Eine Eieruhr, ein anstupsender Ellbogen, ein läutender Alarm – Erinnerungen gibt es in vielen Formen. Wenn sie richtig eingesetzt werden, halten sie dich im Fluss und stets auf der Höhe. Nun gibt es eine neue Art von Erinnerung, die dir dabei hilft, den Überblick über deinen geschäftigen Tag zu behalten: Evernote-Benachrichtigungen zu Terminen in Google Kalender.
Dank der Benachrichtigungen zu Terminen spielt es keine Rolle, ob du vorausgeplant hast oder dich direkt in ein Meeting stürzt. Mit nur einem Klick öffnest du eine bestehende Notiz – oder erstellst du eine neue, falls du nicht ganz so gut organisiert bist – und stellst du sie einsatzbereit in den Fokus. Das Ergebnis: Du machst dir bessere Notizen, bist handlungsfähig und kannst jeden Tag mehr erledigen.
Wie sieht deine Herangehensweise an Meetings aus?
Planst du jedes Detail deiner Besprechungen im Voraus, indem du akribisch eine Tagesordnung erstellst und detaillierte Gesprächspunkte notierst? Oder improvisierst du lieber und lässt Ideen eher spontan aus dem Team sprudeln? Wie auch immer dein Arbeitsstil aussehen mag, Evernote kann dir dabei helfen, größeren Nutzen aus deinen Meetings zu ziehen, indem es deine Notizen, Termine und Aufgaben nahtlos zusammenführt. Und so sieht das dann aus:
„Ich habe so viele Meetings. Ich habe keine Zeit für die Vorbereitung.“
Es ist Montag, 8 Uhr früh, und Magda hat noch immer keine Notiz für die anstehende wöchentliche Mitarbeiterbesprechung angelegt. Nicht gerade die beste Art, um die Woche zu beginnen. Aber das macht nichts, denn Evernote hält ihr den Rücken frei.
Als das Meeting beginnt, erscheint auf Magdas Computer eine entsprechende Benachrichtigung. Mit einem Klick öffnet sie ihr Evernote, und schon steht eine neue Notiz bereit. Vorformatiert mit allen Details, die sie braucht, um sofort loszulegen: Datum des Meetings, Kurzbeschreibung und Teilnehmer. Evernote bezieht relevante Inhalte aus der Einladung zum Meeting, darunter Links zu Informationsquellen und Videokonferenzen, und lässt ausreichend Platz zum Erfassen von Aufgaben und Aktionspunkten. Und schon hat Magda alles im Griff, während alle anderen noch darüber reden, wie sie ihr Wochenende verbracht haben.
Power-Tipp: Verwendest du getrennte Kalender für die Arbeit, zu Hause und etwaige persönliche Ziele oder Hobbys? In Evernote Professional oder Evernote Teams kannst du sie alle einbinden und Termine mit deinen Notizen verlinken, um dein Arbeits- und Privatleben mit Leichtigkeit zu managen. Du erhältst Benachrichtigungen für den Hauptkalender jedes deiner eingebundenen Google-Konten, sodass du immer auf dem Laufenden bist.
„Ich gehe niemals unvorbereitet in ein Meeting.“
Philipp aus dem Vertrieb hat ein klares Motto: „Keine Tagesordnung, keine Teilnahme“. Er überlässt nichts gerne dem Zufall, also denkt er immer voraus, arbeitet im Voraus Tagesordnungen für Meetings aus und stellt Rechercheergebnisse, zusätzliche Materialien etc. zusammen. Auf diese Weise liegen ihm alle benötigten Informationen vor, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Trotzdem hat Philipp manchmal Probleme, die vorbereiteten Inhalte schnell wiederzufinden – vor allem, wenn alle Augen auf ihn gerichtet sind.
Es ist Dienstag, 12:50 Uhr, und Philipp bereitet Notizen für ein Meeting mit seiner wichtigsten Kundin vor. Sobald er mit den Vorbereitungen fertig ist, kann Philipp so viele Notizen wie erforderlich mit dem Termin verlinken, um sie direkt abrufen und alle Informationen von einem zentralen Ort aus wiederfinden zu können.
Bevor das Meeting beginnt, erscheint auf Philipps Tablet eine Benachrichtigung, die ihn daran erinnert, seine Notizen zu öffnen, die er mit einem Klick direkt aufrufen kann. Nun kann Philipp sämtliche Informationen, die er zu der Kundin gesammelt hat, einsehen – von ihrem Feedback zum letzten Projekt bis hin zu ihrem Urlaubsziel diesen Monat, von dem sie ihm erzählt hatte. Auf diese Weise kann Philipp viel leichter eine Beziehung zu der Kundin herstellen und ein tiefergehendes, sinnvolles Gespräch führen. Dank der Fähigkeit von Evernote, seine wichtigen Notizen zum richtigen Zeitpunkt aufzurufen, erhält Philipp einige Folgeaufträge. Er hat alles jederzeit griffbereit, sodass er nicht erst lange nach den benötigten Informationen suchen muss, und steht am Ende wie ein absoluter Profi da.
Power-Tipp: Du kannst den standardmäßigen Zeitpunkt für deine Benachrichtigungen anpassen, und zwar abhängig davon, ob du eine bestehende Notiz öffnest oder eine neue erstellst. Beispielsweise kannst du festlegen, zu Beginn eines Meetings benachrichtigt zu werden, um eine neue Notiz zu erstellen, damit du sofort bereit bist, das Meeting zu protokollieren. Vielleicht möchtest du aber auch lieber bereits im Vorfeld eine vorhandene Notiz öffnen, damit du sie erst einmal durchsehen kannst. Es liegt ganz bei dir.
„Das Meeting ist vorbei. Ran an die Arbeit.“
Das Wort „Prokrastination“ gibt es in Ellis Wortschatz nicht. Sobald ein Meeting vorbei ist, wird sie aktiv. Es ist jetzt 19:30 Uhr und die monatliche Schulausschusssitzung ist fast vorbei. Sie leitet die Sitzung, also verlassen sich alle auf ihre Anweisungen. Es müssen Budgets erstellt, Schulbücher bestellt und eine Spendenaktion organisiert werden. Kein Problem, denn dank Evernote hat sie alles im Griff.
Am Ende der Sitzung erscheint auf Ellis Notebook eine Benachrichtigung, die sie daran erinnert, dass es an der Zeit ist, alle weiterzuverfolgenden Punkte festzuhalten. Sie klickt auf die Benachrichtigung, ihre bereits vorhandene verlinkte Notiz öffnet sich und sie beginnt damit, allen Mitgliedern des Ausschusses Aufgaben zuzuweisen. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten beim Verlassen des Raums genau, was sie zu tun haben und was als Nächstes ansteht.
Power-Tipp: Mit der Tastenkombination Alt+T (Windows) bzw. Befehlstaste+T (macOS) kannst du Aktionspunkte direkt in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln – ganz ohne Abtippen oder Cut-and-Paste. Dort kannst du dann zusätzlich Fälligkeitstermine zuweisen, sie mit Markierungen versehen und sie sogar direkt anderen Personen zuweisen.
Auf alles vorbereitet
In der ewigen Hektik der Arbeitswelt und deines Lebens kann es eine echte Herausforderung darstellen, zu jedem Meeting gut vorbereitet zu erscheinen. Und selbst wenn du vorbereitet bist, kann es mitunter schwierig sein, wichtige Details auf Anhieb parat zu haben, wenn du sie brauchst. Dank der Evernote-Benachrichtigungen zu Terminen in Google Kalender bist du stets auf alles vorbereitet und hast du jederzeit alle wichtigen Informationen im Blick, während sich alle anderen um dich herum fragen, wie du das bloß schaffst.
Hinweis: Nutzer von Evernote Personal können ein Google Kalender-Konto einbinden. Um mehrere Kalender-Konten einbinden zu können, musst du dein Evernote-Konto in einen der Tarife Evernote Professional oder Teams hochstufen. Um den Tarif zu ermitteln, der am besten für deine spezifischen Bedürfnisse geeignet ist, wirf einen Blick in unseren Tarifvergleich.
