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Produktivität

Hacke deinen Kalender und hole dir dein Leben zurück

Erinnerst du dich an die Geschäftskalender von früher? Es waren Schreibtischkalender, die die ganze Schreibfläche beanspruchten. Und zu Hause gab es vermutlich eine To-Do-Liste, die mit einem Magneten am Kühlschrank befestigt war. Darauf standen dann die Einkaufsliste und „Essen mit meiner Schwester“. Geradezu prähistorisch. Steinblock und Meißel.

Heute nimmt man sein Smartphone in die Hand und hat seinen äußerst geschäftigen Tag im ordentlich arrangierten 10-Minuten-Takt vor Augen, ohne zwischen Arbeit und Privatleben zu unterscheiden. Ein Vorstellungsgespräch, ein Zahnarzttermin, eine Präsentation vor dem Vorstand und eine Erinnerung daran, mit dem Hund vor die Tür zugehen, befinden sich alle auf derselben Seite. Warum? Weil unser Leben so funktioniert. Ein Tag nach dem anderen. Arbeit, Zeit zu Hause, Reisen, Besorgungen, Termine, Fitness, Familie usw. – alles schön zusammengefasst, damit man auf einen Blick erkennen kann, wie der aktuelle Tagesablauf aussieht.

Kein Wunder, dass weltweit mittlerweile mehr als 1 Milliarde Menschen digitale Kalender nutzen.

Aber hier nun eine Frage an dich: Nutzt du deinen Kalender damit auf die bestmögliche Weise? Die heutigen Apps sind so leistungsstark und besitzen so viele Funktionen, dass dein Kalender dir vermutlich auf eine Art helfen kann, die du nur noch nicht entdeckt hast.

Wir haben hier einige der mächtigsten Kalender-Hacks zusammengestellt, die zu finden waren. Wenn du bereits einen digitalen Kalender verwendest, werden sie seinen Nutzen für dich drastisch steigern. Wenn du noch am Zögern bist, könnten diese Ideen dich dazu bringen, möglichst schnell mit der Nutzung eines smarten Kalenders zu beginnen.

Benachrichtigungen. Erinnerungen. Und eine Karte.

Viele von uns legen schnell einen Termin an und machen weiter, sodass die Benachrichtigungen mit den berüchtigten Standardeinstellungen anfallen. Sobald die Erinnerung endlich erscheint, ignorieren wir sie. Nimm dir stattdessen einen Moment Zeit und denke darüber nach, ob und wann eine Erinnerung wirklich einen Nutzen für dich hätte. Einen Tag vor dem Termin? Einen Monat? Fünf Minuten? Viele Kalender bieten sogar eine Straßenkarte samt Fahranweisungen – einschließlich Angaben zur aktuellen Verkehrslage.

Nimm dir die Zeit

Wenn du 45 Minuten für die Fahrt zu deinem 14-Uhr-Termin benötigst, mache diese Fahrtzeit zu einem „Termin“. Nutze deinen Kalender, um die benötigte Zeit einzuplanen. Dies ist besonders nützlich bei gemeinsam genutzten Kalendern, in denen Kollegen nachsehen, ob du verfügbar bist. Kennzeichne diese 45 Minuten Fahrtzeit als „besetzt“ oder „nicht verfügbar“. Wenn du das nicht tust, gehen die anderen davon aus, dass du verfügbar bist und planen dich womöglich ein, um während der Fahrt eine Kalkulation zu überprüfen. Nicht gut.

Gönne dir eine echte Pause

Wir leben in einer Kultur, in der jeder jederzeit erreichbar sein soll. Die Erwartungen am Arbeitsplatz und zu Hause können sich leicht zu einem leichten Fall von Burnout aufsummieren. Niemand sollte rund um die Uhr „erreichbar“ sein müssen. Dein Kalender kann dir hierbei helfen.

Plane in regelmäßigen Abständen eine Auszeit ein. Es ist nur gesund, und an die Workaholics unter uns: es macht dich tatsächlich leistungsfähiger.

Stelle dich dabei selbst in den Mittelpunkt. Mach einen Spaziergang, ein Nickerchen. Meditiere. Nichts zu tun, ist eine hervorragende Idee. Und es gibt alle möglichen Arten von Hilfsmitteln, um dich vom Stress des Alltags freizumachen – beispielsweise die geführten Meditationen von Headspace.

Mach diese Termine nicht zu optionalen Terminen, wie in „Ich quetsche es dazwischen, wenn ich kann“. Es ist womöglich die wichtigste Sache, der du dich im Laufe des Tages widmest.

Der Partner-Kalender

Dies ist einer der Tipps, die dein Leben verändern können. Tatsächlich mehrere Leben. Teile einen Kalender mit deinem Partner bzw. deiner Partnerin. Er lässt sich einfach einrichten und verleiht euch beiden eine bessere Herrschaft über eure Zeit bei weniger Aufwand.

Angenommen, du wirst von ein paar Freunden zu einem Treffen nach der Arbeit eingeladen. Nun möchtest du gerne deinen Partner bzw. deine Partnerin dazu einladen. Statt eine SMS oder E-Mail zu versenden oder anzurufen, könntest du den Termin in Form einer Frage in euren gemeinsamen Kalender eintragen. Er bzw. sie wird dann sehen, dass es eine Einladung gibt und direkt im Kalender antworten.

Das war einfach, oder?

Organisation in einer gänzlich neuen Kategorie

Dieser Tipp klingt vielleicht etwas übertrieben, ist aber unglaublich nützlich. In nahezu allen digitalen Kalendern kann man Kategorien einrichten – seien es nun zwei oder zweihundert. Sobald du einen Termin oder eine Aufgabe im Kalender einträgst, kannst du den Eintrag einer Kategorie zuordnen, beispielsweise Familie, Fitness, Haus oder Freunde. Zur besseren Übersichtlichkeit kannst du jeder Kategorie auch eine Farbe zuweisen. Und wenn du dich fragen solltest, welche Planungen für das nächste Familienfest anstehen, suchst du in der Kategorie Familie danach. Diese Vorgehensweise macht einfach alles viel einfacher.

Heute ist der perfekte Tag, um anzufangen

Solltest du zu den wenigen Personen gehören, die noch keinen digitalen Kalender verwenden, findest du hier einige gute Auswahl. Alle vorgeschlagenen Kalenderanwendungen sind plattformübergreifend und Cloud-basiert und lassen sich einfach per WLAN, Bluetooth oder das mobile Datennetz deines Smartphones synchronisieren. Das Erscheinungsbild und die Handhabung der verschiedenen Kalenderanwendungen kann stark variieren. Eine kurze Recherche in Google Play bzw. im App Store liefert dir die notwendigen Details, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

  • Google Kalender

Ein äußerst beliebter Kalender, der sich besonders gut für Gruppen und Unternehmen eignet, in denen die gemeinsame Nutzung von Kalendern eine wichtige Rolle spielt. Um den Google Kalender nutzen zu können, benötigst du ein Google-Konto. Du kannst das erforderliche Google-Konto hier erstellen. Der Google Kalender ist kostenlos.

  • Apple-Kalender

Hierbei handelt es sich um eine kostenlose App, die mit jedem Apple-Gerät mitgeliefert wird und auch im App Store erhältlich ist. Es gibt eine kompatible Version mit einer Infrastruktur ähnlich dem Google Kalender. Letztere Version gehört zum Onlinedienst iCloud von Apple und nutzt deine Apple-ID für den Zugriff.

Zum Einrichten des Kalenderdienstes gehe wie folgt vor:

  1. iOS (iPhone, iPad): Gehe zu den „Einstellungen“ und melde dich bei iCloud an.
  2. macOS: Klicke hier und melde dich mit deiner Apple-ID an.
  • Outlook

Das als eigenständige Anwendung oder im Rahmen des Microsoft 365-Abonnements erhältliche Microsoft-Angebot Outlook ist einzigartig, da es deinen Kalender mit deinen E-Mail-Client zusammenführt. Sie empfiehlt sich gleichermaßen für den Einsatz auf Desktop-Computern als auch auf Smartphones (Windows/Android/macOS/iOS).

Um sofort loszulegen, kannst du die Version für macOS hier und die für Windows hier herunterladen.

  • Fantastical 2

Diese Kalenderanwendung für macOS und iOS ist in der Regel unter den drei Erstplatzierten zu finden. Sie ist eng in das Apple-Ökosystem eingebunden, verfügt über eine phantastische Benutzeroberfläche und eine Vielzahl von Funktionen zur Notizerfassung und Verlinkung. Darüber hinaus leistet sie ausgezeichnete Dienste bei der Verwaltung von Erinnerungen und Aufgaben.

Fantastical 2 ist ein sogenanntes „Freemium“-Produkt, das 21 Tage lang kostenlos getestet werden kann, bevor es für 43,99 Euro erworben werden muss.

Du kannst die Anwendung hier herunterladen.

Deine nächste Aufgabe im Kalender

Es gibt mittlerweile Hunderte von Kalenderanwendungen. Viele von ihnen sind Cloud-basiert und daher plattformübergreifend. Wirf einen Blick in deinen App-Store oder suche einfach nach „Kalendern“, um herauszufinden, welche Möglichkeiten dir offen stehen. Es wird einen geben, der genau der richtige für dich ist.

Sie sind alle gut. Das ewige Suchen nach der richtigen Adresse im Handschuhfach hat ein Ende. Kein ständiges Grübeln mehr, wen du zu einem Meeting eingeladen hast. Keine versehentlich angesetzten Geschäftsessen mehr, wenn ein Fußballspiel deiner Tochter ansteht.

Unsere Empfehlung? Besorge dir einen digitalen Kalender. Nutze ihn. Dann wirst du nie wieder einen Termin mit deinem eigenen Leben vereinbaren müssen.

Mit Evernote lassen sich Aufgaben effektiv und mühelos organisieren.

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