Wusstest du, dass im Jahr 2019 allein in den USA über 11 Millionen Meetings pro Tag (Englisch) abgehalten wurden? Das ergibt über 4 Milliarden Meetings in einem Jahr! Seitdem hat die in Meetings zugebrachte Zeit mit dem Übergang zur Tele- und Hybridarbeit nur noch zugenommen (Englisch).
Allerdings wird der Begriff „Meeting“ so stark mit der formellen Variante im Büro assoziiert, dass wir oft vergessen, dass Treffen ein unverzichtbarer Teil unseres täglichen Lebens sind. In der Tat kann fast jeder Termin am Tag als Meeting angesehen werden – vom Zahnarztbesuch bis zum Fitnesstraining. Es ist eindeutig an der Zeit, unsere Definition des Wortes von Grund auf zu überdenken.
Indem du die Bedeutung von „Meeting“ überdenkst und die richtigen Werkzeuge findest, die dir dabei helfen, von diesem neuen Verständnis zu profitieren, kannst du diese alltäglichen Interaktionen von ‚unproduktiv‘ in ‚produktiv’, von ‚zu erledigen‘ in ‚erledigt‘ umgestalten – nicht nur in deinem Arbeitsumfeld, sondern in Bezug auf jeden Aspekt deines Lebens.
Halte alle Informationen wie in einem Meeting fest
„Wenn du deine Ideen nicht aufschreibst, können sie aus deinem Kopf verschwinden, bevor du den Raum überhaupt verlassen hast.“
– Richard Branson
In der heutigen hyperaktiven Welt sind manche Menschen davon überzeugt, dass Notizenmachen eine veraltete Praxis sei. Dabei handelt es sich beim Notizenmachen um eine Kunst und eine Fähigkeit, und die Vorteile können sich in allen Bereichen deines Lebens als unschätzbar wertvoll für deinen Erfolg (Englisch) erweisen.
Das effektive Erfassen von Notizen hilft dir nicht nur dabei, produktiver zu sein, sondern es erleichtern dir auch das Erlernen neuer Konzepte, indem du deine Gedanken mithilfe der Notizen so ordnest, dass sie leicht nachvollziehbar sind. Ganz gleich, ob du deinen Arzt konsultierst, ein Problem im Haushalt mit deiner Familie besprichst, ein Gespräch mit der Lehrerin oder dem Lehrer deines Kindes führst oder ein Essen mit Nachbarn planst, zu dem jeder Gast etwas mitbringt: Wenn du diese Fähigkeit bei jeder Gelegenheit anwendest, erzielst du letztendlich bessere Resultate.
Es gibt unterschiedliche Strategien, um sich Notizen zu machen, aber nachfolgend findest du einige allgemeine Grundregeln:
- Ziele setzen. Lege fest, was du von dem „Meeting“ erwartest und welche Schritte am wirksamsten sind, um die Erwartungen zu erfüllen.
- Prioritäten festlegen. Entscheide, welche Aspekte einer Aufgabe bzw. eines Gesprächs wichtig sind und welche nicht.
- Fragen vorbereiten. Erstelle eine Liste mit Dingen, die du vor einem Gespräch wissen musst.
- Zusammenfassen. Notiere dir Schlüsselbegriffe oder Phrasen. Konzentriere dich auf die wichtigsten Punkte, anstatt jedes noch so kleine Detail festzuhalten.
Power-Tipp: Du kannst Meeting-Vorlagen für eine Vielzahl von Zwecken verwenden, um Informationen schnell festzuhalten und zu organisieren. Das Erstellen von Meeting-Protokollen erfolgt mithilfe von Evernote intuitiv und einfach. Und da alle Informationen an einem gemeinsamen Ort gut organisiert vorliegen, kannst du deine Notizen ganz einfach noch einmal durchgehen, sobald das jeweilige „Meeting“ vorbei ist.
Setze Ideen in die Tat um
Ein produktives Meeting – ganz gleich, ob im Sitzungssaal, im Elternbeirat oder im Esszimmer – ist eines, bei dem Anliegen in umsetzbare Punkte umgewandelt werden und Prioritäten in Bezug darauf gesetzt werden, was wann zu geschehen hat, um ein dringendes Problem zu lösen oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Nehmen wir als Beispiel das „Meeting“ im Esszimmer:
- Definition des Anliegens bzw. des Problems: Die Wohnung ist ein einziges Chaos, weil die Haushaltsmitglieder sich die Hausarbeit nicht teilen.
- Bestimmung des Endziels: Die Wohnung aufräumen und diesen Zustand beibehalten.
- Bestimmung der Aufgaben und Zuweisung, Besprechung aller Aufgaben und Berücksichtigung aller Beiträge: Aufteilung der Hausarbeiten (Geschirr abwaschen, Teppich saugen, Wäsche zusammenlegen) und Festlegung, wer was macht – je nach Verfügbarkeit und Fähigkeit.
- Vorgabe von Fristen und den Häufigkeit bei wiederkehrenden Aufgaben: Der Abwasch muss jeden Abend vor dem Fernsehen erledigt werden, während der Teppich nur einmal pro Woche vor Sonntagabend gesaugt werden muss.
Wenn die Zuständigkeiten geklärt sind, ist es wichtig, die Einhaltung und Fortschritte zu kontrollieren. Überprüfe die Aktionspunkte anschließend regelmäßig. Gibt es etwas in euren Abläufen, das geändert werden kann, um dein „Team“ effizienter zu machen? Gibt es offensichtliche Vorteile, auf die du in Zukunft aufbauen kannst?
Power-Tipp: Mache Aktionspunkte zu Aufgaben, komplett mit Erinnerungen, Fälligkeitsterminen und Markierungen. Passe die Aufgaben und zugehörige Informationen ganz nach deinen Bedürfnissen an. Wenn du diese Aufgaben Teammitgliedern (oder Familienmitgliedern) zuweist, kannst du ihnen auch die Möglichkeit geben, Notizen und Vorschläge hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand haben.
Bewahre alles an einem gemeinsamen Ort auf
Meetings funktionieren, wenn alle Beteiligten alles haben, was sie brauchen, wenn sie es brauchen, und wenn alle Beteiligten leicht auf die nicht vorliegenden Informationen zugreifen können. Dazu gehören beispielsweise Zeitpläne, vereinbarte Aufgaben, die neuesten Informationen und aktuelle Angaben zu den Prioritäten. Der einfache Zugriff auf all diese Daten an einem gemeinsamen Ort bedeutet, dass du dich nicht mehr durch mehrere Anwendungen wühlen oder Daten mit Querverweisen abgleichen musst, nur um zum Plan zu gelangen. Und das Beste daran ist, dass jedes Mitglied deines Teams schnell darauf zugreifen kann, ganz gleich, ob es sich um Kolleginnen und Kollegen handelt, die an einem großen Projekt arbeiten, oder um Familienmitglieder, deren Zeitpläne sich ständig ändern.
Es beginnt mit Klarheit und endet mit Zuständigkeit. Das Festlegen von Aufgaben mit Fristen und messbaren Zielen sorgt dafür, dass alle verstehen, was von ihnen erwartet wird. Vergewissere dich, dass alle haben, was sie brauchen, um ihr Ziel zu erreichen, und dass alle bereit sind, die Verantwortung für die Ausführung ihrer Aufgaben zu übernehmen. Wenn es zu jedem Aktionspunkt eine zuständige Person, einen Fälligkeitstermin und einen klar vorgezeichneten Weg gibt, erreicht ihr eure Ziele schneller, pünktlich und im Rahmen des Budgets.
Power-Tipp: Egal, ob für Angelegenheiten auf der Arbeit, zu Hause, in der Schule oder in der Familie, verwende die Start-Ansicht, um deinen Tag zu planen und deine wichtigsten Inhalte in einer einfachen, organisierten Übersicht im Blick zu behalten.
Verhilf jedem Meeting zum Erfolg
Man kann sie lieben oder hassen, aber es gibt kein Entrinnen: Meetings spielen eine entscheidende Rolle in unserem beruflichen und privaten Leben. Je eher du sie dir zunutze machst, desto eher wirst du in der Lage sein, ein gemeinsames Zielbewusstsein zu entwickeln und die Chancen für dein persönliches Wachstum zu nutzen. Was auch immer in deinem Leben passiert, Evernote kann dir dabei helfen, den Überblick und die Kontrolle zu behalten – nicht nur über deine Meetings, sondern über jeden Aspekt deines turbulenten Lebens.
