Was kostet ein Meeting?
Für einige Unternehmen kosten Meetings Produktivität und Zeit. Der CEO von Nest, Tony Fadell, hat zum Beispiel bei der gestrigen Fast Company Innovation By Design Conference darauf hingewiesen, dass ein einziges Meeting große finanzielle Auswirkungen haben kann.
Meetings beeinträchtigen nicht nur die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter, sie vergeuden auch eine Menge Zeit.
Diese Woche haben Bain & Company eine Studie veröffentlicht, die das bestätigt. Sie besagt, dass ein wöchentliches Meeting ein Unternehmen über das ganze Jahr gerechnet ungefähr 300.000 Stunden kostet. Vor- und Nachbereitungszeiten für die Meetings sind in diese Summe noch gar nicht eingerechnet.
Bei der vierten Evernote Conference haben wir offen über unsere Eindrücke von Meetings gesprochen. Ehrlich gesagt sind 99,9 Prozent davon überflüssig. Anstatt sich auf Entscheidungen zu konzentrieren, verwandeln sich Meetings oft in Überredungstreffen. Was an sich gut ist, aber eben nur dann, wenn man Autos verkauft oder Unterstützer für eine Geschäftsidee finden möchte.
Siebzig Prozent unserer Kunden nutzen Evernote bei der Arbeit. Wir möchten aber, dass sie ihre Zeit voll und ganz ihrer Arbeit widmen können. Meetings sollten die Produktivität nicht einschränken. Statt dessen möchten wir, dass du dich ohne Unterbrechungen auf deine Arbeit konzentrieren kannst, um deine Ziele zu erreichen. Wenn Meetings unumgänglich sind, sollten sie einen direkten Einfluss haben und dem Team helfen, konkrete Entscheidungen zu treffen.
Evernote-Tools für bessere Meetings
Präsentationsmodus. Foliensätze haben Meetings schon oft sehr viel Produktivität geraubt. Da du Evernote ohnehin schon dazu nutzt, alle Infos über die Arbeit zu sammeln und niederzuschreiben, kannst du deine Notizen sofort in eine schöne Vollbild-Präsentation verwandeln. Mehr dazu >>
Vorbereitung ohne Papier. Statusmeetings laufen viel schneller ab, wenn dein Team auf dem selben Stand ist. Verschwende deine Zeit nicht damit, Folien, Dokumente oder Webseiten zu drucken. Füge die Dokumente und Dateien direkt in deine Tagesordnungsnotiz für das Meeting ein und gib diese an deine Kollegen frei. Sobald dein Team eintritt, hat es alles, was es für das Meeting braucht, auf dem Computer, Smartphone oder Tablet. Mehr dazu >>
Benutzerdefinierte Vorlagen. Dasselbe Statusmeeting, eine andere Woche? Nutze Evernote, um ein gemeinsames Business-Notizbuch zu schreiben und darin alle Vorlagen mit vorformatierter Struktur für Tagesordnungen und Protokolle zu speichern. Mehr Zeit kannst du eigentlich nicht sparen. Mehr dazu >>
Wie sich Evernote trifft
Es ist leichter gesagt als getan, aber wir haben uns der sinnvollen Einteilung unserer Zeit verschrieben.
Und so halten wir Meetings bei Evernote ab:
- Weniger Meetings. Zuerst fragen wir uns, ob ein Meeting nötig ist. Vielleicht gibt es bessere Alternativen.
- Kürzere Meetings. Wenn ein Meeting unausweichlich ist, versuchen wir, es kürzer zu gestalten. Dass eine Stunde im Kalender verfügbar ist heißt nicht, dass das Meeting die vollen sechzig Minuten dauern muss. Bei Evernote haben wir eine automatische Glocke in unseren Meeting-Räumen angebracht. Sie klingelt alle 25 Minuten, um uns zu erinnern, dass wir langsam zum Schluss kommen sollten.
- Teilen mit Evernote. Evernote ist ein tolles Tool, um wichtige Informationen, Wissen und Updates mit anderen zu teilen. Das ist besonders bei regelmäßigen Meetings wie Check-ins und Status-Updates nützlich.
- Schlau einladen. Sende Einladungen an wichtige Personen, die von dem Meeting profitieren werden.
- Intelligente Organisation. Die Veranstalter des Meetings schicken den eingeladenen Personen eine Tagesordnung, damit jeder den Überblick über das Meeting behalten kann. Wir nutzen Evernote, um eine Vorlage für Tagesordnungspunkte, Meeting-Notizen und Nachbereitungsmaßnahmen zu erstellen.
- Alles in Notizen festhalten. Ein Teammitglied macht Notizen über die besprochenen Inhalte des Meetings. So können die Anderen sich auf die wichtigen Aspekte des Meetings konzentrieren.
- Zusammenfassung. Ein Meeting ist dann abgeschlossen, wenn wir die Nachbereitungsmaßnahmen durchgesehen und zugeteilt haben. Dann geht’s zurück an die Arbeit, um noch mehr zu erreichen.
