Meetings sind heutzutage für die meisten Jobs unerlässlich, und Berufstätige nehmen im Durchschnitt an 25,6 Besprechungen pro Woche (Englisch) teil. Aber bei all diesen Terminen fällt es dir vielleicht schwer, mit dem schnellen Austausch von Informationen Schritt zu halten und dir effektive Meeting-Notizen zu machen. Mach dir nichts draus; selbst das aufmerksamste menschliche Gehirn kann nur eine begrenzte Menge an Informationen auf einmal aufnehmen.
Zugegeben, das Verfassen von Meeting-Protokollen ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft für sich. Aber indem du dir einige solide Fertigkeiten in Bezug auf das Anfertigen von Notizen aneignest und mithilfe einer guten Vorlage für Meeting-Notizen kannst du dein Gehirn „hacken“ und mehr Informationen erfassen.
Wie wichtig sind Meeting-Protokolle?
Protokolle dienen der Dokumentation von Meetings im Unternehmen. In ihnen wird alles Wichtige festgehalten, von Datum und Uhrzeit über den Zweck und die Anwesenden bis hin zu den getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen. Darüber hinaus enthalten sie Stichtage für die zu erbringenden Leistungen und geplante Folgetreffen.
Indem du diese Informationen auf einer zentralen Plattform ordentlich notierst und organisierst, profitierst du in vielerlei Hinsicht:
- Schaffung von Struktur. Meeting-Protokolle können als Leitfaden dienen. Sie helfen dir, den Überblick über den unternehmerischen Zeitplan zu behalten, liefern einen kurzfristigen Plan für das Team, fördern das Verantwortlichkeitsgefühl oder dienen als Messlatte für die Fortschritte deines Teams. Sie sind auch nützlich bei der Vorbereitung auf Meetings, da sie alle Beteiligten daran erinnern, welche Aufgaben zu erledigen waren und welche Schritte als nächstes anstehen sollten.
- Zeit- und Geldersparnis. Das Vorhandensein von Notizen verhindert, dass Teams die gleiche Tagesordnung wiederholt abarbeiten. Somit verschwendet ihr keine wertvolle Arbeitszeit und ermöglicht es euch, schneller auf geschäftliche Entscheidungen zu reagieren. Wenn du eine Vorlage für Meeting-Notizen verwendest, kannst du zudem auch den Zeitaufwand für die Organisation wichtiger Diskussionspunkte reduzieren.
- Mehr Rechtssicherheit. Das Finanzamt, Wirtschaftsprüfer und Gerichte erkennen Meeting-Protokolle als juristische Dokumente an. Die Archivierung von Protokollen, in denen die Handlungen der Unternehmensleitung genau festgehalten sind, kann einen gewissen Schutz bieten, falls dein Unternehmen in juristische Auseinandersetzungen geraten sollte.
Detaillierte Tagesordnungen für Meetings sind hilfreich
Die Vorbereitung auf Arbeitstreffen unterscheidet sich nicht stark von der Vorbereitung auf den Unterricht: Man muss die anstehenden Themen im Voraus durchgehen, um für die Teilnahme gerüstet zu sein. Das bedeutet, dass die Vorgesetzten einige Tage vor dem geplanten Meeting eine detaillierte Tagesordnung aufstellen müssen. Die Tagesordnung könnte beispielsweise die zu besprechenden Themen enthalten, auf wichtige Dokumente verweisen, auf die während des Meetings Bezug genommen wird, oder auch längere Vorschläge ausführen, über die die Beteiligten abstimmen müssen. Dadurch können sich alle Beteiligten mit den Themen vertraut machen, die besprochen werden. Außerdem haben sie auf diese Weise genug Zeit, um sich selbst Gedanken zu machen und sich aktiv einzubringen. Es ist keine Überraschung, dass eine von Booqed durchgeführte Umfrage (Englisch) ergab, dass 67 % der Berufstätigen davon überzeugt sind, dass eine klare Tagesordnung der Schlüssel für den Erfolg eines Meetings ist.
Die Formatierung ist genauso wichtig wie der Inhalt
So vollständig deine Notizen auch sein mögen, eine schlechte Formatierung kann sie nahezu unbrauchbar machen. Eine Standardvorlage für Meeting-Notizen ist wichtig, damit deine Meeting-Protokolle nachvollziehbar sind und sichergestellt ist, dass alle Teammitglieder benötigte Informationen schnell wiederfinden können. Im Idealfall sollte die Vorlage folgende Punkte Abschnitten enthalten, wobei alle Abschnitte korrekt beschriftet sein sollten:
- Titel, Ort, Uhrzeit und Datum des Meetings
- Namen der Anwesenden und ihre Rolle im Unternehmen
- Tagesordnung für das Meeting
- Rückblick auf das letzte Meeting
- Neu zu besprechende Themen, einschließlich der getroffenen Entscheidungen und der vereinbarten Aktionspunkte
- Wichtige Argumente für oder gegen einen Antrag
- Diskussionspunkte, die nicht auf der Tagesordnung standen
- Themen für das nächste Meeting
Du solltest diese Vorlage vor dem Meeting vorbereiten, damit du dich während des Treffens darauf konzentrieren kannst, die Informationen direkt festzuhalten. Dadurch können sowohl du als auch deine Kolleginnen und Kollegen später leichter nachvollziehen, was herausgekommen ist, welche Aufgaben sie übernommen haben und welche Tagesordnungspunkte als nächstes angegangen werden sollen.
Power-Tipp: Standardisiere deine Meeting-Protokolle, indem du die Vorlage für Meeting-Notizen von Evernote verwendest. Sie enthält bereits Felder für Meeting-Details, Nachfassaktionen, Aufgabenzuweisungen zu Teammitgliedern, getroffene Entscheidungen und eine Zusammenfassung, wobei du sie ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst. Die Vorlage kann natürlich auch freigegeben werden, sodass du sie mühelos an deine Kollegen und Kolleginnen weitergeben kannst.
Vergiss die Aktionspunkte nicht
Die Produktivität eines Meetings wird an den Ergebnissen gemessen, die es vorweisen kann. Leider kosten ineffektive Besprechungen mangels umsetzbarer Aktionspunkte oder ordnungsgemäßer Dokumentation Unternehmen jeden Monet 31 Stunden produktive Zeit (Englisch).
Um das zu verhindern, solltest du nicht versuchen, alles wortwörtlich zu notieren. Konzentriere dich stattdessen darauf, die zentralen Punkte, die getroffenen Entscheidungen und die geplante Umgangsweise mit den im Meeting angesprochenen Angelegenheiten festzuhalten. Auf dieser Grundlage können die Teams die jeweiligen Aktionspunkte in konkrete Aufgaben mit Fälligkeitsterminen und Zuständigkeiten umsetzen. Zudem ermöglicht dies den Teamleitern und Führungskräften, den Fortschritt genau zu verfolgen, bereits vor der nächsten Besprechung erforderliche Änderungen zu erkennen und die Auswirkungen jedes Treffens zu quantifizieren.
Power-Tipp: Sorge dafür, dass sich alle Meeting-Teilnehmer merken, was sie zu tun haben, indem du Meeting-Notizen direkt von Evernote aus für sie freigibst. Klicke in deiner Notiz einfach auf die Schaltfläche „Freigeben“, gib die E‑Mail-Adressen der Personen ein, für die du die Notiz freigeben möchtest, und lege eine Berechtigungsstufe fest. Bei Bedarf kannst du außerdem einen Freigabe-Link erstellen, wenn du möchtest, dass deine Notizen auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich sind, die kein Evernote-Konto besitzen. Du kannst Notizen nicht nur freigeben, sondern auch die Aufgabenfunktionalität von Evernote nutzen, um die in ihnen enthaltenen Aktionspunkte in teilautomatisierte To‑do-Listen umzuwandeln, damit du leichter nachverfolgen kannst, auf welche Aufgaben sich jedes der Teammitglieder nach dem Meeting konzentrieren sollte.
Schaffe Raum für Kreativität und Ideen
Jeder Mensch verarbeitet Informationen anders. Es ist zwar wichtig, dass du die relevanten Punkte eines Meetings im Hinterkopf behältst, aber dabei solltest du auf Methoden zurückgreifen, die es dir persönlich leichter machen, dir diese Informationen zu merken. An dieser Stelle kommen kreativere Gewohnheiten zum Erstellen von Notizen ins Spiel. Für Menschen, die eher visuell lernen, ist es beispielsweise sinnvoll, Mindmaps, Venn-Diagramme oder Quadranten in ihre Notizen einzubinden. Auf diese Weise kannst du die Inhalte tiefergehend analysieren und schwer zu erklärende Themen besser veranschaulichen. Was auch immer dir persönlich am besten hilft!
Power-Tipp: Wenn du dich wohler dabei fühlst, Notizen von Hand zu machen oder Mindmaps, Diagramme und ähnliche Abbildungen einzubinden, ist die in Evernote integrierte Funktion zur Dokumentenerfassung genau das Richtige für dich. Sie ermöglicht es dir, deine handschriftlichen Notizen in digitale Unterlagen umzuwandeln, sodass alle deine Überlegungen und Ideen sicher in der Cloud gespeichert sind.
Gestalte Meetings mithilfe deiner Notizen
Aus jedem Meeting das Beste zu machen, muss nicht kompliziert sein. Die einfache Angewohnheit, ausführliche Protokolle zu erstellen, reicht aus, um sicherzustellen, dass die Diskussionen innerhalb deines Teams das Unternehmen voranbringen. Darüber hinaus zahlt es sich aus, Tools wie Evernote zu nutzen, um deine Protokolle auf bestmögliche Weise zu organisieren. Auf diese Weise werden alle geplanten Aktionspunkte sorgfältig dokumentiert, und du kannst die Zusammenarbeit fördern – und zwar auch dann, wenn ihr den Konferenzraum bereits verlassen habt.
