Matthias Wilhelm ist Steuerberater und führt eine mittelständische Steuerberatungsgesellschaft in Wiesbaden. Die Lösung komplexer Steuerfragen gehört zu seinen täglichen Aufgaben. Dabei alle Informationen an einem Ort zu wissen, ist für ihn ein kritischer Erfolgsfaktor. Hier erzählt er, wie Evernote ihm dabei hilft.
Als Steuerberater ist es notwendig, eine schier unbegrenzte Anzahl von Vorschriften zu kennen und zu beachten. Gesetzes- und Rechtsprechungsänderungen erfordern kontinuierliche Fortbildung und ein ausgeprägtes Erinnerungsvermögen. Aus diesem Grund stellte ich mir vor vielen Jahren die praktische Frage, wie ich mit dieser Informationsflut auf Dauer umgehen will. In einem ersten Schritt ging es mir darum, die Vielzahl der Informationen zu erfassen und dauerhaft zu strukturieren. In einem zweiten Schritt war es mein Ziel sicherzustellen, dass ich die einmal erfassten Informationen später auch wieder abrufen kann.
Alle Informationen an einem Ort
Seit 2008 nutze ich dafür Evernote. Die Software ist zugleich elektronisches Notizbuch und digitaler Arbeitsplatz. Ich kann damit Notizen verfassen, sie in Notizbüchern strukturieren und sie mit Schlagworten versehen. Zudem kann ich innerhalb einer Notiz auch Dateien ablegen. Diese Funktion ist für mich als Steuerberater einer der Wesentlichsten. Sie ermöglicht es mir, Dokumente – wie zum Beispiel ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) oder ein neues Schreiben des Bundesministers der Finanzen (BMF) – in einer Notiz abzulegen, sie zu verschlagworten und sie dann in einen Ordner „Fachliteratur“ abzulegen.
Welche Features schätze ich an Evernote?
1) Informationen strukturieren und wiederfinden
Die Verschlagwortung der Notizen nehme ich nach den Paragraphen des jeweiligen Gesetzes vor (z.B. das Schlagwort „§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG“). Da sich Schlagworte in Evernote hierarchisch strukturieren lassen, kann ich auf diese Weise ganze Gesetze in der Software als verschachtelte Schlagworte abbilden.
Einer Notiz lassen sich in Evernote unbegrenzt viele Schlagworte zuweisen. Dies ist für mich dann hilfreich, wenn ich neben der beschriebenen hierarchischen, gesetzesorientierten Verschlagwortung Notizen mit feststehenden steuerlichen Begriffen versehen möchte. So zum Beispiel bei dem durch die Steuerrechtsprechung konkretisierten Begriff „verdeckte Gewinnausschüttung“. Dieser Begriff ist sowohl im Einkommensteuergesetz wie auch im Körperschaftsteuergetz von Bedeutung. Durch die Zuweisung dieses Schlagwortes einer Notiz kann ich gesetzesübergreifende Sachverhalte abbilden.
2) Volltextsuche
Ein wesentlicher praktischer Nutzen einer Dokumentenablage in Evernote ergibt sich dadurch, dass Evernote innerhalb der Software eine Volltextsuche ermöglicht, d.h. den gesamten Notizenbestand durchsuchen kann. Alternativ ist es auch möglich, die Suche auf bestimmte Ordner oder Schlagworte zu beschränken.
Hierzu gibt es unterschiedliche Suchoperatoren, die das Finden von Informationen erleichtern.
3) Multiplattformansatz
Das Schöne an Evernote ist, dass sich die auf einem Gerät ablegten Informationen automatisch mit allen anderen Geräten synchronisieren. Lege ich z.B. abends auf meinem Mac ein neues BFH-Urteil in Evernote ab, dann kann ich, wenn ich es am nächsten Morgen gemeinsam mit meinem Mandanten besprechen möchte, einfach auf meinem iPad aufrufen. So habe ich meinen Arbeitsplatz immer dabei.
Meine Notizen in Evernote synchronisieren sich automatisch mit allen anderen Geräten. So habe ich meinen Arbeitsplatz immer dabei.
Neben den oben beschriebenen Clients existiert auch eine ausgereifte Web-Version. Diese funktioniert mit Browsern wie Google Chrome, Safari, Firefox und Internet Explorer. So kann ich – ohne eine lokale Client-Installation – von jedem Computer dieser Welt auf meine Notizen zugreifen.
Fazit – Fachwissen an einem Ort
Mit Hilfe von Evernote habe ich mir über Jahre hinweg eine ganz persönliche Fachliteratur-Datenbank zusammengestellt, auf die ich jederzeit und von allen Computerplattformen aus zugreifen kann. Für Menschen, die täglich mit einer großen Anzahl von Informationen konfrontiert werden und die immer wieder auf diese Informationen zurückgreifen wollen, ist Evernote daher ideal.
