El precio de estar desorganizado
Estar desorganizado tiene consecuencias más graves que perder el mando a distancia u olvidar responder un correo electrónico. En primer lugar, es caro. Una encuesta de 2017 reveló que pasamos un total de 2,5 días al año buscando artículos extraviados, como teléfonos, llaves y, sí, mandos a distancia. Reemplazar los artículos perdidos les cuesta a los estadounidenses $2700 millones al año, y más de la mitad suelen llegar tarde al trabajo o al colegio por haber estado realizando búsquedas frustrantes.
En segundo lugar, la desorganización puede afectar de manera significativa a tu bienestar emocional. Los datos muestran que las personas que describen sus hogares como “desordenados” o llenos de “proyectos inacabados” están más deprimidas y fatigadas, además presentan niveles más altos de cortisol, la hormona del estrés, que las que dicen vivir en casas “relajantes” y “reparadoras”. Si trabajas desde casa o no tienes empleo, el impacto del desorden se agrava porque te rodea constantemente.
Si bien los inconvenientes son evidentes, no siempre existe un método sencillo para ser más organizado. Puedes deshacerte de las cosas que no te provocan alegría, pero quizá, sin querer, prestes demasiada atención a la cantidad de cosas que tienes en lugar de organizar y utilizar esas cosas de una manera que mejore tu productividad. Tampoco son siempre cosas físicas: tu vida digital, como las aplicaciones que utilizas y los archivos que creas, pueden provocar el desorden.
Cinco formas de organizar tu vida profesional y personal
El objetivo final es que organices tu vida para ayudarte a encontrar tranquilidad y a pensar con más claridad. Esto diferirá en función de cada persona; a algunas les va mejor la sencillez y el minimalismo, mientras que a otras les funciona la consistencia y las etiquetas codificadas por colores. Prueba distintos métodos para ver cuál te va bien a ti.
A continuación te mostramos cinco métodos que puedes probar:
1. Crea normas para fijar los nombres de etiquetas y archivos digitales
Todos creamos nombres de notas o archivos sin sentido, como “borrador_V6” o “ideas”. Si no hay muchos archivos, no pasa nada por poner estos nombres de archivo tan poco precisos, pero cuando hay cientos o miles, es posible que pronto te veas incapaz de localizar un documento concreto e intentes rebuscar entre resultados de búsqueda demasiado similares entre sí, o pierdas el tiempo abriendo docenas de notas para encontrar la que buscas.
Establecer normas para fijar los nombres os mantiene organizados a ti y a tu espacio de trabajo digital. Estas normas no tienen por qué ser abrumadoras o enrevesadas; más bien, concéntrate en añadir tantos detalles como puedas al título o nombre del archivo. Puedes organizar tus archivos por título del proyecto, tipo, nombre o iniciales del miembro del equipo o fecha. Por ejemplo, en lugar de “borrador_V6”, puedes añadir la fecha, el título del borrador y el nombre del autor: “04012020_Cómoestarorganizado_EmilyEsposito”.
Encuentra un formato que te vaya bien y mantenlo. Si estás trabajando con un equipo, consigue que todos estén de acuerdo y apliquen las normas para fijar nombres también a las libretas o a la jerarquía de carpetas para aseguraros de que todo esté organizado. Por ejemplo, podrías crear directorios compartidos de Google Drive como cliente > año > proyecto, o utilizar una combinación de libretas y etiquetas en Evernote, para que tu equipo pueda encontrar fácilmente un proyecto de 2018 del cliente XYZ.
Consejos profesionales:
- Cuando se ordene de manera alfabética, os caracteres especiales (como @, #, !) aparecerán antes que los números (0-9), y estos se colocarán antes que las letras. Si utilizas un carácter especial al principio de tus notas más importantes, siempre aparecerán en la parte superior de tu lista de notas.
- Si te resulta útil ordenar por fecha, utiliza el formato AAAA-MM-DD para que el orden alfabético sea el mismo que el orden de fecha.
2. Aprovecha la automatización para vincular la información entre las distintas aplicaciones
A lo largo del día pasas constantemente de una aplicación a otra, y cada una tiene su propio conjunto de información. De hecho, los empleados de un estudio utilizaron 35 aplicaciones críticas para su trabajo más de 1100 veces al día. Este patrón no solo afecta a tu productividad, sino que también aumenta las posibilidades de perder información o tener demasiados datos almacenados en determinadas aplicaciones. ¿Cuál es el resultado? Saber qué tareas se completan en qué aplicación no solo satura tus flujos de trabajo digitales, sino que también satura tu mente.
Herramientas como Zapier y IFTTT pueden ayudarte a vincular tus aplicaciones favoritas, de manera que la información fluya automáticamente entre ellas. Con Zapier, puedes buscar aplicaciones (como Evernote) y elegir de una lista de “Zaps” (integraciones preexistentes) o crear tu propio flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes enviar archivos de Dropbox a Evernote o crear tarjetas de Trello a partir de notas nuevas en Evernote.
IFTTT también te permite buscar integraciones predefinidas, llamadas Applets, o crear las tuyas propias. Para ampliar Evernote, crea eventos de Google Calendar basados en nuevos recordatorios de Evernote o añade nuevas publicaciones de WordPress a Evernote para poder guardar todo en un solo lugar.
3. Optimiza el espacio de tu escritorio
Tu escritorio se puede desordenar en un abrir y cerrar de ojos, la acumulación de trozos de papel, notas de Post-it®, bolígrafos y comida. Si bien todas estas cosas tienen un propósito, la forma en que las organices y coloques afecta significativamente en tu forma de trabajar. Cuanto más desordenado esté tu escritorio, más estresado y ansioso te encontrarás.
No obstante, no pienses que un escritorio vacío es lo mejor. La disposición perfecta de tu escritorio depende completamente de ti.
Por ejemplo, “a una persona que sea muy visual no le iría bien ocultarlo todo “, comenta Jennifer Truesdale, propietaria de STR8N Up Professional Organizing Services, en un artículo de Money.com. Si necesitas claves visuales, deja tus documentos y artículos en tu escritorio, pero utiliza un sistema codificado por colores para poder realizar un seguimiento de tu trabajo con solo un vistazo.
Otra forma de organizar tu escritorio es pensar en tu flujo de trabajo diario. Identifica las tres o cuatro cosas que utilizas con mayor frecuencia y colócalas tu alcance. Puedes almacenar o guardar todo lo demás. O haz que tu escritorio refleje nuestra tendencia natural para el procesamiento lineal. Coloca “elementos entrantes”, como tu ordenador o teléfono, a la izquierda y deja un espacio de trabajo vacío en el medio. Coloca los elementos salientes como las grapadoras y documentación finalizada a la derecha.
Prueba distintas distribuciones hasta que encuentres la que mejor te vaya según tu forma de trabajar y procesar la información.
4. Digitalízalo todo para reducir la basura y el desorden
Aunque el mundo celebró recientemente el cincuentenario del Día de la Tierra, sigue habiendo muchas cosas que podemos hacer para reducir el uso de papel. Nuestras vidas son cada vez más digitales, pero el papel sigue siendo una realidad moderna. El empleado de oficina promedio utiliza 10 000 hojas de papel al año , y aunque algunas se reciclan, la gran mayoría están en el archivador o sobre el escritorio.
Cuando tu compañero de trabajo te pide ver un documento impreso, no tienes la facilidad de utilizar el acceso directo “Ctrl + F” para localizar el que necesitas. Digitalízate para ahorrar tiempo cuando busques información y ordena tu espacio físico.
Antes de empezar, analiza lo que tienes. Evalúa de forma crítica qué necesitas conservar y qué puedes reciclar. Esta tabla es un gran lugar para comenzar.
El objetivo es transformar tantos documentos en papel en archivos digitales como sea posible. Tal vez necesites mantener documentos importantes impresos (como documentos legales), pero aun así puedes digitalizarlos para tener una copia de seguridad.
Cuando hayas procesado tu pila de papel actual, elabora un plan para dejar de usar papel en el futuro. Tardarás un tiempo en acostumbrarte; una forma sencilla de comenzar a practicar es en las reuniones. En lugar de imprimir presentaciones, documentos y agendas de reuniones, guarda todo en una nota en Evernote. Adjunta archivos de presentación y documentos de apoyo directamente a la nota y compártela con tu equipo.
Consejo profesional:
- Escanear archivos de papel en Evernote es tan sencillo como utilizar la cámara de tu teléfono inteligente. Mientras utilizas la aplicación Evernote, pulsa el icono de la cámara y apunta tu dispositivo al elemento que deseas escanear.
5. Convierte la organización en un hábito
Piensa en lo organizado que estás después de mudarte a una nueva casa u oficina, o después de dedicar una tarde a ordenar tu vida digital. Unos meses más tarde, es posible que suceda lo siguiente: un escritorio desordenado, sistemas organizativos que ya no se usan o nombres de archivos desorganizados. Esto es completamente normal, pero necesitas un plan para mantenerte organizado.
Estos consejos no son solo estrategias que se utilicen en una sola ocasión; debes incorporarlas a tu rutina con regularidad. Dedica tiempo a la organización como lo harías para una reunión o gran evento. Reserva diez minutos y establece un recordatorio al final de cada día para limpiar tu espacio digital y físico, o deja una hora los viernes para concentrarte en la organización.
Podrías:
- Caminar por tu espacio de trabajo o casa para recoger cualquier objeto suelto que encuentres. Coloca esos objetos en tu bandeja de entrada física o escanéalos en Evernote.
- Limpiar el escritorio de tu ordenador, limpiar la carpeta de descargas y vaciar la papelera.
- Mirar todas tus bandejas de entrada digitales (lugares donde recibes información nueva, como tu correo electrónico o Evernote) y archivar, eliminar o mover elementos a carpetas específicas.
Consejo profesional:
- Utiliza la plantilla de Revisión Semanal GTD para estar al día.
La simplicidad ayuda a pensar de forma más clara
Organizar tu vida no significa simplemente ordenar. Si bien es una de las cosas que hay que hacer, debes adoptar un método más integral. Piensa en lo que necesitas para encontrar calma y pensar con mayor claridad, y aplícalo a tu espacio físico, flujos de trabajo, aplicaciones y archivos digitales.
Y recuerda, no es necesario tirarlo todo a la basura. Si deseas conservar algo, simplemente asegúrate de disponerlo de una forma óptima para que puedas realizar tu mejor trabajo.
