Wenn wir von Work-Life-Balance sprechen, meinen wir das in der Regel ziemlich wörtlich. Schließlich fühlt sich jede Stunde, die wir bei der Arbeit verbringen, wie eine Stunde an, in der das eigentliche Leben stillsteht. Wir sehnen uns nach den privaten Aktivitäten, die unseren Tagen einen Sinn geben, wie Hobbys oder Zeit mit Freunden und Familie zu verbringen. Aber allzu oft raubt uns die Arbeit unsere ganze Energie und Aufmerksamkeit, sodass wir den Eindruck bekommen, keine Zeit mehr für uns selbst zu haben.
Aber die Realität ist komplexer als das. Arbeit ist ein Bestandteil des Lebens, und für Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter, vor allem für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, kann die Grenze zwischen Arbeit und Nichtarbeit fließend oder sogar nicht existent sein. Wir sind immer verbunden, immer online, und die nächste E‑Mail oder dringende Slack-Nachricht ist nur einen Fingertipp entfernt, um uns aus unserer privaten Zeit herauszureißen.
Um zu einem Gleichgewicht zu finden, müssen wir zunächst Grenzen innerhalb der Möglichkeiten unseres Gehirns ziehen und diese Grenzen dann in unsere täglichen Routinen ausbauen. Zum Glück lassen sich diese Grenzen mithilfe von Evernote als deinem „zweiten Gehirn“ ganz einfach so einrichten, dass möglichst wenig Sorgen in dein erstes Gehirn hinüberwandern.
Nachfolgend findest du drei Tipps, wie du Evernote einsetzen kannst, um diese schwer fassbare Balance zu finden, indem du dir einen priorisierten Überblick über die Dinge verschaffst, die jeden Tag in deinem Arbeits- und Privatleben wirklich wichtig sind. Überraschung! Sie alle laufen darauf hinaus, dass du Aufgaben als Bestandteil deines Tagesablaufs begreifst.
1. Eine Notiz für jedes Projekt und Aufgaben in jeder Notiz
Wenn du nicht gerade ein regelrechter Workaholic bist, liegt die Ursache für das Ungleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wahrscheinlich nicht an mangelnder Willenskraft. Es ist auch nicht unbedingt „zu viel zu tun“. Das eigentliche Problem besteht üblicherweise darin, dass wir noch nicht alles geregelt bekommen. Wir fühlen uns von der Flut an Dingen, die jeden Tag auf uns zukommt, schlicht überwältigt: Teamprojekte, drängende Aufgaben am Arbeitsplatz, familiäre Verpflichtungen und all die kleinen Dinge, die wir zwischendurch zu erledigen haben.
Der erste Schritt, um die Kontrolle zurückzuerlangen, besteht also darin, jedes Projekt aufzuschlüsseln und den unstrukturierten Haufen in einzelne, überschaubare Teile zu zerlegen. Lege für jedes Projekt oder jeden Verantwortungsbereich in deinem Leben eine eigene Notiz an – oder erstelle bei Bedarf ein ganzes Notizbuch. Packe anschließend alles hinein, was dir zu diesem Thema einfällt: deine Ideen, Rechercheergebnisse, Links, Bilder, alles Mögliche. Mach es dir zur Gewohnheit, alles, was du in Angriff nehmen willst, zu notieren, zu speichern oder als Audio aufzunehmen. Dasselbe solltest du für deine privaten Projekte tun. Auf diese Weise wirst du dein ganzes Leben schon bald so strukturiert haben, dass du die Dinge getrennt voneinander, aber dennoch zugänglich aufbewahrst, sodass du dich voll auf ein Projekt zurzeit konzentrieren kannst, ohne von allem anderen abgelenkt zu werden.
Bestimme nun die nächsten Schritte für jedes dieser Projekte und unterteile sie in kleinere Einzelaufgaben. In Evernote können sich Aufgaben direkt in Notizen befinden, wodurch deine Aufgaben einen Kontext besitzen und es einfacher wird, sie anzugehen. Wenn du Aufgaben in deine Projektnotizen einfügst, befinden sich sämtliche Angaben, die du für ihre Erledigung brauchst, stets griffbereit in der Nähe.
Es ist völlig in Ordnung, wenn dir nicht auf Anhieb alles ganz klar ist. Finde einfach einen kleinen Schritt, der jedes Projekt vorantreibt. Überlege dir anschließend, was als nächstes kommt. Je stärker du deine Aufgaben in mundgerechte Häppchen zerlegen kannst, desto leichter werden sie zu bewältigen sein und desto gelassener wirst du dich fühlen.
Nun herrscht weniger Durcheinander in deinem Kopf, lassen sich deine Notizen besser umsetzen und besitzen deine Aufgaben einen Kontext, sodass es insgesamt einfacher ist, voranzukommen.
Power-Tipp: Als Nutzer von Evernote Personal, Professional oder Teams kannst du alle deine Aufgaben in einer gemeinsamen strukturierten Ansicht verwalten, damit du nicht jede einzelne Notiz aufrufen musst, um eine Aufgabe wiederzufinden. Außerdem kannst du dir direkt in der Start-Ansicht neben deinen wichtigsten Notizen, gespeicherten Suchanfragen und deinem Kalender auch eine nach Prioritäten geordnete Liste deiner Aufgaben anzeigen lassen.
2. Priorisiere die Dinge, die wichtig sind
Kennst du das, wenn du so viel emotionale und mentale Energie darauf verwendest, dich an etwas Wichtiges zu erinnern, dass es letztlich deinen ganzen Tag ruiniert? Das Problem besteht darin, dass du dabei versuchst, alle Dinge im Kopf zu behalten und sie hin- und herzujonglieren. Mithilfe von Evernote kannst du dich auf die Dinge konzentrieren, die im jeweiligen Moment wichtig sind, ohne dir Sorgen darüber machen zu müssen, ob du vielleicht etwas Wichtiges vergessen haben könntest.
Der Trick besteht darin, alles in Form von Aufgaben festzuhalten und diese dann zu priorisieren. Eine riesige, unsortierte Liste schürt nur unnötige Ängste. Wenn du keinen klaren Plan hast, was als Nächstes zu tun ist, kannst du in einer reaktiven Denkweise stecken bleiben. Wähle stattdessen jeden Tag ein paar wichtige Dinge aus, auf die du dich konzentrierst. Das hilft dir, die wichtigsten Aufgaben in den Mittelpunkt zu stellen. Es hilft dir auch, deine Zeit besser einzuteilen, präsent zu bleiben und den Tag mit dem Gefühl zu beenden, etwas erreicht zu haben. Mit jeder abgehakten Aufgabe, ganz gleich wie klein sie sein mag, fühlst du dich leistungsfähiger und kompetenter.
Wie setzt man am besten Prioritäten? Das hängt von deinem persönlichen Geschmack ab, aber wir haben eine praktische Übersicht über beliebte Systeme zur Steigerung der eigenen Produktivität zusammengestellt, die dir dabei behilflich sein wird, deine Prioritäten zu setzen und zu koordinieren. Probiere ein paar von ihnen aus, um herauszufinden, was für dich am besten funktioniert. In der Zwischenzeit findest du nachfolgend ein paar allgemeine Grundsätze, die dir den Einstieg erleichtern:
- Fragen, die du dir zu jeder Aufgabe stellen solltest: Wie dringend ist sie? Welche Auswirkungen wird sie haben? Sollte sie zu den wenigen Dingen gehören, auf die du dich heute konzentrierst, oder gibt es eine andere Aufgabe, die einen größeren Einfluss auf dein Leben hat?
- Setze Prioritäten für deine Aufgaben, indem du Fälligkeitstermine und Erinnerungen einrichtest, um dir rechtzeitig einen freundlichen Stups zu geben, damit dir immer die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit präsent sind. Markiere Aufgaben, die unbedingt zu erledigen sind, damit du niemals die Aufgaben aus dem Blick verlierst, die du zuerst angehen solltest.
- Verwende wiederkehrende Aufgaben, um Dinge zu verwalten, die immer wieder erledigt werden müssen, wie zum Beispiel der wöchentliche Umsatzbericht oder der monatliche Austausch des Wasserfilters. Das erspart dir einiges an Kopfzerbrechen über die Prioritäten und du brauchst dir eine Sache weniger zu merken. Du kannst Aufgaben in beliebigen Intervallen wiederholen lassen, und jedes Mal, wenn du eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt abhakst, weist Evernote ihr automatisch den nächsten Fälligkeitstermin zu.
- Scheue dich nicht, zu delegieren. Eine Aufgabe mag wichtig sein, aber das bedeutet nicht, dass du persönlich sie erledigen musst. Weise Aufgaben anderen Personen zu, damit du mehr Zeit für die Aufgaben hast, die wirklich von dir erledigt werden müssen. In deiner Aufgabenansicht kannst im Tab „Zugewiesen“ die Fortschritte der Aufgaben überwachen, aber du brauchst nicht mehr jede wache Minute damit zu verbringen, an sie zu denken.
Power-Tipp: Richte dir eine weitere wiederkehrende Aufgabe ein, um deine anstehenden Aufgaben entweder zu Beginn oder am Ende eines jeden Tages durchzugehen. Mach diese Handlung zu einem täglichen Ritual. Auf diese Weise verschaffst du dir nicht nur einen Überblick für den kommenden Tag, sondern etablierst du auch eine tägliche Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit.
3. Nimm dir Zeit für dich selbst und schütze sie
Deine Projekte und Aufgaben in den Griff zu bekommen, ist nur die halbe Miete. Es ist wichtig, dass die von dir ausgewählten Aufgaben dein Streben nach einer für dich passenden Work-Life-Balance widerspiegeln. Denn wenn du deine Zeit nicht selbst in Anspruch nimmst, werden es andere tun.
- Achte darauf, dass deine Aufgabenliste auch deine privaten Aufgaben, Hobbys, Lieblingsprojekte und Wunschziele berücksichtigt und nicht nur die Arbeit oder externe Verpflichtungen.
- Richte wiederkehrende Aufgaben für deine privaten Zeiten ein, beispielsweise 10 Minuten am Tag für deine Meditation oder ein wöchentlicher Anstupser für einen ausgiebigen Spaziergang oder eine Wanderung unter freiem Himmel.
- Überlege dir, ob du die Einstellungen für Fälligkeitstermine einsetzen willst, um private und berufliche Aufgaben zeitlich voneinander zu trennen. Beispielsweise könntest du es so einrichten, dass arbeitsbezogene Aufgaben bis mittags oder 17 Uhr fällig sein müssen, private Aufgaben aber vielleicht erst im Laufe des Abends. Du kannst auch Markierungen für Prioritäten einrichten oder Emojis zu deinen Bezeichnungen im Titel hinzufügen, damit du auf einen Blick erkennst, um welche Art von Aufgabe es sich handelt.
Denke immer daran, dass deine privaten Aufgaben nicht weniger wichtig sind als deine beruflichen. Sich Zeit für sich selbst zu nehmen und ihr eine hohe Priorität einzuräumen, ist der beste Weg, um gegen Stress anzugehen, deine Kreativität zu beflügeln und eine neue Perspektive zu gewinnen. Deine Arbeit wird deutlich produktiver, weil du genug Energie getankt hast, um deine Arbeitszeit mit dem nötigen Schwung anzugehen.
Power-Tipp: Um die Balance zu wahren, halte in deinem Kalender einen Block für private Zeit frei und verlinke diesen Termin dann mit einer Notiz in Evernote. In der Notiz kannst du dann die jeweiligen wiederkehrenden Aufgaben festhalten, die du während dieses täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitblocks erledigen willst. Sobald deine geplante private Zeit gekommen ist, kann Evernote eine Erinnerung an deinen Computer oder dein Mobilgerät senden. Mit einem Klick kannst du die zugehörige Notiz öffnen und deine Aufgaben in den Fokus stellen, ohne dass du abgelenkt wirst.
Umsetzung in die Praxis
Du tust deinem Job (oder generell deinem Leben) keinen Gefallen, wenn du dich ständig mit Kleinkram aufhältst. Aber die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist keine Zauberei und auch nicht unerreichbar. Es erfordert nur einiges an Überlegung, Engagement und die Bereitschaft, für sich selbst einzutreten. Indem du verhinderst, dass die Arbeit dein übriges Leben dominiert, wird deine private Zeit entspannter und erfüllender.
Lege am besten sofort los. Erstelle eine Notiz, in der du dich selbst dazu verpflichtest, dein Leben ausgeglichener zu gestalten. Schreibe dir auf, warum dir das wichtig ist und was du dir davon erhoffst – mehr Gelassenheit, weniger Stress oder etwas mehr Zeit für Dinge, die dir Spaß machen. Richte anschließend eine wiederkehrende Aufgabe ein, um diese Notiz jeden Monat erneut durchzugehen. Lass sie zu deinem Leitstern werden, der dich regelmäßig daran erinnert, was dir wichtig ist, und zu dem du immer wieder zurückkehren kannst.
Evernote hilft dir dabei, deinen Fokus zu schärfen, deine Abläufe zu optimieren und effizienter zu werden, damit du ein produktiveres Gleichgewicht zwischen deinem geschäftigen Berufs- und Privatleben finden kannst. Also warte nicht länger. Entsprechende Aufgabenfunktionen sind ab sofort in der neuesten Version von Evernote integriert.
