Haben eure Eltern oder Großeltern auch ihr ganzes Leben im gleichen Job oder zumindest in der gleichen Firma verbracht? Das scheint uns heute zwar seltsam, aber früher war es nicht selten, dass man bis zur Rente im gleichen Unternehmen blieb und zum Abschluss die berühmte Golduhr geschenkt bekam. Die Arbeitswelt funktioniert heutzutage jedoch ganz anders. Unternehmen und damit auch ihre Arbeitskräfte entwickeln sich schneller weiter denn je. In den USA sind inzwischen bis zu 40 % der Erwerbstätigen selbstständige Auftragnehmer. Laut einer vor Kurzem erstellten Studie von Upwork und Freelancers Union wird diese Zahl in 10 Jahren auf über 50 % steigen.
Aber auch bei Festangestellten hat sich etwas getan. Durchschnittlich verbrachten diese Mitarbeiter 2016 nur mehr 4,2 Jahre in einem Unternehmen, bevor sie zum nächsten wechselten. Durch diese starke Fluktuation und dem Trend zum Homeoffice fällt es Teams oft schwer, den Überblick über Projekte, Abteilungen und bisherige Erkenntnisse zu behalten. Und in vielen Fällen kommt es noch schlimmer: Unternehmenswissen geht verloren.
Stellenwert von kollektivem Wissen in Unternehmen
Es spielt keine Rolle, wie groß euer Unternehmen ist. Egal, ob ihr 4 oder 400 Mitarbeiter habt und ob sie ein paar Monate oder ein paar Jahre mit dabei sind – sie alle sind ein Teil des Puzzles, aus dem euer Unternehmen besteht. Früher wurden diese Puzzleteile durch die lange Beschäftigungsdauer der Mitarbeiter zusammengehalten. Irgendjemand konnte sich immer daran erinnern, was mit dieser „neuen Idee“ vor 6 Jahren passierte, wo die Projekte vom letzten Frühjahr gespeichert sind, wie diese vielversprechende Agentur damals abschnitt, wie der Zugangscode für die Lagerhalle lautet oder dass es überhaupt eine Lagerhalle gibt.
Heutzutage geraten abgeschlossene Projekte viel leichter in Vergessenheit. Mitarbeiter gehen und Freiberufler speichern ihre Arbeit auf Computern, deren Daten nach Ende der Zusammenarbeit gelöscht werden. Die Kontaktdaten von guten Freiberuflern gehen verloren, wenn die zuständige Kontaktperson das Unternehmen verlässt. Teams verlieren im Laufe eines Projekts den Überblick. Bei so vielen Personen, die über die Jahre ein Stück mit eurem Unternehmen mitgehen, fällt es schwer, nach außen ein einheitliches Image der Marke zu präsentieren. Das kollektive Wissen ist die Seele einer jeden Firma, doch die Gig-Economy, von der wir inzwischen alle abhängig sind, um in unserer modernen Welt erfolgreich zu sein, kann uns potenziell einen Strich durch die Rechnung machen. Wie können wir von den Vorteilen beider Seiten profitieren?
Das Chaos umschiffen
Wir möchten euch Nicole Hanusek vorstellen. Sie ist die Inhaberin der kleinen Webdesign-Agentur Smack Happy Designs mit Sitz in San Francisco (USA). Hanusek kennt das Risiko, Unternehmenswissen aus den Augen zu verlieren, nur zu gut. Ihr Geschäftsmodell basiert auf der Zusammenarbeit freiberuflicher Designer und Mitarbeiter, auf die sie bei Bedarf zählen kann. Sie hat sich bei der Personalsuche auf die Qualifikation und nicht den Standort der Kandidaten konzentriert, aber wie alle guten Webdesigner weiß auch sie, dass Organisation fundamental ist. Für Hanusek war es wichtig, dass ihre Mitarbeiter ab dem ersten Tag vollen Einblick hatten, denn Smack Happy sollte unabhängig vom Ansprechpartner jederzeit und für alle Kunden ein einheitliches Bild abgeben, wenn es um Preise, Grafiken und Planung geht. Da ist kein Platz für Missverständnisse oder Fehlkommunikation.
Nicole Hanusek hat eine Reihe von Abläufen und Vorlagen in Evernote Business erstellt, die sie und ihr Team jederzeit und überall aufrufen können. In Evernote kann sie nicht nur ihre Arbeit organisieren und Ergebnisse mit Kunden teilen, sondern auch alle Projekte des Unternehmens detailliert und in Echtzeit speichern. Mit einer einfachen Suche oder über Schnellzugriffe findet das Team so jederzeit nach gesuchten Informationen und muss sich keine Sorgen mehr über den Verlust des kollektiven Wissens machen. Wenn ein Mitarbeiter dann die Agentur verlässt, bleibt seine getane Arbeit genau dort, wo sie auch sein sollte – in Hanuseks Reichweite.
Weitere Informationen zu Evernote Business »
Evernote Business und die Gig-Economy
Die Gig-Economy ist höchstwahrscheinlich gekommen, um zu bleiben. Wir haben also ein paar Tipps für euch zusammengestellt, wie ihr nie mehr den Überblick über eure Daten und Arbeitsabläufe verliert.
- Alle Informationen an einem Ort: Wählt einen Ort aus, an dem alle bisherigen und neuen Unternehmensdaten gespeichert werden sollen. Ihr würdet eure Familienfotos nicht in 30 verschiedenen Kisten aufbewahren, oder? Das sollte auch für euer kollektives Teamwissen gelten. In Evernote lassen sich Dokumente, Fotos, Audioaufnahmen oder Projekte von vor Jahren in nur wenigen Klicks aufrufen. Falls euer Team Google Drive verwendet, könnt ihr in Evernote Links zu Dateien in Google einfügen, um die Dokumente von Projekten zusammen mit euren Notizen aufzubewahren. Evernote kann auch in Verbindung mit Slack eingesetzt werden. So lassen sich wichtige Unterhaltungen und Gespräche noch einfacher und schneller in Notizen festhalten.
- Standardisierte Archive: Wenn man Erkenntnisse nicht festhält, geraten sie in Vergessenheit und es ist sehr wahrscheinlich, dass man sich die Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt erneut machen muss. Ohne einen verlässlichen und einfach zugreifbaren Index kommt es oft zu doppelter Arbeit oder man verfolgt Ziele, die schon vor Jahren ad acta gelegt wurden. Verwendet einheitliche Strukturen für Notizbücher, Schlagwörter und eine konsistente Namenskonvention für eure Informationen in Evernote Business. Damit erleichtert ihr es neuen und auch bestehenden Mitarbeitern, Gesuchtes schneller und effektiver zu finden. Aber haltet euren Perfektionismus in Zügeln: Mit den leistungsstarken Suchfunktionen in Evernote findet ihr Informationen im Handumdrehen, auch wenn sie falsch abgelegt wurden.
- Zugriff für das Team: Um den vollen Nutzen aus eurer Wissensdatenbank zu ziehen, gebt relevante Notizen für das Team frei. Ihr könnt dabei einzelne Mitarbeiter auswählen oder Notizen mit dem ganzen Unternehmen teilen. Ihr entscheidet, wer wann und wie auf die Informationen zugreifen kann. Verknüpft Notizen, um einfach zwischen ihnen zu wechseln, oder erstellt ein Inhaltsverzeichnis für die Notizbuchinhalte. Da ihr alle Informationen in Evernote Business aufbewahrt und teilt, gehen Inhalte nicht mehr verloren. Und wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, sind die erarbeiteten Erkenntnisse weiterhin jederzeit verfügbar.
Im Laufe der Jahre beteiligen sich Mitarbeiter, Auftragnehmer und Freiberufler an eurem Projekt, verhelfen euch zu Erfolgen und ziehen dann weiter. Der Umfang eurer Informationen wächst dabei kontinuierlich. Obwohl Mitarbeiter heutzutage nicht mehr ihr ganzes Leben im gleichen Job verbringen, könnt ihr eure Arbeit, Abläufe und das kollektive Teamwissen für viele Generationen sichern.
