La duración y frecuencia de las reuniones ha aumentado en los últimos 50 años, hasta tal punto que los ejecutivos le dedican una media de casi 23 horas a la semana, respecto a menos de 10 horas que le dedicaban en la década de 1960. Y esta cifra ni siquiera incluye los cambios improvisados que marcan un día de trabajo típico. Además, el teletrabajo hace más difícil programar reuniones presenciales, por no mencionar que las reuniones virtuales requieren herramientas y habilidades que no se consideraban tan importantes hace tan solo unos años. Pero es cierto el viejo proverbio empresarial según el cual una crisis es también una oportunidad: a medida que las empresas avanzan, el concepto de reunión también evoluciona y cambia. El reto es mantener el ritmo o arriesgarse a verse abrumados por la locura de las reuniones.
Por qué las reuniones tradicionales son una pérdida de tiempo
Los investigadores de la Escuela de Negocios Harvard y la Universidad de Boston University encuestaron a 182 altos directivos de todos los sectores. Los resultados revelaron lo siguiente: el 65% de los altos directivos afirma que las reuniones les impiden completar su propio trabajo, el 71% las considera improductivas e ineficientes y el 62% dice que con las reuniones no se consigue que los equipos hagan piña.
Con frecuencia se cita a Elon Musk por decir que las reuniones tienen lugar cuando la gente no está trabajando. Aun así, está abierto a celebrar breves reuniones siempre que sean beneficiosas para todos los presentes. “Salid de una reunión o poned fin a una llamada en cuanto percibáis que no estáis aportando nada de valor”, dijo a los empleados de Tesla. “No es de mala educación marcharse, lo que es de mala educación es hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”.
Estas cuestiones se han visto agravadas en aquellos lugares donde el teletrabajo es cada vez más común, ya que las “reuniones virtuales” a menudo pueden estar envueltas en problemas técnicos de todo tipo. El viejo proverbio es cierto: si se puede resumir en un correo electrónico, no debería celebrarse la reunión.
Cómo están cambiando las reuniones hoy día
Las reuniones han sufrido cambios significativos en la última década, principalmente debido a los avances tecnológicos que nos permiten comunicarnos en cualquier momento. Las tendencias recientes ponen de manifiesto que, a medida que las generaciones más jóvenes acceden al mercado laboral, los avances tecnológicos se integran con ellos. En 2016, los millennials se convirtieron en el mayor segmento de la fuerza laboral de EE. UU. representando un 35% de la misma, por lo que ahora también son el grupo más grande de asistentes potenciales a reuniones. Esperan órdenes del día fluidos y centrados, y piden más control sobre estos. La nueva generación de asistentes a reuniones prosperan asistiendo a reuniones que tengan significado, innovación y perspicacia.
El software, las aplicaciones y las herramientas similares pueden ayudar a que estas nuevas tendencias sean una realidad en las reuniones. Asimismo, las empresas con visión de futuro están encontrando formas de aprovechar y mejorar este aspecto, dejando a un lado las reuniones tradicionales y apostando por un proceso mucho más optimizado y efectivo.
Consejo experto: el experto de Evernote Neil Maxfield dice: “No dejes que pase un solo día sin revisar lo que tienes que hacer. Todas las noches sin falta revisa el contenido del día (emails, notas, etc.), envía los fragmentos críticos a Evernote y adjunta contenido relevante para futuras reuniones con el widget de calendario en Inicio.”
Visibilidad de la información + colaboración = sin reuniones
A medida que aumenta el número de miembros del equipo que trabajan desde distintos puntos geográficos y las opciones del teletrabajo se vuelven cada vez más comunes, es más y más difícil fijar horarios concretos para las reuniones. Esforzarse por continuar con las viejas costumbres es, en el mejor de los casos, agotador. Por otro lado, un enfoque “asincrónico” de las reuniones, que aporta la información necesaria en una ubicación centralizada, con la interactividad para añadir datos y realizar ajustes rápidamente, permite que todos colaboren, incluso si se encuentran en diferentes husos horarios y tienen horarios laborales completamente diferentes.
Pero esto no sucede de la noche a la mañana. Requiere una planificación y ejecución minuciosas y las herramientas adecuadas. Las reuniones asincrónicas deben proporcionar la máxima visibilidad a todos los asistentes, así como funciones de colaboración que garanticen que se puedan ver y oír las contribuciones de todo el mundo. Al aplicar los principios de reuniones altamente enfocadas y productivas, puedes conseguir resultados igual de efectivos:
- Indica claramente los resultados esperados y desarrolla un plan sólido para conseguirlos.
- Prepara los puntos que es necesario comentar, compártelos con el equipo y fomenta las contribuciones.
- Guarda toda la información en un lugar central.
- Asigna cada elemento a un miembro del equipo, fija una fecha de finalización y una lista de expectativas para ejecutar las tareas.
- Ofrece a cada miembro del equipo la oportunidad de dar su opinión.
- Programa horarios de consulta y fija recordatorios para ayudar al equipo a estar al día y cumplir los plazos.
Consejo práctico: Espacios de Evernote Teams permite a todo el mundo acceder a la información que necesita, añadir notas y hacer modificaciones, lo que fomenta una colaboración más eficaz y, lo que es más importante, elimina la necesidad de convocar otra reunión. Guardar la información relevante del proyecto en un espacio virtual significa que tu equipo podrá comprobarla y realizar modificaciones independientemente de dónde esté, cuando quiera y desde cualquier dispositivo.
Olvídate de las reuniones improductivas
Las reuniones constituyen una parte fundamental de la gestión de equipos; no encontrarás una manera más sencilla de hacer que todo el mundo esté en sintonía sobre un asunto determinado que reunirse de manera presencial para comentarlo. Dicho esto, solo verás resultados si la reunión está enfocada y bien organizada. Los equipos podrán beneficiarse enormemente si concentran toda su energía en transformar las reuniones en lugar de limitarse a tolerarlas.
