiz steht, aber du erinnerst dich noch, wo du sie erstellt hast – was häufig vorkommt, wenn du beruflich viel unterwegs bist. Das ist völlig in Ordnung, denn in Evernote kannst du auch nach dem geografischen Erstellungsort suchen, um Notizen aufzuspüren, die du auf deinem Smartphone (bei aktivierten Standortdaten) erstellt hast. Beispielsweise wenn du an einer Konferenz teilgenommen, unterwegs einen Kunden getroffen oder einen Projektstandort besichtigt hast. Sobald du die Koordinaten des jeweiligen Ortes kennst, kannst du die entsprechende Liste abrufen, ohne dich an einen einzigen Namen zu erinnern.

10. Speichere deine Suchanfragen

Wenn du regelmäßig nach bestimmten Inhalten suchst, kannst du die Suchanfrage speichern und dir die ganzen Tastenanschläge in Zukunft sparen. Das ist besonders nützlich, wenn du in deiner Suchanfrage mehrere Filter einbeziehst oder von der erweiterten Suchsyntax Gebrauch machst. Auf diese Weise wird dir die Suchanfrage sofort angezeigt, sobald du das Suchfeld öffnest, und du kannst sie mit einem einzigen Klick erneut anwenden.

11. Befehl „In Notiz suchen“

Eine weitere praktische Tastenkombination: Wenn du weißt, dass du dich in der richtigen Notiz befindest, aber den gesuchten Text nicht finden kannst, suche einfach innerhalb dieser einen Notiz, indem du Strg+F (Windows) bzw. Befehlstaste+F (macOS) drückst.

Expertentipp: Indem du die Tastenkombinationen zum Suchen um die Umschalttaste ergänzt, kannst du ein Wort bzw. eine Phrase innerhalb einer Notiz auch ersetzen, nachdem es bzw. sie gefunden wurde. Die Tastenkombinationen werden also zu Strg+Umschalt+F (Windows) bzw. Befehlstaste+Umschalt+F (macOS).

12. Systemweiter Zugriff

Kennst du das, wenn du in einer anderen Anwendung wie beispielsweise Slack oder deinem Webbrowser arbeitest und plötzlich feststellst, dass du Daten brauchst, die in Evernote gespeichert sind? Für solche Situationen gibt es nun eine globale Tastenkombination, der dir weiterhilft. Auch wenn Evernote nur im Hintergrund ausgeführt wird, kannst du schnell eine neue Suche starten, indem du die Tastenkombination Umschalt+Windowstaste+F (Windows) bzw. Befehlstaste+Strg+E (macOS) verwendest. Auf diese Weise erhältst du im Handumdrehen alle benötigten Antworten.

13. Wirf einen Blick in Anhänge

Hierbei handelt es sich nicht unbedingt um eine Suchmöglichkeit, aber du wirst vermutlich froh sein, davon zu wissen. Evernote beschränkt sich bei der Suche nicht nur auf Inhalte, die du eingetippt hast, sondern du kannst auch Bilder, Skizzen bzw. handschriftliche Notizen und Anhänge, die du in Evernote gespeichert hast, nach Text durchsuchen. Denke also beim nächsten epischen Brainstorming deines Teams daran, mit Evernote Fotos vom Whiteboard zu machen. Du kannst sie dann später einfach wiederfinden, indem du nach den Wörtern suchst, die angeschrieben waren. Oder mache ein Foto von der Visitenkarte eines neuen Kontakts, damit du dir keine weiteren Gedanken darum zu machen brauchst, dir seine Telefonnummer oder E‑Mail-Adresse zu merken. Oder speichere eine PDF-Datei bzw. ein Office-Dokument in Evernote und gib dann ein darin enthaltenes Wort bzw. eine Phrase im Suchfeld ein, um es ganz einfach wiederzufinden. Und das alles ohne spezielle Parameter oder eine kryptische Suchsyntax.

So, das waren sie: Dreizehn nützliche Tipps, die dir dabei helfen können, deine Suchfähigkeiten zu verbessern. Evernote kann dir zwar weiterhin nicht dabei helfen, deine Autoschlüssel oder die Fernbedienung deines Fernsehers wiederzufinden, aber es kann dir dabei helfen, so ziemlich alles andere wiederzufinden.

Mit Evernote lassen sich Aufgaben effektiv und mühelos organisieren.

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