El verano es la época del año para disfrutar de esas merecidas vacaciones. Es un momento para relajarse. Es un momento para recargar pilas. Y cuando llega el momento de volver, tienes ganas de volver al trabajo.
Pero hay algo de lo que seguro que no tienes ganas: todos esos emails. Un lector me escribió diciendo: “Se me da bastante bien mantenerme al día con todos los emails, pero cuando voy a una conferencia, se me acumulan en la bandeja de entrada y me paso un día y medio o dos intentando ponerme al día. ¿Alguna idea para solucionarlo?”
A continuación te damos tres ideas para ayudarte a evitar la avalancha de emails después tras las vacaciones.
1. Quita el tapón
¿Alguna vez se te ha rebosado la bañera porque tenías el tapón puesto? El agua entraba, pero no salía. Lo mismo le puede pasar a tu bandeja de entrada. Puedes encargarte de muchos de esos emails durante el viaje, antes de volver.
No estamos diciendo que te pases todas las vacaciones pegado al correo, pero si eres de los que está deseando desconectar del trabajo, esto puede ayudarte a relajarte. Así podrás disfrutar más de tus vacaciones y pasar menos tiempo pensando en qué está pasando durante tu ausencia.
Cuando viajas sueles pasar mucho “tiempo de espera”. Haces cola, esperas al avión en la puerta de embarque, esperas a que todos embarquen o esperas el equipaje. Puedes aprovechar estos ratitos para ocuparte de lo facilito. Por ejemplo, ¿te han invitado a una reunión? Tómate un segundo para responder. Evitarás que la otra persona se quede esperando tu respuesta y estarás organizando tu calendario antes de volver al trabajo.
Elimina el correo no deseado. Haz lo mismo con los boletines. Las posibilidades de que te estés perdiendo algo importante son bajas. ¡Es hora de priorizar tu tiempo libre!
Busca otros emails que requieran una respuesta rápida. Presionar la tecla del micrófono y dictar una respuesta de el teléfono es rápido y fácil. Reenvía un email a alguien de la oficina para que lo gestione. Así evitarás ser el cuello de botella durante tu ausencia.
Con esta técnica, los emails entran, pero muchos también salen. Volverás con la ilusión de adelantar trabajo en lugar de tener que hacer frente a una avalancha de solicitudes.
2. Cierra el agua
Si configuras una respuesta automática, tus compañeros y clientes sabrán cuándo vuelves de las vacaciones. Pero el que les hayas dicho cuándo vuelves no quiere decir que no te vayan a enviar emails durante tu ausencia.
Incluir esta información en tu email automático de que estás fuera de la oficina no solo hará que recibas menos emails, también informará a tus compañeros y clientes mientras no estés disponible.
- Incluye el intervalo de fechas en las que vas a estar de vacaciones. Que no tengan que andar adivinando. Las personas suelen respetar el tiempo libre.
- Indica quién puede asistirles y cómo contactar con esa persona. No solemos ser la única persona que puede responder preguntas o ayudar. Deja que otros tomen el relevo mientras estás fuera. Puedes devolverles el favor cuando te toque irte de vacaciones.
- Explícales a tus compañeros cómo ponerte al día cuando vuelvas.¿Quieres una serie de mensajes directos? ¿Prefieres una lista organizada? No hagas que la gente tenga que adivinar lo que quieres. Diles cómo quieres que se comuniquen contigo de una forma que no añada más estrés.
Aquí tienes un ejemplo de respuesta automática que puedes usar para reducir emails:
¡En estos momentos estoy fuera de la oficina disfrutando de unas vacaciones!
Estaré de vuelta el lunes 15 de agosto. Ruego me envíes un solo email de seguimiento que resuma las medidas propuestas y actualizaciones que deba saber, para tenerlo todo claro a mi regreso.
Si necesitas ayuda de forma urgente, envía un email a abc@defg.com.
Gracias!
Si nunca has utilizado una respuesta automática de fuera de la oficina, aquí puedes ver cómo configurar una con Gmail y Outlook.
Una buena respuesta automática es una forma excelente de que la automatización haga el trabajo duro. Disfruta de tus vacaciones y deja que la tecnología se encargue de todo.
3. Organiza lo importante con Evernote
Algunos emails te alegran, como el de un cliente que acabas de conseguir o el de buenas noticias sobre un proyecto en el que estás trabajando. ¡Seguro que no querrás perdértelos!
Si tienes una cuenta de Evernote Personal o Professional, tienes una dirección de email única. Úsala para reenviar esos emails importantes directamente a Evernote.
¿Dónde puedes encontrar esa dirección de email? Abre Evernote, haz clic sobre tu nombre en la esquina superior izquierda y selecciona “Información de cuenta.” Desplázate hacia abajo hasta que veas “Enviar notas por email a”. ¡Y ya está! Copia esa dirección y crea una nota nueva en tus contactos. Ponle el nombre “Email de Evernote” y pega la dirección.
La próxima vez que recibas uno de esos emails sobre los que tienes que pensar y requieren que hagas algo, reenvíalo directamente a tu cuenta de Evernote. El proceso crea una nota nueva completa en Evernote con toda la información del email. Ahora, solo tienes que eliminar o archivar el email.
Utiliza esa nota recién creada para tus tormentas de ideas, ahora o cuando vuelvas al trabajo. ¿Tienes que hacer una llamada para aclarar algo del email? Añade tus notas de esa llamada en la misma nota si quieres. Arrastra la nota a la libreta que hayas elegido.
Con Evernote, combinas la información de todas las fuentes en un solo lugar. Lo mejor de todo es que puedes organizar tus libretas, etiquetas y pilas de Evernote para que se adapten a tu forma de trabajar.
Ahora, ¡disfruta de tus vacaciones! Te lo has ganado. Quita el tapón, cierra el agua y deja que Evernote haga que la vuelta sea coser y cantar.
Frank Buck, experto certificado de Evernote, es ponente, escritor y coach, y ayuda a los profesionales a organizar su tiempo y entorno para que aumenten su productividad, reduzcan el estrés y disfruten de la vida. Global Gurus clasificó a Frank número 1 en el mundo en la categoría “Gestión del tiempo” en 2019, 2020, 2021 y 2022.
