Wer kennt das nicht: Jemand aus dem Team kündigt in der Personalversammlung an, das Unternehmen wegen einer anderen Stelle zu verlassen.
Du freust dich für deine Kollegin. Wirklich. Aber du denkst natürlich auch an die ganze Arbeit, die Vorstellungsgespräche mit potenziellen Nachfolgern und die allgemeine Belastung, die nun zusätzlich auf dich zukommen. Und einige Monate später wirst du dann erfahren, dass dir schon bald eine weitere Verabschiedung bevorsteht, weil sich nun ein anderes Teammitglied neuen Möglichkeiten zuwendet.
Dahinter verbirgt sich auch eine tieferliegende Furcht. Denn während allein schon der Verlust von geschätzten Arbeitskollegen hart ist, wirkt sich diese ständige Fluktuation in noch stärkerem Maße auf das eigentliche Funktionieren eines Teams aus.
Fluktuationen in Teams
Wenn genügend Leute das Team verlassen, kann es sich plötzlich wie ein völlig neues Team anfühlen. Niemand im Unternehmen erinnert sich mehr daran, was genau das Unternehmen für diese eine Kampagne vor vier Jahren eigentlich getan hat, denn alle Personen, die damals daran gearbeitet haben, sind längst richt mehr da.
In der modernen Arbeitswelt ist diese Fluktuation immer häufiger anzutreffen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Angestellte nur ein paar Jahre bleiben, bevor sie weiterziehen. Und wir alle haben schon einmal einen Artikel über das „Job-Hopping“ (Englisch) der Generation Y gelesen, die darauf hinweisen, dass sich dieser Trend in Zukunft noch verstärken wird. Denke dir nun noch eine Drehtür mit kommenden und gehenden Auftragnehmern und Freiberuflern hinzu, und die ganze Sache beginnt ziemlich chaotisch zu werden.
Verlorene Arbeit und Zeit summieren sich auf
Laut dem Sprichwort „Das letzte Hemd hat keine Taschen“ kann man nichts mitnehmen, wenn man geht. Aber wir alle wissen, dass ausscheidende Mitarbeiter eine ganze Menge mitnehmen, wenn sie das Unternehmen verlassen – unter anderem Erfahrung, frühere Arbeiten und ein Stück Kultur. Denn in der heutigen Wirtschaftswelt bilden die Menschen das Unternehmen. Sie sorgen für die Innovationen und Ideen, sie stellen das Produkt her und gestalten die Marketingkampagnen. Wenn sie gehen, ist es, als würden sie ein kleines Stück des Unternehmens mitnehmen.
Irgendwo verborgen unter den Dokumenten, die über gemeinsam genutzte Laufwerke verteilt sind, und Dateien auf persönlichen Desktop-Computern, die beim Weggang eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht werden, befinden sich die bisherigen Arbeitsergebnisse, die wir benötigen – vom digitalen Winde verweht. Wir können versuchen, diesen Aspekt zu quantifizieren – Schätzungen gehen davon aus, dass wir auf der Arbeit etwa 2,5 Stunden täglich mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen –, aber es lässt sich nur schwer erfassen, in welchem Maße der Kampf um die Bewahrung von Wissen über fluktuierende Teams und die Zeit hinweg zu Zeitverschwendung und unnötig wiederholter Arbeit führt.
Aufbau eines Systems zur Wissensbewahrung
Wenn davon auszugehen ist, dass das Tempo der Fluktuation und des Wissensverlusts in Zukunft weiter zulegen wird, was können Teams tun, um trotz des ständigen Kommens und Gehens Einzelner für Kontinuität zu sorgen?
Carmen Sample – eine Unternehmerin, die in der Gastronomie und im Einzelhandel (also Branchen, die für ihre hohe Fluktuation beim Personal berüchtigt sind) tätig ist – hat hierzu eine interessante Perspektive entwickelt: „Investieren Sie in die Menschen, als ob sie für immer bleiben würden. Schaffen Sie Systeme, als ob sie das Unternehmen schon morgen verlassen würden.“
Die richtigen Systeme und Werkzeuge können dabei helfen, die Lücke zu schließen, wenn Mitarbeiter und Teamkollegen zu neuen Zielen aufbrechen. Und mit der Einführung von Arbeitsbereichen ist Evernote Business der Aufgabe nun vollends gewachsen.
Mithilfe der Arbeitsbereiche als zentrale Sammelstelle für Informationen kannst du sicherstellen, dass Wissen unabhängig vom jeweiligen Team oder Projekt nicht verloren geht, wenn Mitarbeiter dieses verlassen. Die Arbeitsergebnisse jedes Teams bleiben erhalten (und bleiben auffindbar), sodass die Früchte früherer Arbeit niemals verloren geht.
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Nachfolgend findest du fünf Einsatzmöglichkeiten von Arbeitsbereichen für dein Team, um sicherzustellen, dass frühere Arbeitsergebnisse stets zur Hand sind:
1. Bewahre alle Ergebnisse deiner Arbeit in einem Arbeitsbereich auf.
Was geschieht beispielsweise mit einem nur dir bekannten Aspekt eines Projekts, an dem du gerade arbeitest? Er bleibt in deinem Kopf verborgen, sofern du ihn nicht irgendwo notierst. Gehe mit gutem Beispiel voran und sei freundlich zu deinem zukünftigen Selbst (und deinen zukünftigen Kollegen): Sorge dafür, dass alle Dinge, an denen du arbeitest, in einem Arbeitsbereich gespeichert und leicht auffindbar sind. Verschiebe archivierte Notizbücher und erstelle Arbeitsbereiche für neue Projekte oder Teams. Bei Bedarf kannst du auch Services wie Google Drive, Slack und Salesforce integrieren, um sicherzustellen, dass wirklich alles Wichtige für die Nachwelt festgehalten wird.
2. Stelle einige Grundregeln auf.
Vereinbare gemeinsam mit deinem Team eine Nutzungsweise für Arbeitsbereiche und gestalte eine „Satzung“ für das Team, die auch für neue Teamkollegen eindeutig ist. Denke beispielsweise daran, möglichst viele Arbeitsbereiche für das gesamte Unternehmen sichtbar zu machen, damit alle anderen noch einfacher nachvollziehen können, woran du gerade arbeitest. Achte auch darauf, Namenskonventionen und Standards einzuführen – beginne beispielsweise alle Namen von marketingbezogenen Arbeitsbereichen mit „MAR-“ und benenne Arbeitsbereiche nach Abschluss eines Projekts in „Archiv“ um.
3. Mache dir das Suchen im Übersichtsverzeichnis zu eigen.
Bei der Recherche nach früheren Arbeitsergebnissen sollte das Übersichtsverzeichnis deines Teams deine erste Anlaufstelle sein. Auf diese Weise kannst du jederzeit auf die Früchte der Arbeit deines Teams zugreifen, unabhängig davon, ob sie erst vor einer Woche oder im vergangenen Jahr „geerntet“ wurden. Mache dir diese Sammlung kollektiven Wissens zunutze, indem du zunächst nach Begriffen wie „Marketingkampagne“ suchst und anschließend den jeweiligen Arbeitsbereichen beitrittst bzw. Zugriff auf sie anforderst.
4. Erweiterte Inhalte auf einen Blick betrachten.
Wenn du sehr viele frühere Arbeitsergebnisse durchgehen musst, kann es einige Zeit dauern, bis du das Gesuchte findest. Ab sofort kannst du alle Notizbücher in einem Arbeitsbereich schnell durchsehen und aufklappen, um die Notizen zu durchblättern, ohne jedes Notizbuch einzeln anklicken und durchsuchen zu müssen.
5. Führe Prozesse für die Einarbeitung und den Weggang von Mitarbeitern ein.
Sorge bei der Einarbeitung neuer Teamkollegen dafür, dass sie darin geschult werden, wie sie ihre Arbeitsergebnisse richtig freigeben und Arbeitsbereiche nach relevanten Informationen durchsuchen können. Bitte im gegenteiligen Fall ausscheidende Mitarbeiter darum, ihre Arbeitsergebnisse zu organisieren und zu speichern, sie in Arbeitsbereiche zu verschieben und entsprechende Zugriffsberechtigungen festzulegen, bevor sie das Unternehmen verlassen.
Sicherzustellen, dass man sich die Inhalte der Arbeit früherer, aktueller und zukünftiger Mitarbeiter einfach zunutze machen kann, ist gleichbedeutend damit, dass ein Team stets in der Lage ist, auf die besten Arbeitsergebnisse zurückzugreifen – unabhängig davon, wann oder von wem die ursprüngliche Arbeit erledigt wurde.
