Productividad

Capacita a tu equipo para celebrar reuniones más productivas

“Las reuniones deberían ser como la sal: una especia que se utiliza en su justa medida para realzar un plato, no se vierte descuidadamente en cada bocado. Demasiada sal destruye un plato. Demasiadas reuniones destruyen la moral y la motivación.”

—Jason Fried

Todos los asistentes, tanto los organizadores como los miembros del equipo, quieren que las reuniones sean más productivas; invertir menos tiempo en intercambiar más información resulta en una búsqueda más factible de los objetivos generales de la empresa. Las reuniones deberían ser debates que llevan a decisiones, pero en muchos casos sucede lo contrario: faltan resultados concluyentes y se pierde un tiempo muy valioso.

Sin embargo, con la capacitación adecuada, los gerentes y supervisores pueden formar a sus equipos para celebrar mejores reuniones y obtener grandes resultados. Es una habilidad tan importante como cualquiera otra de la dirección y si gestionas tus reuniones de manera proactiva con la planificación, preparación y priorización adecuadas, conseguirás que esas reuniones tan temidas pero necesarias sean mucho más productivas.

El valor del trabajo previo

Nada convierte una reunión en una frustrante pérdida de tiempo como llegar sin haberla preparado adecuadamente. Cuanto más puedas facilitar el “trabajo previo” eficaz de la reunión para tu equipo, mejores serán los resultados. Algunas estrategias rápidas pueden ayudarte:

  • Resume los objetivos generales de la reunión y decide quiénes van a ser los actores clave.
  • Determina objetivos que se puedan convertir en acciones para que un proyecto avance.
  • Enumera las áreas que hay que cubrir y transmite la información de una manera que sea fácil de digerir.
  • Consulta los puntos del orden del día con los miembros del equipo y pídeles su opinión; es posible que te tengan argumentos pertinentes que no habías tenido en cuenta. Un orden del día colaborativo te asegura que los asistentes participen y se aborden sus preocupaciones.
  • Asigna un miembro a cada punto clave, para que asuma la responsabilidad y rinda cuentas.

Consejo práctico: Utiliza Evernote para crear un orden del día para cada reunión, luego compártelo con los miembros relevantes del equipo para que puedan añadir sus propios temas de debate. Si conectas Evernote a Google Calendar podrás vincular el orden del día al evento del calendario y establecer una notificación para abrirla antes de que empiece la reunión.

Prioriza, prioriza, prioriza

“Las reuniones deben ser deliberadas e intencionales: tu ritmo organizativo debe valorar el propósito por encima del hábito.”

—Chris Fussell

Uno de los mayores retos a la hora de planificar una reunión es decidir qué puntos son importantes y cuáles no. Sin unas prioridades claras, las reuniones rápidamente pierden el enfoque y terminan enterradas en una avalancha de detalles sin importancia. La clave de una reunión efectiva es mantenerse centrado en el punto y la mejor manera de conseguirlo es evaluando y priorizando los temas de discusión.

Ordenar los puntos del orden del día según su importancia. Es implica tratar primero de los asuntos más importantes e ir abordando después los demás. Si la reunión se prolonga, será fácil retomar en discusiones posteriores a la reunión aquellos puntos menos importantes que no se hayan tratado.

Como señala acertadamente Chris Fussell de McChrystal Group Leadership Institute  : “Las reuniones deben ser deliberadas e intencionales: tu ritmo organizativo debe valorar el propósito por encima del hábito”.

Hay distintas técnicas formales diseñadas para ayudar a los directivos a identificar y ordenar las prioridades, incluidos los métodos ABCDE, SCRUM, and MoSCoW . La mayoría de ellos se reducen a decidir qué debe abordarse primero y qué depende de que se terminen otras cosas. Dependiendo de la organización de tu empresa, también puedes permitir que los directivos desarrollen y usen sus propias técnicas de priorización para adaptarse mejor a las necesidades de su equipo.

Consejo práctico: Establece las prioridades de las reuniones pronto y de manera adecuada con Tasks, y asigna responsabilidades individuales a los miembros del equipo. De esta forma, tendrán acceso antes de la reunión y podrán incluir asuntos a debatir. Crea recordatorios para que aquellos puntos que puedan no ser prioritarios, pero aun así haya que abordar. ¡Recuerda lo de “depende de que se terminen otras cosas” que hemos mencionado antes!

Toma notas de forma efectiva

Es fundamental capturar toda la información que se presenta en la reunión (idealmente en tiempo real) para que los miembros del equipo puedan acceder a ella después y asegurar que el esfuerzo que has hecho para prepararla no se pierda.

La captura de información en tiempo real garantiza que todos los temas a debatir sean auténticos y estén unificados, y que todos los asistentes tengan la misma información. Unas actas adecuadas deben centrarse en las acciones: las tareas que hay que ejecutar para avanzar en los objetivos que se establecieron para la reunión. Deben poner de relieve las decisiones tomadas, las acciones necesarias para conseguirlas y quién es la persona responsable.

Consejo práctico: Usa la Plantilla de las actas  de Evernote para asegurarte de que ningún detalle se pase por alto ni se pierda por el camino. Además, puedes usar la función de grabación de audio para capturar conversaciones mientras se mantienen y reproducirla más adelante para asegurarte de no perder ningún detalle. Comparte las actas al instante para que todo el mundo pueda acceder a toda la información en un lugar central. Los miembros del equipo pueden añadir después sus propias notas y alertar a otros asistentes, para que la comunicación fluya y todo el mundo pueda empezar a trabajar en sus respectivas tareas de inmediato.

Detrás de cada ganador hay un buen facilitador

Con horarios híbridos y empleados teletrabajando, las reuniones son ahora más importantes que nunca para garantizar que todos los miembros del equipo, el departamento y toda la empresa estén centrados en los mismos objetivos generales. Asumir un rol de liderazgo es una decisión exigente pero gratificante, y con las técnicas y la plataforma adecuadas, podrás capacitar a tu equipo para que triunfe.

Organiza tu trabajo y pon orden en tu vida con Evernote.

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