To-do-Lis­te vs. Liste der erledigten Aufgaben: Auch kleine Triumphe festhalten und dabei den Erfolg maximieren

Wenn ihr den Evernote-Blog regelmäßig lest, organisiert ihr wahrscheinlich gerne Dinge und möchtet etwas mit eurer Arbeit bewegen.

Aber habt ihr euch schon mal gefragt, ob eure To-do-Lis­ten und Aufgabenplanung eure Effektivität nicht eher einschränken? Vielleicht führen eure Abläufe sogar zu mehr Stress und Unruhe (bekannte Hindernisse bei der Problemlösung) und trüben eure Kreativität.

Die Macht des Fortschritts

Studien belegen interessanterweise, dass der einflussreichste Faktor zur Maximierung von Kreativität, positiven Emotionen und Motivation auf längere Sicht der Fortschritt in einem für uns wichtigen Bereich ist. Für einige von uns stellt der Fokus auf die nächste Aufgabe (zum Beispiel in einer To-do-Lis­te) jedoch ein Problem dar, da wir unsere Erfolge außer Acht lassen, egal, wie groß oder klein sie sind. Wie bringen wir uns dazu, unseren Fortschritt zu erkennen? To-do-Lis­ten sind inzwischen gang und gäbe, also warum führen wir nicht auch eine Liste für alle erledigten Aufgaben?

Eine Liste unseres Fortschritts ist ein Protokoll aller Aufgaben, die wird abschließen. Mit so einer Liste können Motivation und positive Emotionen wie Freude und Stolz gestärkt werden. Wenn ihr euch des Fortschritts in einem für euch wichtigen Thema bewusst seid, könnt ihre eure kreative Produktivität länger aufrechterhalten.

Erfolg hinterlässt Spuren

Der bekannte Unternehmer, Mitgründer und Partner eines Venture-Capital-Unternehmens und Mitgründer von Netscape nennt diese Liste einfach die „Anti-To-do-Lis­te“. Google nutzt seit vielen Jahren einen Prozess, der „Snippets“ genannt wird und auch bei anderen Unternehmen wie FourSquare, Buzzfeed und Shopify großen Anklang findet. Dabei erfassen Unternehmen (in der Regel einmal wöchentlich) Informationen zu Erfolgen und aktuellen Zielen von Mitarbeitern. Diese Angaben werden dann intern veröffentlicht, damit das ganze Team sehen kann, woran in anderen Abteilungen gearbeitet wird. Bei FourSquare senden Mitarbeiter sogar Feedback zu den Snippets von CEO Dennis Crowley.

In allen diesen Systemen ist vorgesehen, dass man darüber nachdenkt und aufschreibt, was man erreicht hat. Indem man eine Liste mit abgeschlossenen Aufgaben erstellt, kann man die Motivation und Produktivität für wichtige Projekte wie von Zauberhand erhöhen. Wäre es nicht fantastisch, am Ende eines Arbeitstags die Erfolge Revue passieren zu lassen, statt sich auf den riesigen Stoß der Aufgaben für den nächsten Tag zu konzentrieren?

Wenn wir im Nachhinein über unsere Fortschritte nachdenken, können wir unsere Leistungen mit anderen Augen sehen. Indem wir erledigte Aufgaben, die wir als „Erfolg“ oder einen Schritt in Richtung unseres Ziels verbuchen können, schriftlich festhalten, geben wir unserem Entwicklungsprozess eine externe Form und können gar nicht anders, als ihn auch anzuerkennen. Beim schriftlichen wie auch beim mündlichen Ausdruck übertragen wir unsere Gedanken in die externe Welt. So erkennen wir den wahren Wert unserer Ideen und können sie als neuen Ausgangspunkt verwenden. Denn nur mit voller Klarheit eröffnen sich uns neue Möglichkeiten.

Wenn man nachsieht und festhält, was man alles erledigt hat, kommen oft auch Erkenntnisse zum Vorschein, die man bisher übersehen hatte. Hinterher ist man immer klüger! Ein Rückblick auf ein abgeschlossenes Projekt lässt den Gesamtzusammenhang klarer werden. So können wir schneller und akkurater analysieren, warum bestimmte Elemente eine Herausforderung darstellten und wie wir unser Ziel erreichen konnten. Diese Einblicke können für zukünftige Projekte hilfreich sein. Wenn ihr zum Beispiel eine stressige Woche hattet, erkennt ihr in der Liste vielleicht, dass ihr eure Aufmerksamkeit auf zu viele Projekte aufgeteilt habt. Nächste Woche könnt ihr dieses Wissen dann einsetzen und eure Tage so einteilen, dass ihr euch immer hauptsächlich auf ein Projekt konzentriert.

Eigendynamik nicht außer Acht lassen

Wenn ihr strategisch plant, also eure Aufgaben detailliert in einer Liste sammelt, um bestimmte Ziele zu verfolgen, ist das Erledigen einer einzelnen oder mehrerer verknüpften Aufgaben ein „Erfolg“. Die Macht der kleinen Erfolge ist schon seit Langem ein Thema in der Forschung. Der Organisationspsychologe Karl Weick definiert diese Erfolge als „ein konkretes, abgeschlossenes und umgesetztes Ergebnis von gemäßigter Bedeutung“.

Weick weist darauf hin, dass diese kleinen Erfolge jedoch noch viel mehr sind. „Sobald ein kleiner Erfolg erreicht wurde, werden Kräfte in Bewegung gesetzt, die einen weiteren kleinen Erfolg begünstigen“, erklärt Weick. „Wenn man eine Lösung gefunden hat, wird das nächste lösbare Problem oft erst deutlicher sichtbar.“

Wenn wir uns positive Ergebnisse besser vor Augen führen können, indem wir im Nachhinein über sie nachdenken, und kleine Erfolge zu mehr und größeren Erfolgen führen, dann ist es doch das Mindeste, unsere Leistungen aufzuschreiben, oder?

Verbindung zwischen Erfolgen, Emotionen und Motivation

Durch Erfolge werden positive Emotionen und die Motivation gestärkt. Davon profitiert auch unsere kreative Produktivität.

In dem Buch „The Progress Principle“ analysieren die Psychologen Teresa Amabile und Steven J. Kramer über 12.000 Tagebucheinträge von 238 Angestellten. Dabei haben sie herausgefunden, dass Mitarbeiter positive Emotionen wie Freude und Stolz zeigen, wenn sie einen Fortschritt erzielen. Wir sind also produktiver, wenn wir glücklich sind. Anders ausgedrückt: Positive Emotionen sind ein Erfolg für alle.

Bei ihrer Forschungsarbeit entdeckten Amabile und Kramer faszinierende Details: Im Widerspruch zur weitverbreiteten Annahme, dass man unter Druck mehr leistet, konnten sich die Teilnehmer der Studie an „Tagen mit Fortschritten“ wesentlich besser selbst motivieren. Die Mitarbeiter waren also an Tagen, an denen sie mit ihren Aufgaben vorankamen und dadurch positiv gestimmt waren, durch die Arbeit selbst inspiriert. Externer Ansporn wie Lob oder Zuspruch spielte dabei eine untergeordnete Rolle. An „Tagen mit Rückschlägen“ waren die Teilnehmer weniger motiviert – und zwar weder durch Eigenantrieb noch durch externe Quellen.

Da wir externe Quellen der Motivation, wie die Anerkennung durch unseren Vorgesetzten, unsere Familie oder unsere Kollegen, nicht steuern können, ist es eine gute Strategie, auf unseren internen Motor zur Motivation zu setzen. Mit einer Liste unserer erledigten Aufgaben können wir uns also jederzeit motivieren, egal, wo wir gerade sind oder was um uns herum passiert.

Psychologie der Liste mit erledigten Aufgaben in der Praxis

Indem wir neben einer Aufgabenliste auch eine Fortschrittsliste einsetzen, können wir unsere Zufriedenheit und unsere Erfolgserlebnisse steigern. Wie können wir also so eine Liste erstellen, die unseren Anforderungen entspricht?

Hier findet ihr einige Ansätze, die ihr ausprobieren könnt:

• Nehmt euch freitags immer 10 Minuten Zeit, um eure Erfolge der Woche aufzuschreiben. Es kann hilfreich und auch wichtig sein, nach jedem abgeschlossenen Projekt festzuhalten, was man gelernt hat und welche Änderungen man beim nächsten Mal machen möchte. Forschungsergebnisse zeigen hier, dass handschriftliche Notizen dabei andere Gehirnregionen aktivieren als dies beim Tippen der Fall ist.

• Erstellt eine Liste mit erledigten Aufgaben für jedes eurer Projekte. So könnt ihr die Annäherung an ein bestimmtes Ziel besser verfolgen. Dies gilt vor allem für Ziele, die schwer zu erreichen scheinen oder viel Fingerspitzengefühl erfordern.

• Ermutigt die Teams, die ihr leitet oder mit denen ihr arbeitet, Fortschritte regelmäßig zu besprechen. Das kann in Form von Meetings geschehen, in denen jedes Teammitglied von einem vor Kurzem erzielten Erfolg berichtet, oder in Form von E-Mails, in denen Mitarbeiter ihre Vorgesetzten über die Entwicklung ihrer Projekte informieren.