Evernote Nutzen • Produktivität

Wie man Arbeitsabläufe im Fluss hält

Bill Gluth ist die Art von Mensch, mit der du reden solltest, wenn dein Geschäftsbetrieb ein wenig eingerostet ist. Vielleicht hast du großartige Ideen und brillante Strategien zur Hand, bekommst aber einfach die Arbeit nicht geregelt. Vielleicht entwickelst du dich nicht schnell genug weiter und jeder in deinem Team nimmt an, dass du es besser könntest.

Oder vielleicht ist dein Unternehmen noch so neu, dass du noch überhaupt keine Arbeitsabläufe etabliert hast, unabhängig davon, ob gute oder schlechte. Als zertifizierter Evernote-Berater mit Sitz in Tempe, Arizona (USA), hat Gluth dies alles schon erlebt, und er ist da, um zu helfen.

„In meiner Praxis arbeite ich mit Einzelunternehmen und kleinen bis mittleren Unternehmen, um ihren Weg zum Erfolg schneller zu klären und realisierbar zu gestalten“, sagte er. „Ich schätze meine starken Beziehungen zu meinen Partnern sehr. Unsere Arbeit basiert auf absolutem Vertrauen und einem vollkommen offenen Ansatz zur Problemlösung.“

Wir haben Bill Gluth gebeten, einige der besten Tipps mit uns zu teilen, die er und sein Unternehmen Creative Thinking for Business neuen Kunden mit auf den Weg geben, und welche Rolle Evernote dabei spielt. Was er uns zu erzählen hatte, kannst du hier nun nachlesen:

1. Du brauchst eine gemeinsame Anlaufstelle für alle deine Informationen

„Bei so vielen Plattformen und weit verstreuten Clouds ist es kein Wunder, dass eine Menge wichtiger Informationen durchs Raster fällt“, meinte Gluth. „Einer meiner Kunden hat die Neuanbahnung von Geschäften vernachlässigt, weil die Vertriebsinformationen über alle möglichen Orte verstreut waren. In diesem Fall hat das Vertriebsteam viel Zeit damit verbracht, den „Dingen hinterherzujagen“ – was noch schlimmer wird, wenn man nicht einmal genau weiß, wonach man eigentlich sucht. Ich habe ihnen Evernote Business vorgestellt, und innerhalb weniger Wochen befanden sich alle Aufgaben, Arbeitsabläufe und Hintergrundinformationen an einem gemeinsamen Ort, der sich unmittelbar durchsuchen ließ.“ Das bedeutet: weniger Zeit für den Mehraufwand und mehr Zeit für die Erzielung von Fortschritten. „Zweifellos kann man Dateien an Millionen verschiedener Orte speichern, aber wenn man Inhalte in Evernote ablegt, kann man sie tatsächlich auch benutzen.“

2. Behalte deine Ziele im Fokus

„Wenn ich mich mit einem neuen Kunden zusammensetze, mangelt es sehr oft nicht an Ambitionen. Ich wäre nicht da, wenn es kein Ziel gäbe“, äußerte Gluth. „Dabei kann es sich zum Beispiel um die Steigerung der Umsätze, die Senkung der Kosten, die Eröffnung von zehn weiteren Läden oder die Anstellung neuer Leute handeln … es gibt immer irgendwelche Ziele. Und das ist großartig. Denn das bedeutet, dass das Unternehmen die Energie besitzt und den Wunsch hat, voranzukommen. Allerdings kommt es oft vor, dass die Ziele dazu neigen, in einem Meer von Details zu ertrinken. Wenn die Dinge, die heute erledigt werden müssen, dem im Wege stehen, wo man morgen sein will, hat man ein Problem.“

Gluth ist der Ansicht, dass Evernote diesen Dinge auf vielerlei Weise gerecht wird: „Zunächst einmal werden die alltäglichen Dinge besser gehandhabt und weniger stressig. Wenn die Leute ein klares Verständnis davon bekommen, was man von ihnen erwartet, wird der alltägliche Chaosfaktor deutlich abgemildert. Schlüsselpersonen könnten tatsächlich jeden Tag ein paar Minuten Zeit haben, um vorauszuschauen, anstatt ständig nur Brände zu löschen.“

Wenn man zweitens für einen gewissen Spielraum für die Ziele sorgt, wird es wahrscheinlicher, dass sie Wirklichkeit werden. „Ziele werden niedergeschrieben, vereinbart und man pfuscht nicht an ihnen herum“, führt Gluth aus. „Die normalen Hindernisse auf dem Weg können einem Notizbuch namens ‚Ziele‘ nicht in die Quere kommen. Egal wie verrückt die Dinge auch werden, alle Beteiligten können sich jederzeit auf das große Ganze beziehen und sich die Frage stellen: ‚Was versuchen wir hier eigentlich?‘ Unkenntnis der Ziele ist keine Entschuldigung mehr!“

3. Behandle Evernote wie einen guten Kollegen

Gluth empfiehlt ferner, gemeinsam genutzte Informationen als einen wesentlichen Bestandteil der Arbeitsweise deines Teams zu betrachten. „Evernote befindet sich als Anwendung auf deinem Desktop-Computer. Es steht dir als Webseite zur Verfügung, wenn du dich nicht im Büro aufhältst. Und es ist mobil verfügbar“, sagte er. „Die Smartphone-App ist ein voll ausgestattetes Prachtwerk. Und alle Versionen werden synchronisiert. So einfach kann es sein. Alle Inhalte, die du hinzufügst oder bearbeitest, stehen überall sofort zur Verfügung. Für dich ganz privat oder für dein ganzes Team. Es liegt ganz bei dir. Wenn meine Kunden anfangen, Evernote fast wie einen Kollegen oder Mitarbeiter wahrzunehmen, ändern sich die Dinge. In einem Büro mit Evernote laufen die Dinge etwas ruhiger und stabiler ab.“

Unternimm den nächsten Schritt

Wenn du in Erwägung ziehst, Evernote in deinem Unternehmen einzuführen, aber nicht genug Zeit hast, dich eingehend damit zu beschäftigen, wende dich an einen zertifizierten Evernote-Berater. Bereite im Geiste eine Liste der geschäftlichen Themenfelder vor, die du angehen möchtest, und mache dich auf eine äußerst angenehme Überraschung bereit.

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