Unabhängig davon, ob ihr Evernote erst seit Kurzem oder seit vielen Jahren verwendet, habt ihr bestimmt schon erkannt, wie das Tool euch und eurem ganzen Team dabei hilft, noch produktiver zu arbeiten.
Aber es ist natürlich nicht so einfach, produktiv im Team zusammenzuarbeiten. Seltsamerweise hindern uns aber oft genau die Apps, die Abhilfe versprechen, daran, da wir zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen müssen, um unsere gespeicherten Ideen wiederzufinden.
Wir glauben daher, dass die Lösung nicht darin liegt, mehr Apps zu haben, sondern darin, die bereits im Team eingesetzten Apps zu verknüpfen. Oft wollen wir Gedanken oder neue Ideen, die für das ganze Team hilfreich sind, genau dann festhalten, wenn wir gerade mit einem Kollegen chatten. Daher freuen wir uns, eine neue Integration mit der beliebten Messaging-App Slack vorstellen zu dürfen. So könnt ihr alle eure Ideen in Evernote festhalten und mithilfe von Slack mit anderen Kollegen teilen. Dank der Symbiose der beiden Tools geht nun weniger Zeit beim Suchen verloren und ihr könnt euch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.
Um euch den Einstieg zu erleichtern, haben wir drei der hilfreichsten Funktionen zusammengestellt, mit denen ihr eure Ideen in Evernote für Slack organisieren könnt.
Notiz an sich selbst erstellen
Evernote soll euch dazu dienen, eure Gedanken jederzeit festhalten zu können. Wie oft hattet ihr eine brillante Idee und dann genau keinen Stift und kein Papier (oder die digitalen Pendants) zur Hand? Mitten in einer Unterhaltung will man auf keinen Fall den Gedankenfluss unterbrechen und nach dem perfekten Ort suchen, wo man alles festhalten könnte, und dann vielleicht auch noch vergessen, wo man das Ganze notiert hat.
Das gilt auch für auf Produktivität ausgelegte Umgebungen wie Unterhaltungen mit Kollegen in Slack. Dabei können eure Gedanken mit dem gerade besprochenen Thema zusammenhängen („Ich muss mir die Vertriebszahlen vom letzten Monat ansehen.“) oder auch mit ganz anderen Dingen („Ich muss am Heimweg noch Brot kaufen.“). Wenn man dies dann nicht sofort festhält und sich selbst mit einem „Ich schreibe es später auf“ vertröstet, weiß man später wahrscheinlich nicht mehr, woran man sich eigentlich erinnern wollte.
Wenn ihr eine Notiz erstellen wollt, aber dabei die Unterhaltung nicht unterbrechen und den Gesprächsfaden nicht verlieren wollt, verwendet den Befehl „/note“. Ihr könnt euch das Ganze als ein digitales Notizheft vorstellen. Dort könnt ihr eure Ideen und Gedanken festhalten oder eine To-do-Liste oder Erinnerung erstellen, ohne Slack zu verlassen. Ihr habt eine oder vielleicht sogar mehrere neue Ideen im Laufe eines Tages? Dann fügt sie einfach gemeinsam oder nacheinander zu eurer Notiz hinzu und seht sie euch in Evernote durch, sobald ihr Zeit habt. Und keine Sorge, die Notiz könnt nur ihr sehen. Eure Gesprächspartner in Slack haben keinen Zugriff. Eure Ideen sind also geschützt und warten in Evernote auf euch.
Anhänge oder ganze Unterhaltungen clippen (und später durchsuchen)
In Evernote könnt ihr das kollektive Wissen eures ganzen Teams nutzen, Ideen jederzeit und überall festhalten sowie Informationen an einem zentralen Ort aufbewahren. Wenn euer Team besonders nützliche Ideen in einer Unterhaltung hervorbringt, könnt ihr diese Nachrichten dank dieser neuen Integration mithilfe des Befehls „/clip“ als Notiz in Evernote speichern. Dabei lassen sich Nachrichten nach Datum, Relevanz und URL auswählen. Wenn ihr euch später auf diese super Idee eines Kollegen beziehen möchtet (man muss ja schließlich nicht die ganze Arbeit alleine machen, oder?), könnt ihr die Notizen nach den entsprechenden Informationen durchsuchen.
Auch Bilder, PDF-Dateien und Dokumente können aus Slack-Unterhaltungen in Evernote gespeichert werden, um sie so jederzeit schnell wiederzufinden. Wenn ihr ein Bild oder Dokument, das in einem Slack-Channel gepostet wurde, als neue Notiz in Evernote speichern möchtet, verwendet den Befehl „/clip“. Auch Text auf Whiteboards aus Meetings oder freigegebene Dateien können so gespeichert und dann mithilfe der Funktion zur Texterkennung in Evernote durchsucht werden.
Wissen mit dem Team teilen
TEAM: „Kannst du uns die Umsatzzahlen vom letzten Jahr zeigen?“
DU: „Einen Moment. Ich habe sie hier irgendwo.“
Und dann beginnt die große Suche. Kommt euch bekannt vor?
Ihr habt bestimmt Besseres zu tun, als zwischen Apps hin- und herzuwechseln und in zig Ordnern nach den gewünschten Informationen zu suchen. Überlasst die digitale Suche lieber den Experten. In Evernote lassen sich Daten an einem zentralen Ort organisieren und jederzeit ganz einfach wiederfinden. Mit dem Befehl „/find“ könnt ihr jetzt nach der gewünschten Notiz suchen und eine Vorschau mit dem Team teilen, ohne dabei Slack zu verlassen. Dazu müsst ihr lediglich einen Suchbegriff eingeben und es werden euch die drei passendsten Ergebnisse angezeigt. Aber keine Sorge. Die Informationen werden den anderen Nutzern im Slack-Channel nicht automatisch gezeigt und auch nicht mit ihnen geteilt. Die Entscheidung, was ihr weitergeben möchtet, liegt bei euch. Wenn ihr auf „Hier posten“ klickt, wird die Notiz im Slack-Channel für alle sichtbar. Ganz einfach! Kein Archäologiestudium notwendig!
Bonustipp: Noch eine Option zum Freigeben von Notizen für das Team
Wir haben euch drei Tipps versprochen, aber da wir uns so über diese Integration freuen, legen wir noch einen weiteren drauf: Wenn ihr eine bestimmte Notiz mit dem Team teilen möchtet, kopiert einfach die URL in Slack, um eine Vorschau anzuzeigen. Es wird dann die ganze Notiz (bis zu 4.000 Zeichen) sowie die größeren Bilder in der Notiz gezeigt.
Produktive Teams erreichen mehr
Steve Jobs, der das eine oder andere über Teampower wusste, sagte einmal: „Geschäftserfolge werden nie von einer Person alleine, sondern immer nur von Teams erzielt.“ Dank der Verknüpfung von Evernote und Slack können Teams nun einfacher zusammenarbeiten, Wissen austauschen und Erfolge feiern. Weitere Informationen oder Slack einfach ausprobieren
Hinweis: Diese Funktionen sind auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch verfügbar. Weitere Sprachen sind in der Vorbereitung.
