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Produktivität

5 Tipps für eine bessere Organisation und strukturierte Gedanken

Der Preis der Unorganisiertheit

Unorganisiert zu sein hat gravierendere Folgen als eine verlegte Fernbedienung oder zu vergessen, eine E‑Mail zu beantworten. Zunächst einmal ist es teuer. Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2017 (Englisch) verbringen US‑Amerikaner insgesamt 2,5 Tage pro Jahr damit, nach verlegten Gegenständen wie Telefonen, Schlüsseln und den eingangs erwähnten Fernbedienungen zu suchen. Das Ersetzen verlorener Gegenstände kostet die Amerikaner jedes Jahr 2,7 Milliarden US‑Dollar, und mehr als die Hälfte von ihnen kommt wegen frustrierender Suchaktionen regelmäßig zu spät zur Arbeit oder zur Schule.

Zudem kann Unorganisiertheit einen erheblichen Einfluss auf dein emotionales Wohlbefinden haben. Die Datenlage weist darauf hin (PDF, Englisch), dass Menschen, die ihr Zuhause als „überladen“, „voller Unordnung“ oder angefüllt mit „unvollendeten Projekten“ bezeichnen, häufiger depressiv und müde sind sowie höhere Werte des Stresshormons Cortisol aufweisen als solche, die ihr Zuhause als „ruhig“, „entspannend“ und „erholsam“ wahrnehmen. Und wenn du von zu Hause aus arbeitest oder arbeitslos bist, geht von dieser Unordnung eine noch stärkere Auswirkung auf dich aus, weil du ständig von ihr umgeben bist.

Die möglichen Fallstricke mögen zwar klar sein, aber längst nicht immer gibt es einen direkten Ansatz für eine bessere Organisation. Du könntest versuchen, dich von Dingen zu lösen, die dir keine Freude (mehr) bereiten. Aber dabei besteht durchaus die Gefahr, versehentlich zu viel Aufmerksamkeit auf die Anzahl der Dinge in deinem Besitz zu legen, statt diese Dinge auf eine Weise zu organisieren und zu nutzen, die deine Produktivität steigert. Zudem geht es nicht nur um physische Dinge – auch dein digitales Leben, beispielsweise in Form der von dir genutzten Anwendungen und der von dir erstellten Dateien, kann zu einem Durcheinander führen.

Fünf Möglichkeiten zur Organisation deines beruflichen und privaten Lebens

Das letztendliche Ziel ist es, dein Leben so zu organisieren, dass du zu Ruhe und Gelassenheit findest und klarere Gedanken fassen kannst. Die genauen Umstände werden für jeden Menschen anders aussehen. Einige blühen durch Einfachheit und Minimalismus auf, während andere Ordnung in farbkodierten Etiketten und Konsistenz finden. Experimentiere mit verschiedenen Ansätzen, um herauszufinden, womit du dich am besten anfreunden kannst.

Hier sind fünf Methoden, die du ausprobieren kannst:

1. Erstelle standardmäßige Namenskonventionen für Etiketten und Dateien

Wir alle haben Notizen und Dateien schon bedeutungslose Namen wie „Entwurf_6“ oder „Ideen“ gegeben. Für sich genommen richten diese vagen Dateinamen keinen großen Schaden an. Aber wenn man diese Angewohnheit hundertfach oder tausendfach wiederholt, wird man schnell feststellen, dass ein bestimmtes Dokument nur schwer wiederzufinden ist, dass man mühsam versucht, Suchergebnisse zu entschlüsseln, die alle gleich aussehen, oder dass man eine Menge Zeit darauf verschwendet, Dutzende von Notizen zu öffnen, um die richtige zu finden.

Durch die Einführung von Namenskonventionen bleiben du und dein digitaler Arbeitsbereich immer gut organisiert. Diese Namenskonventionen brauchen nicht schikanös oder lästig zu sein; konzentriere dich einfach darauf, dem Titel oder Dateinamen möglichst viele Detailangaben hinzuzufügen. Du könntest deine Dateien beispielsweise nach Projekttiteln, Typen, Namen bzw. Initialen der Teammitglieder oder Datum organisieren. Anstelle von „Entwurf_6“ könntest du beispielsweise das Datum, den Arbeitstitel und den Autorennamen verwenden: „2020-01-04 – Wie man organisiert bleibt – Emily Esposito“.

Finde ein Format, das für dich funktioniert, und halte es ein. Wenn du mit einem Team zusammenarbeitest, hole dir deren Unterstützung ein und wende die Namenskonventionen auch auf Notizbücher oder Verzeichnishierarchien an, um sicherzustellen, dass alles gut organisiert wird. Ihr könntet beispielsweise gemeinsam genutzte Google Drive-Verzeichnisse wie „Kunde > Jahr > Projekt“ anlegen oder eine Kombination aus Notizbüchern und Schlagwörtern in Evernote verwenden, damit jedes Teammitglied problemlos ein Schreibprojekt aus dem Jahr 2018 für den Kunden XYZ finden kann.

Expertentipps:

  • Sonderzeichen (z. B. @, #, !) werden vor Ziffern (0–9) einsortiert, die wiederum vor Buchstaben einsortiert werden. Indem du deinen wichtigsten Notizen ein Sonderzeichen voranstellst, kannst du dafür sorgen, dass sie in deiner Notizliste immer ganz oben angezeigt werden.
  • Wenn für dich eine Sortierung nach Datum von Nutzen ist, verwende das Datumsformat „JJJJ-MM-TT“, damit die alphabetische Sortierung der Datumsreihenfolge entspricht.

2. Mache von Automatisierungen Gebrauch, um Inhalte App-übergreifend zu verknüpfen

Im Laufe des Tages springt man ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her, die jeweils ihre eigenen Inhalte bereithalten. Tatsächlich wechselten die Mitarbeiter im Rahmen einer Untersuchung täglich über 1.100 Mal zwischen bis zu 35 arbeitsbezogenen Anwendungen (Englisch) hin und her. Dieses Muster hat nicht nur Auswirkungen auf die Produktivität, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen verloren gehen oder zu viele Daten in bestimmten Anwendungen landen. Die Folge? Den Überblick darüber zu behalten, welche Aufgaben in welcher Anwendung zu erledigen sind, sorgt nicht nur in deinen digitalen Arbeitsabläufen für Verwirrung, sondern auch in deinem Kopf.

Mithilfe von Tools wie Zapier und IFTTT kannst du deine bevorzugten Anwendungen miteinander verknüpfen, damit deine Daten ganz nach Bedarf automatisch zwischen ihnen hin- und herfließen. Zapier ermöglicht es dir, nach Anwendungen wie Evernote zu suchen und entsprechende „Zaps“ (vorgefertigte Aktionen zur Integration) auszuwählen oder eigene Arbeitsabläufe zu erstellen. Auf diese Weise könntest du beispielsweise automatisch Dropbox-Dateien an Evernote senden oder Trello-Karten aus neuen Evernote-Notizen erstellen lassen.

Auch IFTTT ermöglicht es dir, nach vorgefertigten Aktionen zur Integration, sogenannten Applets, zu suchen oder eigene zu erstellen. Um Evernote zu erweitern, könntest du beispielsweise Google Kalender-Einträge auf Basis von neuen Evernote-Erinnerungen einrichten oder neue WordPress-Beiträge automatisch zu Evernote hinzufügen lassen, damit du alle wichtigen Informationen an einem gemeinsamen Ort aufbewahren kannst.

3. Optimiere den Platz auf deinem Schreibtisch

Schreibtische können sich schnell zu einem Magneten für Unordnung entwickeln, an dem sich Zettel, Haftnotizen, Stifte und Snacks ansammeln. All diese Dinge erfüllen zwar einen Zweck, aber die Art und Weise, in der du sie organisierst und platzierst, hat erhebliche Auswirkungen auf deine Arbeitsweise. Je unordentlicher dein Schreibtisch ist, desto gestresster und unwohler wirst du dich fühlen (Englisch).

Aber gehe jetzt bitte nicht einfach davon aus, dass ein völlig leerer Schreibtisch am besten wäre. Die optimale Einrichtung des Schreibtischs hängt ganz von dir ab.

Beispielsweise würde sich „jemand, der stark visuell orientiert ist, nicht gut schlagen, wenn alles aus dem Blickfeld verschwinden würde“, meint Jennifer Truesdale, Eigentümerin der STR8N Up Professional Organizing Services, in einem Artikel auf Money.com (Englisch). Wenn du visuelle Hinweise brauchst, bewahre deine Unterlagen und Materialien ruhig auf dem Schreibtisch auf, aber verwende ein Farbkodierungssystem, damit du deine Arbeit mit einem Blick überschauen kannst.

Eine weitere Möglichkeit, deinen Schreibtisch zu organisieren, besteht darin, deine täglichen Arbeitsabläufe zu durchdenken. Bestimme die drei bis fünf Gegenstände, die du am häufigsten verwendest, und platziere sie in unmittelbarer Reichweite. Alles andere kann ordentlich verstaut oder beiseitegelegt werden. Oder sorge dafür, dass dein Schreibtisch unseren natürlichen Hang zur linearen Verarbeitung widerspiegelt. Platziere „eingehende Elemente“, wie deinen Computer oder dein Telefon, auf der linken Seite, lasse in der Mitte einen leeren Arbeitsbereich frei, und platziere ausgehende Elemente wie abgefertigte Hefter und ausgefüllte Unterlagen schließlich auf der rechten Seite.

Probiere verschiedene Anordnungen aus, bis du eine gefunden hast, die sich für deine Arbeitsweise und deine Art der Informationsverarbeitung natürlich und effektiv anfühlt.

4. Verringere Abfälle und Unordnung durch eine papierlose Arbeitsweise

Wenngleich die Welt erst kürzlich zum fünfzigsten Mal den „Tag der Erde“ bzw. Earth Day (Englisch) feierte, können wir noch mehr tun (Englisch), um den Papiermüll zu reduzieren. Unser Leben findet zunehmend digital statt, doch Papier bleibt auch in der modernen Welt allgegenwärtige Realität. Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht jedes Jahr 10.000 Blatt Papier (Englisch). Auch wenn ein Teil davon recycelt wird, landet der Großteil davon in einem Aktenschrank oder auf einem Schreibtisch.

Wenn ein Mitarbeiter dich um ein gedrucktes Dokument bittet, steht dir nicht der Luxus zur Verfügung, das gesuchte Dokument einfach mit der Tastenkombination „Strg+F“ zu finden. Werde papierlos (Englisch), um Zeit bei der Suche nach Inhalten zu sparen und deinen physischen Arbeitsbereich von Unordnung zu befreien.

Bevor du beginnst, überprüfe deinen aktuellen Bestand. Bewerte kritisch, welche Dinge du behalten musst und welche du wiederverwerten kannst. Dieses Diagramm ist ein guter Ausgangspunkt:

Das Ziel besteht darin, möglichst viele papierne Unterlagen in digitale Dateien umzuwandeln. Möglicherweise musst du wichtige Papierdokumente (wie z. B. Rechtsdokumente) weiterhin aufbewahren, aber du kannst sie dennoch digitalisieren, sodass du über eine geschützte Sicherungskopie verfügst.

Sobald du deinen vorhandenen Papierstapel abgearbeitet hast, arbeitest du einen Plan aus, um in Zukunft papierlos zu arbeiten. Es wird einige Zeit dauern, bis es dir zu einer neuen Gewohnheit geworden ist, aber zum Einüben kannst du für den Anfang einfach mit deinen Besprechungen beginnen. Anstatt Präsentationen, Dokumente und Tagesordnungen von Meetings auszudrucken, verschiebe sie alle in eine Notiz in Evernote. Hänge Präsentationsdateien und begleitende Materialien direkt an die Notiz an und gib sie für dein Team frei.

Expertentipp:

5. Mache dir das Organisieren zur Gewohnheit

Denke einmal daran, wie gut du organisiert bist, nachdem du eine neue Wohnung oder ein neues Büro bezogen hast oder nachdem du einen Nachmittag in das Sortieren und Optimieren deines digitalen Lebens gesteckt hast. Einige Monate später wirst du vermutlich wieder dieselben Fallstricke bemerken: ein überfüllter Schreibtisch, Organisationssysteme, die du nicht mehr befolgst, oder Dateinamen, die ziemlich durcheinander geraten sind. Das ist völlig normal, du brauchst lediglich einen Plan, um organisiert zu bleiben.

Bei all diesen Tipps handelt es sich nicht um Strategien für die einmalige Anwendung; du solltest sie in deine regelmäßige Routine integrieren. Nimm dir im gleichen Maße Zeit für die Organisation, wie du es für ein Meeting oder eine größere Veranstaltung tun würdest. Halte dir am Tagesende zehn Minuten frei und richte eine Erinnerung ein, um deine digitalen und physischen Arbeitsbereiche aufzuräumen; oder plane jeden Freitag zum Wochenabschluss eine Stunde Zeit ein, um dich voll und ganz auf das Organisieren zu konzentrieren.

Du könntest beispielsweise Folgendes tun:

  • Gehe an deinem Arbeitsplatz bzw. zu Hause herum, um lose herumliegende Papiere und Gegenstände einzusammeln. Lege sie dann in deinen physischen Posteingang oder scanne sie in Evernote ein.
  • Räume den Desktop deines Computers auf, bereinige den Download-Ordner und leere den Papierkorb.
  • Gehe alle deine digitalen Posteingänge durch (Orte, an die dir neue Inhalte zugesandt werden, wie dein E‑Mail-Programm oder Evernote) und archiviere, lösche oder verschiebe die Inhalte gezielt in bestimmte Ordner.

Expertentipp:

Einfachheit führt zu mehr Klarheit im Denken

Dein Leben zu organisieren, bedeutet nicht einfach nur Entrümpeln. Dies ist zwar ein Aspekt, aber du solltest einen umfassenderen Ansatz wählen. Mache dir Gedanken darüber, was du benötigst, um mehr Gelassenheit zu entwickeln und deinen Kopf klarer zu bekommen, und übertrage diese Erkenntnisse auf deine physische Umgebung, deine Arbeitsabläufe, Anwendungen und digitalen Dateien.

Und denke daran, dass du nun nicht gezwungen bist, alles wegzuwerfen. Wenn du etwas behalten möchtest, achte einfach nur darauf, dass es auf eine Art bereitgehalten wird, die für dich Sinn ergibt, damit du deine Arbeit auf bestmögliche Weise erledigen kannst.

Mit Evernote lassen sich Aufgaben effektiv und mühelos organisieren.

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