Meetings können eine echte Herausforderung für unsere Konzentration darstellen – um es einmal vorsichtig auszudrücken. Aus diesem Grund ist das Meeting-Protokoll so wichtig. Ein gutes Protokoll hilft allen Beteiligten, sich zu merken, was gesagt wurde, Entscheidungen nachzuvollziehen und Aktionspunkte zu klären. Ohne Protokoll kommt es leicht zu Verwirrung, wenn die Aufmerksamkeit aller nachlässt.
Wenn du für das Protokollieren von Meetings zuständig bist, kennst du sicherlich das ewige Dilemma: Notiert man sich zu wenig, riskiert man, ein wichtiges Detail zu übersehen. Notiert man sich zu viel, hat man die unerfreuliche Aufgabe, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Wenn du deine Kollegen und Kolleginnen nicht mutwillig quälen willst, findest du in diesem Artikel fünf Strategien, die dir dabei helfen, das Wesentliche festzuhalten und deine Meeting-Protokolle effektiver zu gestalten.
1. Lege eine Tagesordnung fest
Hast du jemals an einem Meeting teilgenommen, das so weit vom Thema abschweifte, dass du dich im Stillen gefragt hast: Wann hört es endlich auf? Wir auch. Da kommt eine gute Tagesordnung gerade recht. Laut Dr. Tabitha Hart von der San Jose State University gibt eine Tagesordnung einem Meeting die nötige Struktur. Sie hilft allen Beteiligten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, damit du dich beim Protokollieren nicht durch ganz so viele irrelevante Beiträge wühlen musst.
Um deine Tagesordnung aufzustellen, notiere jeden Programmpunkt des Meetings und achte darauf, dass jeder Punkt folgende Bedingungen erfüllt:
Er ist konkret und realistisch im Rahmen des Meetings
Er ist ergebnisorientiert und hilft, die Diskussion zu lenken
Er erhält einen angemessenen Anteil an Diskussionszeit
2. Verwende eine zuverlässige Notiz-App
Mitten in einem Meeting ist nicht immer klar, wie die Ideen aller Beteiligten beim Niederschreiben strukturiert werden sollen. Wenn du das Meeting-Protokoll von Hand schreibst, wird es unnötig erschwert, nachträglich für Ordnung zu sorgen. Wenn du eine zuverlässige Notiz-App wie Evernote verwendest, wird das Protokollieren viel effizienter und du kannst sicherstellen, dass die ganzen Details des Meetings gut lesbar und leicht zu überarbeiten sind. Du kannst das Protokoll nicht nur schnell aufzeichnen und die Inhalte für deine Kolleginnen und Kollegen freigeben, sondern bei Bedarf auch ältere Notizen durchsuchen.
3. Erwähne in allen Meeting-Protokollen ein paar wichtige Elemente
Protokolle sollten auf den ersten Blick verständlich sein, damit jeder, der sie Tage oder Wochen später liest, die gesuchten Inhalte schnell finden kann. Um dies zu erreichen, sollten folgende Angaben enthalten sein:
Die Namen aller Teilnehmer und Teilnehmerinnen des Meetings
Die Tagesordnungspunkte
Ein Kalender mit Fälligkeitsterminen und Aktionspunkten
Die wichtigsten Punkte der Diskussion
Alle im Laufe des Meetings getroffenen Entscheidungen
4. Denke an die Zukunft
Dies ist eine simple, aber wirkungsvolle Strategie, die dich davon abhält, in die Falle zu tappen, jedes kleine Detail zu notieren. Frag dich beim Protokollieren regelmäßig, ob das, was du gerade aufschreibst, in Zukunft von Belang sein wird – wenn nicht, lass es weg! Fasse Gespräche zusammen, wenn sie wirklich wichtig sind, und halte Emotionen aus deinen Notizen heraus.
5. Scheue dich nicht vor Nachfragen
Angenommen, du bist in einem Meeting für das Protokoll zuständig und jemand benutzt einen Schlüsselbegriff oder eine Abkürzung, den bzw. die du noch nie gehört hast, oder die Person drückt sich nicht gerade besonders gut aus. Solltest du dich dann zu Wort melden und um eine Erklärung bitten? Ja, unbedingt! Als Protokollant/in kann es zwar unangenehm sein, das Gespräch zu unterbrechen. Du solltest dich aber zu Wort melden, wenn du dir nicht sicher bist, was genau jemand gesagt hat oder was die Gruppe gerade besprochen hat. Wenn du nicht ganz folgen kannst, bist du wahrscheinlich nicht der/die Einzige.
Hier sind einige Beispielsätze, die dazu beitragen können, alle auf denselben Kenntnisstand zu bringen:
„Wenn ich es richtig mitbekommen habe, hast du gerade [Aussage] gesagt. Ist das richtig?“
„Entschuldige, wenn ich nicht ganz auf dem Laufenden bin, aber könntest du kurz klarstellen, was du mit [Konzept] meinst?“
„Ich bin mir nicht sicher, ob ich diesen Teil des Gesprächs richtig verstanden habe. Könntest du noch einmal wiederholen, was du über [Konzept] gesagt hast?“
„Bitte entschuldigt mich, wenn das für alle anderen klar sein sollte, aber was bedeutet [Begriff/Wort]?“
Diese Tipps helfen dir dabei, nicht das Gefühl zu haben, dass du krampfhaft auf deiner Tastatur tippen musst, um alles mitzuschreiben, was gesagt wird. Wende diese Strategien auf deine Protokolle an, um mehr der wichtigen Ideen mit weniger Worten zu vermitteln, und deine Teamkollegen werden es dir danken.
