Produktivität • Evernote Nutzen

Wiederkehrende Aufgaben verbessern deine Arbeitsleistung

Wenn es um die Bewältigung unserer Aufgaben im Arbeitsalltag geht, sind es häufig die sich wiederholenden Dinge, die wir tendenziell vergessen. Beispielsweise kann eine Aufgabe, die du eigentlich jeden Donnerstag zu erledigen hast, angesichts dringenderer Angelegenheiten, die unerwartet auftauchen, in den Hintergrund treten.

Aber wenn du nicht möchtest, dich jedes Mal selbst daran erinnern zu müssen, dass eine Aufgabe fällig ist, ist es einfacher, wenn diese wiederkehrenden Aufgaben zu einem festen Bestandteil deiner Routine werden. Evernote versteht sich als eine Sammlung nützlicher Werkzeuge, um dir als „zweites Gehirn“ zu dienen, und dank der nun eingeführten wiederkehrenden Aufgaben können dir deine regelmäßigen Verpflichtungen zur zweiten Natur werden.

Entwickle Gewohnheiten und erledige die Dinge

Eine schier endlose To‑do-Liste kann entmutigend wirken. Was nimmst man zuerst in Angriff? Wo soll man anfangen? Wiederkehrende Aufgaben helfen dir, deine Tagesordnungspunkte schneller abzuarbeiten, denn sie ermöglichen es dir, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Dadurch kannst du präsenter sein und deine zu erledigenden Verpflichtungen methodisch und besonnen angehen. Was auch immer du regelmäßig zu erledigen hast, wiederkehrende Aufgaben helfen dir dabei, dafür zu planen, dich darauf vorzubereiten und dem Ganzen immer einen Schritt voraus zu sein.

Wenn dir beispielsweise bewusst ist, dass du dir bestimmte Gewohnheiten aneignen solltest, um beruflich voranzukommen – etwa Online-Kurse zu besuchen oder Bücher zu lesen, um deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln –, aber es sich als schwierig entpuppt, zwischen allen deinen dringenden Prioritäten Zeit dafür zu finden. Dann kannst du dir mithilfe wiederkehrender Aufgaben durch Evernote auf die Schulter tippen lassen, damit du dir ein paar Minuten Zeit für die kleineren Dinge nimmst, die sich langfristig auszahlen, sobald sie ein fester Bestandteil deiner Routine geworden sind.

Und da du in Evernote Aufgaben zu relevanten Notizen hinzufügen kannst, hast du jederzeit alles im Blick, was du brauchst, um die Sache in Schwung zu bringen (und zu halten). Angenommen, du willst dein berufliches Netzwerk ausbauen, indem du jeden Tag mindestens einen geschäftlichen Anruf tätigst. Greife auf die Vorlage für ein Gewohnheiten-Protokoll von Evernote zurück und wende sie auf eine neue Notiz an und richte „Anruf tätigen“ als wiederkehrende Aufgabe ein. Daraufhin erhältst du jeden Tag eine Erinnerung, damit du dieser Aufgabe nachgehst. Setze jeden Tag, an dem du deine Gewohnheit beibehältst, ein Häkchen in das Kästchen und im Handumdrehen wird dir die Gewohnheit in Fleisch und Blut übergegangen sein!

Oder womöglich wirst du regelmäßig von den monatlichen Meetings überrumpelt. Dank der Funktionalität von wiederkehrenden Aufgaben brauchst du dich nicht mehr unnötig zu stressen und dir keine Sorgen mehr machen, dass du vergessen könntest, dich vorzubereiten. Du kannst dein Leben in dem Wissen weiterführen, dass du einen freundlichen Hinweis erhältst, wenn die Zeit gekommen ist, deinen Bericht zu verfassen. Und du brauchst diese Erinnerung auch nicht jeden Monat von Hand zu erneuern. Wenn der Fälligkeitstermin als wiederkehrend eingerichtet ist, wird er jedes Mal automatisch neu eingerichtet, sobald du ihn als abgeschlossen markierst, sodass du dich entspannen und zur nächsten Sache übergehen kannst.

Je mehr Aufgaben du für dich selbst einrichten und anschließend auch erledigen kannst, desto besser wirst du dich fühlen desto mehr Schwung wird in dein Leben kommen. Auf diese Weise wirst du schnell vom „Zauderer“ zum „Macher“.

So wirst du eine bessere Führungskraft

Unabhängig davon, ob du dein eigener Chef bist oder ein größeres Team leitest, wiederkehrende Aufgaben nehmen den Druck von allen Beteiligten. Aufgaben können auch anderen Personen zugewiesen werden, was es dir leichter macht, dein Team dabei zu unterstützen, seine Produktivität beizubehalten.

Als Führungskraft könntest du beispielsweise wiederkehrende Aufgaben nutzen, um die Geburtstage, Arbeitsjubiläen und andere Etappenziele deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick zu behalten, damit du keine Gelegenheit verpasst, die Stimmung zu heben und Erreichtes zu würdigen. Du kannst sie auch nutzen, um Quartalsgespräche auf dem Radar zu behalten und sicherzustellen, dass du auf diese regelmäßig wiederkehrenden Gespräche vorbereitet bist. Als zusätzliches Extra kannst du für jedes Mitglied deines Teams ein eigenes Notizbuch anlegen und wiederkehrende Aufgaben in ihre jeweiligen Notizen eintragen.

Was auch immer dein beruflicher oder privater Alltag von dir verlangt, die Funktionalität für wiederkehrende Aufgaben steigert deine Produktivität und macht es dir leichter, deinen Kopf für das Wesentliche frei zu bekommen. Deine Aufgaben mögen zwar in deinen Notizen residieren, aber das bedeutet nicht, dass sie auch dauerhaft deinen Kopf bevölkern müssen.

Wie du präsenter und besser fokussiert sein kannst

Wenn du dich überfordert fühlst, kann es mitunter schwierig sein, produktiv zu bleiben. Das wirkt sich nicht nur negativ auf deine Effektivität bei der Arbeit aus, sondern auch auf deine Fähigkeit, dich außerhalb der Arbeit zu entspannen.

Ebenso wie das Einrichten wiederkehrender Aufgaben für den Job deine Produktivität und Effektivität steigern kann, gilt dies auch für deine privaten Angelegenheiten. Auf diese Weise kannst du dich voll auf deine beruflichen Aufgaben konzentrieren, während du bei der Arbeit bist, und alles Übrige erledigen, wenn du Feierabend hast. Dies verleiht dir die Freiheit, alle Dinge zu vergessen, die dich im Leben beschäftigen, wenn du andere Aufgaben zu erledigen hast.

Angenommen, du hast vierteljährliche Steuererklärungen abzugeben. Das macht den meisten von uns nicht besonders viel Spaß, aber es ist leichter zu bewältigen, wenn du für alle erforderlichen Schritte wiederkehrende Aufgaben einrichtest. Auf diese Weise bleibst du nicht nur in Bezug auf deine Steuern auf Kurs, sondern dein Wissen darum, dass dir diese Erinnerungen – und die mit ihnen verbundenen Informationen – präsentiert werden, sobald du sie brauchst, sorgt auch dafür, dass du dir darum keine Sorgen zu machen brauchst, während du eigentlich deine Brötchen verdienen solltest.

In einem zukünftigen Blogbeitrag werden wir ausführlicher darauf eingehen, inwieweit wiederkehrende Aufgaben die Vereinbarkeit deines Berufs- und Privatlebens verbessern kann. Aber lade dir fürs Erste am besten noch heute die neueste Version von Evernote herunter, um loszulegen.

Mit Evernote lassen sich Aufgaben effektiv und mühelos organisieren.

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