La mayoría de nosotros probablemente estemos de acuerdo en que el trabajo en equipo es fundamental para conseguir grandes resultados. Es bastante difícil hacerlo solo. Pero al mismo tiempo, también podemos reconocer otra verdad: a veces, el trabajo en equipo es difícil.
Todos hemos tenido la sensación de que nuestro equipo está reinventando la rueda o dando vueltas en círculos. Hemos luchado buscando ese archivo, intentando recordar con qué herramienta alguien nos lo solía enviar. Hemos trabajado duro en un proyecto, solo para descubrir que ya se había realizado, o aun peor, que otro equipo está trabajando exactamente en lo mismo en estos momentos. Y hemos sido testigos de cómo aparecen más reuniones, adueñándose lentamente de nuestros calendarios (y llevándose nuestra cordura). Todo ello genera una sensación de frustración prolongada y exasperante hacia el trabajo en equipo, acompañada de chistes sarcásticos y miradas de exasperación.
A menudo es tentador buscar soluciones rápidas. Tal vez elimines algunas reuniones del calendario o envíes más correos electrónicos con informes de estado, pero esto probablemente no te llevará muy lejos porque aquí está pasando algo más profundo. Todos ellos son solo síntomas de un problema más grande. El verdadero problema se reduce a dos cosas: comunicación y transparencia.
¿El antídoto? Adopta pequeñas medidas ahora mismo para empezar a eliminar la disfunción en la colaboración. A continuación te mostramos algunos consejos rápidos sobre cómo hacerlo realidad:
1. Mejora la comunicación
La comunicación es el núcleo de la colaboración, pero de alguna manera ambas hablan demasiado y comparten muy poco. Tenemos demasiadas reuniones ineficaces, pero no compartimos todas las cosas en las que estamos trabajando. Disponemos de todas estas herramientas de comunicación, pero cado uno las utilizamos de forma distinta, lo que genera confusión y una disparatada lucha para realizar un seguimiento de las cosas.
A continuación mostramos algunos consejos rápidos que puedes probar para mejorar la comunicación:
- Defiende las reuniones que importan. No se trata de acabar con todas las reuniones, se trata de celebrar las correctas. Necesitas una combinación sana de sesiones de estrategia con una perspectiva más amplia y grupos de planificación a nivel táctico más pequeños. Pero también necesitas compartir actualizaciones relevantes y escuchar sobre el trabajo que se está realizando actualmente para que los esfuerzos no se dupliquen. Considera la posibilidad de presentar breves informes diarios o semanales o reuniones rápidas con todo el equipo para sincronizar lo que todos están haciendo.
- Establece algunas normas básicas. Las cosas se vuelven más fáciles cuando todo el mundo elige las formas correctas de comunicarse. Reuniros para decidir unas normas de comunicación para el equipo. Determina cuándo realizar videoconferencias, llamadas telefónicas, chats o correos electrónicos, estableciendo un orden de preferencia.
- Pon a todos al corriente. Utiliza herramientas para ayudarte con el trabajo pesado de asegurarte de que todos tengan visibilidad de los proyectos. Por ejemplo, con Espacios de Evernote Business, puedes utilizar las funciones “Novedades” y “Notas ancladas” para ponerte al día rápidamente sobre nuevos proyectos o trabajo importante que todos deben tener en cuenta. Puedes hacerlo todavía más fácil creando una nota con una lista de proyectos en curso, fijándola en un espacio al que todos tengan acceso.
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2. Aumenta la transparencia
Es fácil quedar atrapado en la rutina de nuestro propio trabajo, olvidándonos de los demás. También tenemos una tendencia a compartir solo productos acabados, centrándonos en los éxitos y no tanto en los errores. Pero una cultura de compartir de forma transparente es fundamental. A continuación te mostramos cómo promoverla:
- Compártelo todo. No compartas solo el producto brillante y terminado. Intenta compartir “trabajos en curso”, notas, investigaciones, actualizaciones de estado, todo. Con Espacios, puedes tener un lugar en el que guardar todo el trabajo de tu equipo, para que no tengas que buscar en unidades compartidas, correos electrónicos o tus propios archivos para encontrar todos los lo que se realizó en trabajos previos.
- Acepta lo bueno y lo malo. Comparte activamente lo que está sucediendo, incluso cuando no vaya especialmente bien. Utiliza actualizaciones de estado o análisis de resultados para repasar lo que podría haberse hecho mejor, para que tus errores no los repita nadie más en el futuro.
- Recuerda a los demás que compartan. Se ese tipo de personas. Pregunta para ver en qué están trabajando los demás. Si tu equipo utiliza Evernote Business, recuérdale a tu compañero de trabajo que añada sus notas a un espacio. La transparencia solo funciona cuando todos participamos en ella, y a veces resulta útil dar un pequeño empujoncito.
- Comparte para el futuro. La transparencia mata a dos pájaros de un tiro, haciendo que tu yo actual y futuro sean más productivos. Cuando todo esté comunicado y documentado de forma transparente, tu equipo actual funcionará mejor. Pero también ayudará a futuros compañeros de trabajo. Con Evernote Business tendrán la posibilidad de buscar en el Directorio de Espacios de tu equipo antes de empezar un proyecto, para descubrir y acceder al trabajo que ya se ha realizado.
La colaboración es difícil, pero tenemos la misión de hacerla más fácil. Y al adoptar pequeñas medidas para mejorar la comunicación y la transparencia, haces que el trabajo en equipo sea algo mejor para todos.
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