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Introducción de Evernote para Microsoft Teams

Con los años, Evernote ha facilitado el trabajo en equipo mediante la creación de integraciones con una gran cantidad de aplicaciones potentes, incluidas Microsoft Outlook, Salesforce, Google Drive, Slack y muchas más. Hoy nos complace añadir otro gran nombre a esta lista.

Microsoft Teams es el centro de comunicación para empresas productivas , donde los equipos pueden chatear, compartir mensajes y avanzar en sus proyectos. Como parte del paquete Office 365, permite a los compañeros compartir correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones, además de gestionar el flujo de información.

Evernote se integra en el contexto de tus conversaciones en Teams para que puedas consultar fácilmente notas concretas dentro de una conversación y acceder a las notas sin tener que salir de Teams.

Con Evernote para Microsoft Teams, puedes compartir, fijar, editar y buscar contenido de Evernote de manera sencilla, directamente desde la aplicación Microsoft Teams. Esto te ayuda a trabajar sin interrupciones y mantiene a todo el equipo actualizado.

Nos reunimos con Mansoor Malik, Director de Productos Principal de Microsoft Teams, y Leo Gong, Director de Productos Senior de Evernote, para escuchar sus opiniones sobre esta nueva integración. Les preguntamos por qué la asociación entre Evernote y Microsoft es tan emocionante, y qué significa para los clientes y el futuro del trabajo en equipo.

P. ¿Qué aporta la integración con Evernote al producto Microsoft Teams y cómo se beneficiarán los usuarios?

Mansoor Malik (Microsoft): Microsoft Teams democratiza la información. Hace que esté disponible, le brinda transparencia y garantiza que todos puedan acceder a ella.

Con esta integración, los usuarios ahora pueden acceder al contenido de Evernote y compartirlo con todo el equipo, en un solo lugar y en el mismo canal. No es necesario que recuerdes una URL o cambies entre Teams y Evernote. Todo está ahí.

Leo Gong (Evernote): Para muchos de nuestros clientes, Evernote es su segundo cerebro. Es donde guardan toda su información y las ideas en las que están trabajando. La combinación de estos dos lugares les permite acceder fácilmente a ese centro de conocimientos y compartirlo con todo el mundo.

Supongamos que estás intentando planificar la logística para lanzar un producto en Microsoft Teams. Poder acceder a Evernote te permite mantener un registro de los acuerdos que se van alcanzando y del plan actual, en paralelo a la conversación.

P. ¿Qué problema se resuelve para los usuarios?

MM: Es posible que tengas tareas pendientes que quieras añadir a Evernote y que quieras empezar a hablar de ellas. Puedes compartir un fragmento de las mismas en Teams e iniciar una conversación de esa manera, o puedes anclarla como una pestaña y tener la conversación en torno a esa pestaña.

Lo bueno es que la conversación que mantienes está en contexto con la nota anclada, y todo tiene lugar en el mismo sitio. También puede tener una presencia constante, por lo que permanece dentro del chat y cualquier miembro del equipo puede acceder a esa conversación en tiempo real o, si llegan más tarde, responder en el mismo hilo, con el mismo contexto.

LG: Muchas personas utilizan Evernote como un almacén para la información de su negocio. Esta integración les ayuda a compartir fácilmente esa información cuando se les pide.

Además, a menudo las mismas preguntas surgen una y otra vez. La pestaña Anclar te permite anclar una nota en el canal con respuestas a todas las preguntas frecuentes, para que los demás usuarios puedan acceder fácilmente.
Por último, a menudo puede haber de 10 a 20 mensajes distintos que debes tener en cuenta cuando tomas una decisión. Se vuelve incontrolable muy rápidamente. De modo que es bueno tener una pestaña, un lugar para mantener una lista de “¿Qué decisión acabamos de tomar y cuáles son los siguientes pasos?”

P. ¿Cuál creéis que es la mayor dificultad para las personas a la hora de intentar compartir información dentro de un equipo?

MM: Antes, si querías compartir algo, tenías que abrir tu correo electrónico, adjuntar un documento de Word o un archivo y enviárselo a alguien, incluso a tu compañero sentado en la mesa de al lado. Después tenías que esperar su respuesta, revisarla, etc. Esta integración significa que esas conversaciones, esas decisiones, se pueden documentar, editar y capturar en tiempo real, de modo que es necesario esperar a ese intercambio.

LG: Creo que es el problema de compartir información. Incluso más allá de este lanzamiento inicial, estamos interesados en hacer que sea más fácil. ¿Cómo podemos automatizar el intercambio de información? Esto es algo en lo que pensamos.

P. Según vuestra experiencia, ¿cómo han evolucionado los flujos de trabajo con el tiempo? ¿Consideráis que las personas a menudo piden integraciones con sus herramientas favoritas?

MM: Los empleados de hoy en día tienen el doble de equipos que hace cinco años. La cantidad de tiempo que los empleados pasan en reuniones de trabajo colaborativo, en reuniones, en llamadas telefónicas o respondiendo a correos electrónicos ha aumentado en un 50 por ciento. Consume hasta un 80 por ciento más del tiempo de los empleados. A pesar de eso, las experiencias de productividad se fragmentan con el tiempo, lo que reduce la productividad, aumenta el cansancio y reduce la motivación y la moral de los empleados. Esta integración intenta unificar la experiencia para resolver estos problemas.

LG: Los lugares de trabajo están evolucionando y empiezan a incluir herramientas más especializadas, por lo que hoy más que nunca vemos muchos equipos diferentes y muchas personas que quieren y esperan tener donde elegir para trabajar.

Incluso para la edición de notas, que es un caso de uso relativamente sencillo, hay muchas herramientas y cada una tiene distintos puntos fuertes. Las integraciones permiten a los clientes utilizar las herramientas que los harán efectivos, ya que pueden incorporar sus propias herramientas en el trabajo colaborativo.

Evernote se integra con todo tipo de documentos y ayuda a las personas a compartir notas muy fácilmente, de modo que puedan elegir las herramientas necesarias para ser efectivas. Con Microsoft Teams, no es necesario utilizar una base de datos específica o una herramienta de gestión de tareas concreta. Teams es el elemento unificador que te ayuda a ti y a tu equipo a trabajar juntos, incluso si están en sistemas diferentes.

P: Cuando hay una integración con otro producto, ¿utilizáis habitualmente alguna lista de verificación? ¿Cómo conseguís que esta asociación encaje bien?

MM: Consideramos cómo podemos añadir valor a nuestros clientes mutuos. Específicamente, analizamos escenarios comunes de productividad de trabajo en equipo y formas de facilitar el trabajo a las personas, de hacer que su experiencia sea más valiosa y mejorarla para que les parezca más sencilla.

Evernote es un gran complemento para Teams porque las personas ya están colaborando en equipos. Tener Evernote integrado allí simplemente es lógico, para ayudarles a hacer su trabajo más rápido.

Otra cosa que tuvimos en cuenta es la visión compartida con nuestros socios sobre la transformación digital y cultural que se está produciendo en el lugar de trabajo moderno. Sin duda debemos adaptarnos a eso.

LG: Lo mismo nos sucede a nosotros. El aspecto principal que debemos resolver es: ¿hay un ajuste natural en los flujos de trabajo de los usuarios? ¿Esto hace que sus vidas sean mejores? Y en segundo lugar, ¿qué tenemos que ofrecerle a Microsoft? ¿Cómo hace esto que los usuarios de Evernote tengan más éxito también? Y finalmente, una consideración de viabilidad: ¿Podemos crearlo y con qué rapidez?

P: Desde un punto de vista estratégico del producto, ¿cómo os mantenéis a la altura de las necesidades de un cliente cada vez más exigente?

MM: Siempre escuchamos las opiniones de nuestros clientes, ya sea en Twitter, UserVoice o en nuestra herramienta de opiniones sobre productos finales. También observamos la forma en que las personas trabajan y las funciones que solicitan, ya sean aplicaciones para dispositivos móviles o incluso de escritorio.

También intentamos imaginar cómo se será el futuro del trabajo en un horizonte a más largo plazo. A medida que el grupo de trabajo cambia, a medida que los Millennials se incorporan, definitivamente tienen nuevas exigencias. Analizamos eso, lo priorizamos y lo ponemos en la lista de tareas pendientes. Lo más solicitado se hace primero, y a partir de ahí seguimos la lista.

LG: Primero, escuchamos atentamente. Pasamos mucho tiempo hablando con nuestros clientes, y a menudo vemos oportunidades de mejora.

En segundo lugar, realizamos pruebas muy extensas de las funciones que queremos lanzar y nos aseguramos de que lo estamos haciendo de una manera realmente útil para nuestros usuarios. No siempre vamos a implementar necesariamente lo que el cliente está solicitando de manera específica, porque a menudo es un síntoma de una necesidad mayor o aún no descubierta. De modo que pensamos en lo que realmente están intentando decir y con lo que realmente están teniendo problemas.

P: Me imagino que a veces puede resultar difícil, como hacer un poco el trabajo de un detective.

LG: Exacto.

MM: Sí, totalmente de acuerdo.

P: Se ha producido un cambio de tener competidores a la idea de “jugar bien con otros”. ¿Cuál es vuestra opinión sobre la adopción de este enfoque desde el punto de vista tecnológico?

MM: Estamos creando un producto para colaborar, así que tenemos que ser colaborativos. Al trabajar y jugar con otros, ayudamos a nuestros clientes y usuarios a sacar el máximo valor. En este caso concreto, realmente ayuda a aumentar su productividad y a los usuarios les encanta. Entonces, si podemos aumentar la productividad, si podemos hacer que el usuario siga participando, incluso si está trabajando con un competidor o un socio, que así sea. Esta es la razón por la que estamos abiertos y dispuestos a dejar que las personas utilicen las herramientas que quieran. Porque creemos que las herramientas y la tecnología facilitan la productividad y permiten a los clientes hacer más cosas más rápidamente.

LG: Jugar bien con los demás siempre ha sido un valor fundamental para Evernote. Te ayudamos a capturar tus ideas e información, independientemente de dónde provenga.

La adopción de esto desde un punto de vista tecnológico significa crear nuestro producto de manera modular, de modo que no solo es compatible con un solo tipo de documento. Estamos diseñando la aplicación de forma que pueda admitir cualquier tipo de documento como un módulo, para que puedas conectar y directamente utilizar más en el futuro.

Es beneficioso para todos, porque crear un producto de una forma que sea compatible con las integraciones acelera tu propio desarrollo. Tus desarrolladores te lo agradecerán porque cuando intenten ampliar la funcionalidad al producto en el futuro, también se beneficiarán.

P: Los avances en la tecnología han hecho posible que las personas trabajen desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo. ¿Cómo podemos estar a la altura de las demandas de un grupo de trabajo tan conectado?

MM: Cada equipo es diferente. Cada persona es diferente y ellos tienen sus preferencias y necesidades únicas. Como plataforma, Microsoft Teams permite que las personas traigan lo que quieran en cuanto a las aplicaciones y servicios que utilizan con más frecuencia. Al hacerlo, pueden personalizar Microsoft Teams para que se adapte mejor a sus necesidades para aumentar su productividad.

Al permitir este tipo de integraciones mediante un buen trabajo con otros socios y competidores, satisfacemos con las exigencias de un grupo de trabajo altamente conectado. Al mismo tiempo, nos aseguramos, como Evernote, de ser una multiplataforma, un multidispositivo y una multipantalla. Queremos asegurarnos de que estás donde estés y desde dondequiera que te conectes, puedas hacer tu trabajo.

LG: En cierto modo, la relación causal es un poco confusa porque tener integraciones te permite trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Al mismo tiempo, las integraciones te ayudan a vivir mejor en un mundo como ese.

Creo que Microsoft Teams es realmente útil porque proporciona un centro para que puedas gestionar una gran cantidad de complejidad. Porque si todo el mundo utiliza 20 aplicaciones distintas, resulta muy difícil de gestionar. Pero si hay alguna manera de que comiences a centralizar tus comunicaciones, guardando todo lo que compartes en un solo lugar, ayuda a las personas a gestionar la sobrecarga de información.

P: ¿Qué creéis que cambiará en los próximos 5 años con respecto a la forma en que las personas están trabajando?
¿Y cómo estáis pensando en resolver eso con nuevas funciones y/o actualizaciones del producto?

MM: Todo el mundo está buscando formas de hacer las cosas más rápidamente. Lo que estamos pensando, con estas integraciones, es cómo podemos utilizar el aprendizaje automático o la IA para ayudarles a hacer eso.

Por ejemplo, imagina que estás creando una nota sobre la necesidad de enviar materiales de marketing para su revisión y aprobación. Sería genial si, mientras escribes o hablas sobre ello, un bot de IA detectara que esta es una tarea que debe crearse y asignarse a alguien, y luego seguirse. Esas son formas en que podemos mejorar la productividad, haciendo cosas por las personas en su nombre.

La grabación de llamadas, la transcripción y la traducción también es algo que estamos estudiando. Todo esto puede hacerse automáticamente.

LG: Veo que hay dos tendencias relacionadas. Una es que hay una rápida aceleración de la cantidad de información que las personas están consumiendo. La segunda es que la tecnología ha llegado al punto en que es posible ayudar a los usuarios a gestionar ese exceso de información, por lo que estamos en un punto realmente interesante.

Lo primero que realmente ayudará a las personas es una mejor agregación e integración. Veo a Evernote como el lugar que te ayuda a gestionar tu información mediante la integración con las herramientas que utilizas para crear información, y guardar todo eso en un lugar central.

Tal y como Mansoor ha mencionado, la segunda pieza de tecnología es la IA y el aprendizaje automático. Lo interesante que podremos hacer en los próximos cinco años es aplicar el aprendizaje automático para ayudar a los usuarios a dar sentido a la información que están obteniendo. Porque es realmente importante poder filtrarlo todo y descubrir qué es importante.

La analogía que me encanta es: si entro en tu cocina, podría estar realmente ordenada, pero no sé dónde guardas las cosas. El aprendizaje automático nos permite ver los artículos de tu cocina, en un contexto que tiene sentido con respecto a cómo organizo y cómo pienso.

Comienza hoy

Para descubrir por ti mismo que tu equipo puede conseguir mucho más, simplemente accede a la Microsoft App Store e instala Evernote para Microsoft Teams hoy. Para obtener más información, consulta esta Guía rápida de inicio.

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