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El espacio para hacer más con tu equipo

A lo largo de los años, grandes pensadores desde Charles Darwin hasta Michael Jordan (sí, ese Michael Jordan), han hablado elocuentemente de las virtudes de trabajar en equipo. Incluso Steve Jobs, un hombre famoso por su visión única, una vez dijo “Las grandes cosas en los negocios nunca las hace una sola persona. Las hacen un grupo de personas”.

Sin embargo, a pesar de esta elevada retórica, los equipos empresariales a menudo luchan contra la falta de compromiso, comunicación y propósito. Todo lo cual plantea la siguiente pregunta:

Si el trabajo en equipo es tan bueno, ¿por qué trabajar en equipo resulta tan difícil?

¿Qué sucede con los equipos de hoy?

Ley de Brooks: Añadir más efectivos a un proyecto de software con retraso, lo retrasará más.

En su libro revolucionario, El Mítico Hombre-Mes: Ensayos de ingeniería de Software, su autor Fred Brooks observó que añadir miembros a un equipo conducía un exceso de comunicación y coordinación adicionales, a medida que aumentaban las líneas de conexión y responsabilidad. Este efecto fue tan pronunciado que se conoció como Ley de Brooks: Añadir más efectivos a un proyecto de software con retraso, lo retrasará más.

Aunque la atención de Brooks se centraba en el desarrollo de software, su ‘ley’ es aplicable a cualquier grupo que trabaje hacia un objetivo común: a medida que los equipos crecen, cada vez es más difícil mantener a todos los miembros al día. Los correos electrónicos pueden pasar desapercibidos, los anuncios pueden pasarse por alto y puede resultar casi imposible programar reuniones con todo el equipo. A medida que se rompe la transparencia entre los miembros del equipo, se pierden las oportunidades de innovación y asociación real.

Los equipos que no trabajan a su nivel más eficiente y colaborativo contribuyen a una enorme pérdida de productividad, de oportunidades de ingresos y a una disminución de la satisfacción del cliente. El resultado es que toda la empresa sufre.

¿Y si existiese una forma para que los equipos compartiesen, aprendiesen y trabajasen juntos de manera más eficiente?

Bienvenido a Espacios de Evernote Business

Para ayudar a los equipos a obtener una visión general y mantener a todos al día, presentamos una nueva y emocionante función de Evernote Business, llamada Espacios. Al cambiar la forma en que las personas interactúan con las notas y libretas, los espacios redefinen la forma en que los equipos productivos comparten y acceden a la información, y consiguen resultados.

Un espacio es un centro compartido para guardar toda la información que tu equipo necesita para convertir ideas en acciones y avanzar proyectos. Puedes crear un espacio para un proyecto, equipo o tema y llenarlo con notas, libretas, documentos, archivos PDF, imágenes, audio… la lista es interminable. Invita a cualquier usuario de tu cuenta de Evernote Business a unirse al espacio para que tenga acceso a todo lo que guardas en él. Al igual que un hogar para el trabajo de todo tu equipo, tus espacios hacen que todos estén al día. Todo el equipo puede acceder fácilmente a información que necesita y siempre está al alcance de todo el mundo.

A la hora de desarrollar Espacios para Evernote Business, identificamos los siguientes cinco puntos débiles que son comunes a muchos equipos. Al abordar y resolver cada uno de ellos, Espacios permite a los equipos trabajar mejor juntos, y finalmente alcanzar su máximo potencial.

1. Abordar la “sobrecarga de información”

Hasta finales del siglo 20, el conocimiento humano se duplicó aproximadamente cada 100 años, según el autor Buckminster Fuller. Sin embargo, después del año 1900, lo que había sido una expresión lineal cambió a una exponencial. Como resultado, para 2025, la suma total de todo el conocimiento humano se duplicará cada día.

Fuller llamó a esto la “Curva de duplicación del conocimiento”.

Si piensas que esto es meramente un ejercicio intelectual, recapacita; en realidad tiene enormes implicaciones en el mundo real. . IDC estima que los trabajadores del conocimiento de hoy en día dedican una media de 2,5 horas cada día simplemente a buscar la información que necesitan. ¡Es tiempo que no se dedica a hacer trabajo real!

Los espacios ayudan a dominar este crecimiento exponencial al brindarte una ubicación central para guardar toda la información que tu equipo necesita para realizar el trabajo. Cuando guardas todo en un espacio, incluidos enlaces, documentos, imágenes y archivos PDF, siempre sabes exactamente dónde encontrar lo que estás buscando; ya no será necesario buscar archivos dispersos en los ordenadores individuales de los miembros del equipo, servidores corporativos y “la nube”. También puedes utilizar la potente funcionalidad de búsqueda de Evernote, profundizando para identificar el contenido exacto que necesitas.

2. Preservar el conocimiento institucional

Es un hecho de la vida corporativa que la mayoría de los empleados en algún momento cambiarán de empresa, ya que es más probable que nunca que salten de un trabajo a otro.

Cuando los empleados abandonan tu empresa, se llevan su conocimiento consigo. Puedes reemplazarlos, pero al final llega el día en que nadie puede recordar las lecciones aprendidas de esa campaña de hace tres años, porque nadie que haya trabajado en ella sigue en la empresa.

Pero cuando ese conocimiento se conserva en un espacio, no tienes que preocuparte. Como todo lo que es relevante para un proyecto o equipo se comparte con todos los miembros que necesitan verlo, no se pierde información.

Cuando completes un proyecto, guarda las observaciones del equipo y las “lecciones aprendidas” en el espacio. Consúltalas más adelante para evitar repetir los errores del pasado o para ver qué hizo bien el equipo. También puedes hacer que los empleados nuevos se pongan al día en un segundo con una sola invitación.

Los empleados vienen y van. Pero guardar sus notas en un espacio de Evernote Business significa que su conocimiento no tiene que irse detrás de ellos.

3. Evitar el trabajo duplicado

Como dice el refrán, “A quien madruga Dios le ayuda”. En la actualidad, existe un enorme incentivo para que las empresas innoven a gran velocidad, para que sus productos lleguen al mercado antes que los de sus competidores. Pero a medida que los equipos avanzan rápidamente para lograr este objetivo, los protocolos organizacionales pueden sufrir, y la transparencia suele ser la primera víctima.

Una de las muchas desventajas de esta “necesidad de velocidad” es el peligro de que los equipos internos se desvinculen tanto los unos de los otros que terminen duplicando el trabajo de otros. Incluso en un mismo equipo, los miembros pueden estar trabajando en un proyecto, ajenos al hecho de que un compañero esté trabajando en el mismo proyecto.

Lógicamente, esta duplicación malgasta tiempo que de otro modo podría utilizarse para generar nuevas ideas y conocimiento. La pérdida de productividad resultante representa un elevado coste para la empresa; IDC dice, “Una empresa que emplea 1,000 trabajadores del conocimiento gasta $5 millones al año porque los empleados dedican demasiado tiempo duplicando información que ya existe dentro de la empresa”.

Con Evernote Business, las secciones “Novedades” y “Notas ancladas” en un espacio ayudan a cada miembro a ver exactamente en qué está trabajando el equipo y qué es lo más importante. El Directorio de Espacios les ofrece a todos los trabajadores de la empresa visibilidad sobre los proyectos en los que se trabaja en cualquier momento. Esto ayuda a evitar la duplicación del trabajo, mejora la productividad y mantiene a toda la empresa alineada.

4. Trabajar sin problemas dondequiera que estén

Uno de los desarrollos comerciales más significativos de los últimos años es la tendencia creciente hacia el trabajo a distancia. Gracias en parte a la Internet más rápida y al deseo de un mayor equilibrio entre la vida laboral y familiar, más personas que nunca trabajan fuera de la oficina tradicional; de hecho, empresas como GitLab, Buffer, y Zapier tiene trabajadores que trabajan 100% a distancia.

Espacios de Evernote Business permite que los miembros del equipo permanezcan conectados dondequiera que vayan. Dado que Evernote Business se sincroniza automáticamente en todos tus dispositivos, todo el mundo siempre ve la información más actualizada en un espacio, por lo que la información vital no pasa desapercibida.

A continuación te mostramos un ejemplo: Cuando un vendedor que está en la calle añade un nuevo pedido de un cliente a un espacio, todos los miembros del espacio lo verán en su sección “Novedades”: tu departamento de facturación en la oficina, tu equipo de almacén, e incluso tu analista financiero trabajando desde casa. Todo sucede en un abrir y cerrar de ojos.

Con la información de tu equipo en un espacio de Evernote Business, nunca olvidarás ningún paso.

5. Mejorar tu flujo de trabajo

Probablemente hayas escuchado el acrónimo TTPB (Trae tu propia botella). En los negocios, una tendencia reciente ha sido TTPD (Trae tu propio dispositivo). Pero ahora, la cultura empresarial está cambiando hacia TTPA: Trae tu propia aplicación.

Los diferentes miembros del equipo tienen sus propias formas de trabajar y sus propias herramientas favoritas para hacer el trabajo. Cada vez más, las empresas descubren que es más efectivo dejar que los empleados encuentren y utilicen las aplicaciones que les gustan que intentar controlarlos. Pero la información se pierde y la colaboración sufre cuando los equipos necesitan pasar constantemente de una aplicación, producto y documento a otros. Para que TTPA funcione, las herramientas deben ser versátiles y lo suficientemente flexibles para adaptarse a cualquier equipo.

Evernote Business mejora tu flujo de trabajo actual al integrarse con las aplicaciones que te encantan, como Salesforce, Slack y Google Suite, así como con dispositivos como Apple Watch y Amazon Echo. Guarda información de cualquiera de estas herramientas directamente en Evernote Business, luego muévelas a un espacio para compartir tus ideas con todo el equipo.

Te hablaremos más sobre cada una de estas dificultades individuales en las próximas semanas. Por ahora, regístrate para disfrutar de una prueba gratuita de 30 días de Evernote Business y descubre cómo Espacios puede ayudar a que tu equipo haga su mejor trabajo.

Evernote Business: Todo el trabajo de tu equipo en un lugar.

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