Spezialisierte Anwendungen und Apps übernehmen die Hoheit über den Arbeitsplatz. Du hast ein E-Mail-Programm und einen Kalender für die Arbeit, ein Tool für den Firmen-Chat, vielleicht auch noch eine Sicherheitssoftware, mit deren Hilfe du dich bei all diesen Anwendungen und Tools anmelden kannst.
Dies sorgt für eine Überlastung durch Anwendungen – und für deutlich mehr als nur ein wenig Frustration.
Um diesen Trend besser zu verstehen, haben wir uns mit dem Datenanalyse-Unternehmen YouGov zusammengetan, um in den USA eine Umfrage durchzuführen, die Folgendes zutage brachte:
- 83 Prozent der Teilnehmer nutzen täglich 1–4 verschiedene Geräte.
- 65 Prozent nutzen täglich bis zu 9 verschiedene Anwendungen.
- Fast jeder Vierte gibt an, dass er seine Anwendungen entweder in gleichem Maße für den privaten und beruflichen Gebrauch einsetzt oder dass der berufliche Einsatz überwiegt.
- Über 60 Prozent gaben an, dass sie sich „etwas“ oder „sehr frustriert“ fühlen, wenn sie im Zusammenhang mit den Anwendungen und dem Internet etwas nicht finden können, das sie gerade benötigen.
Vermutlich kommt dir das aus deinem eigenen Leben bekannt vor. Du greifst bei deinen Projekten, Arbeitsergebnissen, Notizen und Unterhaltungen auf alle möglichen Anwendungen zurück. Dein Team verbringt vermutlich genau so viel Zeit damit, den Prozess zu managen, zwischen den verwendeten Tools zu wechseln und Informationen zu suchen, wie es mit der eigentlichen Arbeit beschäftigt ist.
Dies alles fordert seinen Tribut. Denn Erfolg hängt nicht nur davon ab, was dein Team tut, sondern auch davon, wie es das tut.
In Bezug auf Workflows geht es im Wesentlichen darum, deine Abläufe zu rationalisieren und dabei den Arbeitsstil deines Teams sowie die bereits eingesetzten Werkzeuge zu berücksichtigen. Deshalb ist es wichtig, nach Werkzeugen Ausschau zu halten, die sich gut miteinender kombinieren lassen.
Die gute Nachricht ist, dass du dank der neuen Arbeitsbereiche in Evernote Business und einiger äußerst praktischen Integrationen die von euch bereits verwendeten Anwendungen miteinander verknüpfen kannst, um einen Workflow einzurichten, der sich für dein ganzes Team auszahlt.
Nachfolgend stellen wir dir fünf Möglichkeiten für den Einsatz von Evernote Business vor, mit denen du bei der Arbeit das Optimum aus deinen Anwendungen herausholen kannst.
1) Slack
Durch die Verbindung von Evernote mit Slack kannst du wichtige Unterhaltungen speichern oder relevante Notizen abrufen, um deine Kommunikation, Ideen und Arbeiten miteinander zu verknüpfen. Ob es nun darum geht, Slack-Chats in Evernote zu speichern oder deine Notizen direkt in Slack anzusprechen, auf diese Weise kannst du das ganze Kopieren, Einfügen und Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen vermeiden, das dich sonst ausbremst.
Du kannst beispielsweise eine komplette Unterhaltung über ein Projekt in Slack ausschneiden und als Notiz in Evernote speichern, um sie dann im Arbeitsbereich deines Teams anzuheften. Die Kombination dieser beiden Werkzeuge ermöglicht es dir, einen Schritt aus deinem Arbeitsablauf zu eliminieren, und erleichtert dadurch den Zugriff und die gemeinsame Nutzung deiner Ideen von einem zentralen Knotenpunkt aus.
Erfahre mehr über die Verwendung von Evernote für Slack »
2) Google Drive
Wenn dein Unternehmen das Office-Paket von Google Drive einsetzt, kannst du die von dir erstellten Dateien im Kontext deiner Notizen und Ideen in Evernote speichern. Füge Dokumente, Folien und Tabellen per Drag-and-drop direkt zu Notizen im Arbeitsbereich deines Teams hinzu. Auf diese Weise kannst du beispielsweise die bei einem Meeting besprochenen Präsentationsfolien und Budget-Tabellen zu der Notiz hinzufügen, die auch alle deine Aktionspunkte und Whiteboard-Aufnahmen vom Brainstorming enthält.
Dank der Arbeitsbereiche kannst du wichtige Dateien zu einer Notiz hinzufügen und sie im Arbeitsbereich deines Teams anheften, damit sie immer griffbereit ist. Und mithilfe des Widgets „Neuigkeiten“ behältst du immer die zuletzt hinzugefügten Dokumente im Blick. Darüber hinaus sind die Google Drive-Dateien durchsuchbar und werden automatisch in Evernote aktualisiert, sodass du dir keine Sorgen darüber zu machen brauchst, ob dir auch wirklich die neueste Version vorliegt. Die Verwendung dieser beiden Werkzeuge in Kombination ermöglicht es dir, Projekte von der Idee bis zur Einführung zu verfolgen, auch wenn sie nicht hübsch säuberlich in ein einziges Dokument passen.
Weitere Informationen zum Hinzufügen von Dateien aus Google Drive zu Notizen »
3) Salesforce
Wenn du im Vertrieb tätig bist, verbringst du wahrscheinlich viel Zeit damit, Daten einzugeben oder Informationen zu sammeln. Ganz zu schweigen davon, dass du Gespräche führst, E-Mails versendest, Notizen machst und Visitenkarten sammelst. Es ist eine ganze Menge an Dingen, über die du den Überblick behalten sollst. Alle deine Bestellungen und Pipeline-Informationen sind in Salesforce angesiedelt, während Evernote Business deine Hauptanlaufstelle ist, um dein Beziehungsgefüge und die Details deiner Geschäftsbeziehungen zum Leben zu erwecken. Wenn du Salesforce bereits nutzt, um Geschäfte abzuschließen, verknüpfe es mit Evernote Business, damit deine CRM-Daten und Notizen zusammenwirken und dein Bild von einem Interessenten vervollständigen.
Diese Kombination erweist sich zudem als nützlich, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Beispielsweise könntest du in Evernote Business einen Arbeitsbereich nur für potenzielle Kunden einrichten und für jeden Interessenten ein neues Notizbuch anlegen. Dank des Widgets „Neuigkeiten“ in einem Arbeitsbereich behältst du die letzten Aktivitäten und Meetings deines Vertriebsteams stets im Blick. Und dank der „Angehefteten Notizen“ können alle Teammitglieder schnell auf wichtige Informationen zugreifen.
Die verfügbaren Funktionen unterstützen dich in allen Phasen der Vertriebspipeline. Wenn du beispielsweise neue Ansprechpartner triffst, kannst du ihre Visitenkarten scannen und die so gewonnenen Daten in Evernote speichern, damit du sie stets griffbereit hast. Vor einem wichtigen Meeting kannst du dich vorbereiten, indem du Webseiten mit Neuigkeiten zum Unternehmen clippst und die Ergebnisse deiner Recherchen im Notizbuch für den jeweiligen Interessenten speicherst. Darüber hinaus kannst du Evernote nutzen, um dir während eines Verkaufsgesprächs Notizen zu machen oder Audioaufzeichnungen anzufertigen, damit du dich später leichter an alles erinnern kannst, was besprochen wurde.
Verknüpfe die Notizen dann mit deinen Salesforce-Datensätzen, um Daten zur Historie von Vertriebsmöglichkeiten in Salesforce zentralisiert durchsuchbar und verfügbar zu machen. Das Beste daran ist: Du kannst Notizen direkt in Salesforce bearbeiten und automatisch in Evernote aktualisieren lassen.
Weitere Informationen über Evernote für Salesforce »
4) Outlook
E-Mail ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes. Und wir alle verbringen viel Zeit in unseren Posteingängen – sei es, um neue Nachrichten zu beantworten oder zu versuchen, eine bestimmte E-Mail aus dem vergangenen Jahr wiederzufinden.
E-Mails gehen im Laufe der Zeit üblicherweise verloren, vergraben unter einem endlosen Zustrom von Unterhaltungen. Und sie sind völlig getrennt von den Werkzeugen, die du zum Erstellen und Organisieren deiner Dokumente, Notizen und Projekte verwendest, zu denen du deine ganzen E-Mails versendest. Indem du Evernote mit Outlook verknüpfst, kannst du wichtige E-Mails einfach aufbewahren und deine Notizen mühelos für andere freigeben.
Speichere E-Mails und Anhänge aus Outlook in Evernote und organisiere sie dort im entsprechenden Notizbuch mit relevanten Schlagwörtern oder zusätzlichen Anmerkungen. Die E-Mails erscheinen dann als editierbare Notizen in deinem Evernote-Konto. Dies ist besonders praktisch für all die wöchentlich eintreffenden E-Mails mit Berichten oder Status-Updates. Erstelle im Arbeitsbereich deines Teams einfach ein Notizbuch namens „Updates“ und speichere darin alle Berichts-E-Mails.
Du kannst auch deine Notizen von Evernote aus an eine E-Mail anhängen. Dank des Outlook-Add-ins sind deine Notizen nur einen Klick entfernt und sie lassen sich auf einfache Weise mit anderen teilen, ohne dass du zwischen den Anwendungen hin- und herwechseln musst, um das Gesuchte wiederzufinden.
Evernote für Outlook ist für Nutzer von Outlook.com sowie Nutzer von Office 365 verfügbar, die Outlook 2013, Outlook 2016 oder die Web-Version von Outlook verwenden.
Weitere Informationen zur Verwendung von Evernote für Outlook »
5) Automatisierung ist dein Freund
Die oben aufgeführten Anwendungen sind nur der Anfang. Wenn du deine Arbeitsabläufe mithilfe von Integrationen auf das nächsthöhere Niveau hieven willst, solltest du den Einsatz von IFTTT oder Zapier in Erwägung ziehen, um Evernote mit noch mehr Anwendungen zu verknüpfen.
