In meinen vielen Jahren als Evernote-Beraterin ist mir Michael Hyatts Blog-Artikel „How I Organize Evernote“ immer wieder über den Weg gelaufen, weil er auf Webseiten verlinkt und in sozialen Medien als De-facto-Lösung zum Organisieren von Evernote gepriesen wurde.
In seinem Beitrag geht Hyatt detailliert darauf ein, wie er sein Evernote-Konto organisiert. Er verwendet nur vier Notizbücher in seinem gesamten Konto, und der Rest seiner Organisation basiert auf einem ziemlich komplexen Schlagwort-System, damit er einmal erstellte Notizen später wiederfinden kann.
Das Problem besteht darin, dass Schlagwörter nicht die einzige Möglichkeit sind, um Evernote zu organisieren. Allerdings erwecken die Sichtbarkeit und der Erfolg von Michael Hyatt bei vielen den Anschein, als seien Schlagwörter die „richtige“ Art und Weise, Evernote zu organisieren.
Trotz meiner Bewunderung für Michael Hyatt (tatsächlich bin ich ein großer Fan), stimme ich nicht mit seiner Ansicht zur Organisation von Evernote überein.
Schlagwörter sind eine Methode, um Evernote zu organisieren, aber für mich sind sie nicht die richtige Methode.
Für mich – und die überwiegende Mehrheit der Personen, die ich in meinen Jahren als Evernote-Beraterin gecoacht habe – besteht die richtige Methode darin, Notizbücher und Stapel als primäre Bausteine zur Organisation von Evernote zu verwenden, wobei Schlagwörter nicht als Organisationswerkzeug, sondern als Ergänzung für die Suchfunktion in Evernote eingesetzt werden.
In diesem Beitrag erläutere ich nicht, warum die Verwendung von Schlagwörtern zur Organisation deines Evernote-Kontos meiner Ansicht nach nicht praktikabel ist, sondern präsentiere ich auch einige Ratschläge, was man stattdessen tun sollte, und gebe ich einige Beispiele dafür, wie die Verwendung von Schlagwörtern unter bestimmten Umständen dennoch von Nutzen sein kann.
Was ist falsch daran, Inhalte in Evernote mithilfe von Schlagwörtern zu organisieren?
Ich bin davon überzeugt, dass die Verwendung von Schlagwörtern zur Organisation eines Evernote-Kontos einige entscheidende Nachteile in sich birgt.
Schlagwörter funktionieren nicht auf allen Geräten gleich – wodurch sie sofort weniger nützlich werden
Schlagwörter werden unterschiedlich dargestellt, je nachdem, welches Gerät man gerade nutzt. In der Desktop-Version auf einem Computer kann man Schlagwörter verschachteln, um eine visuelle Organisation zu ermöglichen. Aber diese verschachtelten Schlagwörter werden beispielsweise in der Evernote-App auf einem iPhone nicht angezeigt.
Stattdessen werden alle Schlagwörter auf Mobilgeräten in einer alphabetisch sortierten Liste angezeigt, wodurch alle Vorteile, die man durch die Desktop-Organisation für Schlagwörter hat, umgehend zunichte gemacht werden. Und das ist ein enormes Hindernis für das Wiederfinden von Informationen auf einem Mobilgerät mithilfe von Schlagwörtern.
Ich bringe den Leuten bei, dass die Evernote App für Mobilgeräte am besten zum Erfassen und Abrufen von Informationen verwendet wird, und nicht zum Organisieren (diesen Schritt spart man sich lieber für die Desktop-Anwendung auf). Aber warum sollte man seine Daten auf eine Weise organisieren, die auf dem Mobilgerät nicht unterstützt wird? Damit handelt man sich schon vom Start weg einen Nachteil ein, wenn es darum geht, die benötigten Inhalte wiederzufinden.
Wenn man vergisst, Notizen mit Schlagwörtern zu versehen, versagt das ganze Organisationssystem
Wenn man als alleiniges Organisationssystem für sein Evernote-Konto Schlagwörter verwendet, kann man es unglaublich schnell vermasseln und beispielsweise vergessen, ein Schlüsselwort hinzuzufügen (oder mehrere Schlüsselwörter, wenn man ein komplexes Schlagwortsystem verwendet). Mit anderen Worten: schon ein kleiner Fehler kann sich zum echten Ärgernis auswachsen.
Eine der größten Befürchtungen neuer Evernote-Nutzer ist es, dass ihre Notizen „verloren gehen“ könnten – das heißt, dass ihre Notizen durchs Raster fallen und unauffindbar werden könnten. Angesichts dieser Sorge stellt sich folgende Frage: Warum sollte man ein Organisationssystem für Evernote schaffen, das derart anfällig ist?
Wenn man sich bei der Organisation der eigenen Notizen auf Notizbücher verlässt, ist das System wesentlich robuster und weniger anfällig für Fehler, falls man einmal einen kleinen Fehler macht (was früher oder später unweigerlich geschehen wird).
Es ist zu einfach, neue Schlüsselwörter zu erstellen
Der Produktivitätscoach Tiago Forte hat dieses Problem in einem lesenswerten Beitrag aufgegriffen, in dem er ausführt, warum das Tagging mithilfe von Schlüsselwörtern untauglich ist (was meiner Sichtweise sehr nahe kommt). Er äußert sich wie folgt:
„In Evernote und den meisten anderen Tagging-Systemen wird ein neues Schlagwort einfach dadurch erstellt, dass es eingetippt wird. Wenn das Schlagwort nicht als bereits vorhanden erkannt wird, wird es neu angelegt. Dadurch wird das problematischste Verhalten in diesem Zusammenhang implizit gefördert und ermöglicht. Aaaah! Ganz schnell hat man sich mal vertippt, ist mit dem Finger verrutscht, hat man einen Klein- statt eines Großbuchstaben eingegeben, hat man sich bei der Interpunktion, der Zeitform oder was auch immer vertan. Es erscheint weder eine Warnmeldung noch ein anderer Hinweis, sondern das abweichende Schlagwort wird einfach erstellt. Es bleibt nur zu hoffen, dass man den Fehler später einmal bemerkt und korrigiert – hoffentlich bevor man sich darauf verlässt, dass schon alles richtig sein wird.“
Beispielsweise könnten versehentlich die folgenden vier Tags erstellt werden:
Womöglich bleibt der Fehler unbemerkt, und wenn man Jahre später nach bestimmten Informationen sucht, sind sie nicht auffindbar, weil man die Notiz versehentlich mit dem Schlagwort „reciept“ statt „Receipt“ versehen hat.
Weil Schlagwörter so einfach zu erstellen sind, besteht die Gefahr, dass die Liste von Schlagwörtern schnell außer Kontrolle gerät. Ja, man kann problemlos 100.000 Schlagwörter einrichten – aber will man das wirklich? Ein schlagwortbasiertes Organisationssystem skaliert schlicht nicht besonders gut, wenn man damit anfängt, alle Aspekte des eigenen Lebens in Evernote zu erfassen (so, wie ich es getan habe).
Man braucht ein perfektes Gedächtnis, um ein schlagwortbasiertes System richtig zu nutzen
Dies ist ein weiterer Punkt, den Forte in seinem Beitrag eloquent angesprochen hat und dem ich voll und ganz zustimme: Menschen leiden unter einem nachlassenden Gedächtnis.
Die Verwendung eines schlagwortbasierten Systems ist vollständig auf unsere Merkfähigkeit angewiesen – und wir müssen realistisch bleiben in Bezug auf die Menge an Informationen, die sich das menschliche Gehirn tatsächlich merken kann. Wie David Allen es ausdrückt: „Der Kopf ist dafür da, Ideen zu haben, und nicht dafür, sie festzuhalten.“
Wenn man Schlagwörter verwendet, um sein Evernote-Konto zu organisieren, muss man sich jedes einzelne jemals verwendete Schlagwort merken, einschließlich der jeweiligen Zeichensetzung und Schreibweise.
Wenn man noch ganz am Anfang seiner Evernote-Reise steht und erst 10 Schlagwörter erstellt hat, mag das noch nicht besonders abschreckend wirken; aber nach jahrelanger Nutzung von Evernote kann die Schlagwortliste leicht in die Tausende gehen. Ob man sich dann noch an so viele Schlagwörter erinnern und sie perfekt anwenden kann? Kein normaler Mensch kann das. Man kann sich auch nicht auf die automatische Ergänzungsfunktion von Evernote verlassen. Diese Funktion ist nicht auf allen Geräten verfügbar, und sobald man sie auf dem Smartphone verwenden will, ist man vom Glück verlassen.
Bei Freigaben und der Zusammenarbeit in Evernote funktionieren Schlagwörter nicht
Eine schlagwortbasierte Organisation in Evernote droht völlig in sich zusammenzubrechen, sobald man damit beginnt, mit anderen zusammenzuarbeiten und Inhalte für Mitarbeiter freizugeben.
Man kann keine Gruppe von Notizen, die auf Schlagwörtern basiert, für andere freigeben. Wenn ich eine Gruppe von Notizen mit dem Schlagwort „Soziale Medien“ für meinen Assistenten freigeben wollte, wäre das nicht möglich. Man kann ein Notizbuch für andere Personen freigeben. Man kann eine Notiz oder mehrere Notizen für andere freigeben. Aber man kann keine Gruppe von Notizen freigeben, die dasselbe Schlagwort miteinander teilen. Dies ist ein Aspekt, dem ich in vergangenen Diskussionen über die Organisation von Inhalten in Evernote nicht begegnet bin, und es ist ein erheblicher Nachteil für das Organisieren mithilfe von Schlagwörtern. Die meisten Leute verwenden Evernote für ihre eigene private Organisation, aber sie geben ihre Notizen und Notizbücher nicht für Freunde, Familienmitglieder und Kollegen frei – und das halte ich für eine riesige verpasste Gelegenheit. Dies ist eine der wichtigsten ungenutzten Einsatzmöglichkeit von Evernote.
Es gibt noch ein weiteres Problem in Bezug auf die Zusammenarbeit und den Einsatz von Schlüsselwörtern: Wenn man ein Notizbuch für andere freigibt, erscheinen die eigenen Schlagwörter auch im Konto der anderen Personen. Siehe dazu das unten abgebildete Beispiel. Das Schlagwort „Stacey Harmon Sales Page – Radical Productivity with Evernote“ stammt nicht von mir, aber die Notiz stammt aus einem meiner freigegebenen Notizbücher. Das Schlagwort wird also in meinem Konto angezeigt, weil einer meiner Mitarbeiter es erstellt hat.
Das Freigeben von Inhalten für die Zusammenarbeit ist einer der wichtigsten Gründe, warum ich Evernote so gerne benutze. Daher ist das geschilderte Problem für mich eines der überzeugendsten Argumente, kein schlagwortbasiertes System zu verwenden.
Die Alternative zu Schlagwörtern für die Organisation eines Evernote-Kontos
Mein Organisationssystem für Evernote sieht zusammengefasst wie folgt aus:
- Ich verwende Notizbücher und Stapel, um meine Inhalte zu organisieren und mein Konto visuell zu strukturieren. Stapel sind hierbei entscheidend, um meine Notizbuchstruktur übersichtlich zu halten und meine fast 250 Notizbücher auf 8 ordentliche Stapel zusammenzulegen.
- Meine Liste mit Notizbüchern und Stapeln wird in der linken Seitenleiste der Desktop-Anwendung angezeigt, um mir als visuelle Karte zu meinen Daten zu dienen.
- Ich ziehe wichtige Notizen, Notizbücher und Suchanfragen in die Favoriten von Evernote, um schnell auf meine am häufigsten aufgerufenen Daten zugreifen zu können.
- Häufig bereite ich meine Notizen vor, damit ich sie später leichter wiederfinden kann. Das heißt, ich gebe jeder Notiz einen aussagekräftigen Titel und füge bei Bedarf durchsuchbare Schlüsselwörter in den Text ein.
Die größten Vorteile dieser Vorgehensweise zur Organisation von Inhalten in Evernote sind folgende:
Vorteil 1: Man kann die Suchfunktion verwenden, um alles wiederzufinden – und das in Sekundenschnelle.
Sobald man sich nicht mehr auf Schlagwörter verlässt, wird man beginnen, die Suchfunktion zu nutzen, um die benötigten Inhalte wiederzufinden. Genau das tue ich auch. Alles, was ich in Evernote suche, finde ich innerhalb weniger Sekunden wieder – und das bei über 26.000 Notizen in meinem Konto.
Es gibt viele Wege, um in Evernote zu suchen. Man muss nur wissen, wie man richtig sucht, und sich einige Suchtechniken aneignen, dann findet man alles mühelos wieder. Wenn ein Wort oder eine Phrase irgendwo in Evernote vorhanden ist (sei es in Notiztiteln, Notizbuchtiteln, den Texten einer Notiz, Bildern und Dokumenten in einer Notiz oder in handschriftlichen oder gescannten Notizen), dann ist die Evernote-Suche auch in der Lage, die entsprechenden Inhalte ausfindig zu machen.
Auch Even Michael Hyatt erkennt die Leistungsfähigkeit der Evernote-Suche an, wenn er über den Einsatz von Schlüsselwörtern spricht. Er äußerte sich wie folgt:
„Es ist verlockend, jede Notiz mit mehreren Schlüsselwörtern zu versehen. Ich habe mir das jedoch schnell abgewöhnt, als mir klar wurde, dass Evernote ohnehin alle Wörter aus jeder Notiz indiziert. Wenn man sich beispielsweise ein gutes Zitat zum Thema ‚Zielsetzung‘ notiert, braucht man die Notiz nicht mit dem Schlagwort ‚Zielsetzung’ zu versehen, solange das Wort in der Notiz selbst vorkommt. Das würde nur für mehr Unordnung sorgen. Entscheidend ist, sich immer wieder an die Maxime ‚Weniger ist mehr‘ zu erinnern.“
Vorteil 2: Ein notizbuchbasiertes Organisationssystem erleichtert und beschleunigt das Wiederfinden von Inhalten
Wenn man sein Konto mithilfe von Notizbüchern und Stapeln organisiert, erhält man eine natürliche Bündelung der Daten, an die sich das eigene Gehirn gut erinnern kann (genau wie bei vielen Schnellheftern, bei denen man sofort weiß, dass sich die gesuchten Meeting-Notizen in einem bestimmten Projekthefter befinden). Und das Gehirn entdeckt das gesuchte Notizbuch oft sofort, wenn man seine Notizbuchliste in der linken Seitenleiste überfliegt oder auf dem Mobilgerät in das Suchfeld für Notizbücher nur die ersten Zeichen eintippt. Dadurch ist es möglich, die gesuchten Daten direkt anzusteuern, da das eigene Gehirn ganz genau weiß, in welchem Notizbuch sich die gesuchten Inhalte befinden.
Von einem notizbuchbasierter Ansatz profitiert man zudem, wenn man in Evernote die erweiterten Navigationsfunktionen wie „Zu … wechseln“ verwendet, um eine Notiz- oder Notizbuchliste anzuspringen, die sich mit wenigen Tastendrücken filtern lässt und in den meisten Fällen direkt zur gewünschten Notiz führt.
Und sollte man mit diesen beiden Methoden nicht weiterkommen, wird die zuverlässige Suchfunktion von Evernote das Gesuchte schon ausfindig machen. Da die Suchfunktion so leistungsfähig ist, kann man sich problemlos ein System von Notizbüchern und Stapeln ausdenken, das für den eigenen Workflow geeignet ist, Notizen hinzuzufügen und sich dann einfach auf die Suche verlassen, um die gewünschten Inhalte abzurufen.
Vorteil 3: Die Verwendung von Notizbüchern funktioniert überall gleich – auf jedem Gerät.
Ganz egal, auf welchem Gerät man Evernote nutzt, alle Notizen, Notizbücher und Stapel werden auf jedem Gerät in derselben Anordnung präsentiert. Man braucht sich also keine Sorgen zu machen, dass man etwas nicht finden könnte, wenn man vom Smartphone zum Notebook wechselt oder umgekehrt.
Einwände gegen ein notizbuchbasiertes Organisationssystem
Michael Hyatt hat einige Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung von Notizbüchern in Evernote angesprochen, und sie sind auch die Haupteinwände, die ich immer wieder von Leuten höre, die ein schlagwortbasiertes System verwenden.
Im Folgenden werde ich einzeln auf sie eingehen.
Einwand 1: „Private Konten sind auf 250 Notizbücher beschränkt. Ich brauche mehr!“
Es stimmt, dass für Konten, die keine Business-Konten sind, ein Limit von 250 Notizbüchern gilt. Aber man kann durchaus sehr gut mit 250 Notizbüchern auskommen – wenn man einen aktiven Umgang mit den verwendeten Notizbüchern pflegt. Das bedeutet, dass man sein Konto regelmäßig durchgehen und Notizbücher, die nicht länger aktiv genutzt werden, zusammenlegen (oder konsolidieren) muss.
Wenn man unbedingt mehr Notizbücher benötigt, kann man auch ein Upgrade seines Evernote-Abonnements in Erwägung ziehen – in einem Business-Konto lassen sich bis zu 5.000 Notizbücher erstellen.
Tatsächlich sind kleinere Einschränkungen sogar besser. Denn mit weniger Notizbüchern kann man effizienter arbeiten und hat man eine provisorische Sicherung, um etwaige Probleme durch die ungezügelte Anhäufung digitaler Informationen zu vermeiden.
Einwand 2: „Notizbücher können zwar gestapelt, aber nicht verschachtelt werden. Ich brauche mehr Organisationsebenen!“
Wir alle wurden darauf konditioniert (durch E-Mail-Programme und Computertechnologie), dass die richtige Vorgehensweise zur Organisation von Dingen in der Verwendung mehrstufiger Hierarchien besteht – aber dies ist nicht unbedingt die beste Möglichkeit.
Wenn man die Suchfunktion richtig nutzt, spielt es keine Rolle, ob man seine Notizen und Notizbücher verschachteln kann.
Die Stärke meines Organisationssystems für Evernote besteht in seiner Flachheit und Flexibilität. Wenn man seine Notizen hinsichtlich einer erfolgreichen Suche vorbereitet (hierbei sind die Namenskonventionen für die Notizen entscheidend), spielt es keine Rolle, wo genau sich die Notizen befinden – man findet sie an jedem Ort wieder.
Einwand 3: „Eine Notiz kann sich nur in einem Notizbuch befinden. Was ist, wenn sie in zwei verschiedene Kategorien passt?“
Diesem Einwand lässt sich am besten mit einem zweckmäßigen Workflow begegnen, der den eigenen Bedürfnissen an den Umgang mit seinen Informationen entspricht, statt sich damit zu befassen, wie die Daten in Evernote organisiert werden. Wie bereits erwähnt, befürworte ich eine Organisation der Inhalte in Notizbüchern und Stapeln. Wenn man seine Notizen auf eine erfolgreiche Suche hin vorbereitet und die Evernote-Suche fließend beherrscht, ist man problemlos in der Lage, alle benötigten Inhalte jederzeit wiederzufinden. Dabei spielt es keine Rolle, dass eine Notiz nur in einem einzigen Notizbuch vorhanden ist.
Sobald der Workflow klar ist, kann man die fortgeschrittenen Evernote-Funktionen wie beispielsweise Notiz-Links (Hyperlinks von einer Notiz zur anderen) einsetzen, um innerhalb des Kontos eine Struktur zu schaffen und einfach auf verwandte Notizen verweisen zu können, die sich in anderen Notizbüchern befinden.
Unter bestimmten Umständen können auch Schlagwörter sinnvoll sein
An dieser Stelle möchte ich klarstellen, dass ich überhaupt nicht gegen die Verwendung von Schlagwörtern bin. Ich denke nur, dass sie am besten im Workflow-Design aufgehoben sind und nicht als Grundlage des Organisationssystems in Evernote dienen sollten. Für die meisten Menschen sollten sie ein Mittel zum Auffinden von Inhalten sein – und kein Mittel zum Organisieren der Inhalte.
Schlagwörter können sehr nützlich sein, um Inhalte wiederzufinden. Daher empfehle ich, sie beim Einrichten des Evernote-Kontos als Sahnehäubchen einzusetzen (statt für den ganzen Kuchen, wie es viele Leute tun).
Zu den sinnvollen Anwendungsmöglichkeiten von Schlagwörtern gehören beispielsweise:
- Das Zusammenlegen oder Archivieren von Notizbüchern. Wenn man seine Notizbücher regelmäßig pflegt (siehe oben), kann man Schlagwörter verwenden, um die Notizbücher in Schlagwörter umzuwandeln, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Man versieht dann einfach alle Inhalte dieses Notizbuchs mit einem entsprechenden Schlagwort und legt sie in einem Notizbuch namens „Archiv“ ab.
- Das Bündeln von „Dashboard“-Daten aus mehreren Notizbüchern. Beispielsweise könnte man in jedem Kundennotizbuch eine Notiz namens „Fortschrittsbericht für“ anlegen und diese Notiz mit dem Schlagwort „Wochenmeeting“ versehen. Dadurch ließen sich bei Bedarf alle Fortschrittsberichte aus dem gesamten Evernote-Konto abrufen, um den Status aller Kundenprojekte beim regelmäßigen Wochenmeeting zu besprechen.
- Das Verfolgen des Status von Aufgaben, Projekten, Vorgängen etc. Schlagwörter eignen sich am besten, wenn die Anzahl der zu verfolgenden Elemente begrenzt ist. Beispielsweise der Übergang eines Vorgangs von „Aktiv“ über „Ausstehend“ zu „Abgeschlossen“. Eine feststehende Menge von Schlagwörtern zu definieren, die einen Prozess abbildet, und dann die Schlagwörter einer Notiz zu aktualisieren, während die Notiz den jeweiligen Prozess durchläuft, ist eine sinnvolle Anwendung von Schlagwörtern.
- Der Einsatz von Anwendungen von Drittanbietern. Evernote lässt sich hervorragend in Tausende von Plattformen von Drittanbietern integrieren, und viele dieser Anwendungen verwenden Schlagwörter als Bestandteil ihrer Integration. Zum Beispiel macht TaskClone von Schlagwörtern Gebrauch, um Aufgaben aus Evernote direkt mit der eigenen App zu teilen.
Mit Notizbüchern lässt sich Evernote insgesamt schneller, einfacher und effizienter nutzen
Schlagwörter können ein wichtiges Werkzeug in der Evernote-Welt sein. Aber insgesamt denke ich, dass die Evernote-Organisation auf Basis eines strukturierten Systems von Notizbüchern und Stapeln eine einfachere und effizientere Möglichkeit ist, um jede benötigte Notiz jederzeit von jedem Gerät aus abzurufen.
Wenn du dich dafür interessierst, wie ich mein Evernote-Konto mit Hilfe von Notizbüchern und Stapeln (nicht mit Schlagwörtern!) organisiere, wirf einen Blick in meinen EverDone® Guide (nur auf Englisch). Darin schildere ich ausführlich mein persönliches System für die Verwendung von Notizen, Notizbüchern und Stapeln, um David Allens Produktivitätsphilosophie des Getting Things Done in Evernote umzusetzen. Es handelt sich dabei um ein schrittweises System, das auf der organisatorischen Sichtweise beruht, die ich in diesem Beitrag beschrieben habe.
