Evernote Nutzen

„Meeting“ muss kein negatives Wort sein

„Ein Meeting ist eine Gruppe von Unwilligen, die aus den Ungeeigneten ausgewählt wird, um das Unnötige zu erledigen.“

– Autor unbekannt

Fehlgeleitet? Möglicherweise. Zu hart? Auf jeden Fall. Aber dieser unbekannte Misanthrop hat eine weit verbreitete Einstellung zu Meetings am Arbeitsplatz auf den Punkt gebracht. So wichtig sie auch sein mögen, Meetings werden oft als Störung und Zeitverschwendung angesehen statt als unverzichtbares Element der Unternehmenspraxis. Und seien wir ehrlich: Für viele von uns sind Meetings einfach schrecklich.

Aber so muss es nicht sein. Produktive Meetings ermöglichen es dir und deinen Kolleginnen und Kollegen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen, Probleme zu lösen, Streitigkeiten beizulegen, die Leistung zu steigern, Teamarbeit zu fördern und Projekte voranzutreiben. Durch gezielte Vorausplanung und gute Organisation kannst du die in Meetings verbrachte Zeit deutlich reduzieren, ohne dass die Effizienz darunter leidet. Auf diese Weise können alle Teilnehmer/innen die benötigten Informationen in sich aufnehmen und sich mit minimalem Zeitverlust wieder an ihre Arbeit machen.

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage von Lucid Meetings (Englisch) leiten 45 Prozent der befragten Beschäftigten maximal ein Meeting pro Woche, während die durchschnittliche Anzahl besuchter Meetings zwischen drei und vier pro Woche liegt. Eine Reduzierung des Zeitaufwands für diese Meetings kann nicht nur Zeit für andere Aufgaben freisetzen, sondern auch dafür sorgen, dass die Meetings selbst produktiver sind und bessere Ergebnisse hervorbringen.

Dies wiederum steigert die Gesamtproduktivität, manchmal sogar auf ein überraschend hohes Niveau. Wenn du nach Möglichkeiten suchst, deine betrieblichen Meetings motivierend und zielgerichtet zu gestalten, können dir vielleicht ein paar der folgenden Tipps weiterhelfen.

Produktive Meetings beginnen mit einer klar strukturierten Tagesordnung

Eine klar strukturierte Tagesordnung sorgt dafür, dass deine Meetings zielgerichtet sind und einen stetigen Strom von Ideen hervorbringen. Fehlt eine solche Agenda, können selbst einfache Gesprächspunkte leicht durcheinander geraten und der Fokus in einem Strudel von Halbgedanken und Abschweifungen verlorengehen. Letztendlich wird die ganze Angelegenheit dann nicht die gewünschten Ergebnisse hervorbringen und wahrscheinlich viel länger dauern, als sie sollte.

Eine gute Tagesordnung umreißt die Ziele des Meetings und listet bestimmte Tätigkeiten oder Aufgaben auf, die zu erledigen sind. Beim Erstellen der Tagesordnung solltest du auch folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Nimm bereits vor dem Meeting Kontakt zu den Teammitgliedern auf, um ihnen die Tagesordnungspunkte mitzuteilen und ihre Meinung einzuholen. Integriere alle ihre dabei auftretenden Fragen und Anliegen in die Tagesordnung.
  • Sorge dafür, dass alle Beteiligten mindestens einen Tag vorher Zugang zur Tagesordnung haben, damit sie Zeit haben, sich vorzubereiten.
  • Sorge dafür, dass jedes Diskussionsthema dem richtigen Teammitglied zugewiesen wird.
  • Verwende eine Plattform, auf die das gesamte Team leicht zugreifen kann und mit dessen Hilfe sich alle Aspekte des Meetings, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, bewältigen lassen.

Power-Tipp: Verwende Vorlagen in Evernote, um die Tagesordnungen deiner Meetings zu organisieren und zu planen. Passe eine Vorlage für wiederkehrende Agenden an und gib sie für deine Teammitglieder frei, damit sie dazu beitragen können.

Erfasse Meeting-Protokolle auf die smarte Art

Eine gut durchdachte Tagesordnung dient als Orientierungshilfe für das Meeting und stellt sicher, dass alle Belange berücksichtigt werden, ohne Zeit zu verschwenden. Sobald die Prioritäten festgelegt sind, können die Teams die anliegenden Probleme angehen, mögliche Lösungsansätze sammeln und erörtern und Ideen austauschen.

Der nächste Schritt? Das Zusammenfassen und Übermitteln der Inhalte und Ergebnisse des Meetings an alle Teammitglieder – ein unverzichtbarer, aber oft zeitaufwändiger Prozess. Und je mehr Zeit zwischen dem Ende des Meetings und seiner angekündigten Nachbereitung vergeht, desto wahrscheinlicher ist es, dass wichtige Details ins Hintertreffen geraten. Die präzise Informationserfassung während des Meetings kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, ebenso wie der Einsatz einer zentralen Anlaufstelle für die Organisation und Freigabe aller Meeting-Details.

Power-Tipps:

  • Meeting-Protokolle können als eigenständige Notiz verfasst oder im selben Dokument wie die Tagesordnung integriert werden. Wenn du eine neue Notiz erstellst, kannst du den entsprechenden Notizlink anhängen, damit alles miteinander verknüpft bleibt.
  • Um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Details auslässt, nimm das Meeting als Audio auf – auf dem Computer oder auf dem Mobilgerät – und zwar direkt in derselben Meeting-Notiz. Du kannst auch Fotos von Whiteboard-Skizzen, Dokumenten oder handschriftlichen Notizen an das Meeting-Protokoll anhängen. Auf diese Weise lassen sich alle Inhalte des Meetings leicht organisieren und in Handlungen überführen.

Verwandle Protokolle in Aufgaben

Herzlichen Glückwunsch! Euer Meeting war ein durchschlagender Erfolg. Alle Beteiligten waren engagiert und konzentriert bei der Sache und ihr habt bei einigen wichtigen Themen große Fortschritte gemacht. Das Sitzungsprotokoll wurde aufgezeichnet und für die betreffenden Teammitglieder freigegeben. Aber wenn du es versäumst, deine Protokolle in konkrete Aufgaben umzuwandeln, habt ihr eine Menge Zeit verschwendet.

Um messbare Fortschritte bei der Umsetzung eurer Ziele machen zu können, muss das Meeting Aktionspunkte hervorbringen – während des Meetings besprochene Punkte, die für das Gesamtziel relevant sind und zum Erreichen des Ziels erledigt werden müssen. Jedem Aktionspunkt sollte ein bestimmtes Teammitglied zugewiesen werden, zusammen mit einer Beschreibung der jeweiligen Erwartungen in Bezug auf den Punkt sowie einem Fälligkeitstermin. Aktionspunkte sollten so klar wie möglich formuliert sein und es sollte immer mit den Teammitgliedern abgeklärt werden, dass die Aktionspunkte sich nicht negativ auf ihre übrige Arbeit auswirken. Nachbesprechungen der Meetings können ebenfalls von Nutzen sein, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, was genau von ihnen erwartet wird und zu wann.

Power-Tipp: Verwalte deine Tagesordnung und deine Meeting-Protokolle auf derselben Plattform, um Aufgaben ganz einfach zu delegieren und Notizen schneller in Aktionspunkte zu verwandeln. Wenn jede Aufgabe mit einer Person verknüpft ist, sorgen Erinnerungen und Benachrichtigungen dafür, dass dein Team auf dem richtigen Weg bleibt und seinen Verantwortlichkeiten nachkommt. Teammitglieder können Aktualisierungen und Details zu ihren Aufgaben direkt im freigegebenen Originaldokument der Tagesordnung bekanntgeben.

Verleihe Meetings mithilfe von Evernote einen Sinn

Meetings müssen kein Zeitfresser sein. Mit dem richtigen Ansatz – und der richtigen Plattform – lassen sich produktive, effiziente Meetings durchführen, die konkrete Ergebnisse hervorbringen.

„Cool!“ Das ist das Wort, das wir hören wollen.

Mit Evernote lassen sich Aufgaben effektiv und mühelos organisieren.

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