Wenn du mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen hast, können die Dinge sehr schnell kompliziert werden. Es ist schwer, den Überblick zu behalten, was als Nächstes an der Reihe ist, und wichtige Details können leicht durch die Maschen fallen. Aber jetzt gibt es eine einfachere Möglichkeit, deine Projekte im Griff zu behalten.
Lerne das Widget für gefilterte Notizen kennen. Diese neue Ergänzung für die Start-Ansicht ermöglicht es, dir mithilfe einer Auswahl von Filtern genau die gewünschten Notizen anzeigen zu lassen. Als Abonnent von Evernote Professional kannst du dir sogar mehrere Widgets mit gefilterten Notizen gleichzeitig anzeigen lassen. Auf diese Weise erhältst du einen direkten Überblick über alle deine Projekte oder Arbeitsabläufe und verwandelst die Start-Ansicht in ein Kontrollzentrum für alle deine wichtigen Aufgabenfelder.
Ganz gleich, ob du es mit mehreren Projekten bei der Arbeit oder einer Mischung aus beruflichen und persönlichen Projekten zu tun hast oder eine Produktivitätsmethode wie GTD verwendest, mithilfe des Widgets für gefilterte Notizen erschließt die Start-Ansicht dir völlig neue Möglichkeiten in Bezug auf deine aktiven Projekte und anliegenden Termine. Mache es dir zunutze, um dich gleich zu Beginn des Tages zu orientieren und den restlichen Tag über strukturiert vorzugehen.
Deine Projekte – auf einen Blick
Passe dein Widget für gefilterte Notizen so an, dass es die relevantesten Notizen für ein bestimmtes Projekt anzeigt und du direkt von der Start-Ansicht aus auf einen Blick den aktuellen Status erkennen und die anstehenden Handlungen in Angriff nehmen kannst.
Wenn du beispielsweise neue Kunden gewinnen und Interessenten kontaktieren musst, kannst du für jeden potenziellen Kunden eine Notiz erstellen und den Notizen das Schlagwort „Interessenten“ zuweisen. Beim Einrichten deines Widgets für gefilterte Notizen kannst du dann nach dem Schlagwort „Interessenten“ filtern lassen, damit das Widget automatisch nur passende Notizen anzeigt. Sobald ein Interessent zu einem Kunden wird, entfernst du einfach das Schlagwort „Interessenten“ aus der entsprechenden Notiz, sodass sie nicht mehr in diesem Widget erscheinen.
Wenn die Verwendung von Schlagwörtern nicht so dein Ding sind, kein Problem. Du kannst auch nach etlichen anderen Kriterien filtern. Falls du deinen Notiztiteln lieber feste Suchbegriffe hinzufügst, richte einen Filter nach den entsprechenden Begriffen ein. Wenn du einen Begriff schon eine Weile verwendest und nur die für deine aktuelle Arbeit relevanten Einträge angezeigt bekommen möchtest, richte einfach einen weiteren Filter nach den Notizen ein, die du zuletzt aktualisiert hast.
Expertentipp: Wenngleich es zahlreiche Filteroptionen gibt, solltest du möglichst wenige Filter anwenden, um an das Gesuchte zu gelangen. Die Filter fungieren als „und“-Operatoren (nicht als „oder“-Operatoren). Mit anderen Worten, je mehr Filter du nacheinander anwendest, desto weniger Treffer erhältst du.
Arbeit und Leben im Gleichgewicht
Bist du es leid, dass deine privaten Projekte ständig von der Arbeit beiseite geschoben werden? Stelle dein nächstes privates Projekt in deiner Start-Ansicht genauso prominent dar wie deine arbeitsbezogenen Prioritäten.
Wenn du beispielsweise mit der Renovierung deines Badezimmers beginnen willst, während du im gleichen Zeitraum mit der Ausarbeitung eines wichtigen Angebots beschäftigt bist, könntest du für jedes dieser Projekte ein Widget mit gefilterten Notizen einrichten.
Angenommen, du hast ein Notizbuch namens „Private Projekte“, in dem du Notizen zu Verschönerungen und Umbaumaßnahmen rund um deine Wohnung bzw. dein Haus, darunter die Renovierung deines Badezimmers, sammelst. Bei der Suche nach den benötigten Informationen kann dir das Widget für gefilterte Notizen das manuelle Durchstöbern dieses Notizbuchs ersparen. Richte das Widget einfach so ein, dass es nach Notizen aus deinem deinem Notizbuch „Private Projekte“ filtert, die das Stichwort „Bad“ enthalten. Solange dieses Stichwort irgendwo in deinen relevanten Notizen vorkommt, erscheinen diese Notizen automatisch in deinem Widget.
Erstelle ein ähnliches Widget, das nur die Notizen anzeigt, die du brauchst, um das Angebot bei deiner Arbeit zu verfassen. Du könntest beispielsweise nach Notizen filtern, die das Wort „Angebot“ enthalten, oder allen Notizen mit relevanten Inhalten bereits beim Erstellen das Schlagwort „Angebot“ zuweisen, sodass du in deinem Widget dann nach diesem Schlagwort filtern kannst.
Sobald du deine privaten und arbeitsbezogenen Widgets für gefilterte Notizen eingerichtet hast, ordne sie in deiner Start-Ansicht gut sichtbar neben verwandten Inhalten aus anderen Widgets wie deinem Kalender oder deinem Widget „Kurznotiz“ an, um beide Projekte einfacher bewältigen zu können.
Expertentipp: Im Tarif Evernote Professional stehen dir zusätzlich Optionen für die boolesche und geografische Suche zur Verfügung. Du kannst ein Widget für gefilterte Notizen also so konfigurieren, dass es Notizen anhand ihres Erstellungsortes anzeigt, indem du die Syntax für die geografische Entfernung verwendest, oder dass es Notizen anhand einer Kombinationen von Suchbegriffen und weiteren Kriterien anzeigt, indem du boolesche Operatoren wie „AND“, „OR“ und „NOT“ verwendest. Dabei kannst du sogar Klammern verwenden, um komplexere Bedingungen zu gruppieren. In diesem Hilfeartikel erfährst du mehr über die erweiterte Suchsyntax von Evernote.
Anpassung an deinen Workflow
Manche Aufgaben machen es erforderlich, dass du mehrere Aspekte eines Arbeitsablaufs parallel im Blick behalten und bei jedem Schritt auf verschiedene Arten von Inhalten verweisen musst. In solchen Fällen kann es nützlich sein, verschiedene Widgets für gefilterte Notizen zu haben, die sich jeweils auf eine andere Phase des Prozesses beziehen.
Stell dir vor, du musst bei der Arbeit jemanden einstellen – beispielsweise einen neuen Kundenbetreuer. Mithilfe von Widgets für gefilterte Notizen kannst du den Einstellungsprozess direkt von deiner Start-Ansicht aus im Blick behalten und verwalten.
Beginne damit, für jede Phase des Prozesses ein Widget mit gefilterten Notizen zu erstellen – beispielsweise „Lebensläufe prüfen“, „Telefonische Vorgespräche“ und „Vorstellungsgespräche“. Richte dann für jede dieser Kategorien ein Schlagwort ein und wende es im entsprechenden Widget als Filterkriterium an. Beispielsweise könntest du das Schlagwort „Lebenslauf“ als Filterkriterium für das Widget „Lebensläufe prüfen“ anwenden, und so weiter.
Wenn sich Kandidaten bewerben, erstelle für jeden von ihnen eine Notiz, die auch ihren Lebenslauf enthält. Weise dann allen Notizen mit zu begutachtenden Lebensläufen das Schlagwort „Lebenslauf“ zu. Daraufhin werden sie in deinem Widget „Lebensläufe prüfen“ angezeigt, und du hast direkt in deiner Start-Ansicht eine Liste mit allen Lebensläufen vor dir, die du zu prüfen hast.
Dir gefällt der Lebenslauf einer Bewerberin und du möchtest ein telefonisches Vorgespräch mit ihr führen? Ersetze in der Notiz einfach das Schlagwort „Lebenslauf“ durch „Vorgespräch“. Daraufhin aktualisieren sich deine entsprechenden Widgets automatisch und spiegeln wider, in welcher Phase des Einstellungsprozess sich die Kandidatin befindet. Auf diese Weise behältst du direkt im Blick, was als Nächstes ansteht, wobei die benötigten Informationen nur einen Klick entfernt sind.
Aber was ist, wenn du irgendwann in der Zukunft einen weiteren Kundenbetreuer einstellen musst und dasselbe Schlagwort verwenden möchtest, aber dabei verhindern willst, dass die ganzen Informationen aus dem früheren Einstellungsprozess deine Ergebnisse unübersichtlich machen? Füge einfach einen Filter für Notizen hinzu, die du erst zu einem Zeitpunkt erstellt hast, nachdem die aktuelle Kandidatensuche begonnen hat, beispielsweise nur für die Notizen der letzten zwei oder drei Wochen.
Expertentipp: Greife auf eine gespeicherte Suchanfrage zurück, um schnell ein Widget für gefilterte Notizen einzurichten. Angenommen, du hast schon früher nach dem Begriff „Kundenbetreuer“ gesucht und diese Suche mit sorgfältig ausgewählten Filtern verfeinert. Du kannst diese gespeicherte Suchanfrage auch anwenden, wenn du ein Widget für gefilterte Notizen einrichtest, sodass es sich umgehend mit den Notizen füllt, die auf den bereits früher von dir festgelegten Kriterien basieren, ohne dass du alle Filter erneut nacheinander anzuwenden brauchst.
Harmonisches Zusammenspiel mit GTD
Wenn du Evernote bereits in Verbindung mit einem beliebten Produktivitätssystem wie Getting Things Done (GTD) einsetzt, können Widgets für gefilterte Notizen dir das Leben noch einfacher machen, indem sie von deiner bereits geleisteten Vorarbeit profitieren.
Füge deine vorhandenen GTD-bezogenen Notizbücher und gespeicherten Suchanfragen hinzu, um für jeden Schritt in deinem Prozess ein Widget mit gefilterten Notizen einzurichten, einschließlich der Schritte „Posteingang“, „Jetzt“, „Als Nächstes“, „Irgendwann“, „Referenzen“, „Brainstorming“ und aller sonstigen Phasen, die du in deine Routine einbezogen hast.
Anstatt nun also verschiedene gespeicherte Suchanfragen auszuführen oder verschiedene Notizbücher über das Navigationsmenü zu öffnen, kannst du einfach deine Start-Ansicht aufrufen und dein personalisierter GTD-Prozess wartet dort auf dich – komplett mit Notizkarten, die dir wichtige Informationen bereitstellen, ohne dass du erst klicken oder scrollen musst. Alles ist einfach da, direkt neben deinen Aufgaben, deinem Widget für Kurznotizen, deinem Kalender und allen sonstigen Widgets, die dir dabei helfen, Dinge zu erledigen.
Expertentipp: Musst du viele Informationen aus deinem E‑Mail-Konto in deinen GTD-Posteingang übernehmen? Wenn du in Evernote ein Notizbuch „Posteingang“ eingerichtet hast, leite einfach die benötigten E‑Mails an dieses Notizbuch weiter. Richte dann dein Widget für den GTD-Posteingang so ein, dass es nach Notizen aus diesem Notizbuch filtert, und die von dir benötigten E‑Mails werden wie durch Zauberei direkt in deinem Widget auftauchen.
Ein Wegweiser durch deinen Tag
Mit den obigen Beispielen haben wir mehrere Möglichkeiten aufgezeigt, wie du ein Widget oder mehrere Widgets für gefilterte Notizen nutzen kannst, um dich in deinem Tag zu orientieren und deine Ziele zu erreichen. Aber am meisten freuen wir uns auf all die Einsatzmöglichkeiten von Widgets für gefilterte Notizen, die dir auf Basis deiner eigenen Bedürfnisse und Prozesse noch einfallen werden.
Wir machen die Start-Ansicht immer mehr zu einem Ort, der sich an dich anpasst, anstatt von dir zu verlangen, dass du dich an ihn anpasst. Die Widgets für gefilterte Notizen sind ein großer Schritt in diese Richtung – sie verschaffen dir neue Möglichkeiten, produktiver zu sein, ohne deine einzigartige Weise zu denken, zu handeln und Dinge zu erreichen zu beeinträchtigen.
Abonnenten von Evernote Personal können zu ihrer Start-Ansicht ein einziges Widget für gefilterte Notizen hinzufügen. Ein auf Evernote Professional hochgestuftes Konto (oder ein Evernote Teams-Konto) ermöglicht die Einrichtung mehrerer Widgets für gefilterte Notizen, was dich in die Lage versetzt, eine umfassende Ansicht deines persönlichen Workflows zu realisieren und alle deine wichtigsten Projekte parallel zu verwalten.
Stelle sicher, dass du die aktuellste Version von Evernote verwendest, damit dir das Widget für gefilterte Notizen zur Verfügung steht. Probiere es aus und teile uns im Evernote Forum mit, was du davon hältst.
