Wir leben in einer informationsreichen Welt. Die Verknüpfung verschiedener Datenströme oder die sinnvolle Nutzung eingehender Informationen (und deines älteren Wissens) kann dir dabei helfen, besser organisiert und effizienter zu werden. Stell es dir so vor, als ob du Verbindungen zwischen Informationen herstellst, damit das Wissen ungehindert fließen und leicht abgerufen werden kann, sodass du mehr Zeit hast, dich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Die Sache ist die: Du magst eine großartige Mitarbeiterin bzw. ein großartiger Mitarbeiter und ein noch besserer Mensch sein, aber wenn du nicht organisiert bist, endest du wie die Katze auf dem heißen Blechdach, die krampfhaft versucht, sowohl ihr Berufs- als auch ihr Privatleben zu meistern (bzw. es zumindest versucht). Um ein Höchstmaß an Produktivität zu erreichen und gleichzeitig ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden, musst du deine jeweilige Umgebung, deine Arbeitsabläufe und dein digitales Leben organisieren.
Produktivitätsmethoden sind ein guter Startpunkt. Gute Organisatoren wissen um den Wert von Organisationssystemen – von den einfacheren (Eat That Frog oder Seinfeld-Kalender) bis hin zu den komplexeren (GTD, ZTD und PARA).
Welche Methode kommt für dich als Favorit infrage? Lass uns gemeinsam einen Blick auf die Hauptkonkurrenten werfen, damit du entscheiden kannst, wer am Ende die Nase vorn hat.
Produktivitätslösung 1: „Iss den Frosch“
„Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, solltest du es am besten gleich morgens tun. Und wenn du zwei Frösche essen musst, ist es am besten, wenn du den größten zuerst isst.“
– Mark Twain
In unserer schnelllebigen Welt stehen wir vor einer nicht enden wollenden Liste von Aufgaben, die zu erledigen sind. Die kluge Herangehensweise besteht darin, deinen „Frosch“, also deine wichtigste Aufgabe, zu identifizieren und sie als erstes anzugehen. Diese sehr wörtliche Interpretation des Zitats von Mark Twain stammt vom Motivationsredner und Autor für Persönlichkeitsentwicklung Brian Tracy (Englisch), und obwohl sie sehr simpel erscheinen mag, gehört sie in den Werkzeugkasten eines jeden Power-Organisators.
Wie schaffst du es also, den „Frosch zu essen“, ohne eine schwere Magenverstimmung zu bekommen? Ermittle die betreffende Aufgabe und stelle sicher, dass du sie innerhalb von vier Stunden erledigen kannst. Sollte dein Frosch mehr Zeit als einen halben Tag in Anspruch nehmen, teile ihn in kleinere Häppchen … *äh* „Frösche“ ein.
Nimm deinen Frosch jeden Tag als Erstes in Angriff und beginne jeden Morgen mit einem neuen, speziellen Fokus. Es ist hilfreich, deinen Frosch am Vorabend vorzubereiten. Wenn du beispielsweise ein Dokument bearbeiten musst, sorge dafür, dass es auf deinem Bildschirm direkt zugänglich oder sogar schon geöffnet ist, bevor du dich am Abend vorher vom Rechner abmeldest. Vermeide Ablenkungen, indem du vormittags weder E‑Mails abrufst noch ein Meeting einplanst. Richte deine ganze Aufmerksamkeit und Energie auf deinen Frosch.
Ich hätte meinen Frosch gerne mit einer Portion Evernote, bitte…
Power-Tipp: Organisiere deine Frösche, indem du Notizen mit Schlagwörtern versiehst, um sie nach Kategorien sortieren zu können, auch wenn sie in verschiedenen Notizbüchern gespeichert sind. Du kannst Notizen nach Titeln, Datumsangaben, Inhaltstypen und Schlüsselwörtern durchsuchen lassen – sogar nach Wörtern in Bildern und handschriftlichen Texten – und erhältst bereits während der Eingabe deines Suchbegriffs erste Ergebnisse.
Power-Tipp: Die Aufgabenfunktionalität von Evernote ermöglicht es dir, deine täglichen Frösche zu ermitteln und zu priorisieren. Mithilfe der Aufgaben und des integrierten Kalenders (der sich mit deinen Google Kalender-Konten synchronisieren lässt) kannst du deine Notizen, Termine und Aufgaben an einem gemeinsamen Ort verwalten. To‑do-Listen lassen sich direkt in deinen Notizen einfügan und mit Markierungen für Prioritäten, Fälligkeitstermine und Erinnerungen versehen, damit du jederzeit den Überblick behältst.
Dieser Ansatz funktioniert zwar am besten, wenn du dich auf deinen dringendsten und wichtigsten Frosch konzentrierst; du hast aber auch die Möglichkeit, einen umfassenden Überblick über alle deine Aufgaben zu erhalten. Auf diese Weise behältst du deine To‑do-Listen in ihrem Kontext im Blick und kannst deine Frösche besser priorisieren und entscheiden, welcher morgen zum Frühstück an der Reihe ist.
Produktivitätslösung 2: Lass die Kette nicht abreißen (Seinfeld-Kalender)
Ja, diese Strategie ist nach dem Comedian Jerry Seinfeld benannt, der „Lass die Kette nicht abreißen“ als einen wesentlichen Bestandteil seines phänomenalen Erfolgs bezeichnete. Dies kam ans Licht, als Jerry von seinem Comedian-Kollegen Brad Isaac gefragt wurde, ob er Tipps für junge, aufstrebende Comedians hätte:
„Er (Jerry) sagte mir, ich solle mir einen großen Wandkalender besorgen, der ein ganzes Jahr auf einem Blatt darstellt, und ihn an eine gut sichtbare Wand hängen. Als Nächstes sollte ich mir einen dicken roten Filzstift besorgen. Er sagte, dass ich an jedem Tag, an dem ich meine Aufgabe erledige, ein großes rotes X für den Tag eintragen soll. Nach ein paar Tagen wirst du eine Kette haben. Bleib einfach dran und die Kette wird jeden Tag länger werden. Es wird dir gefallen, diese Kette zu sehen, insbesondere dann, wenn du ein paar Wochen geschafft hast. Deine einzige Aufgabe besteht darin, die Kette nicht abreißen zu lassen.“
Das Bemerkenswerteste an Jerry Seinfelds Werdegang sind nicht nur die Preise und Auszeichnungen, sondern auch seine unglaubliche Produktivität und die Beständigkeit seiner Leistungen. Ob er motiviert ist oder nicht, für ihn zählt nur, dass er seine Aufgaben konsequent abhakt und die Kette nicht abreißen lässt. Wenn du diese Methode anwendest, wirst du langfristige organisatorische Gewohnheiten entwickeln, die sich auf jeden Aspekt deines privaten und beruflichen Lebens positiv auswirken werden. Es geht nicht darum, wie du dich fühlst oder wie inspiriert du bist – der Name dieses Spiels lautet Beständigkeit.
Bleibe motiviert – mithilfe von Evernote
Power-Tipp: Veränderungen können schwer sein, vor allem, wenn du bestimmte Dinge schon lange auf eine gewisse Art und Weise machst. Ungeachtet dessen ist es bei jeder Änderung von Routinen wichtig, die Fortschritte genau im Blick zu behalten, um auf dem richtigen Weg zu bleiben und dabei den Fokus nicht zu verlieren. Eine gute Lösung hierfür besteht darin, deine Gewohnheiten schriftlich festzuhalten. Verwende die von Evernote bereitgestellte Vorlage für ein Gewohnheiten-Protokoll, um deine Fortschritte beim Aneignen neuer oder beim Ablegen alter Gewohnheiten zu dokumentieren.
Power-Tipp: Evernote stellt dir auch Kalendervorlagen für die Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung bereit, die du in deinen Notizbüchern speichern kannst. Richte Fälligkeitstermine und Erinnerungen ein, um deine Aufgaben zu verfolgen und in Angriff zu nehmen. Auf diese Weise wirst du laufend motiviert, deine erreichten Etappenziele zu würdigen und dafür zu sorgen, „die Kette nicht abreißen zu lassen“. Genieße dann das befriedigende Gefühl, wenn du auf „erledigt“ drücken kannst, um zu sehen, wie die Aufgabe in deiner Aufgabenliste ans Ende rutscht (oder ganz aus deinem Blickfeld verschwindet)!
Produktivitätslösung 3: Getting Things Done (GTD) und Zen to Done (ZTD)
GTD – Getting Things Done
Die GTD-Methode nach David Allen basiert auf dem Prinzip, alle Aufgaben und Projekte aufzuschreiben und sie dann in umsetzbare Schritte mit festen Fristen zu zerlegen. Sie basiert auf folgenden fünf Grundprinzipien:
- Erfassen – Halte alles, was dein Interesse weckt, in Form von schriftlichen Notizen, Audioaufnahmen, Fotos oder Web-Clips in einem Datenerfassungsprogramm wie Evernote fest.
- Klarstellen – Ist es umsetzbar? Wenn ja, lege die Schritte fest, die erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen.
- Organisieren – Ordne die Aufgaben im Rahmen deines Produktivitätssystems nach Priorität oder Kategorie.
- Reflektieren – Überdenke deine Inhalte regelmäßig, um dich immer wieder neu zu sammeln.
- Sich einlassen – Triff klare Entscheidungen.
Die Produktivitätsmethode GTD deckt ein breites Spektrum an Anwendungsfällen ab und ist einfach genug, um es privat einzusetzen, aber auch komplex genug, um dich bei der Bewältigung deiner größeren Arbeitsprojekte zu unterstützen.
ZTD – Zen to Done
Falls dir diese ganze Struktur ein bisschen übertrieben vorkommt, verfolgt ZTD einen minimalistischeren Ansatz. „Es geht um die Gewohnheiten und das Tun, nicht um das System oder die Werkzeuge“, so beschreibt Leo Babauta, der Erfinder von Zen To Done (ZTD) (Englisch), seine Sicht auf Produktivität. Wie er weiter ausführt, legt ZTD den Schwerpunkt darauf, Aufgaben zu vereinfachen und sich auf eine Gewohnheit zurzeit zu konzentrieren.
ZTD verlangt von dir, deine Ziele und Aufgaben auf das Wesentliche zu reduzieren und dich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Das bedeutet, dass du deine Projekte auf deine Ziele abstimmst und deine Selbstverpflichtungen vereinfachst. Dies kann auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis geschehen. Laut Leo Babauta zielt die ZTD-Methode darauf ab, „dir so viel wie möglich vom Hals zu halten, damit du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kannst und sie gut erledigst.“
GTD und ZTD mithilfe von Evernote umsetzen
Power-Tipp: Mit dem Widget für gefilterte Notizen, dem leistungsfähigeren Gegenstück zum normalen Widget für Notizen, kannst du genau die Gruppe von Notizen auswählen, die du in Start-Ansicht sehen möchtest. Anhand der von dir gewünschten Suchkriterien kannst du „Mengen“ von Inhalten zusammenstellen und sie in deiner Übersicht platzieren. Das Widget für gefilterte Notizen schränkt deine gesamten Inhalte ganz nach Bedarf ein und präsentiert dir beispielsweise nur Notizen mit Audioaufnahmen, Listen oder bestimmten Suchbegriffen.
Die Start-Ansicht von Evernote eignet sich hervorragend für die Umsetzung von GTD, weil du alle deine Projekte und Arbeitsschritte an einem einzigen Ort im Blick hast. Wenn du das Widget für gefilterte Notizen verwendest, kannst du dir jeden Schritt deines gesamten Arbeitsablaufs aus der Vogelperspektive ansehen.
Produktivitätslösung 4: Die PARA-Methode
Bei dieser von Tiago Forte (Englisch), einem der weltweit führenden Produktivitätsexperten, entwickelten Methode geht es mehr darum, sich besser zu organisieren, und weniger um Produktivität. Allerdings ist eine gute Organisation unverzichtbar für die Produktivität.
Die Produktivitätsmethode PARA basiert auf vier strategisch festgelegten Hauptkategorien, die dein Arbeits- und Privatleben umfassen:
- Projekte – Ein bestimmtes Ziel oder eine Aufgabe mit einer Frist. Beispiel: Erstellen eines neues Mitarbeiterhandbuchs.
- Bereiche – Ein Verantwortungsbereich, der im Allgemeinen einem gewissen einzuhaltenden Standard folgt. Beispiel: Personalwesen.
- Ressourcen – Themen von anhaltendem Interesse und dazugehörige Materialien. Beispiel: Eine Ressourcendatei mit einer Sammlung von Dokumenten zu Urlaubsregelungen, Sozialleistungen und Kommunikationsabläufen.
- Archive – Elemente, die nicht mehr gefragt sind oder für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Beispiel: Abgeschlossene Projekte, Bereiche, für deren Pflege du nicht mehr zuständig bist, oder Ressourcen, an denen du nicht mehr interessiert bist.
Umsetzung der PARA-Methode mithilfe von Evernote
Dank der Flexibilität von Evernote hast du unendlich viele Möglichkeiten für die Nutzung der Plattform, um dein Leben effizient zu organisieren. Du kannst Aufgaben und zugehörige Inhalte ganz einfach nach der PARA-Methode strukturieren, und zwar gezielt nach deinen individuellen Bedürfnissen:
Projekte: Mit Evernote Teams als zentraler Anlaufstelle für das Projektmanagement kannst du alle relevanten Ideen, Dokumente, Meeting-Notizen, Termine und To‑do-Listen an einem Ort zusammenführen, sodass sie jederzeit für die richtigen Personen zugriffsbereit sind. Da alle Inhalte in Notizbüchern und Arbeitsbereichen organisiert sind, kannst du die Zeitpläne und Ergebnisse leicht verfolgen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind – ganz gleich, ob sie vor Ort im Büro oder aus der Ferne arbeiten.
Zuständigkeitsbereiche: Diese kannst du in Evernote mithilfe der Aufgabenfunktionalität umsetzen, die deine Aufgaben und Notizen zusammenführt und dadurch für den Kontext sorgt, den du brauchst, um Fortschritte zu machen. Aufgaben und Notizen helfen dir im Zusammenspiel dabei, deine Ziele schneller zu erreichen, indem sie die Kluft zwischen dem, was du tun musst, und den Informationen, die du dafür benötigst, überbrücken.
Ressourcen: Mit dem Web Clipper von Evernote kannst du beliebige Online-Inhalte ausschneiden und für immer speichern. Sobald du etwas Interessantes findest, clippst du es einfach. Auf diese Weise wird jeder Rechercheartikel und jede Anregung in Evernote gesammelt, wo du sie bei Bedarf jederzeit wiederfindest.
Archive: Alle Inhalte aus den vorgenannten drei Kategorien, die aktuell nicht mehr gebraucht werden. Erstelle einfach ein neues Schlagwort namens „Archiv“ und weise es allen deinen alten Notizen zu. Füge vor den Namen der betreffenden Notizbücher und Stapel ein „X“ ein, damit sie am Ende deiner Listen angezeigt werden. Sobald bestimmte Inhalte nicht mehr im Mittelpunkt stehen, möchtest du sie womöglich lieber aus deinem Fokus verschieben, und auf diese Weise kannst du sie dennoch aufbewahren, falls du sie später wieder benötigst.
Merke dir einfach alles und erreiche deine Ziele
In einem Beitrag zur Vision des Unternehmens für das Jahr 2021 schrieb Ian Small, CEO von Evernote: „Wir sehen eine Zukunft, in der du dich besser organisiert und zuversichtlicher fühlen, deine Produktivität am Arbeitsplatz steigern, deine persönlichen Träume verfolgen und dein alltägliches Leben auf Kurs halten kannst. Und wir sehen Evernote im Zentrum dieser Bewegung.“
Wenn die Start-Ansicht, dein Kalender und deine Aufgaben zusammentreffen und mit deinen Notizen verlinkt werden, geschieht etwas ganz Besonderes. Gemeinsam strukturieren sie deinen Tag in einer übersichtlichen Ansicht, die all die Dinge, die du wissen musst, mit den Dingen zusammenführt, die zu erledigen sind. Es ist so einfach und dennoch so effektiv. Deine dringlichsten Aufgaben und dein aktueller Zeitplan werden dir gemeinsam in einer einzigen kompakten Übersicht auf eine Weise präsentiert, dass in dem Moment, in dem du Evernote aufrufst, alle wichtigen Informationen miteinander verknüpft sind und deine Produktivität steigt.
