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Productividad

Domina tu calendario y recupera tu vida

¿Recuerdas esos calendarios de negocios de la vieja escuela? Eran calendarios de escritorio, literalmente ocupaban todo el escritorio. Mientras tanto, en casa, probablemente había una lista de tareas pendientes colgada en la nevera con un imán, por ejemplo, con la lista de la compra y “Cena con mi hermana”. Algo prácticamente prehistórico, un cincel y un bloque de piedra.

Hoy en día, coges tu smartphone y ves tu día ocupado perfectamente organizado en intervalos de 10 minutos, sin distinción entre tu trabajo y tu vida personal. La entrevista, la cita con el dentista, la presentación ante la dirección de la empresa y un recordatorio para pasear al perro, todo en la misma página. ¿Por qué? Porque así es como funciona tu vida. Un día detrás de otro. Trabajo, casa, viajes, recados, citas, actividad física, familia, etc., todo junto para que puedas ver cómo son tus días en realidad.

No es de extrañar que más de mil millones de personas en todo el mundo utilicen algún tipo de calendario digital.

Pero te planteamos una pregunta: ¿Estás sacando el máximo provecho de tu calendario? Estas aplicaciones son tan potentes y profundas, con tantas funciones y posibilidades, que tu calendario probablemente puede ayudarte de formas que todavía no has descubierto.

Hemos reunido algunos de los trucos de calendarios más potentes que jamás hayas visto. Si estás utilizando un calendario digital, mejorarán tu forma de utilizarlo drásticamente. Si todavía estás indeciso, estas ideas pueden convencerte para empezar a utilizar un calendario inteligente lo antes posible.

Notificaciones, recordatorios y un mapa.

Muchos de nosotros simplemente creamos un evento y continuamos con nuestra vida, permitimos que nuestras notificaciones queden con la temida configuración predeterminada. Luego, cuando el recordatorio finalmente aparece, lo ignoramos. En lugar de hacer esto, tómate unos minutos y piensa si un recordatorio realmente te podría ayudar y cuándo. ¿Un día antes del evento? ¿Un mes? ¿Cinco minutos? La mayoría de los calendarios incluso proporcionarán un mapa y las instrucciones para llegar conduciendo, con el estado del tráfico incluido.

Sé el dueño de tu tiempo

Si vas a conducir durante 45 minutos a tu cita de las 14:00, haz que ese tiempo de conducción sea un evento. Utiliza tu calendario para programar el tiempo que necesitas. Esto es especialmente útil en calendarios compartidos donde tus compañeros pueden estar buscando el tiempo que tienes disponible. Marca esos 45 minutos de tiempo de conducción como “ocupado” o “no disponible”. Si no lo haces, la gente asumirá que estás disponible y es posible que quieran que revisar una hoja de cálculo mientras estás conduciendo. Eso no sería una buena idea.

Date un verdadero respiro

Estamos viviendo en una cultura de “estar siempre disponibles”. Las expectativas en el trabajo y en casa pueden sumarse fácilmente a un caso leve de agotamiento personal. Nadie debería tener que estar “disponible” las 24 horas de los 7 días de la semana. Tu calendario puede ayudarte con esto.

Programa una pausa a intervalos regulares. Es saludable, y para los adictos al trabajo que nos están leyendo, en realidad hace que rindas más.

Céntrate en ti mismo. Da un paseo, haz una siesta, medita. No hacer nada en absoluto es una gran idea. Y hay todo tipo de recursos que pueden ayudar a tu estado mental, como Headspace.

No hagas que sea algo opcional, como en “Lo introduciré si puedo”. Puede ser lo más importante que hagas en todo el día.

El calendario con tu pareja

Este es uno de esos consejos que pueden cambiar tu vida. En realidad, varias vidas. Comparte un calendario con tu pareja. Es fácil de configurar y os dará mayor control con menos molestias.

Digamos que recibes una invitación para quedar con algunos amigos después del trabajo. Te gustaría invitar a tu pareja. En lugar de enviarle un mensaje, correo electrónico o llamar, escríbelo en vuestro calendario compartido como una solicitud. Tu pareja verá que hay una invitación y responderá.

Vaya, ha sido fácil.

Organización categoría un nivel completamente nuevo

Esto puede sonar un poco exagerado, pero es increíblemente útil. Todos estos calendarios digitales te permiten configurar categorías: puedes tener 2 o 200. Cuando introduces un evento o una tarea, puedes ponerlo en una categoría, como Familia, Estado físico, Casa o Amigos. Puedes darle a cada categoría un color, y si alguna vez te preguntas cuál es el plan para las próximas Navidades, busca en la categoría Familia. Mucho más fácil.

Hoy un gran día para empezar

Si eres uno de los pocos que no utiliza un calendario digital, a continuación te mostramos algunas buenas opciones. Son una multiplataforma, basada en la nube y se sincronizan fácilmente a través de Wi-Fi, Bluetooth o la red de datos de tu teléfono. El aspecto de las diferentes aplicaciones de calendario puede variar mucho. Investigar un poco en App Store o Google Play te dará el tipo de detalles que necesitas para tomar la decisión correcta.

  • Google Calendar

Un calendario muy popular y especialmente bueno para grupos y empresas en las que compartir calendarios es importante. Para utilizar Google Calendar, necesitas Gmail. Puede abrir una cuenta de Gmail aquí. Google Calendar es gratis.

  • Calendario de Apple

Es una aplicación gratuita que viene en todos los dispositivos Apple y también está disponible en la App Store. Hay una versión compatible con una infraestructura similar a Google Calendar. Esa versión forma parte del servicio iCloud de Apple y utiliza tu ID de Apple para acceder.

A continuación, te mostramos cómo configurarlo:

  1. Desde un iPhone o iPad, accede a Ajustes e inicia sesión en iCloud.
  2. Desde tu ordenador de escritorio, haz clic aquí y utiliza tu ID de Apple para iniciar sesión.
  • Outlook

Una oferta de Microsoft disponible como una aplicación independiente o como parte del plan de suscripción de Microsoft 365, Outlook es único en el sentido de que combina tu calendario y el cliente de correo electrónico. Tan fácil para ordenadores de escritorio como smartphones. (Windows/Mac OS/iOS/Android)

Puedes empezar con la versión de Mac aquí, y con la versión de Windows aquí.

  • Fantastical 2

Esto generalmente se clasifica entre las tres principales aplicaciones de calendario para Mac. Está estrechamente integrado con el ecosistema de Mac, tiene una interfaz impresionante y su funcionalidad profunda incluye una amplia variedad de capacidades de vinculación y toma de notas. También incluye una excelente gestión de recordatorios/tareas.

Fantastical 2 es un producto ‘freemium’, que ofrece una versión de prueba gratuita durante 21 días y $49.99 al año a partir de los 21 días.

Puedes descargarla aquí.

Lo siguiente en tu calendario

Literalmente hay cientos de aplicaciones de calendario. Muchas están basadas en la nube y, por lo tanto, son multiplataforma. Visita tu tienda de aplicaciones o busca “calendarios” para ver las posibilidades. Habrá una perfecta para ti.

Todas están bien y dejarás de buscar esa dirección en tu guantera. Dejarás de tratar de recordar a quién invitaste a esa reunión. Dejarás de reservar la cena de negocios exactamente a la misma hora a la que tu hija tiene un partido de fútbol.

¿Nuestra recomendación? Descárgate un calendario digital. Utilízalo. Y nunca más tendrás que concertar una cita con tu propia vida.

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