Tanto si estás estudiando para los exámenes como si vas de una reunión a otra, encontrar tiempo para hacerlo todo, día tras día, puede suponer todo un reto. Y la cosa se complica si no todavía no has encontrado una forma efectiva de controlar y actualizar tu calendario.
Quizá creas que tienes la experiencia suficiente para ser capaz de recordarlo todo, pero la cantidad de información que tu cerebro puede retener no es infinita. Es posible que prefieras el calendario de papel tradicional o que seas un devoto de las notas adhesivas, pero estos trocitos de papel no pueden enviarte notificaciones. Y mientras que el calendario de papel que tienes en la cocina es útil para saber en qué días caen los festivos, los cumpleaños y las citas con el dentista, no puedes llevártelo de aquí para allá.
Utilizar un calendario digital es la forma más productiva de gestionar tu agenda en la era moderna. Una aplicación de calendario digital se puede actualizar y sincronizar en varios dispositivos, por lo que solo tendrás que realizar actualizaciones y cambios una vez. Con las notificaciones y los recordatorios, no volverás a olvidar ninguna cita, fecha de entrega o tu aniversario de boda. Además, si conectas tu calendario a la aplicación donde almacenas tus notas, archivos, tareas pendientes y demás información importante, nada volverá a escapársete.
De hecho, una vez que empieces a pensar en tu calendario como la “base de operaciones” de toda tu vida, se convertirá en la herramienta organizativa más importante de tu kit de gestión del tiempo.
Cómo sacar el máximo rendimiento de tu “base de operaciones”
Las herramientas nos facilitan la vida, pero solo si las usamos correctamente y los calendarios no son una excepción. Incluso si ya te has adentrado en la era digital y mantienes un calendario digital, ¿con qué frecuencia lo consultas? Un 66% de los encuestados dice tener siempre el calendario abierto, un 21% lo consulta varias veces al día y el resto que solo los consulta para añadir o actualizar algún evento.
Como cualquier buen hábito, mantener, actualizar y consultar tu calendario debe pasar a formar parte de tu rutina diaria. Aquí tienes algunos consejos útiles para sacar el máximo rendimiento de tu calendario digital o “base de operaciones”.
Úsalo para distribuir el tiempo
¿Tu calendario es un revoltijo desorganizado de tareas y reuniones? Puedes programar todo lo que quieras para un día concreto, pero ¿de qué te sirve si eres incapaz de terminar algunas tareas pendientes? Prueba una de estas estrategias de distribución del tiempo para mejorar el uso que haces de tu calendario:
- Bloquear tiempoes el método más básico. Divide el día en varios bloques de tiempo y asígnales diferentes actividades. Mantenlo organizado con códigos de colores, líneas en negrita o cualquier método visual que te funcione. Incluso bloquear eventos con formas divertidas puede resultar estimulante para el cerebro.
- La Técnica Pomodoro ayuda a todos aquellos que tengan dificultades para concentrarse durante períodos prolongados. Primero elige la tarea que más tiempo consuma o una tarea que debas realizar con urgencia. A continuación, configura segmentos de 25 minutos en un temporizador y descansa brevemente entre segmentos. Tras cuatro segmentos de 25 minutos, levántate y haz un descanso largo.
Ten claro qué “comerte” primero
“Si tienes que tragarte un sapo, lo mejor es hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tienes que comerte dos, lo mejor es que te comas el más grande primero”.
— Mark Twain
El sapo es una metáfora de tu tarea más tediosa. Tal vez sea la más importante del día o un trabajo que requiera más tiempo y energía. Si la priorizas, tendrás el resto del día para las actividades menos exigentes. Es mejor quitarte los proyectos más grandes de en medio antes de que termine el día.
Es posible que tengas una semana llena de sapos. No pasa nada. Cómete los más grandes los lunes, martes y miércoles, luego pasa al fin de semana. Una aplicación de calendario digital puede identificar los sapos más grandes y ayudarte a planificar tu semana a partir de aquí.
Usado habitualmente en la empresa y las ventas, el principio de Pareto establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. En ventas, la regla 80/20 significa que el 80% de tus ventas provienen del 20% de tus clientes. Tratándose de tiempo, utiliza el primer 20% de tu día para hacer frente al 80% de tu carga de trabajo.
Consejo práctico: Evernote puede enviarte notificaciones de los eventos del calendario que quieras. Esta función te ayuda a priorizar tus sapos… perdón, tareas, garantizando que nunca olvides o te quedes corto de tiempo para una tarea o evento importante.
Deja siempre algún margen de tiempo para lo inesperado
Recuerda, siempre es bueno tener espacios en blanco en el calendario. Es inevitable recibir una llamada de un cliente importante pidiéndote que cambies la reunión del martes al viernes por la tarde. “Lo siento, hasta el próximo mes no tengo ningún hueco” no es la mejor respuesta. Si dispones de tiempo para lo no planificado, evitarás que tu calendario entre en modo caos.
Sincroniza e integra tus entradas
Sorprendentemente, el 14% de las personas que utilizan calendarios digitales compaginan varias aplicaciones a la vez. Si integras tus calendarios en un solo lugar te resultará mucho más fácil compartirlos con los miembros de tu equipo. Podrás redirigir a tus compañeros de equipo a notas, sitios web o salas de chat para tener todos los aspectos relacionados con el trabajo organizados en un único lugar.
Al tener tu “base de operaciones” en la palma de tu mano podrás olvidarte de tener que ir cargando con voluminosos planificadores y calendarios de papel. Con las aplicaciones de calendario digital puedes acceder desde cualquier dispositivo en cualquier momento, y la posibilidad de mantener las cosas separadas, como tu lista de tareas pendientes, evitará que tu calendario digital se llene demasiado.
Consejo práctico: Si eres suscriptor de Evernote Professional y Teams puedes conectar hasta cinco cuentas de Google Calendar, podrás realizar un seguimiento más sencillo de cada aspecto de tu ajetreada vida: trabajo, familia, hobbies y mucho más. Además, cualquier Plan de Evernote de pago te permite acceder a tu contenido en un número ilimitado dispositivos. ¿Te has olvidado el portátil en la oficina? Si puedes iniciar sesión en tu cuenta, podrás comprobar tus entradas en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
Filtra y clasifica tus actividades
Las aplicaciones de calendario digital vienen con filtros, lo que te permite alternar entre tu calendario de trabajo, tu calendario personal y tu lista de tareas pendientes con tan solo unos clics. Aquí es donde bloquear tiempo vuelve a entrar en juego. Evita el solapamiento codificando las tareas por colores para diferenciar los trabajos urgentes y las tareas personales pendientes.
Consejo práctico: Utiliza Tareas de Evernote para controlarlo todo creando tareas pendientes en tus notas y gestionándolas en consecuencia. Ordena tus tareas por nota, fecha de finalización o estado marcado y utiliza filtros para ver solo lo que necesitas. Empieza cada día con un plan claro y con la seguridad de que no vas a olvidarte nada importante.
Recupera la transparencia, toma el control
Tu calendario es la base de operaciones de toda tu vida. Tanto si lo tienes siempre abierto como si solo lo revisas periódicamente, tu calendario te ayudará a estar al día y terminar las cosas a tiempo. Utiliza tu aplicación de calendario digital para dividir tiempo en bloques a lo largo del día y codifica las tareas por colores. Asegúrate de “comerte ese sapo” por la mañana y aborda las actividades menos exigentes por la tarde. Recuerda, es importante dejar espacios en blanco, así que reserva bloques de tiempo para lo inesperado.
La gestión del tiempo y las habilidades de organización son dos de las habilidades más codiciadas en el mundo profesional. Impulsa la tuya pasándote hoy a un calendario digital.
