Werde dank deiner hybriden Arbeitsumgebung zum Vorzeigemodell des Büros

Die Arbeit von zu Hause aus bietet Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen eine Flexibilität und Bequemlichkeit, die herkömmliche Büroumfelder einfach nicht leisten können. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich laut einer Umfrage von FlexJobs aus dem Jahr 2021 97 % der Arbeitnehmer/-innen nach der Pandemie eine vollständig dezentrale oder hybride Arbeitsumgebung wünschen (Englisch).

Es bedarf jedoch einer sorgfältigen Planung, Koordination und einiger Experimente, um ein Umfeld für die Telearbeit zu schaffen, das dir hilft, deine Zeiten bestmöglich zu nutzen. Noch wichtiger ist, dass du dein Heimbüro mit den richtigen Mitteln ausstattest, damit der Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell möglichst reibungslos verläuft. Die nachfolgenden Tipps und Tricks sollen dir dabei helfen, deine neue Arbeitsumgebung erfolgreich zu gestalten. Auf diese Weise kannst du die Belastung verringern, besser arbeiten und dich darauf konzentrieren, in beruflicher Hinsicht dein Bestes zu geben.

Expertentipp: Die Evernote-Expertin Sara B. Genrich meint: „Digitale und cloudbasierte Datenspeicherung ist ein Muss, wenn man zwei verschiedene Umgebungen für die Arbeit nutzt.“

Erwecke deinen Sinn für Ziele neu

Die COVID-19-Pandemie hat weltweit einen Perspektivwechsel unter Berufstätigen (Englisch) ausgelöst. Für viele Angestellte genießt ein Job, der ihnen Spaß macht und in Einklang mit ihren Werten steht, nun Vorrang vor dem Betrag auf dem Gehaltsscheck am Ende des Monats. Wenn man bedenkt, dass ein Mensch durchschnittlich über 90.000 Stunden seines Lebens mit Arbeit verbringt, ist es kein Wunder, dass viele Berufstätige ihren Sinn und ihre Ziele größtenteils über ihre Arbeit (Englisch) definieren.

Die gute Nachricht lautet, dass es sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Möglichkeiten gibt, diesen sinnorientierten Ansatz in einer hybriden Arbeitsumgebung eine höhere Priorität einzuräumen.

Für Angestellte

• Finde Gemeinsamkeiten zwischen den Unternehmenswerten und deinen persönlichen Prinzipien. Wenn du siehst, wie deine persönlichen Ziele mit dem übereinstimmen, was du für dein Unternehmen tust, kann das einem Gefühl der Verbundenheit förderlich sein. Es kann dir helfen, die anstehenden Aufgaben als Sprungbrett zu betrachten, um deine eigenen beruflichen und persönlichen Ziele zu verwirklichen.
• Mach dir Gedanken darüber, wie sich deine Arbeit auf ein größeres Ganzes auswirkt. Versuch dir vorzustellen, dass du ein Baustein deines Unternehmens bist. Darüber nachzudenken, wie sich deine Arbeit auf deine Kolleginnen und Kollegen, das Unternehmen als Ganzes und die Kunden des Unternehmens auswirkt, ermöglicht es dir, deine Leidenschaft für deine Arbeit zu entdecken oder neu zu entfachen.

Für Arbeitgeber

• Definiere den Zweck deines Unternehmens klar. Es ist für Angestellte schwierig, sich für etwas zu begeistern, das unklar ist. Stelle sicher, dass du den Zweck deines Unternehmens definierst und die Werte festlegst, die als Orientierung dienen. So können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachvollziehen, auf welches Ziel sie hinarbeiten.
• Fördere die regelmäßige Mitarbeiterbeteiligung. Halte die Angestellten bei der Stange, indem du sie aktiv in unternehmensweite Initiativen einbindest. Das erleichtert es ihnen, ihren Einfluss als Einzelperson sowie die Rolle, die sie im Unternehmen spielen, zu erkennen.

Mache von Produktivitätswerkzeugen Gebrauch

Genauso wie herkömmliche Büroarbeitsplätze mit den entsprechenden Arbeitsmitteln ausgestattet werden müssen, gilt dies auch für eine hybride Arbeitsumgebung. Da die Angestellten bei dieser Arbeitsweise an verschiedenen Orten tätig sind, benötigt man digitale Lösungen, die eine enge Zusammenarbeit zwischen den Beschäftigten an verschiedenen Orten aus unterschiedlichen Zeitzonen ermöglichen.

Dies sind einige der Produktivitätswerkzeuge, die du beim Aufbau deines hybriden Arbeitsplatzes in Betracht ziehen solltest:

• Lösungen für das Dokumentenmanagement: Digitale Datenbanken wie Google Drive und Dropbox bieten Teams einen sicheren Ort, um wichtige Unternehmensdateien zu speichern und füreinander freizugeben. Auf diese Weise können im Büro arbeitende Angestellte und Außendienstmitarbeiter mit geringstmöglichem Aufwand auf alle benötigten Informationen zugreifen.
• Konferenzplattformen: Mithilfe von Software wie Zoom, Slack und Microsoft Teams können alle Beteiligten stets auf dem Laufenden gehalten werden. In der Regel unterstützen diese Lösungen Kanäle für private Nachrichten, Gruppennachrichten und Videokonferenzen, um die virtuelle Kommunikation zu erleichtern.
• Notiz-Apps: Tools wie Evernote helfen Teammitgliedern, ausführliche Notizen während eines Meetings und der Erledigung ihrer Aufgaben zu erfassen. Auf diese Weise kannst du wichtige Inhalte an einer zentralen Anlaufstelle aufbewahren und die Notizen bei Bedarf jederzeit leicht wiederfinden.

Power-Tipp: Evernote kann Google Drive, Microsoft Teams, Slack und weitere beliebte Softwarelösungen einbinden, sodass du auf entsprechende Inhalte zugreifen kannst, ohne ständig zwischen den Apps hin- und herwechseln zu müssen. Das macht es einfacher denn je, Notizen zu machen und sie für dein Team freizugeben. Evernote kann auch Google Kalender einbinden, damit die Verwaltung deiner privaten und beruflichen Zeitplanung ohne unnötige Reibungsverluste vonstattengeht.

Konzentriere dich auf Ergebnisse, statt auf die Arbeitszeit

Ein wesentlicher Vorteil der Telearbeit besteht in der Flexibilität, die die Beschäftigten bei der Gestaltung ihrer individuellen Zeiteinteilung für die Arbeit haben. Allerdings ergibt sich daraus auch eine unvermeidliche Herausforderung: Wie kann ein Unternehmen die Produktivität messen? Die Antwort liegt darin, sich an den Ergebnissen zu orientieren.

Um eine hybride Arbeitsumgebung zu schaffen, die sich auf Ergebnisse statt auf die protokollierte Arbeitszeit konzentriert, solltest du die folgenden Strategien in Betracht ziehen:

• Setze dir tägliche Arbeitsziele. Erstelle eine Liste mit den Aufgaben, die du am jeweiligen Tag erledigen willst, bevor du mit der Arbeit beginnst. auf diese Weise kannst du deinen Tag strukturieren und gleichzeitig die Flexibilität der Arbeit im Homeoffice aufrechterhalten.
• Behalte bestimmte Kennzahlen im Hinterkopf. Für Teamleiter und Führungskräfte ist es außerdem wichtig, die Kennzahlen festzulegen, mit denen ihr die Produktivität messen wollt. Dadurch wissen alle Beschäftigten, was von ihnen erwartet wird, anstatt blind Tag für Tag online vor sich hinzuarbeiten.
• Planen Sie regelmäßige Besprechungen ein. Durch regelmäßige Kontrollgespräche können Führungskräfte die Transparenz und das Verantwortungsbewusstsein unter den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen fördern. Auf diese Weise bleiben Teams auf dem gleichen Wissensstand und die Führungskräfte können sich über die Fortschritte informieren, ohne die Beschäftigten ständig mit Nachrichten zu bombardieren.

Power-Tipp: Verwende die Aufgabenfunktionen in Evernote, um mithilfe von Aufgabenlisten, die du parallel zu deinen Notizen anzeigen kannst, für Ordnung bei der Arbeit zu sorgen. Du kannst sogar wiederkehrende Fälligkeitstermine und Erinnerungen für jede Aufgabe einrichten, damit du jederzeit den Überblick über deine Prioritäten behältst.

Flexibilität ist das neue Zen

Von hybriden Arbeitsformen profitieren sowohl die Beschäftigten als auch die Arbeitgeber. Die Beschäftigten können sich lange Pendelwege sparen und ihre Aufgaben bequem von zu Hause aus erledigen. Die Arbeitgeber wiederum können sich über die Vorteile einer höheren Produktivität und Arbeitsmoral (Englisch) freuen. So toll ein hybrides Arbeitsumfeld auch sein mag, zu viel Flexibilität kann zu Prokrastination, unnötigen Überstunden oder Kommunikationsproblemen führen. Vor diesem Hintergrund ergibt es durchaus Sinn, dass sich in hybriden Arbeitsumfeldern 6 von 10 Beschäftigten mehr Struktur wünschen (Englisch). Dabei kann es sich um die Festlegung von Regeln für die Teamkoordination, klare Richtlinien für die Arbeit aus dem Homeoffice oder die Einführung standardisierter Arbeitsabläufe und Befehlsketten handeln. Wie auch immer diese Maßnahmen aussehen mögen, sie können den Beschäftigten helfen, autonom zu arbeiten, ohne die Kreativität und Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.

Power-Tipp: Die Freiheit durch die Telearbeit kann gelegentlich überfordernd wirken. Verwende die Start-Ansicht in Evernote, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren und relevante Inhalte im Blick zu behalten. Passe deine Start-Ansicht mithilfe von Widgets für Notizen, Aufgaben und zahlreiche weitere Schnellzugriffsoptionen ganz nach Bedarf an deine beruflichen und privaten Prioritäten an.

Die richtigen Werkzeuge verhelfen dir zu den gewünschten Ergebnissen

Die explosionsartige Zunahme der Telearbeit auf der ganzen Welt mag als Notlösung für die gesundheitlichen Bedenken in Bezug auf COVID‑19 begonnen haben. Da sich jedoch sowohl die Beschäftigten als auch die Arbeitgeber an dieses Modell gewöhnt und seine Vorteile erkannt haben, ist es offensichtlich, dass hybride Arbeitsformen auf Dauer Bestand haben werden. Um mit der „neuen Normalität“ Schritt zu halten, musst du Werkzeuge finden, mit denen du deine hybriden Arbeitsabläufe optimieren kannst. Neben einem zuverlässigen Computer, einer stabilen Internetverbindung und einem angemessenen Arbeitsplatz musst du auch digitale Lösungen nutzen, die dich dabei unterstützen, deinen Alltag zu organisieren. Auf diese Weise kannst du neben deinen privaten Aufgaben auch deine beruflichen Ziele im Auge behalten und das Beste aus deiner Arbeitsumgebung machen.