Es el dilema digital moderno: tienes muchísima información a tu alcance, pero tardas más que nunca encontrar lo que necesitas. De hecho, las investigaciones de IDC demuestran que el trabajador del conocimiento de hoy “pasa unas 2,5 horas al día, o alrededor del 30% de la jornada laboral, buscando información”. ¿Y si pudieras recuperar parte de ese tiempo sin necesidad de hacerte experto en productividad?
Afortunadamente, Evernote te ofrece todo lo que necesitas. Todo lo que guardes en la aplicación se puede buscar, por lo que tendrás un superpoder que te ayudará a encontrar información en un segundo: recibos, registros importantes, notas de reuniones, un fragmento de una idea del año pasado; si está en Evernote, podrás encontrarlo fácilmente.
Aquí tienes trece potentes acciones que puedes comenzar a usar hoy para llevar tu búsqueda a otro nivel. Domínalas y encontrarás lo que necesitas en un segundo.
1. La barra de búsqueda
Esta es tu base de operaciones, la forma más fácil e intuitiva de buscar en Evernote: solo tienes que escribir algunas palabras clave y ya está. Por ello hemos hecho que puedas acceder a ella independientemente de dónde estés en la aplicación. En el escritorio o en la Web, la encontrarás en la barra superior a la izquierda de la pantalla de la aplicación; en dispositivos móviles, está en la esquina inferior derecha. En ambos casos, solo tienes que hacer clic o pulsar el icono de la lupa e introducir la palabra o frase que quieres encontrar.
Consejo profesional: puedes abrir rápidamente la barra de búsqueda presionando Opt + Cmd + F en Mac o Win + Shift + F en Windows.
2. Alternador rápido
Este acceso directo de teclado es posiblemente la forma más rápida de recorrer Evernote en el escritorio, y si es la primera vez que lo usas, te preguntarás cómo has podido vivir sin él. Simplemente escribe Cmd + J en Mac y Ctrl + Q en Windows para buscar, o cambiar rápidamente a, cualquier nota, libreta o etiqueta sin importar en qué parte de la aplicación estés.
3. Filtros de búsqueda
Tal vez no recuerdes exactamente qué texto incluía una nota, pero sí que contenía un número de teléfono, un archivo adjunto o una lista. ¡No pasa nada! Filtra tu búsqueda para reducir tus resultados de forma que solo aparezcan las notas que cumplen con tus criterios. Así, te resultará más fácil encontrar lo que necesitas, incluso si solo recuerdas una cosa sobre ello.
Consejo profesional: puedes ver la lista de todos los filtros disponibles en Evernote y aplicar los que necesites haciendo clic en el icono del embudo en la parte superior de la vista de lista de notas.
4. Texto predictivo
Tu tiempo es muy valioso. Así que en cuanto abras la barra de búsqueda verás una lista de posibles búsquedas, basadas en lo que hayas buscado recientemente y lo que la aplicación predice que vas a necesitar. A medida que vayas introduciendo el texto en la barra de búsqueda, la lista se actualizará y te ofrecerá sugerencias en tiempo real. Vete mirando la lista ya que posiblemente verás el elemento correcto incluso antes de terminar de escribir. Y podrás hacer clic en todas las sugerencias, lo que te permite ahorrar tiempo.
5. No te preocupes por las erratas
Quizá tu gramática no sea perfecta. Quizá no puedas recordar si tu reunión fue con “Connor”, “O’Connor” u “oconnor”. No pasa nada, Evernote es lo suficientemente inteligente como para saber qué quieres incluso cuando hay variaciones entre el texto que buscas y la ortografía y la puntuación reales de la nota. Nosotros lo llamamos “búsqueda suave”; tú lo llamarás leer mente.
6. ¡NOVEDAD! Búsqueda booleana
La búsqueda booleana utiliza los operadores AND, OR y ( ) para combinar o excluir palabras clave en una búsqueda, para que los resultados sean más precisos y productivos. Por ejemplo, si escribes “perros AND gatos” en la barra de búsqueda, solamente aparecerán las notas que contengan ambas palabras, mientras que si escribes “perros OR gatos” aparecerán las notas que contengan cualquiera de las dos palabras.
Para un mayor control, utiliza paréntesis para crear un orden lógico en la búsqueda. Por ejemplo, “(gatos OR perros) AND pájaros” le dice a Evernote que busque todas las notas que contengan “gatos” o “perros” y que luego reduzca esa lista a solo las notas que también contengan la palabra “pájaros”.
Consejo profesional: la búsqueda booleana es una función exclusiva de Evernote Professional y Evernote Teams. Si todavía no estás suscrito a Professional, inicia una prueba gratuita hoy mismo y pruébala.
7. Sintaxis de búsqueda avanzada
Los operadores booleanos no son la única forma de afinar tu búsqueda en Evernote. También existe una serie de operadores específicos de Evernote que puedes añadir antes de la palabra clave deseada. Por ejemplo, puedes encontrar todas las notas con una casilla de verificación escribiendo todo:false; o ver todas las notas que has creado en los últimos dos días escribiendo created:day-2.
Consejo profesional: consulta este artículo para ver la lista de términos de búsqueda avanzada disponibles en Evernote.
8. Localiza las notas de calendario
El widget del calendario en Inicio no solo es una excelente forma de controlar tu agenda, también puede ayudarte a buscar tus notas. Cuando vincules una nota con un evento del calendario, puedes usar detalles como la fecha, ubicación o participantes de ese evento como base para realizar una nueva búsqueda. Es perfecto para localizar las decisiones que se tomaron en una reunión o notas de una llamada comercial.
9. Búsqueda geográfica
Tal vez no recuerdes el contenido de una nota, pero sí dónde que la creaste, algo habitual si viajas mucho por trabajo. No pasa nada, en Evernote puedes buscar por ubicación geográfica para localizar cualquier nota que hayas tomado en tu teléfono móvil (si éste tiene habilitada la función de rastreo de ubicación). Por ejemplo, es posible que hayas asistido a una conferencia, te hayas reunido con un cliente o hayas inspeccionado el lugar de un proyecto. Si tienes las coordenadas de la ubicación, puedes abrir esa lista sin necesidad de tener que recordar un solo nombre.
10. Guarda tus búsquedas
Si buscas algo concreto con regularidad, puedes guardarlo y olvidarte de pulsar las teclas. Esto te resultará especialmente útil si tu búsqueda incluye varios filtros o utilizas una sintaxis de búsqueda avanzada. Aparecerá en cuanto como abras la barra de búsqueda y podrás acceder a ella con un solo clic.
11. “Buscar dentro de la nota”
Otro acceso directo de teclado que te resultará útil: si sabes que estás en la nota correcta, pero no encuentras el texto que estás buscando, busca dentro de esa nota en particular escribiendo Cmd + F en Mac o Ctrl + F en Windows.
Consejo profesional si añades Mayús a cada acceso directo, podrás reemplazar una palabra o frase dentro de una nota cuando la encuentres. De modo que esos accesos directos se convierten en Cmd + Mayús + F en Mac y Ctrl + Mayús + F en Windows.
12. Globalízate
¿Alguna vez te has visto en la situación de estar trabajando en otra aplicación, como Slack o tu navegador web, y darte cuenta de repente de que necesitas información que está guardada en Evernote? Ahora hay un acceso directo global para ayudarte. Abre una nueva búsqueda en ese momento, incluso si Evernote está en segundo plano, escribiendo Cmd + Ctrl + E en Mac o Mayús + Win + F en Windows, y obtendrás las respuestas que necesitas al instante.
13. Echa un vistazo dentro de los archivos adjuntos
Esta no es exactamente una forma de realizar búsquedas, pero te alegrará conocerla. Evernote no limita tus búsquedas a lo que has escrito; también puedes buscar texto dentro de imagen, texto escrito a mano y archivos adjuntos que hayas guardado en la aplicación. Así que, después de la próxima lluvia de ideas épica con tu equipo, haz una foto con Evernote y luego busca cualquier palabra que contuviera. O haz una foto de la tarjeta de visita de un nuevo contacto para que no sea necesario que recuerdes su número de teléfono o email. O guarda un archivo PDF o un documento de Office y luego introduce una palabra o frase del mismo para encontrarla fácilmente. No se requieren operadores especiales ni una sintaxis secreta.
Ahí los tienes: trece valiosos consejos que te ayudarán a dominar tus búsquedas. Evernote no puede ayudarte a encontrar las llaves de tu coche o el mando de la TV, pero sí puede ayudarte a encontrar casi cualquier otra cosa.
