Seit wir die Aufgabenfunktionalität im letzten Jahr eingeführt haben, hat sie sich zu einer der beliebtesten Funktionen von Evernote entwickelt. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter Nutzern von Evernote Professional gaben ganze 88 % der Nutzer an, dass die Aufgabenfunktionalität sie produktiver macht. Und das ist kein Wunder: Durch die Integration von Aufgaben in deine Arbeitsabläufe ist es einfacher denn je, Dinge zu erledigen. Auf diese Weise merkst du dir nicht nur, was wichtig ist, sondern du wirst auch aktiv.
Wir freuen uns, dir heute mitteilen zu können, dass die Aufgabenfunktionalität noch besser geworden ist – dank einer der von unseren Nutzern am häufigsten gewünschten Funktionen: wiederkehrenden Aufgaben!
Wir alle haben in unserem Alltag viele Dinge zu erledigen, von denen viele regelmäßig wiederkehren – vom Verfassen von Statusberichten bis zum Besorgen von Geburtstagsgeschenken. Diese Dinge einfach nur in Evernote zu notieren, ist bereits eine große Hilfe, aber es ist trotzdem mühsam, jedes Mal eine neue Aufgabe zu erstellen, wenn der Turnus von vorne beginnt. An dieser Stelle kommen nun die wiederkehrenden Aufgaben ins Spiel.
Wenn du eine Aufgabe als wiederkehrend eingerichtet hast und sie abhakst, wird ihr als neuer Fälligkeitstermin automatisch das nächste Mal zugewiesen, wenn du sie wieder zu erledigen hast, wodurch du Zeit und Denkaufwand sparst.
Funktionsweise
Wenn du einer Aufgabe einen Fälligkeitstermin zuweist, wird dir auch eine Option angezeigt, mit der du diese Aufgabe als wiederkehrend einrichten kannst. Du hast die Wahl zwischen vorgegebenen Einstellungen wie „täglich“ und „wöchentlich“ sowie von dir selbst festgelegten Intervallen, damit die Aufgaben so oft (oder so selten) wiederholt werden, wie du möchtest. Wenn du beispielsweise deinen Hund alle vier Wochen einer Flohbehandlung unterziehen möchtest, kannst du dies ganz einfach entsprechend einstellen. Auch wenn du lieber zu festen Tagen erinnert werden möchtest, beispielsweise an das Einreichen deiner Spesenabrechnung am Ersten eines jeden Monats oder die Besorgung eines Geburtstagsgeschenks zu jedem 5. Juni, lässt sich das mithilfe von wiederkehrenden Aufgaben ebenfalls kinderleicht einrichten.
Ganz gleich, ob es sich um einmalige oder wiederkehrende Aufgaben handelt, du kannst alle deine Aufgaben in der Aufgabenansicht von Evernote verwalten. Wiederkehrende Aufgaben sind an dem kreisförmigen Pfeilsymbol neben dem Fälligkeitstermin zu erkennen. Der wesentliche Unterschied zu herkömmlichen Aufgaben besteht darin, dass einer wiederkehrenden Aufgabe automatisch ihr nächster Fälligkeitstermin zugewiesen wird, sobald du sie als erledigt markierst.
Und genau wie bei allen übrigen Aufgaben in Evernote kannst du auch für wiederkehrende Aufgaben Erinnerungen einrichten, damit du benachrichtigt wirst, wenn sie fällig werden.
Halte deine Projekte auf Kurs
Angenommen, dein Ziel besteht darin, deine wöchentlichen Team-Meetings effizienter zu gestalten. Damit du immer gut vorbereitet erscheinst, kannst du eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, um die Tagesordnung zu aktualisieren und die Fortschritte des Teams zusammenzufassen. Du kannst für diese Aufgabe beispielsweise eine Erinnerung zwei Tage vor dem Meeting einplanen und den Fälligkeitstermin auf einen Tag vor dem Meeting festlegen, damit du Zeit hast, sie zu erledigen, und dein Team Zeit hat, sie vorab zu begutachten. Diese wiederkehrende Aufgabe kann direkt in deine wöchentlichen Meeting-Notizen eingebettet werden, sodass deine Notiz direkt erreichbar ist, wenn es wieder Zeit für die wöchentliche Vorbereitung wird.
Wiederkehrende Aufgaben können auch dabei behilflich sein, Teamprojekte auf Kurs zu halten. Vielleicht verlangt einer deiner Kunden einen monatlichen Leistungsbericht zu einer Kampagne. Dann kannst du den Mitgliedern deines Teams wiederkehrende Aufgaben zuweisen, damit sie ihre jeweiligen Ergebnisse einreichen, und dir selbst eine wiederkehrende Aufgabe zuweisen, um den Bericht zu überprüfen und fertigzustellen. Du kannst sogar den Fortschritt deines Teams auf einen Blick überprüfen, indem du dir in der Aufgabenansicht im Tab „Zugewiesen“ alle delegierten Aufgaben anschaust.
Unendlich viele Einsatzzwecke
Wiederkehrende Aufgaben sind nicht nur für die Arbeit nützlich. Angenommen, du sitzt im Elternbeirat der Schule deiner Tochter. Dann kannst du in Evernote beispielsweise eine wiederkehrende Aufgabe zur Vorbereitung des Finanzberichts für die monatlichen Treffen einrichten, sodass du jeden Monat vorab daran erinnert wirst, ohne die Aufgabe jedes Mal neu einrichten zu müssen. Sollte sich der Termin ändern, stellt auch das kein Problem dar. Sobald du eine Terminfolge bearbeitest, werden alle deine nachfolgenden Aufgaben automatisch entsprechend aktualisiert.
Ganz gleich, was in deinem Leben ansteht, von der täglichen Meditationspraxis bis zum Aktualisieren deines Lebenslaufs, wiederkehrende Aufgaben helfen dir dabei, alles mit Bravour zu bewältigen. Es kommt nur darauf an, welche Vorgehensweisen für deine Zeitplanung und deinen Lebensstil am besten geeignet sind.
Ob du Evernote nun verwendest, um bei der Arbeit produktiv zu sein, ein Projekt zu managen oder einfach nur, um mehr Ordnung in dein Leben zu bringen: Wiederkehrende Aufgaben können dich dabei unterstützen, beständig zu handeln und Ordnung zu halten – und das bei minimalem Aufwand.
Wiederkehrende Aufgaben sind ab sofort in der neuesten Version von Evernote verfügbar.
