Dein Tag hat, wie der aller anderen Menschen auch, nur 24 Stunden. Und doch scheinen manche Menschen irgendwie mehr zu schaffen als andere. Was ist ihr Geheimnis? Zeitmanagement, also die Art und Weise wie man plant, Prioritäten setzt und Tag für Tag etwas bewirkt. Du kannst nicht mehr Zeit erschaffen, aber ein kluger Umgang mit ihr wird dich glücklicher, gesünder und produktiver machen.
Zeitmanagement hängt stark von deinen individuellen Lebensumständen ab, aber ein paar allgemeine Tipps können dir helfen, dein Leben und deine Karriere besser zu organisieren und deine Fähigkeiten in Bezug auf Zeitmanagement deutlich zu verbessern – ganz gleich, was vor dir liegt.
1. Behalte das große Ganze im Blick
Vermutlich kennst du das alte Sprichwort von dem Wald, den man vor lauter Bäumen nicht sieht. Es ist nahezu unmöglich, produktiv zu sein, wenn man unorganisiert ist und sich in Details verliert. Was du brauchst, ist ein Blick über deine gesamte Zeitplanung und dein Arbeitspensum aus der Vogelperspektive, ein solides Verständnis vom großen Ganzen. Nur wenn du einen klaren Überblick über das Ganze behältst, kannst du dich effektiv in die Details vertiefen und die anstehenden Dinge erledigen.
Power-Tipp: Binde deine Google Kalender in Evernote ein, um dein Arbeitspensum besser zu strukturieren und in überschaubare Teile zu untergliedern. Auf diese Weise führst du deine Zeitplanung und deine Notizen zusammen, und das Verlinken deiner Notizen mit Terminen erleichtert dir die Organisation.
2. Bestimme deine Prioritäten frühzeitig
Prioritäten festzulegen, ist eine kluge Vorgehensweise, um seinen Tag produktiv zu gestalten. Du solltest dir klar machen, was du als Erstes in Angriff nehmen musst und warum, und ein allgemeines Gefühl dafür entwickeln, welche Aufgaben wann zu erledigen sind. Dies sollte idealerweise geschehen, bevor du in den Tag durchstartest, und zwar mitsamt einer ehrlichen Einschätzung dessen, was zu erledigen ist und wie viel Zeit du dafür brauchen wirst.
Genauer gesagt, solltest du dabei folgende Ziele verfolgen:
- Sammle alle deine Aufgaben in nur einer Liste und sortiere sie nach Aufgaben für den Monat, die Woche und den Tag.
- Trenne wichtige bzw. dringende Aufgaben von solchen mit geringerer Priorität.
- Integriere sie in deinen Tagesablauf, indem du die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigst und dir weniger wichtige Aufgaben für später aufhebst.
Power-Tipp: Die Aufgabenfunktionalität von Evernote unterstützt dich dabei, deinen Tag im Griff zu behalten, indem sie deine Aufgaben organisiert und präsentiert, die du nach ihrer Erledigung dann einfach abhaken kannst. Halte die handlungsrelevanten Details direkt in jeder deiner Aufgaben fest: Projekt, Fälligkeitstermin, Zeitaufwand sowie sonstige Einzelheiten. Passe sie nach Bedarf an, um dein Arbeitspensum zu priorisieren und einen Zeitplan zu erstellen, der all deinen Verpflichtungen gerecht wird.
3. Halte Informationen an zentraler Stelle vor
Verfügbarkeit ist für effektives Zeitmanagement entscheidend. Zeit, die mit der Suche nach den benötigten Informationen verbracht wird, ist verschwendete Zeit. Mach dir das Leben leichter, indem du alle deine Notizen, Aufgaben und Termine an einem gemeinsamen Ort zusammenführst. Dadurch kannst du einen Schritt zurücktreten und dir einen klaren, zusammenhängenden Überblick über deine Situation verschaffen und deine Aufgaben besser priorisieren – und du verlierst keine wertvolle Zeit mehr mit dem Aufspüren wichtiger Informationen.
Je einfacher es ist, auf die benötigten Informationen zuzugreifen, desto eher kannst du sie nutzen. Wenn du ständig zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln musst, um an die gewünschten Daten zu gelangen, wirkt sich das äußerst negativ auf dein Zeitmanagement aus und führt zu enormer Frustration.
Power-Tipp: Die Aufgabenfunktionalität im Zusammenspiel mit Notizen verknüpft die von dir zu erledigenden Dinge mit den Informationen, die du für ihre Erledigung brauchst. Auf diese Weise geht dir im allgegenwärtigen Durcheinander nichts verloren. Versuche, Kalender mit Aufgaben und Notizen zu kombinieren, um dir folgende Tätigkeiten leichter zu machen:
- Erstelle im Handumdrehen Notizen zu Terminen und greife später direkt über das Kalender-Widget der Start-Ansicht auf sie zu.
- Bereite dich mühelos auf Meetings vor, bereits im Voraus oder direkt vor Ort. Erstelle mit nur einem Klick eine strukturierte Notiz mitsamt Termindetails und Platz für Aktionspunkte und Anmerkungen.
- Suche nach Termindetails wie Datum, Ort und Teilnehmer, um einfacher denn je auf die benötigten Daten zuzugreifen.
4. Setze dir Fristen – und halte sie ein
Das wichtigste Detail für jede Aufgabe ist die Fristsetzung, und zwar unabhängig davon, ob eine Aufgabe selbst auferlegt (Englisch) oder angeordnet wurde. Fristen geben dir einen festen Zeitplan und eine Vorstellung davon, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwenden musst.
Viele Menschen organisieren ihren Tag, indem sie eine Checkliste erstellen und einfach jede Aufgabe abhaken, sobald sie erledigt ist. Leider ist diese Vorgehensweise nicht gerade förderlich für ein effizientes Zeitmanagement und kann sich sogar als kontraproduktiv erweisen. Einfache Listen berücksichtigen nicht, wie viel Zeit für jede Aufgabe benötigt wird, und sie werden selten nach Prioritäten geordnet. Anstatt To‑do-Listen in den Mittelpunkt zu stellen, solltest du deine Aufgaben lieber nach Fristen ordnen (Englisch). Denke dabei aber auch daran, Raum für zeitaufwändigere Projekte zu lassen.
Befolge diese vier Regeln für ein besseres Aufgabenmanagement:
- Mach es dringend. Wenn du alle Zeit der Welt hast, eine Aufgabe zu erledigen, fällt es dir leichter, sie aufzuschieben. Ohne ein Gefühl der Dringlichkeit ist es verlockend, sich auf weniger anstrengende Aktivitäten zu konzentrieren, die oft nichts mit deiner anstehenden Arbeit zu tun haben. Setze dir selbst eine kürzere Frist, um auf dem richtigen Weg und motiviert zu bleiben.
- Mach es passend. Die Art und Weise, wie du deine Zeit verwaltest, ist eine individuelle Angelegenheit, und die Aufgaben in deinem Leben sollten an deine einzigartigen Rhythmen angepasst werden. Richte deinen Zeitplan so ein, dass du deine Aufgaben auf eine Weise erledigst, die sich nach deinen Zyklen richtet, statt zu versuchen, sie in ein starres Raster zu zwängen.
- Mach es umsetzbar. Notiere nicht nur, was du zu tun hast. Sondern visualisiere auch, wie du es tun wirst und was du dafür benötigst. Dann bist du gut vorbereitet und bereit, deine Aufgabe zu erledigen.
- Mach es sinnvoll. Die Frist muss von Bedeutung sein und du musst sowohl dir selbst als auch deinem Team gegenüber rechenschaftspflichtig sein.
Power-Tipp: Verwende Evernote, um Fristen einzurichten (und einzuhalten) und den Überblick zu behalten, indem du deine Aufgaben und Notizen mithilfe der Aufgabenfunktionalität zusammenführst. Dank der Aufgabenfunktionalität sind deine Aufgaben mitsamt Prioritätsmarkierungen, Fälligkeitsterminen und Erinnerungen in deinen Notizen enthalten.
5. Lege geschicktere Pausen ein
Die Sorge vor Produktivitätseinbußen hält Menschen oft davon ab, Pausen zu machen, wenn sie eigentlich eine bräuchten. Dabei sind Pausen für einen produktiven Arbeitstag nicht nur gesund, sondern notwendig (Englisch). Sie funktionieren am besten, wenn sie folgenden Aspekten genügen:
- In einer Pause solltest du dich auf eine deutlich andere Aktivität konzentrieren als die, an der du gerade gearbeitet hast.
- Sie sollte dich in einer arbeitsbezogenen Stimmung halten, die es dir ermöglicht, schnell wieder in die Arbeit einzusteigen.
- Jede Pause ist sinnvoll, vorausgesetzt, du nimmst sie, wenn du sie wirklich brauchst.
Die gesundheitlichen Vorzüge von gut geplanten Pausen alle 45–90 Minuten sind gut dokumentiert (Englisch). Sie tragen zu deinem Wohlbefinden bei, indem sie Stress abbauen und es dir ermöglichen, dich nach der Pause besser auf deine Arbeit zu konzentrieren.
Power-Tipp: Verwende die Benachrichtigungen in Evernote, um deine Pausenplanung zu automatisieren. Wenn du dann eine Erinnerung erhältst, dass eine Pause ansteht, gestehe dir diese Pause zu. Das ist keine Zeitverschwendung und du wirst insgesamt produktiver sein.
Nutze deine Zeit, um dich besser zu organisieren
Während der Pandemie haben Arbeitsroutinen wie beispielsweise Home Office und hybride Arbeitsmodelle das Zeitmanagement der Menschen komplett auf den Kopf gestellt. Und wenn es nicht gelingt, eine gesunde Balance zwischen Arbeits- und Privatleben herzustellen, kann dies in einer Katastrophe münden. Probleme aus dem einen Bereich können sich schnell auf den anderen auswirken und zu Prokrastination, dem Unvermögen, Ziele zu erreichen, oder sogar zu Burnout führen.
Es ist ein universeller Konflikt: Du versuchst, bei der Arbeit und zu Hause produktiv zu sein, aber die Anforderungen, Fristen und Ablenkungen scheinen kein Ende zu nehmen. Du musst in weniger Zeit mehr schaffen und trotzdem produktiver sein, nur wie?
Bei sich ständig ändernden Prioritäten kann es schwer sein, auf Kurs zu bleiben, aber mit Evernote kannst du deine Zeit besser verwalten, Aufgaben im Blick behalten, im Voraus planen und produktiver werden. Start-Ansicht, Kalender und Aufgaben arbeiten Hand in Hand, um auf bestehenden Funktionen aufzubauen und dir dabei zu helfen, mehr zu erreichen.
Aufgaben + Notizen helfen dir im Zusammenspiel dabei, deine Ziele schneller zu erreichen, indem sie die Kluft zwischen dem, was du tun musst, und den Informationen, die du dafür benötigst, überbrücken.
Kalender + Notizen + Aufgaben verleihen deinen Meetings einen Extraschub und verkürzen deine Vorbereitungszeit mit allen benötigten Informationen, die dir auf einen Klick zur Verfügung stehen.
Start-Ansicht + Notizen + Kalender + Aufgaben strukturieren deinen Tag in einer übersichtlichen Ansicht, die all die Dinge, die du wissen musst, mit den Dingen verknüpft, die zu erledigen sind. Deine wichtigsten Notizen, dringlichsten Aufgaben und dein aktueller Zeitplan werden dir gemeinsam in einer einzigen kompakten Übersicht präsentiert. Anstatt von der Informationsflut überwältigt zu werden, arbeiten deine Daten für dich.
Zeitmanagement bedeutet, deine Zeit bestmöglich zu verwenden und das Richtige zur richtigen Zeit zu tun. Intelligentes Zeitmanagement ermöglicht es dir, produktiver zu sein und in verschiedenen Bereichen deines Lebens Fortschritte zu machen, während du die Kontrolle über dein Stress- und Energieniveau behältst. Wenn du den Wert deiner Zeit zu schätzen weißt, bist du selten überlastet und kannst du jeden einzelnen Arbeits- oder Lebensmoment in vollen Zügen genießen.
