Getting Things Done – Selbstmanagement für den Alltag

Es ist Mittwoch, 16:45 Uhr, und ihr stellt euch eine zentrale Frage: Was sollte ich als Nächstes in Angriff nehmen?

Ihr bemüht euch, alles auf die Reihe zu bekommen, aber euer Posteingang ist ständig überfüllt. Ihr wolltet auch noch Tim zurückrufen, um mit ihm etwas zu besprechen. Aber ihr habt vergessen, was genau das Thema war. Das Telefon klingelt. Die Lehrerin eurer Tochter informiert euch, dass die Noten eurer Kleinsten in letzter Zeit immer schlechter werden und sie wohl Nachhilfe brauchen wird. Um 17 Uhr ist ein dringendes Meeting angesetzt. Ihr wolltet in der Zeit aber eigentlich den Team-Workshop morgen vorbereiten. Eure Kollegen fragen inzwischen schon nach, warum ihr die Details zum Ablauf noch nicht weitergeleitet habt. Ihr habt außerdem eine Strategie ausgearbeitet, aber seit Wochen wartet ihr auf die Rückmeldung eines Kollegen. Und im Hinterkopf habt ihr noch das Gefühl, dass ihr ein anderes und ebenso wichtiges Thema völlig vergessen habt.

Willkommen im Zeitalter des Informationsüberflusses, in dem viele von uns mit einem Aufmerksamkeitsdefizit zu kämpfen haben.

Im Bestseller „Getting Things Done“ von David Allen (in der deutschen Fassung „Wie ich Dinge geregelt kriege“) wird die Abkürzung „GTD“ für seinen Ansatz geprägt. In 5 Schritten wird darin die Organisation unseres komplexen und modernen Arbeitsalltags beschrieben. Das Buch wurde millionenfach in Dutzenden Ländern auf der ganzen Welt verkauft und stellt ein praktisches Handbuch für stressfreie Produktivität dar. Dieser GTD-Ansatz kann auch ganz einfach in Evernote implementiert werden. Wenn euch dieser Artikel Lust auf mehr macht, werft einen Blick auf diese Evernote-Vorlagen von Barbara Fuller (Simplify Days), mit denen ihr im neuen Jahr direkt durchstarten könnt.

Dies sind die Schritte, um mit GTD ohne Stress produktiv zu sein:

1. ERFASSEN: jede Verpflichtung an einem vertrauenswürdigen Ort, z. B. in einem Softwareprogramm oder auf einem Blatt Papier, und nicht im Kopf aufbewahren
2. DURCHARBEITEN: Details der Verpflichtung, das gewünschte Ziel und den unmittelbar nächsten Schritt festlegen
3. ORGANISIEREN: Erinnerungen dieser Aufgaben in einer Projektliste erstellen
4. DURCHSEHEN: Liste jede Woche überprüfen, damit sie übersichtlich, auf dem neuesten Stand und vollständig ist
5. DURCHFÜHREN: Aufgaben ausführen, intuitive Entscheidungen über die nächsten Schritte treffen und sich gleichzeitig sicher sein können, dass im System nichts untergeht

Ein gutes Beispiel für die Umsetzung dieser Punkte ist eine gezielte und schrittweise Übung, bei der man alle seine Projekte aufschreibt. Das Ziel ist, zu erkennen, wie viele Projekte man gerade im privaten und beruflichen Leben verfolgt. Dies ist der erste Schritt, um ein Gefühl der Kontrolle über die Arbeits- und Aufgabenlast zu erhalten und sich dadurch zu entspannen. Es geht dabei prinzipiell darum, den Status der aktuellen Verpflichtungen übersichtlich und transparent festzuhalten.

Die Energie, die durch diese Übung freigesetzt wird, gibt euch genügend Motivation, um euch die folgenden vier Schritte des Arbeitsablaufes zu überlegen: Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen und Durchführen.

Ich möchte euch in diesem Artikel durch diese Übung führen. Fügt die vier Vorlagen unten zu eurem Evernote-Konto hinzu, damit ihr eure eigenen Projekte in den Aufgaben bearbeiten könnt.

Anleitung zur Verwendung der Evernote-Vorlagen >>

Alle laufenden Projekte festhalten

Diese Übung kann jeder machen, egal, ob ihr noch nie von GTD gehört habt oder den Ansatz bereits seit Jahren verfolgt. Die meisten Menschen könnten euch keinen vollständigen Überblick über alle ihre Projekte geben, auch wenn ihr Leben davon abhängen würde. Trotzdem hört man immer wieder, dass Leute überlastet sind und einfach zu viel zu tun haben. Ohne eine vollständige Liste aller Projekte kann man jedoch nicht wirklich wissen, wie viel man eigentlich schaffen könnte.

Definition von „Projekt“ laut GTD

Das Wort „Projekt“ kann sich auf viele verschiedene Dinge beziehen: von einem milliardenschweren Bauprojekt bis zur Renovierung des Badezimmers.

Im Rahmen von GTD ist Projekt jedoch viel enger definiert und zwar als jedes Ziel, das man erreichen möchte und wozu mehr als ein Schritt benötigt wird.

Anhand dieser Definition erkennen wir, dass sogar die einfachsten Ziele wie „Kopfhörer kaufen“ oder „Präsentation vorbereiten“ mehr als einen Schritt erfordern. Anstatt alle notwendigen Details in unserem Kopf aufzubewahren, möchten wir sie in einem externen Tool festhalten. So zwingen wir uns selbst dazu, Meilensteine zu setzen und ihren Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. Die Projektliste enthält alle diese Meilensteine, damit wir uns immer auf den nächsten Schritt konzentrieren können.

Mit dieser Definition vor Augen können die meisten Leute 30 bis 100 Projekte auflisten. Diese Zahl macht klar, dass wir ein externes Tool und nicht unser Gehirn für die Organisation benötigen.

Ihr möchtet ein eigenes Projekt für diese Übung verwenden? Fügt die Evernote-Vorlagen für GTD zu eurem Konto hinzu und erstellt Notizen für die Projektliste, einzelne Projekte, Verantwortungsbereiche und wöchentliche Überprüfungen.

1. Schritt: Erfassen

Kopf von allen Details befreien

Versucht, eingehende Informationen nicht zu bewerten oder zu filtern und sie auch nicht durchzusehen, zu verarbeiten, zu organisieren oder zu kategorisieren. All das passiert erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Für diesen Schritt könnt ihr die Vorlage der Projektliste einsetzen. Die erfassten Projekte werden dann erst später organisiert und aufgeschlüsselt.

Üblicherweise findet ihr Informationen, die hierzu erfasst werden können, an den folgenden Orten:

Euer Gehirn

Was liegt euch auf dem Herzen? Formuliert dies als Projekt. Benennt es, um es in den Griff zu bekommen. Was raubt euch mehr Zeit, als eigentlich nötig? Bei welchen Vorhaben kommt ihr nicht richtig voran? Welche Aktivitäten könnten etwas Struktur gebrauchen?

Beispiel: „Ich habe Rückenschmerzen“ => Termin beim Hausarzt machen, um den Ursprung der Rückenschmerzen zu besprechen

Kalender

Seht euch die letzten Wochen in eurem Kalender an. Wo müsst ihr nochmal nachhaken? Was ist noch nicht abgeschlossen? Welche Projekte möchtet ihr erstellen, um vergangene Termine nachzubearbeiten?

Werft einen Blick in die kommenden Wochen. Was muss vorbereitet und geplant werden? Welche Ziele müsst ihr euch setzen? Was müsst ihr noch nachholen?

Beispiel: „Ich muss mir überlegen, was wir beim Team-Workshop machen könnten“ => Ablauf des Team-Workshops planen

To-do-Liste

An welchen Dingen arbeitet ihr bereits, die eigentlich Teil eines größeren Projekts sind, das ihr noch nicht festgehalten habt?

Beispiel: „Ich muss mich noch mal bei der Reinigungskraft melden“ => Reinigungskraft anrufen und wöchentlichen Termin festlegen

Zeitplaner

Wie sieht es mit der Kommunikation aus? Gibt es irgendwelche Maßnahmen, die ihr bereits mit anderen Personen im Rahmen eines größeren Vorhabens geplant habt?

Beispiel: „Ich muss Lisa zurückrufen“ => Vertriebskampagne mit Lisa ausarbeiten

Aktentasche, Rucksack, Brieftasche, Geldtasche

Welche Dinge hebt ihr auf, damit ihr euch später an etwas erinnern könnt? Was bewahrt ihr für ein Projekt auf?

Beispiel: Visitenkarte in der Brieftasche => Potenziellen Interessenten von der Konferenz kontaktieren

Eure Umgebung

Seht euch im Büro, zu Hause, im Auto oder auf eurem Schreibtisch um. Welche Gegenstände stehen für Projekte, die ihr noch nicht festgehalten habt?

Beispiel: Dokument auf dem Schreibtisch => Dokument an den Geschäftspartner schicken

Digitale Umgebung

Werft einen Blick auf euren Desktop, die heruntergeladenen Dateien, Dokumente in wichtigen Ordnern, Lesezeichen, E-Mails und Browsertabs. Was bewahrt ihr auf, weil es Teil eines Projekts ist, das benannt und organisiert werden könnte?

Beispiel: PDF-Artikel auf dem Desktop => Entwurf lesen und Mitverfasser Feedback geben

Arbeitsabläufe oder Prozesse

Welche Abläufe in der Arbeit könnten effizienter, optimierter oder sinnvoller gestaltet werden? Was macht ihr regelmäßig, das einfach zu lange dauert, zu kompliziert ist oder das ihr nicht bis ins Detail durchdacht habt?

Beispiel: Lebensmittel einkaufen => Liste mit Grundnahrungsmitteln erstellen und regelmäßige Lieferungen über Amazon Fresh planen

Kreative Ideen

Was möchtet ihr lernen, weiterentwickeln, aufbauen, verfolgen, neu beginnen, erforschen oder spielerisch entdecken?

Beispiel: Flyer für Schauspielunterricht => Termine suchen und für Schauspielunterricht anmelden

Kompetenzaufbau

Möchtet ihr etwas Neues lernen? Welche Hobbys würdet ihr gerne verfolgen? Welches Projekt würde euch beruflich weiterbringen oder euer Leben interessanter oder aufregender machen?

Beispiel: E-Mail-Bestätigung für Onlinekurs => Onlinekurs zu Python abschließen

Macht euch nicht zu viele Gedanken über das Ergebnis der Projekte, die in dieser Phase zum Vorschein kommen, oder darüber, ob das Projekt wirklich die Mühe wert ist. Lasst euch nicht davon abhalten, alles festzuhalten, was möglicherweise ein Projekt sein könnte. Lasst euch auch nicht bei der Namenssuche aufhalten.

Am Ende dieses Schritts habt ihr wahrscheinlich eine Liste mit Aufgaben wie diese hier zusammengestellt. Eure Liste ist aber bestimmt um einiges länger.

1. Termin beim Hausarzt machen, um den Ursprung der Rückenschmerzen zu besprechen
2. Ablauf des Team-Workshops planen
3. Reinigungskraft anrufen und wöchentlichen Termin festlegen
4. Vertriebskampagne mit Lisa ausarbeiten
5. Potenziellen Interessenten von der Konferenz kontaktieren
6. Dokument an den Geschäftspartner schicken
7. Entwurf lesen und Mitverfasser Feedback geben
8. Liste mit Grundnahrungsmitteln erstellen und regelmäßige Lieferungen planen
9. Termine suchen und für Schauspielunterricht anmelden
10. Onlinekurs zu Python abschließen

Im nächsten Schritt entscheiden wir, was wir mit diesen Projekten machen sollen.

2. Schritt: Durcharbeiten

Liste verfeinern

Im ersten Schritt habt ihr euch alle potenziellen Projekte von der Seele geschrieben und in einer Liste festgehalten, in der ihr sie objektiv überblicken könnt. Nun ist es an der Zeit, diese Liste im nächsten Schritt aufzuräumen, um sie übersichtlicher zu gestalten und die Projekte auch umzusetzen.

Verwendet für diesen Schritt weiterhin die Vorlage der Projektliste und verschiebt die gesammelten Ideen in die nächste Phase.

Einige Dinge, die ihr dabei beachten solltet:

Löscht alle Punkte, die nicht wirklich als Projekt durchgehen.

Manchmal muss man ein Vorhaben erst aufschreiben, um zu erkennen, dass es eigentlich gar nicht so wichtig oder interessant ist. Löscht diese Punkte einfach.

Verschiebt die Projekte, die unter „Vielleicht“ oder „Irgendwann einmal“ fallen, an das Ende der Liste.

Alle Projekte, die ihr zu einem späteren Zeitpunkt oder vielleicht dann doch nicht umsetzen möchtet, sollten ganz unten in der Liste stehen.

Fasst Projekte mit dem gleichen Ziel zusammen.

Falls ihr Punkte wie „Neuen Computer suchen“, „Daten sichern und aktuellen Computer neu formatieren“ und „Geld für neuen Computer sparen“ notiert habt, könnt ihr sie womöglich zu einem übergreifenden Projekt namens „Neuen Computer kaufen“ zusammenfassen.

Wenn das Projekt wirklich nur aus einer Aufgabe besteht, fügt es stattdessen zu eurem Kalender hinzu.

Eine Aufgabe wie „Schwester vom Flughafen abholen“ muss nicht wirklich über einen längeren Zeitraum verfolgt werden. Erstellt einfach einen entsprechenden Termin in eurem Kalender, um euch daran zu erinnern.

Delegiert Projekte, falls möglich.

Wenn ihr Projekte an jemanden anderen delegiert, aber dennoch für das Ergebnis verantwortlich seid, benötigt ihr trotzdem einen Projekteintrag, um die Aufgabe im Auge zu behalten.

3. Schritt: Organisieren

Ziel oder Absicht für jedes Projekt festlegen

Ein Projekt ist noch kein Projekt, wenn kein Ziel gesetzt wurde. In diesem Schritt legt ihr fest, was ihr mit den einzelnen Punkten erreichen möchtet. Anschließend könnt ihr sie in eure persönliche Projektliste verschieben.

Verwendet für diesen Schritt weiterhin die Vorlage der Projektliste und verschiebt die Projektideen in die persönliche Projektliste.

Für einige Projekte kann man ein klares Ziel festlegen: „100 neue Leads und 25 neue Abschlüsse erzielen“. Andere Vorhaben sind breiter gefasst wie „Entspannter Urlaub mit viel Zeit für die Familie“.

Eine bewährte Struktur zum Formulieren klarer Ergebnisse (oder Ziele) ist das S.M.A.R.T.-Framework. Das Akronym steht für „Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound“, also „Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden“. Mit diesen Rahmenbedingungen lassen sich Ergebnisse so direkt und detailliert wie möglich definieren, ohne sich dabei in großen „Lebenszielen“ zu verlaufen. Fragt euch einfach: „Was soll das Ergebnis dieses Projekts sein?“.

Nehmen wir unsere Liste als Beispiel:

1. Termin beim Hausarzt machen, um den Ursprung der Rückenschmerzen zu besprechen [Ergebnis: Keine Rückenschmerzen mehr und ich kann entspannt durchschlafen, bis 1. März 2018]
2. Ablauf des Team-Workshops planen [Ergebnis: Team weiß über die Ziele Bescheid und wir definieren die nächsten Schritte für alle Punkte auf der Tagesordnung, bis Montag 19. Februar]
3. Reinigungskraft anrufen und wöchentlichen Termin festlegen [Ergebnis: Termin für wöchentliche Reinigung im Kalender und das Haus ist immer sauber, bis 1. April 2018]
4. Vertriebskampagne mit Lisa ausarbeiten [Ergebnis: Vertriebskampagne wird von Führungsebene abgesegnet, Geldmittel sind eingeplant und Team weiß Bescheid, bis 15. Dezember 2018]

Vergesst dabei nicht, dass ein Punkt der S.M.A.R.T.-Struktur sich auf den Zeitpunkt des Abschlusses bezieht. Das heißt, dass für jedes Ergebnis eine Deadline oder ein zeitlicher Rahmen festgelegt werden sollte. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob es ein fester Zeitrahmen oder der Termin nur ein Wunschdatum ist.

Notiert die Ergebnisse oder Vorhaben für jedes Projekt in der zweiten Spalte und die Deadline in der dritten Spalte.

Namen der Projekte an die gewünschten Ergebnisse anpassen

Nun ist es an der Zeit, einige Anpassungen vorzunehmen. Legt für jedes Projekt fest, was „Abschluss“ bedeutet. Wenn ihr nicht genau wisst, was ihr erreichen möchtet, wird es sich auch nur schwer umsetzen lassen.

Beginnt jedes Projekt mit einem Verb, das den Abschluss beschreibt: beenden, einreichen, liefern, schließen, senden, klären, organisieren, aktualisieren, implementieren, lösen, abgeben, neu organisieren, entwickeln, verteilen, installieren, vorlegen, bekannt machen oder veröffentlichen.

Wenn ihr Verben wie verwalten, überwachen, sicherstellen, maximieren verwendet, handelt es sich wahrscheinlich um einen Aufgabenbereich und nicht so sehr um ein Projekt. Ein Aufgabenbereich ist ein in sich nicht abgeschlossener Abschnitt eures Lebens, in dem ihr euch an bestimmten Standards orientiert, zum Beispiel im Bereich Gesundheit, Finanzen, Wohnen oder Produktivität. Diese Dinge sollte man zwar nicht außer Acht lassen, aber sie gehören nicht auf eure Projektliste.

Ihr könnt diese Punkte in die Vorlage für Aufgabenbereiche verschieben, um sie getrennt von eurer Projektliste zu verwalten.

4. Schritt: Durchsehen

GTD-Liste wöchentlich überprüfen

Werft einen Blick auf die ganze Liste und stellt euch ein paar grundlegende Fragen:

• Steht diese Liste für alle meine Prioritäten, Interessen, Werte und langfristigen Ziele?
• In welchen Aufgabenbereichen habe ich zu viele oder zu wenige Projekte?
• Habe ich Ziele oder Ergebnisse definiert, denen keine spezifischen Projekte zugewiesen sind?
• Verbringe ich Zeit mit Dingen, für die keine klaren Ziele oder Ergebnisse definiert wurden?
• Wenn ihr nicht sicher seid, fragt euch: „Was möchte ich hier wirklich erreichen?“ oder „Warum möchte ich das eigentlich machen?“
• Möchte ich irgendwelche Projekte doch nicht verfolgen oder sie verschieben, abändern oder genauer formulieren?

Erstellt eine Wochenübersicht mit dieser Evernote-Vorlage und denkt über eure Woche nach.

Bonusschritt: Prioritäten in der Liste auf Projektbasis festlegen

Prioritäten für einzelne Aufgaben oder Informationen zu definieren, kann ganz schön schwierig sein, da wir dabei versuchen, mehrere Fragen gleichzeitig zu beantworten:

• Ist es wichtig?
• Ist es dringend?
• Gehört es zu einem Projekt, das wichtig ist?
• Gehört es zu einem Projekt, das dringend ist?
• Ist es ein eher unwichtiges Detail oder ein entscheidender Bestandteil?

Ihr könnt diese Entscheidungen schon frühzeitig machen, indem ihr Prioritäten im Voraus auf Projektebene anstatt auf Aufgabenebene festlegt. Sortiert die Liste von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität. Denkt dabei daran, wie viel Zeit ihr jedem Projekt pro Woche zuweisen möchtet. Wenn ihr diese Einordnung zu Beginn der Woche vornehmt, lassen sich detailliertere Entscheidungen während der Woche viel einfacher treffen.

Da sich Projekte ständig ändern und weiterentwickeln, solltet ihr sie in einer wöchentlichen Übersicht im Auge behalten. Laut Allen ist dies der Schlüssel zum Erfolg in GTD. Es ist eine Art Pflichttermin, um die letzte Woche zu überblicken und die Projektliste zu aktualisieren.

Wenn ihr eure Projekte in einem ruhigen und ausgeglichenen Moment ohne den Stress des Arbeitstags überprüft, ist es viel einfacher, den richtigen Blickwinkel während der Woche nicht zu verlieren. Man schafft es so, nicht nur an einzelne Projekte zu denken, sondern an die Gesamtheit aller Projekte. Risiken und Erfolge aller Bestandteile lassen sich so besser abschätzen.

5. Schritt: Durchführen

Strukturiert und produktiv arbeiten

Mithilfe der Projektliste könnt ihr eure Aufgaben ohne ungewollte Überraschungen ausführen. Das Ziel von GTD ist, dass durch Stress, Anspannung und Hindernisse keine negativen Gefühle ausgelöst werden, sondern neue Projekte entstehen.

Weitere Informationen zu GTD findet ihr in diesem Buch (auf Englisch), als Mitglied auf der Website GTD Connect (Webinare, Interviews und Anleitungen zu allen Aspekten der Methode) oder in meinem Online-Videokurs Get Stuff Done Like a Boss.

* GTD® und Getting Things Done® sind registrierte Marken von The David Allen Company und dieser Kurs wird nicht von ihnen unterstützt und ist nicht mit ihnen verbunden.