Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben ist für die langfristige Tragfähigkeit und das Wohlergehen eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Überlastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unproduktiv, und die durch Stress und Müdigkeit verlorene Zeit kann schnell einen hohen Tribut fordern – insbesondere in Bezug auf Meetings und ständigen Termindruck. Und das Problem ist real: Eine Untersuchung des Workforce Institute beim US-amerikanischen Technologiekonzern UKG kam zu dem Schluss, dass im Jahr 2020 gut 43 Prozent aller Arbeitnehmer erhebliche Bedenken wegen Burnout haben und fast 60 Prozent der Führungskräfte Maßnahmen ergriffen haben, um dieses Problem anzugehen (Englisch).
Als Führungskraft gehört es zu deinen Aufgaben, dein Team dabei zu unterstützen, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu wahren. In welcher Weise unterstützt du deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dabei, Raum für ihre privaten Prioritäten zu schaffen und trotzdem zufrieden und produktiv im Job zu sein? Gehst du selbst mit gutem Beispiel voran?
Meetings sind ein idealer Ausgangspunkt (Englisch). Je besser es dir gelingt, Meetings in den Arbeitsalltag zu integrieren – sodass sie für dich arbeiten, anstatt dir mehr Arbeit zu machen – und sie mit besonderem Fokus auf Effizienz und Resultate durchzuführen, desto eher wirst du in der Lage sein, deine eigene Wohlfühlzone der Work-Life-Balance zu verwirklichen.
Einige vernünftige Grundsätze (und die richtigen Werkzeuge) bringen dich ein gutes Stück weiter.
Meeting? Oder kein Meeting? Das ist hier die Frage.
Ein Meeting anzusetzen, dient häufig als einfache Möglichkeit, um Dinge aufzuschieben. Wann immer ein Problem auftaucht oder eine Angelegenheit geklärt werden muss, kannst du es auf das Meeting selbst verschieben. Dies kann zu einem bedenklichen Verhaltensmuster werden. Es kann den Arbeitsablauf deines Teams stören und dich dazu zwingen, deine Prioritäten neu zu ordnen.
Sobald ein Problem auftaucht, überlege dir stattdessen genau, ob ein Meeting wirklich die richtige Form ist, um die Lösung anzugehen. Versuche, dir ein paar konkrete Fragen zu stellen, wie beispielsweise:
- Ist das Problem zeitkritisch oder könnte es sich negativ auf den Fortschritt anderer Projekte auswirken?
- Ist ein Beitrag von außen notwendig, um das Problem zu lösen? Und wenn ja, welche Teammitglieder werden dafür benötigt oder sind davon betroffen?
- Ist eine direkte Besprechung in Echtzeit erforderlich, oder können die relevanten Informationen per E‑Mail oder über ein vergleichbares Medium ausgetauscht werden?
- Was sind die Ziele des Meetings und wie wird sich der Zeitaufwand dafür auf sie auswirken?
Mit den Antworten als Orientierungshilfe kannst du nicht nur die Zahl der unnötigen Meetings reduzieren, sondern auch die stattfindenden Meetings produktiver und weniger zeitaufwändig gestalten. Und effiziente Meetings beginnen damit, dass du gut vorbereitet und organisiert bist, dich auf die wichtigen Punkte konzentrierst und die unwichtigen Dinge beiseite lässt.
Power-Tipp: Wenn du alles in Evernote sammelst, kannst du Ideen und Ziele ganz einfach organisieren und sie dem ganzen Team präsentieren. Ideen, Fragen, Lösungen, Aufgaben, sogar Tagesordnungspunkte für Meetings …die Inspiration kann jederzeit zuschlagen. Verwende Evernote, um Informationen zu erfassen und zu organisieren – auch unterwegs, ganz gleich, ob du gerade im Fitnessstudio schwitzt, die Kinder zur Schule bringst oder in der Arztpraxis wartest.
Power-Tipp: Du möchtest lieber komplett auf das Meeting verzichten, musst aber dennoch ein Problem lösen? Weise Aufgaben anderen Teammitgliedern zu, damit sie in der App weitere Anmerkungen, Fragen und Lösungsansätze hinzufügen können.
Sorge für einen Ausgleich zwischen Meetings und Aufgaben
Führungskräfte müssen immer auf dem Laufenden sein und über den Status, die Fragen und die Zuständigkeiten ihres Teams Bescheid wissen. Wenn diese Informationen leicht zugänglich organisiert sind, kannst du Aufgaben besser priorisieren und leichter feststellen, wann und wo Meetings abgehalten werden müssen. Das ist wichtig, um entscheiden zu können, ob ein Meeting wirklich erforderlich ist, wenn du es gegen zusätzlich anfallende Aufgaben und andere Anforderungen an deine Zeitplanung abwägst.
Wenn du ein Meeting ansetzt, bedenke Folgendes:
- Verteile Meetings möglichst oft über längere Zeiträume, anstatt dem Drang nachzugeben, mehrere Meetings in direkter Folge anzusetzen, um sie hinter sich zu bringen. Man braucht Zeit, um die ganzen Informationen zu verdauen und kluge Entscheidungen zu treffen, bevor man sich in das nächste Meeting stürzt.
- Formuliere bereits im Vorfeld die Ziele und lege eine klare Tagesordnung fest, und haltet euch dann während des Meetings daran. Auf diese Weise bleibt ihr bei der Sache, ohne unnötig Zeit zu verlieren.
- Verschiebe den Termin nicht automatisch, nur weil ein Mitglied aufgrund anderer Prioritäten nicht teilnehmen kann (es sei denn, dessen Anwesenheit ist unerlässlich). Besprich die Tagesordnung bereits im Voraus mit den Teilnahmerinnen und Teilnehmern und berücksichtige deren Beiträge. Ändere die Tagesordnung, falls nötig, und ändere den Termin nur, wenn es unbedingt erforderlich ist.
Power-Tipp: Verwende die Start-Ansicht, um deinen Arbeitstag komplett im Blick zu haben. Passe deine Start-Ansicht an, beispielsweise mit Aufgabenlisten, die deine Aufgaben nach Prioritäten ordnen. Kennzeichne deine Prioritäten mithilfe von Markierungen, Fälligkeitsterminen und Emojis oder etabliere eine Schlagwort-Konvention für relevante Notizen. Dank der Vogelperspektive auf deinen Terminkalender kannst du auf einen Blick erkennen, ob ein Meeting realisierbar ist, und gegebenenfalls einen passenden Termin für ihn finden.
Delegiere und bitte um Hilfe
Erfolgreiche Führungskräfte wissen, wie sie bei Bedarf delegieren können, indem sie einige oder alle Tagesordnungspunkte eines Meetings an andere Personen übertragen. Wenn du deine Vorgehensweise überdenkst, kannst du sicherstellen, dass es für jede Aufgabe einen Aufgabenverantwortlichen gibt und die Verantwortung auf viele Schultern verteilt wird. Entscheidend ist dabei, ein gesundes Gleichgewicht zwischen der Wahrung von Verantwortung und der Vermittlung eines Gefühls von Eigenverantwortung bei den anderen Beteiligten zu finden.
Beim Delegieren geht es darum, zu wissen, welche Aufgaben sich delegieren lassen und an wen. Welche Mitglieder deines Teams verfügen über die erforderlichen Kompetenzen? Wer ist nicht überlastet? Welche der zu erledigenden Aufgaben müssen delegiert werden? Indem du die richtige Aufgabe an das richtige Teammitglied delegierst, sendest du ein klares Zeichen, dass du ihren Fähigkeiten und ihrer Urteilskraft vertraust, wodurch du sie weiter ermutigst und ihrer Tätigkeit mehr Sinn verleihst.
Für Führungskräfte bedeutet diese neu gewonnene Freiheit eine erhebliche Erleichterung, die zudem das Risiko eines Burnouts verringert. In der sich ständig verändernden, turbogeladenen Geschäftswelt gibt es eine Konstante: Der Tag hat nur 24 Stunden, und selbst Teamleiter und Teamleiterinnen müssen sich einige davon ausruhen.
Power-Tipp: Bei der Abwägung, welche Mitglieder am besten für bestimmte Aufgaben des Meetings geeignet sind, kann es sich als schwierig erweisen, sich an alle Details der potenziellen Kandidaten zu erinnern. Erfasse und aktualisiere Kandidatenprofile in deiner Vorlage zur Meeting-Nachbereitung und erschaffe dadurch eine wertvolle Informationsquelle, die dir dabei hilft, Beziehungen herzustellen, Vertrauen zu schaffen und ein gutes Verhältnis aufzubauen. Das wird sich spätestens dann auszahlen, wenn du wichtige Entscheidungen in Bezug auf die Aufgabendelegation zu treffen hast.
Meetings vs. Aufgaben vs. Leben
„Zeit ist das, was wir uns am meisten wünschen, aber am schlechtesten nutzen.“
– William Penn
Der Tag hat nie genügend Stunden, aber du kannst deine Zeit besser nutzen, indem du unnötige Meetings vermeidest, dafür sorgst, dass die stattfindenden Meetings sinnvoll sind, und die Tagesordnungspunkte der Meetings an geeignete Teammitglieder delegierst. Und wenn du selbst mit gutem Beispiel vorangehst, wird dein Team das bemerken und seinen eigenen Weg zu einer nachhaltigen Arbeitsbelastung und Work-Life-Balance finden.
