Calum W. White ist Historiker und arbeitet an seinem Doktortitel in Geschichte am Balliol College der University of Oxford. Hier findet ihr seinen Blog, in dem dieser Post ursprünglich veröffentlicht wurde, mit vielen weiteren Posts von Calum.
Ich schreibe diesen Blogpost nicht, weil ich denke, eine allgemeingültige Antwort gefunden zu haben, sondern weil ich oft sage „Ja, ich verwende jetzt Evernote und es ist wirklich toll“, ohne genau zu erklären, warum eigentlich. Ich möchte einen kurzen Überblick geben, wie ich das Programm nutze, und wie ich es als Historiker für meine Forschung einsetze.
Calum W. White
In Evernote kann man Dateien und Informationen in einer einfach navigierbaren Benutzeroberfläche organisieren. Was mir von Anfang an gut gefallen hat, ist, dass man zwischen Dokumenten in Ordnern wechseln kann, ohne das ursprüngliche Verzeichnis aus den Augen zu verlieren. Das ist besonders hilfreich, wenn man nach etwas sucht, von dem man weiß, dass man es hat, aber nicht weiß, wo genau oder wie die Datei heißt. Alles ist in „Notizen“ geordnet. Den Begriff kann man übergreifend mit einer Datei gleichsetzen. Eine Notiz kann einfach nur Text sein, aber auch Bilder, PDFs und sogar Audiodateien. Man kann diese Notizen ordnen und ganz einfach auf sie zugreifen. Sie sind in Notizbüchern zusammengefasst, die man mit Ordnern vergleichen kann. Unten seht ihr meine Oberfläche.
Wie ihr sehen könnt, sind die Hauptordner links angeordnet. Die Liste der Notizen befindet sich in der nächsten Spalte und die Notiz selbst ganz rechts. Das hier ist meine Hauptliste mit Dateien und entsprechenden Beschreibungen. Ich habe Kontrollkästchen neben den Dokumenten eingefügt, um sie abzuhaken, wenn ich sie erhalten und durchgesehen habe. Alle Dokumente gehören zu einer Datei, die ich links sehe.
Wie hilft es bei der Archivarbeit?
Ihr seid wahrscheinlich ganz zufrieden mit eurem eigenen Archivnotizsystem. Und das ist auch gut so. Was Evernote jedoch sehr, sehr gut kann, ist euch das Sammeln von Material zu vereinfachen. Dazu braucht ihr ein Smartphone, mit dem ihr gute Fotos machen könnt. Mit meinem Telefon war das schon 2008 kein Problem, also sollte dieser Punkt für die meisten kein Hindernis darstellen. Ladet euch die App herunter. In Android könnt ihr das Widget auf den Startbildschirm eures Smartphones legen. So könnt ihr Fotos machen und direkt am richtigen Ort speichern.
Nehmen wir an, dass das Buch „The Silence of Memory“ von Adrian Gregory eines meiner Dokumente der Mitchell Library ist und ich es komplett abfotografieren möchte.
Geht als ersten Schritt zum Widget auf eurem Telefon und tippt auf das Kamerasymbol. Ihr könnt auch die App öffnen, auf „+“ tippen und „Kamera“ auswählen. Bei beiden Optionen wird anschließend die unten angezeigte Oberfläche geöffnet.
Anschließend empfehle ich, oben rechts zu tippen und den Modus zum Archivieren auf „Manuell“ umzustellen. Macht so viele Fotos, wie ihr möchtet. Ihr seht die Aufnahmen in der Zeitleiste unten. Wie viele Fotos ihr machen könnt, hängt vom Speicherplatz auf eurem Telefon ab. Wenn das Dokument sehr groß ist, teile ich es in Gruppen von jeweils 70 oder 80 Seiten. Wenn ein Foto verschwommen ist oder ihr etwas übersehen habt, schießt einfach noch ein Foto. Ihr könnt sie später ganz einfach aus dem Dokument löschen.
Wenn ihr fertig seid, tippt auf das grüne Häkchen und die Notiz wird erstellt. Gebt einen Namen an und wählt das Notizbuch aus, in dem die Notiz gespeichert werden soll. Wenn ihr auf eurem Telefon mit dem Internet verbunden seid, wird die Notiz auch in Evernote hochgeladen und damit automatisch gesichert. Nicht schlecht, oder?
Nach dem Scannen aktualisiere ich meine Ansicht und schon sind die Infos auf meinem Computer zu sehen. Wenn ihr auf eine Datei doppelklickt, wird sie im Vollbildmodus angezeigt. Es gibt auch einen Präsentationsmodus, falls ihr euch einfach ablenken lässt.
Ihr könnt damit aber nicht nur Dokumente schnell und akkurat erfassen und speichern, sondern in Evernote wird der Text außerdem automatisch so gut wie möglich durchsuchbar gemacht (ihr könnt über das Feld rechts oben suchen). Für getippten Text funktioniert das auch richtig gut. Ihr könnt Schlagwörter zum Dokument hinzufügen, falls es auf den ersten Blick nicht ganz klar ist, worum es geht, zum Beispiel „sehr hilfreicher Bericht zum illegalen Müllabladen“. Dies ist jedoch optional.
So verwende ich Evernote für Archivarbeit. Ich erfasse Daten nun ganz anders. Statt Stunden damit zu verbringen, Bilder in PDF-Dateien zu organisieren, mache ich jetzt alles in Evernote. Wenn ich nachhause komme, ist alles erledigt, synchronisiert und abrufbar. Ich kann jetzt auch ganz anders auf die Daten zugreifen.
Die Suchfunktionen sind äußerst hilfreich, um Zitate schnell zu finden oder diese eine Referenz aufzuspüren, die man irrtümlicherweise nicht in die Fußnote eingefügt hat.
Ich verwende Evernote auch, um PDFs anzusehen. Ich lade Artikel aus Fachzeitschriften in eigene Ordner hoch und lese sie dort. In Premium könnt ihr PDFs sogar durchsuchen. Ihr könnt die Dateien auf eurem Laptop oder Tablet kommentieren. Die Anmerkungen werden dann auf euren restlichen Geräten synchronisiert. Über dem Dokument in Evernote seht ihr außerdem eine Zusammenfassung der in der Datei enthaltenen Anmerkungen.
Ist es auch für andere Dinge nützlich?
Ich clippe sehr häufig Inhalte aus dem Internet und sende sie an Evernote. Ihr könnt Web Clipper von Evernote für euren Browser herunterladen. Tippt auf eurem Smartphone auf „Freigeben“ und „An Evernote senden“, um eine gesamte Seite automatisch für später zu speichern. Wenn ich in Twitter zum Beispiel einen Beitragsaufruf sehe, leite ich ihn weiter an Evernote, um so die Informationen gespeichert zu haben.
Das gleiche gilt, wenn mir jemand einen Namen oder eine Referenz nennt, die mit meiner Arbeit zu tun hat. Ich öffne dann einfach das Dokument über mein Widget, notiere die Informationen und sehe sie mir später an. So habe ich alle diese Daten an einem einzigen Ort (und kann sie durchsuchen), die ich früher auf Notizzettel und Rückseiten von Umschlägen verstreut hatte.
Für diejenigen von euch, die in Seminaren Notizen machen, gibt es eine Lösung. Ich habe versucht, meine Notizen direkt in Evernote zu machen, aber das laute Tippen auf meinem Laptop war mir unangenehm. Außerdem sind meine Gedankengänge ganz anders, wenn ich Papier und Stift verwende. Nach einem Seminar oder nach dem Festhalten eines Projektplans mache ich einfach ein Foto von meinen Notizen und sende sie an Evernote. So kann ich die Inhalte schnell wiederfinden, durchsuchen und automatisch eine Sicherungskopie erstellen. Hier findet ihr zum Beispiel die Planung für diesen Post hier.
Die Hauptziele liegen darin, das Erfassen und Verwalten von Daten in einem Archiv zu vereinfachen. Wenn man sich dann erst mal an das System gewöhnt hat, kann man auch noch weitere Abläufe optimieren. Wenn ihr bereits viele Stunden an euren Archiven gearbeitet habt und Unmengen an Ordnern voll mit PDF-Dateien oder anderen Dokumenten habt – kein Problem. Mir ging es genauso. Ladet die Infos einfach in Evernote hoch, um sie durchsuchen zu können.
