Si has sido usuario de Evernote desde hace tiempo, probablemente has visto el nombre de Joshua Zerkel más de una vez. Como Director de Formación y de la Comunidad Global de Evernote, Josh viaja por todo el mundo reuniéndose con clientes y ejecuta los programas de la comunidad de Evernote. Pero también es un Organizador Profesional Certificado con grandes conocimientos sobre cómo podemos asumir más control sobre nuestro trabajo y nuestras vidas.
En esta entrevista, Josh revela la fuente oculta de la frustración organizacional, sugiere una forma sencilla de asumir el control frente al desorden, y nos cuenta cómo estructura su tiempo y sus notas para ayudarlo a mantener la concentración.
“El verdadero problema es que a ninguno de nosotros se nos ha enseñado cómo organizarnos, ni cómo gestionar nuestro tiempo, ni cómo manejar nuestros archivos digitales”, empieza diciendo Josh. “Creo que esta es la razón por la que vemos esta proliferación de blogs, artículos y personas como yo, consultores, preparados para ayudar a las personas a entender estas cosas que de alguna manera se supone que sabemos hacer pero que nunca nos han enseñado”.
Hay tantas opciones. Hay tantas soluciones. A veces entran en conflicto. ¿Hay un sitio mejor que otro para empezar?
Existe el mejor sitio para empezar. Normalmente, con aquello que te está volviendo loco, porque ahí es donde sentirás que has progresado más. Por ejemplo, si ver montañas de papel sobre tu escritorio cada día te está volviendo loco, y también están interfiriendo en tu forma de trabajar porque no puedes encontrar lo que necesitas, entonces, empezar por ahí podría ser un buen comienzo. Si tienes otro tipo de problema, como por ejemplo, no puedes encontrar los archivos en tu ordenador porque todo está desordenado y no dispones de una buena herramienta de búsqueda, tal vez guardar todo en Evernote ayudaría a organizarte mejor, y esto te haría sentir mejor y con suerte te ayudaría a ser más productivo. Realmente es ese “Esto me está volviendo loco” un buen sitio para empezar.
Dices que esto puede ser una cosa muy inmediata. No tienes necesariamente que sentarte y hacer un gran inventario de todas las cosas a las que tienes que hacer frente.
En esencia es eso. He visto a gente hacer lo imposible, pasando mucho tiempo planeando cómo van a organizarse, pero todavía tengo que ver que realmente funciona en la práctica. Por pasar tanto tiempo planeando cómo van a organizarse es que nunca lo hacen. He visto esto una y otra vez: “Bueno, estoy creando más listas porque las listas me ayudarán a organizarme”. Puedes pasar todo el día y toda la noche creando listas, pero si realmente no haces las cosas que pone en las listas no estás consiguiendo nada. Tenemos este algo tan extraño que nos puede ocurrir que nos lleva a sentir que estamos progresando, pero en realidad no. Solamente estamos organizando para organizarnos.
Hay muchos niveles diferentes sobre en qué puede consistir la organización. Organizar mi espacio de trabajo, asegurándome de que mi escritorio esté limpio. La organización temporal, que consiste en organizar mi calendario y pensar en la gestión del tiempo. O podría consistir en limpiar mis archivos digitales, u organizar mis tareas. ¿Existen principios comunes que se apliquen en todos esos niveles?
En general, hay algunos aspectos comunes que se aplican siempre que estés intentando organizarte. Uno consiste en agrupar las cosas similares. Tal vez vas a tener el mismo tipo de reunión, pero en diferentes puntos a lo largo de la semana; tal vez podrías intentar consolidarlos un poco para que puedas agrupar ese mismo tema en lugar de dispersarlo. Realmente consiste en saber cuáles son los temas comunes entre las cosas que estoy haciendo, y agruparlas. Ese es un principio general de organización. Agrupa las cosas que similares, sean las que sean.
Otro aspecto, y esto realmente puede ser un desafío para muchas personas, es deshacerte de las cosas que no necesitas. Aquí es donde la gente a menudo se atasca durante el proceso de organización. Con frecuencia, este es el síndrome “podría necesitarlo algún día”. Si “algún día” no llega desde mucho tiempo y realmente no puedes definir una situación en la que puedas necesitar esa cosa, ya sea un documento, o un objeto físico, o el tipo de reunión que has estado teniendo que reusar continuamente, quizá deberías deshacerte de ella. No tienes que llegar al minimalismo, sino tal vez empezar con las cosas de las que es fácil deshacerse.
Hay tantos lugares donde guardar tus cosas. Hay tanta información que nos llega desde todas las direcciones. ¿Cómo gestionas esa información?
Personalmente, la forma en que las gestiono es la forma en la que suelo recomendar a otras personas que las gestionen, siempre que sea posible. No podemos controlar de dónde viene la información ni con qué frecuencia la vamos a recibir, pero sí podemos controlar cómo se nos notifica, y con qué frecuencia y cuándo decidimos responder. En mi caso, casi no recibo notificaciones. La verdad es que no tengo un tipo de trabajo que requiera una respuesta inmediata. Tal vez si trabajase de relaciones públicas sería distinto, pero la realidad es que en cuanto alguien me envía algo, probablemente pueden pasar una hora o dos antes de que responda, y el mundo no se va a acabar. En mi caso, normalmente respondo unas cuantas veces al día y no en ese mismo momento. En ese momento, probablemente esté haciendo otra cosa. Ya es bastante difícil para mí encontrar tiempo para sentarme y concentrarme en hacer un trabajo profundo. No necesito que me notifiquen o molesten por algo que no es relevante para ese trabajo en ese momento.
He visto que has llegado a esta entrevista sin un teléfono en la mano. ¿Sueles dejarlo?
Yo sí. No quiero estar atado a la tecnología. Quiero que sea una herramienta que decido utilizar. Normalmente, si estoy haciendo algo importante, como asistir a una reunión, no escribo en mi ordenador todo el tiempo. Trato de concentrarme en lo que tengo delante. Tener el teléfono conmigo solamente me recuerda que hay otra puerta que puedo abrir. Estoy intentando reducir la cantidad de información que recibo porque quiero concentrarme. Quiero estar realmente donde estoy y estar presente.
En mi vida fuera de Evernote, intento ser más consciente de todo tipo de cosas, y estar presente es muy importante para mí. Una de las formas en que lo hago es llevando conmigo un número limitado de herramientas de tecnología. Lo irónico es que me encantan los gadget, me encantan las aplicaciones y las herramientas, pero estoy intentando ser sensato sobre cómo y dónde las uso.
Hablemos un poco sobre tu propio sistema personal. ¿Cómo estructuras tu día?
No soy lo que yo llamaría una persona madrugadora, pero la mayor parte de mi energía creativa es por las mañanas. Intento estructurar mi día de forma que pueda aprovechar mejor mi pico mental. Mis proyectos más importantes, aquello en lo que realmente necesito centrarme o en lo que necesito hacer un trabajo profundo, trato de hacerlo por la mañana. Y el resto del trabajo intento programarlo hacia el final del día.
A menudo, me verás afrontar mi semana y mi día con las cosas que son más críticas. A menudo veo que si programo las cosas más importantes al principio de la semana, entonces la semana no transcurre y me aleja de aquellas cosas que he considerado prioritarias por cualquier motivo, porque cuanto más lejos pones las cosas en la semana, más probabilidades hay de que no consigas hacerlas.
Si eres autónomo o si tienes tu propio negocio, tienes mucho más control (en teoría, al menos), pero si estás trabajando en una oficina, gran parte de tu tiempo no es para ti. La gente anota cosas en tu calendario. Tienes compromisos dentro de la oficina a diario, semanal o mensualmente. ¿Tienes una estrategia para aquellas personas cuyos calendarios ya están llenos?
Bueno, generalmente lo que le digo a las personas cuyos calendarios están totalmente llenos es que probablemente necesiten hacer menos cosas. Me centraría en volver a priorizar todo, porque si tus días están tan llenos que estás teniendo problemas para encontrar tiempo para ir a comer, ir al baño, o ser un ser humano normal y dedicar cinco minutos a descansar, entonces ¿cómo estas utilizando tu tiempo? ¿En qué lo utilizas? ¿Qué permiso estás dando a otras personas para que dicten cómo debes emplear tu tiempo?
Creo que merece la pena dar un paso atrás y realmente observar tu tiempo como una entidad y cuánta importancia le estás dando a tener el control. Lo más sencillo, y esto es igual de cierto en el trabajo como en la vida, es asumir por defecto, “bueno, las cosas se programan y yo fluyo con ellas”. Si realmente quieres sentir esa sensación de poder, tienes que elegir cómo pasas tu tiempo. Todos nosotros, tanto si nos damos cuenta como si no, estamos eligiendo. A veces estamos eligiendo no tener poder o tener poder, pero animo a la gente a tomar esa decisión.
Antes hemos hablado sobre lo fácil que es caer en esta trampa de prepararse para organizarse. Terminas perdido en las minucias de la creación de un sistema. ¿Sucede lo mismo con el mantenimiento de un sistema? ¿Puedes estructurar tanto lo que estás intentando hacer que se vuelve insostenible?
Creo que sí. Según mi experiencia, lo que he visto que tiene éxito es tener una estructura suficiente en lugar de tener una estructura excesiva. Una estructura excesiva, o dedicar mucho tiempo a pensar en tu estructura, suele llevar a lo que yo llamaría agotamiento organizacional, es decir que dedicas mucho tiempo a pensar en tu estructura en lugar de hacer las cosas. Hay gente, yo les llamaría adictos a la productividad, que aman los distintos sistemas que se lanzan de vez en cuanto, y siempre hay nuevos, y cambian de sistemas, y ajustan sus sistemas. Si ese eres tú y te funciona, genial. Ese no soy yo.
SEGÚN MI EXPERIENCIA, LO QUE HE VISTO QUE TIENE ÉXITO ES TENER UNA ESTRUCTURA SUFICIENTE EN LUGAR DE TENER UNA ESTRUCTURA EXCESIVA.
Soy el organizador de la persona perezosa. Soy la cantidad mínima de organización necesaria para llegar a las cosas que son realmente importantes para ti. Si te das cuenta que dedicas a tus sistemas organizativos, te diría que posiblemente te interese simplificarlos un poco porque se supone que no es tan difícil. Ese es el mayor mito: que esa organización es difícil. No debería serlo.
¿Cómo organizas Evernote personalmente?
Depende del cristal con que lo mire. En Evernote, utilizamos Evernote Business como un equipo. Para nosotros aquí hay libretas para cada uno de los proyectos centrales en los que estamos trabajando. Dentro de cada una de esas libretas, que utilizo todo el tiempo, tiendo a organizar por título. Yo utilizo mucho los títulos para mantener las cosas organizadas. Pongo la fecha y luego pongo el tema. Eso me ayuda a ver fácilmente la lista de notas que hay.
Me gusta tener tanta información en la pantalla como sea posible, por lo que a menudo tengo solamente la vista título que tiene todos los detalles sobre el título, porque entonces puedo clasificarlo más fácilmente.
Para mi vida personal y mis aficiones, y como sigo teniendo un negocio de consultoría, dispongo de libretas para mis temas empresariales como por ejemplo, clientes, economía y temas legales. Las tengo organizadas por el nombre de la empresa por lo que todas están agrupadas en Evernote. Entonces toda mi vida personal como mis aficiones, cosas de mi casa, todas tienen sus propias libretas, así que me resulta muy fácil encontrar cosas y compartirlas cuando las necesito.
¿Cuál es tu consejo secreto número uno para Evernote?
Quizás sea un poco de la vieja escuela. Todavía pienso en mi escritorio. En mi escritorio, siempre tenía, no pilas per se, sino carpetas organizadas de las cosas en las que estaba trabajando. La forma en que lo he traducido al mundo electrónico es con los atajos de Evernote. Si vieras mis atajos, verías atajos para cada uno de los proyectos principales en los que estoy trabajando, los cuales, si estuvieran en mi escritorio, estarían en una carpeta. Mis atajos son como mi escritorio. Cambio mis atajos todo el tiempo en base a aquello en lo que estoy trabajando. Para mí, los atajos son un aspecto no utilizado o infrautilizado de Evernote que realmente puede ayudar a las personas a ser mucho más organizadas cuando piensan en cómo estructurarlo.
