Productividad

Cómo escribir actas de reuniones efectivas

Las reuniones pueden representar todo un reto para nuestra capacidad de concentración, por decirlo de algún modo. Por eso resultan tan fundamentales las actas. Una buena acta ayuda a los asistentes a recordar lo que se dijo, a realizar un seguimiento de las decisiones y a clarificar los elementos de acción. Sin ella, a medida que la atención de todos los asistentes empieza a desvanecerse, puede instalarse la confusión.

Si es responsabilidad tuya escribir actas de reuniones, sin duda estarás ante el eterno dilema: escribir muy poco y correr el riesgo de que se pierda algún detalle vital o escribir demasiado y obligar a tus compañeros a separar lo que es importante de lo que es totalmente irrelevante. A continuación, como suponemos que no es tu intención torturar a tus compañeros de trabajo, te indicamos cinco estrategias que te ayudarán a capturar lo esencial de las reuniones para que tus actas sean más efectivas.

1. Establece un orden del día

¿Alguna vez has estado en una reunión que se desviase tanto del tema que llegaste a preguntarle en silencio al universo: «¿cuándo terminará esto?». Nosotros también. Aquí es donde resulta de utilidad un buen orden del día. Según la Dra. Tabitha Hart de la Universidad Estatal de San José, el orden del día da estructura a las reuniones. Ayuda a que todos los asistentes se centren en lo que importa para que no haya que analizar ideas irrelevantes mientras se escriben las actas.

Para crear tu orden del día, anota cada paso de la reunión y asegúrate de que cada elemento:

Sea concreto y realista dentro del alcance de la reunión.

Se centre en los resultados y ayude a dirigir la conversación.

Asigne una cantidad razonable de tiempo de discusión

2. Utiliza una aplicación fiable para tomar notas

En mitad de una reunión, no siempre queda claro cómo se deben estructurar en la página las ideas de todos. Escribir las actas de las reuniones a mano dificulta su reorganización posterior. El uso de una aplicación fiable como Evernote hará que resulte más eficiente la escritura del acta y garantizará que los detalles de la reunión sean legibles y fáciles de actualizar. Podrás registrar actas rápidamente y compartir la información con compañeros de trabajo, además de buscar notas anteriores.

3. Incluye algunos componentes clave en todas las actas de tus reuniones

Las actas deben ser fáciles de ver de un vistazo para que cualquier persona que las lea días o semanas después pueda encontrar rápidamente lo que necesita. Para conseguirlo, incluye:

Los nombres de todos los asistentes a la reunión

Los puntos de las actas

Un calendario con las fechas de finalización y los elementos de acción

Los principales puntos a debatir

Cualquier decisión que se tome en la reunión

4. Piensa en el futuro

Se trata de una estrategia sencilla pero muy buena que te ayudará a no caer en la trampa de apuntar cada pequeño detalle. Mientras escribes las actas, pregúntate si lo que estás escribiendo tendrá importancia en el futuro; si no, no lo anotes. Resume las conversaciones que de verdad sean importantes y excluye las emociones de tus notas.

5. No tengas miedo de hablar

Estás escribiendo el acta de una reunión y alguien dice una palabra clave o utiliza una abreviatura que nunca habías oído, o no es tan elocuente como podría ser. ¿Intervienes y pides una aclaración? ¡Sí! Como anotador de las actas de reuniones puede resultarte intimidante interrumpir la conversación. Pero, si no estás seguro de lo que ha dicho uno de los asistentes o de lo que el grupo acaba de discutir, debes decirlo. Si no te has enterado, probablemente no seas el único.

Estas son algunas frases que pueden ayudar a que todos estén en sintonía:

“Creo que acaba de decir [afirmación]. ¿Es así?”

“Lo siento si me he quedado atascado en este punto, pero ¿podría aclarar [concepto]?”

“No estoy seguro de estar siguiendo esta parte de la conversación. ¿Podría resumir lo que ha dicho sobre [concepto]?”.

“Pido perdón si esto es obvio para todos, pero ¿qué significa [concepto/palabra]?”

Seguro que con estos consejos no será tan frecuente que te entren ganas de machacar el teclado para borrar todo lo que se dice. Aplica estas estrategias a tus actas para transmitir las ideas más importantes con menos palabras. Tus compañeros te lo agradecerán.

Organiza tu trabajo y pon orden en tu vida con Evernote.

Regístrate de forma gratuita