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Produktivität

4 Tipps, um konzentriert zu bleiben und Dinge zu erledigen

Versetze dich kurz in folgende Lage: Du holst dir eine Tasse Kaffee, schaltest dein Notebook ein und atmest tief durch; es ist an der Zeit, dich zu konzentrieren. Du öffnest eine leere Notiz, um damit zu beginnen, einen Projektplan aufzustellen. Aber statt innerhalb der üblichen ersten ein oder zwei Stunden einen ersten Entwurf fertig zu haben, findest du dich in den sozialen Medien wieder, starrst du immer wieder auf dein Smartphone oder schaltest du gedanklich einfach ab.

Wenn man durch die aktuelle Nachrichtenflut abgelenkt ist, sich an das Arbeiten an einem neuen Ort gewöhnen muss (oder erstmals von zu Hause aus arbeitet) oder seine plötzlich auftauchenden Sorgen zu besänftigen versucht, kann einen das Gefühl beschleichen, es sei unmöglich, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Aber in Zeiten der Ungewissheit besteht das Ziel nicht darin, sofort wieder das alte Topniveau in Bezug auf die Produktivität zu erreichen. Stattdessen geht es zunächst darum, über den Tag verteilt Situationen und Räume zu finden und zu schaffen, die der Konzentration förderlich sind, und sich auf diese Weise allmählich von den ganzen Ablenkungen freizumachen.

Nachfolgend findest du vier Tipps, um dich besser auf deine Aufgaben konzentrieren und deine anstehende Arbeit erledigen zu können.

1. Übe deinen Geist darin, Ablenkungen zu ignorieren

Wenn man sich über längere Zeiträume konzentrieren muss, gilt das Motto „weniger ist mehr“. So geht es zumindest aus Untersuchungen (Englisch) von Joe DeGutis und Mike Esterman vom Boston Attention and Learning Lab hervor, die herausgefunden haben, dass sich Dinge am effektivsten erledigen lassen, wenn man sich eine Weile konzentriert und dann eine kurze Pause macht, bevor man sich wieder konzentriert.

Dies ist der wissenschaftliche Hintergrund für die Pomodoro-Technik (Englisch), einer Methode des Zeitmanagementms, bei der man seinen Arbeitstag in 25‑Minuten-Abschnitte mit fünfminütigen Pausen unterteilt. Die Arbeitsphasen werden als pomodori bezeichnet, und nach jeweils vier pomodori legt man eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten ein.

Das mag zwar ganz einfach klingen, aber in der Praxis können sich Ablenkungen auch während eines 25-minütigen Zeitabschnitts schnell einmal in die eigene Arbeit einschleichen. Stacey Harmon, eine zertifizierte Evernote-Beraterin und Getting Things DoneⓇ-Praktikerin (GTD), veröffentlichte kürzlich eine Übung dazu, wie man sich in unsicheren Zeiten mithilfe der Pomodoro-Technik konzentrieren kann (Englisch), wobei sie auch darauf eingeht, wie man die Anzahl der Ablenkungen im Laufe eines pomodoro reduzieren kann.

Laut Stacey Harmon besteht der beste Weg zum Bekämpfen von Ablenkungen darin, zunächst einmal zu erkennen, ob es sich bei ihnen um interne oder externe Ablenkungen handelt. Interne Ablenkungen sind deine eigenen Ideen und Gedanken, beispielsweise wenn du dich zum Arbeiten hinsetzt und plötzlich den Drang verspürst, deine E‑Mails zu checken oder irgendetwas im Internet nachzuschlagen. Du kannst verhindern, deinen pomodoro darauf zu verschwenden, indem du solche Ablenkungen sichtbar machst und aufschreibst. Durch das Niederschreiben deiner Ablenkungen kannst du deinen Kopf freimachen und dich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.

Externe Ablenkungen liegen vor, wenn du von anderen unterbrochen wirst, beispielsweise von einem Kollegen, der Hilfe bei einem Projekt benötigt, oder von einem Freund, der dir eine SMS schickt. Da dein Ziel darin besteht, das Ende des Pomodoro zu erreichen, solltest du dir ein paar Sekunden Zeit nehmen, um dich kurz der Unterbrechung zu widmen und dich anschließend wieder zu konzentrieren. Harmon empfiehlt, der unterbrechenden Person etwas mitzuteilen wie „Ich stecke mitten in einem Pomodoro, ich melde mich in 25 Minuten bei dir“ oder „Ich bin gerade beschäftigt und kann nicht sofort reagieren“.

Mit der Zeit wirst du dein Gehirn daran gewöhnen können, die vollen 25 Minuten kontinuierlicher Arbeit ohne interne oder externe Unterbrechungen zu bewältigen.

Expertentipp: Du kannst diese Evernote-Vorlage (Englisch) verwenden, um deine Pomodoro-Aufgaben zu erfassen.

2. Plane deine Aufgaben rund um deinen ultradianen Rhythmus

Deine Konzentrationsfähigkeit schwankt im Laufe des Tages und der Woche. Es wird Zeiten geben, in denen dir eine E‑Mail oder der Abschluss eines Projekts leicht von der Hand geht, und andere, in denen es sich völlig unnatürlich und herausfordernd anfühlt, dich hinzusetzen und die anstehende Arbeit zu erledigen. Zwar kannst und (solltest) du die weniger produktiven Zeiten deines Tages nicht eliminieren, aber du kannst herausfinden, wann es am wahrscheinlichsten ist, dass du in Topform bist, und diese Zeiten dann optimal nutzen.

Wir alle haben eine innere Uhr mit einem 24‑Stunden-Zyklus, der als unser zirkadianer Rhythmus bezeichnet wird. Er gibt uns vor, wann wir schlafen gehen, aufwachen und die meiste Energie verspüren. Innerhalb dieses 24‑Stunden-Zyklus durchlaufen wir 90‑minütige Blöcke erhöhter Produktivität und Konzentration, die auch als ultradianer Rhythmus bezeichnet werden.

Um deinen eigenen ultradianen Rhythmus besser zu verstehen, halte über einen längeren Zeitraum jeden Tag stündlich um dieselbe Zeit dein jeweiliges Konzentrations-, Enthusiasmus- und Energieniveau fest. Notiere dir in jedem Fall auch etwaige Änderungen an deinem Tagesablauf (beispielsweise wenn du einen Mittagsspaziergang gemacht hast). Nach ein oder zwei Wochen der Datenerfassung wirst du feststellen, wie sich allmählich ein Muster herausbildet. Du wirst dann ablesen können, wann dein Konzentrations- und Energieniveau am höchsten bzw. am niedrigsten ist, und deine Aufgaben entsprechend anpassen können.

Du kannst dann beispielsweise deine kreativ und strategisch anspruchsvollsten Projekte für Zeiten aufsparen, an denen du dich erfahrungsgemäß am besten konzentrieren kannst. Während du deine eher manuellen und administrativen Aufgaben dann erledigst, wenn du über weniger Energie verfügst und leichter ablenkbar bist.

Expertentipp: Verwende diese Evernote-Vorlage, um dein Konzentrations-, Enthusiasmus- und Energieniveau zu verfolgen.

3. Halte dir Zeiten zum Abschalten frei

Viele Produktivitätsstrategien bringen einem bei, wie man seinen Geist zur Ruhe bringen und ihn am Umherwandern hindern kann. Auch wenn es zunächst unlogisch erscheinen mag, besteht ein effizienterer Ansatz darin, das Tagträumen zu fördern – und zwar zu festgelegten Zeiten.

Paul Seli, ein Psychologe an der Harvard-Universität, hat zwei Arten von Tagträumen (Englisch) identifiziert: das absichtliche und das unbeabsichtigte Herumschweifen der Gedanken. Er ist der Ansicht, dass nur das unbeabsichtigte Herumschweifen der Gedanken der Produktivität schadet und dass Menschen, die sich Zeit für ein absichtliches Herumschweifen ihrer Gedanken nehmen, beispielsweise während sie stupide Aufgaben erledigen, weniger leiden als Menschen, die den ganzen Tag über zufällig Tagträumen nachhängen.

„Wenn eine Aufgabe einfach ist, wird das absichtliche Herumschweifen der Gedanken wahrscheinlich nicht auf Kosten der Leistung gehen, aber es dürfte den Menschen die Möglichkeit bieten, die Vorteile des Herumschweifen ihrer Gedanken zu nutzen, beispielsweise zur Problemlösung und Planung“, äußert Seli in einem BBC-Artikel (Englisch).

Aber was bedeutet das für dich? Gönne dir jeden Tag 10 bis 15 Minuten, um dich auszuruhen, aber wähle dieses Zeitfenster mit Bedacht. Du könntest deine Gedanken beispielsweise schweifen lassen, während du nach dem Mittagessen deinen Schreibtisch aufräumst oder einen Spaziergang machst, um dir einen Kaffee zu genehmigen. Auf diese Weise wird es weniger wahrscheinlich, dass du bei der Arbeit oder bei wichtigen Besprechungen in Tagträumereien verfällst.

Expertentipp: Plane feste Zeiten für das Herumschweifen deiner Gedanken ein, und nutze Evernote, um Erinnerungen einzurichten.

4. Wähle den richtigen Ort zum Arbeiten aus

Eine der einfachsten Möglichkeiten, dein Verhalten zu ändern, besteht darin, Änderungen an deiner Umgebung vorzunehmen (Englisch). Wenn du beispielsweise tagsüber weniger sitzen möchtest, kaufe dir ein Stehpult für dein Büro. Oder, wenn du dich besser konzentrieren möchtest, arbeite an einem dafür geeigneten Ort.

„Eine Möglichkeit, die natürliche Art der Gedächtnisspeicherung des Hippocampus auszunutzen, besteht darin, verschiedene Arbeitsbereiche für die verschiedenen Arten von Arbeit einzurichten, denen wir nachgehen. […] Wenn Sie an zwei völlig unabhängigen Projekten arbeiten, widmen Sie jedem einen Schreibtisch oder eine Tafel oder einen Teil des Hauses. Einfach durch das Eintreten in einen anderen Bereich wird in Ihrem Gehirn der Reset-Knopf gedrückt, wodurch Sie in die Lage versetzt werden, produktiver und kreativer zu denken“, schreibt Daniel J. Levitin in seinem Buch „The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload“ (Englisch).

Wenn du beispielsweise von zu Hause aus arbeitest, wirst du in einem festen Arbeitszimmer mehr Glück dabei haben, dich auf deine Aufgaben zu konzentrieren, als wenn du im Wohnzimmer auf der Couch sitzt, wo du normalerweise fernsiehst.

Wenn du zu Hause kein getrenntes Arbeitszimmer hast, können kontextuelle Hinweise dafür sorgen, dass sich ein umgenutzter Raum anders anfühlt. Angenommen, du musst von deinem Esszimmertisch aus arbeiten. Du könntest dich dann darauf konzentrieren, dein Umfeld so umzugestalten, dass sie sich für dich neu anfühlt. Beispielsweise indem du den Tafelaufsatz und alle Gläser und Teller wegräumst und sie durch visuelle Hinweise ersetzt, die dir Konzentration signalisieren, etwa deine arbeitsbezogenen Notizblöcke, eine Büropflanze oder einen externen Monitor. Entscheidend ist es, diese Dinge wieder wegzuräumen, sobald du mit deiner Arbeit fertig bist, um sicherzustellen, dass diese kontextuellen Hinweise nur mit Fokus und Konzentration in Verbindung gebracht werden.

Expertentipp: Mache ein Foto von den Gegenständen an deinem „Arbeitsplatz“ oder erstelle eine Checkliste. Auf diese Weise erleichterst du dir die Vorbereitung des Bereichs für deinen Arbeitstag, um dich an die Arbeit zu machen.

Konzentriert bleiben in unwägbaren Zeiten

Beim Erledigen der Arbeit geht es nie nur um die Arbeit selbst. Sicherlich hängt deine Fähigkeit, Aufgaben abzuschließen, auch davon ab, wie einfach oder komplex sie sind, aber sie hängt ebenso von deiner Stimmung, deiner Umgebung und den Geschehnissen um dich herum ab.

Wenn es gerade besonders stressig ist oder sich die Dinge schnell ändern, halte Ausschau nach Möglichkeiten, die dir helfen, bei der Sache zu bleiben. Probiere jede Woche eine neue Strategie aus, und merke dir, was für dich funktioniert und was nicht. Und während du dich an eine neue Arbeitsweise gewöhnst, denke auch daran, die Zeiten zu zelebrieren, in denen du zu konzentrativer Stärke findest.

Mit Evernote lassen sich Aufgaben effektiv und mühelos organisieren.

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